Pengertian Kas Kecil, Contoh, Fungsi, dan Cara Mengontrolnya

Pengertian Kas Kecil

Kas kecil atau Petty Cash adalah sejumlah kecil uang yang tersedia untuk membayar pengeluaran kecil tanpa menulis cek. Kas ini juga juga merupakan judul dari akun aset lancar pada buku besar yang melaporkan jumlah uang yang dikeluarkan perusahaan dengan nominal yang tidak besar. Jumlah petty cash akan bervariasi menurut skala perusahaan.

Kas kecil dikendalikan melalui penggunaan voucher petty cash untuk setiap pembayaran yang dilakukan. Pengeluaran akan dicatat dalam akun pengeluaran buku besar perusahaan ketika petty cash di tangan diisi ulang .

Contoh Pembayaran Kas Kecil

Beberapa contoh pembayaran yang dilakukan dari kas kecil meliputi:

  • Membayar jasa kurir pengiriman dokumen sebesar Rp 9000 untuk ongkos kirim.
  • Mengganti Rp 5000 untuk karyawan yang membeli pulpen sebagai penunjang kerja.
  • Mengganti uang karyawan karena membeli kudapan untuk rapat karyawan.

Pada akhir setiap bulan, akuntan membuat entri jurnal untuk jumlah yang telah digunakan dan mengisi kembali jumlah kas ke nilai awal. Setiap biaya yang dikeluarkan membutuhkan entri jurnal yang mengkredit kas kecil dan mendebit rekening pengeluaran yang tercantum pada voucher petty cash.

Untuk mengisi kembali rekening, kustodian menambahkan nilai total dari jumlah yang dicairkan dan menarik jumlah itu dari rekening kas untuk mengembalikan petty cash ke nilai dana awal. Entri jurnal untuk jumlah pengisian adalah debit ke kas kecil dan kredit ke kas.

Fungsi Kas Kecil bagi Bisnis

Memiliki jumlah kas kecil yang tepat memungkinkan bisnis untuk merespon dengan cepat kebutuhan bisnis tak terduga saat mereka muncul. Dengan kontrol yang tepat, dana kas kecil adalah alat yang berharga yang membuat bisnis terus bergulir tanpa harus menginput ke jurnal. 

Dalam sebuah bisnis kecil, pemilik bisnis mungkin hanya mengganti uang karyawan secara harfiah dari kantongnya sendiri ketika transaksi tunai kecil terjadi, tetapi situasi informal semacam ini dapat menyebabkan pembukan yang buruk dan akan mengalami kesulitan jika pemilik bisnis itu tidak memiliki uang tunai  pada suatu hari. Sistem kas ini juga dapat Anda gunakan pada saat perusahaan Anda berkembang dan telah memiliki banyak karyawan.

Baca juga : 10 Tips Sosial Media Marketing Yang Efektif Untuk Pengembangan Bisnis

Cara Mengontrol Kas Kecil dengan Efektif

Banyak bisnis telah kehilangan sejumlah besar uang dari waktu ke waktu karena kurangnya kendali atas pengeluaran kas kecil. Kontrol yang lemah atas uang tunai di lingkungan di mana karyawan sering kesulitan mendapatkan uang tunai menciptakan peluang menggoda untuk penggelapan dan penipuan atau fraud. Memiliki kontrol yang kuat atas petty cash adalah cara paling pasti untuk mencegah  potensial dari penggelapan. Berikut adalah berapa tips yang bisa Anda gunakan :

1. Tentukan interval dan kapan harus mengisi

Langkah pertama adalah menentukan berapa banyak dan yang ingin Anda simpan dalam kas kecil, dan tingkat di mana petty cash harus diisi ulang. interval dan batasan jumlah maksimum yan disimpan dalam petty cash kapan saja. Jumlah yang dikeluarkan dari petty cash harus diganti ketika dana sudah berada di tingkat di mana harus diisi kembali.

Untuk menentukan jumlahnya, pertimbangkan pembayaran kecil yang biasa Anda lakukan dalam periode yang ditentukan seperti seminggu atau sebulan dan tetapkan jumlah interval pengisian yang wajar. Batasan dalam mengisi dana juga akan mengurangi risiko memegang terlalu banyak uang tunai yang mungkin tidak Anda butuhkan.

2. Pisahkan peran

Dalam sebuah perusahaan kecil, tidak mungkin untuk memiliki orang yang berbeda bertanggung jawab atas dana petty cash, menjaga akun petty cash dan menyetujui pembayaran petty cash. Minimal, orang yang menyetujui tidak boleh menyimpan dana petty cash dan akun terkait.

3. Tetapkan batas biaya dan buat matriks persetujuan

Akan sangat penting untuk menentukan jumlah maksimum yang dapat dicairkan dari kas kecil. Pembayaran yang melebihi batas tidak boleh dibayarkan dengan petty cash. Misalnya, jumlah tidak melebihi 100 ribu rupiah dan jangan lupa untuk menentukan siapa yang dapat menyetujui keluarnya biaya dari kas tersebut.

4. Gunakan voucher untuk semua transaksi

Buat sistem untuk pencairan kas kecil. Dalam sistem ini, permintaan biaya harus dicatat pada voucher dan disetujui oleh orang yang berwenang sebelum pencairan

5. Permintaan tanda terima untuk mendukung pengeluaran yang diklaim

Kebijakan pencairan harus mewajibkan klaim yang didukung oleh tanda terima. Dalam beberapa kasus, misalnya naik taksi, tanda terima mungkin tidak tersedia. Dalam kasus seperti itu, orang yang menyetujui harus bisa menilai kewajaran pengeluaran.

6. Review persetujuan permintaan penggantian dana

Untuk meminta penggantian, pemegang petty cash harus menyerahkan semua voucher petty cash bersama dengan dokumen pendukung yang relevan. Orang yang menyetujui permintaan harus memastikan yang berikut:

  • Periksa voucher, periksa apakah jumlah pada voucher dan kwitansi cocok.
  • Dokumen pendukung telah dicap “dibayar” sehingga tidak dapat digunakan untuk mendukung pembayaran lainnya.
  • Jumlahkan jumlah pada voucher dan pastikan bahwa total yang dihitung sesuai dengan penggantian yang dicari.

7. Hitungan dana yang tersisa secara berkala

Petty cash yang ada di tangan harus dihitung secara berkala, dan kas yang diperhitungkan direkonsiliasi dengan saldo pada rekening kas kecil. Menghitung secara rinci petty cash adalah sarana untuk memverifikasi bahwa saldo kas ada.

Agar penghitungan kas berfungsi sebagai kontrol yang efektif:

  • Penghitungan harus dilakukan oleh seseorang yang independen dan orang yang menyimpan rekening kas tersebut.
  • Kas kecil dan dokumen pendukung harus tersedia pada saat penghitungan.

Kesimpulan

Masih banyak pelaku bisnis yang tidak menyadari tentang pentingnya penggunaan pencatatan kas, bahkan melakukan pembukuan untuk usaha mereka.

Dengan mempertimbangkan penggunaan kas kecil dalam proses pencatatan pembukuan bisnis, tentunya akan menguntungkan Anda dalam pemantauan keuangan bisnis secara keseluruhan dan membuatnya lebih transparan. Pemisahan ini juga akan menambah tingkat efisiensi dan kemudahan dalam membuat laporan keuangan.

Baca juga : Manajemen Konflik : Pengertian, Keterampilan, Daftar, dan Contohnya