Metode Estimasi Biaya dan Cara Menghitung Estimasi Biaya

Contents hide
Apa itu estimasi biaya?
Mengapa estimasi biaya penting?
Kapan harus menggunakan estimasi biaya?
Metode perkiraan biaya

Tahap perencanaan untuk suatu proyek termasuk merancang anggaran. Sebagai manajer proyek, penting untuk mengetahui cara memperkirakan biaya proyek sebelum bertindak berdasarkan protokol Anda. Meninjau langkah-langkah estimasi biaya dapat memungkinkan Anda menemukan teknik yang dapat memberikan perkiraan yang akurat untuk pekerjaan Anda.

Pada artikel ini, kami mengeksplorasi definisi dan pentingnya estimasi biaya, bersama dengan 12 metode estimasi biaya yang bisa Anda gunakan dalam bisnis Anda.

Apa itu estimasi biaya?

Estimasi biaya adalah proses di mana manajer proyek memprediksi jumlah uang yang mereka butuhkan untuk mendanai proyek mereka. Proses ini memerlukan biaya langsung dan tidak langsung dari proyek, seperti:

  • Keperluan
    Bahan
    Peralatan
    Vendor
    Kompensasi untuk karyawan

Ketika manajer memperkirakan biaya, mereka juga dapat mempertimbangkan elemen proyek, termasuk:

  • Durasi: Durasi menandakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
    Ukuran: Manajer memprediksi seberapa besar proyek tersebut. Misalnya, merancang pusat komunitas mungkin merupakan proyek besar, sedangkan menerbitkan buku edisi terbatas mungkin merupakan proyek kecil.
  • Cakupan: Cakupan mengacu pada sejauh mana proyek, seperti kelompok orang mana yang dapat mengambil manfaat darinya dan pihak mana yang berpartisipasi dalam pelaksanaannya.
  • Kompleksitas: Semakin kompleks suatu proyek, semakin banyak langkah yang mungkin diperlukan untuk penyelesaiannya. Manajer proyek dapat mempertimbangkan biaya setiap langkah untuk mengungkap perkiraan yang akurat.

Mengapa estimasi biaya penting?

Sebagai manajer proyek, estimasi biaya penting untuk perencanaan karena Anda dapat:

Mempertahankan anggaran Anda

Ketika Anda memutuskan untuk meluncurkan proyek, Anda dapat merancang anggaran yang menentukan berapa banyak uang yang dapat Anda keluarkan untuk sumber daya dan peralatan.

Estimasi biaya memungkinkan Anda untuk memprediksi dana yang Anda butuhkan dan membandingkan estimasi dengan anggaran Anda. Jika perkiraan melebihi anggaran Anda, Anda dapat memperbaiki rencana Anda sebelum memulai proyek.

Mengindari pengeluaran berlebihan selama proses berlangsung

Tanpa rencana strategis, Anda dapat mengambil risiko pengeluaran berlebihan pada sumber daya menit terakhir. Misalnya, Anda menemukan di tengah-tengah proyek Anda bahwa Anda perlu membeli lebih banyak peralatan, biaya yang tidak Anda perhitungkan dalam rencana awal Anda.

Sekarang Anda harus mengeluarkan lebih banyak uang daripada yang Anda harapkan untuk peralatan, tetapi Anda dapat menghindari tantangan ini dengan memperkirakan semua biaya Anda sebelumnya.

Meluangkan waktu ekstra untuk mengumpulkan sumber daya yang diperlukan

Setelah Anda memperkirakan biaya untuk proyek Anda, Anda punya waktu untuk mengumpulkan lebih banyak uang atau mengumpulkan sumber daya untuk melaksanakan rencana Anda. Misalnya, Anda dapat menyelenggarakan penggalangan dana atau mencari dukungan keuangan dari pemangku kepentingan.

Kapan harus menggunakan estimasi biaya?

Proses estimasi biaya biasanya terjadi pada tahap perencanaan proyek Anda. Berikut adalah contoh saat-saat di mana mungkin berguna untuk menggunakan estimasi biaya:

  • Proyek yang rumit. Proyek yang  rumit memerlukan beberapa elemen, seperti beberapa vendor pihak ketiga dan perangkat teknologi. Untuk manajer proyek, menggunakan estimasi biaya mungkin diperlukan untuk memperhitungkan biaya untuk setiap bagian dari usaha.
  • Anda mencoba sesuatu yang baru dengan proyek Anda. Jika proyek tersebut adalah sesuatu yang belum pernah dicapai oleh tim Anda sebelumnya, maka estimasi biaya dapat memungkinkan Anda untuk meneliti sumber daya yang Anda butuhkan dan menyempurnakan pendekatan Anda.
  • Anda memiliki beberapa opsi untuk menyelesaikan proyek. Selama proses estimasi biaya, Anda dapat membandingkan harga sumber daya yang Anda butuhkan untuk membuat rencana yang paling efisien atau hemat biaya. Misalnya, Anda belajar bahwa Anda dapat menghemat uang dengan membayar karyawan tetap Anda untuk menangani tugas-tugas proyek daripada menyewa kontraktor, jadi Anda memilih untuk melakukan proyek secara in-house.

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:

Metode perkiraan biaya

Ada beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk memperkirakan biaya untuk proyek Anda, seperti:

Estimasi parametrik

Metode estimasi parametrik melibatkan penggunaan data historis untuk menentukan biaya setiap bagian dari usaha. Misalnya, ketika berencana membangun rumah dua lantai, manajer proyek meninjau biaya historis untuk membangun rumah dengan bahan dan luas yang sama, yang memungkinkan mereka merancang anggaran yang akurat. Metode parametrik mencakup tiga langkah:

  • Menunjukkan jumlah unit proyek, seperti luas persegi
  • Mengidentifikasi biaya setiap unit
  • Mengalikan jumlah unit dengan biaya satu unit

Perkiraan analog

Metode estimasi analog menggabungkan data historis dan penilaian ahli manajer proyek untuk mengantisipasi biaya proyek. Langkah-langkahnya antara lain:

  • Mengidentifikasi elemen proyek, seperti ukuran, ruang lingkup, dan durasi#
  • Meneliti proyek serupa yang menggunakan elemen yang sama
  • Mendasarkan estimasi biaya untuk proyek saat ini pada anggaran proyek masa lalu

Estimasi tiga titik

Saat menggunakan metode estimasi tiga titik, manajer mengembangkan tiga estimasi untuk biaya suatu usaha, termasuk:

  • Estimasi optimis: Prediksi ini menunjukkan skenario kasus terbaik, di mana karyawan menyelesaikan proyek dan mempertahankan anggaran.
  • Estimasi pesimistis: Mengacu pada skenario terburuk, estimasi pesimistis memerlukan dana yang berlebihan untuk sumber daya.
  • Estimasi yang paling mungkin: Estimasi realistis adalah median antara prediksi optimis dan pesimis. Ini mengacu pada upaya aktual yang perlu dilakukan karyawan untuk menyelesaikan proyek dan biayanya.

Manajer proyek dapat menghitung biaya proyek akhir menggunakan persamaan Program Analysis Review Technique (PERT): [Estimasi optimis + Estimasi pesimis + (4 x estimasi kemungkinan besar)] / 6

Perkiraan top-down

Dalam metode estimasi top-down, manajer proyek menentukan total biaya proyek dan memisahkan biaya ke dalam kategori yang lebih kecil.

Misalnya, organisasi nonprofit menyelenggarakan gala dengan perkiraan biaya keseluruhan 15.000.000. Panitia acara mencatat biaya dekorasi 2.000.000, biaya makanan dan minuman 7.000.000, dan biaya hiburan 6.000.000.

Estimasi top-down mungkin paling bermanfaat pada tahap perencanaan awal suatu proyek, di mana manajer proyek dapat memperoleh wawasan tentang sumber daya apa yang paling mahal biayanya.

Estimasi bottom-up

Juga dikenal sebagai estimasi detail atau teknik, estimasi bottom-up adalah kebalikan dari metode top-down. Manajer proyek mengidentifikasi harga elemen terlebih dahulu, kemudian menambahkan biaya bersama-sama untuk menentukan biaya keseluruhan.

Misalnya, ketika meluncurkan kampanye pemasaran, manajer proyek memperkirakan membutuhkan 200.ooo untuk iklan media sosial dan 500.ooo untuk iklan pembelian di televisi, yang sama dengan total biaya 700.ooo untuk kampanye.

Sistem informasi manajemen proyek

Teknik sistem informasi manajemen proyek atau yang biasa dikenal dengan project management information system (PMIS) menggunakan perangkat lunak khusus untuk mengelola langkah-langkah rencana Anda. Anda dapat memasukkan sumber daya yang Anda miliki dan biayanya untuk menentukan harga totalnya.

Perangkat lunak ini juga mengatur sumber daya Anda ke dalam kalender, yang menunjukkan bagaimana rencana Anda akan berkembang dan sumber daya apa yang Anda perlukan untuk setiap langkah.

Metode Delphi

Dengan metode Delphi, sekelompok ahli mengajukan prediksinya untuk biaya proyek secara anonim, dan seorang mediator menganalisis tanggapannya sampai mereka dapat mencapai kesepakatan.

Selama serangkaian panel, para ahli menanggapi kuesioner dan menerapkan pengetahuan statistik mereka. Mereka dapat menyesuaikan jawaban mereka saat mereka mempelajari informasi tambahan, dan angka yang mereka setujui adalah perkiraan akhir untuk proyek tersebut.

Pengambilan keputusan

Model pengambilan keputusan mempertimbangkan pendapat setiap anggota tim, artinya karyawan memberikan suara pada angka perkiraan biaya. Tim mencapai keputusan dengan mencapai suara dengan cara seperti:

  • Keputusan bulat: Setiap anggota tim harus menyetujui angka tersebut. Misalnya, jika ada lima orang dalam tim, kelimanya harus memiliki perspektif yang sama.
  • Mayoritas: Juga dikenal sebagai pluralitas, suara mayoritas mencakup lebih dari setengah tim. Misalnya, jika ada 10 anggota, setidaknya enam harus memilih dengan cara yang sama.
  • Alokasi poin: Tim memberikan 100 poin untuk subjek tertentu, yang dapat menyoroti bidang minat atau nilai. Misalnya, area yang menerima dua poin mungkin tidak signifikan, sedangkan area yang menerima 89 poin perlu diprioritaskan.

Analisis tawaran vendor

Analisis penawaran vendor mungkin bermanfaat untuk proyek yang memerlukan penggunaan vendor secara eksklusif. Pertama, manajer proyek mengirimkan dokumen request for proposal (RFP) ke vendor yang ingin mereka rekrut.

Pada dokumen tersebut, vendor mencantumkan harga dan kualitas layanan mereka dan membagikan tanggapan mereka dengan manajer. Manajer membandingkan harga untuk memperkirakan berapa biaya keseluruhan proyek.

Analisis cadangan

Teknik analisis cadangan memperhitungkan tantangan yang mungkin terjadi saat melaksanakan proyek. Ini termasuk dana untuk cadangan kontinjensi, yang merupakan sejumlah uang untuk konflik yang diharapkan, seperti kesulitan teknis atau produktivitas terbatas. Ini juga termasuk cadangan manajemen, yang merupakan dana yang menutupi konflik tak terduga, seperti peristiwa cuaca historis atau keadaan darurat kesehatan nasional.

Analisis biaya kualitas

Mirip dengan analisis cadangan, analisis biaya kualitas atau cost of quality (CoQ) mengevaluasi berapa banyak uang yang dibutuhkan tim proyek untuk melebihi harapan mereka. Teknik ini memerlukan empat langkah:

  • Menetapkan standar untuk proyek. Tentukan apa yang ingin Anda capai dengan usaha Anda dan bagaimana mengukur kualitasnya. Misalnya, jika Anda mendesain aplikasi seluler, Anda dapat menyatakan bahwa aplikasi yang menghasilkan hasil dalam dua detik adalah kinerja yang berkualitas.
  • Tentukan harga dengan kualitas yang baik. Renungkan berapa biayanya untuk mencapai hasil yang Anda inginkan. Misalnya, Anda dapat menentukan harga penerapan kecepatan tinggi pada aplikasi Anda.
  • Cari tahu harga kualitas buruk. Pertimbangkan berapa biayanya jika Anda mengalami tantangan atau menyia-nyiakan sumber daya saat menjalankan proyek Anda. Misalnya, jika diperlukan tiga kali percobaan untuk membuat aplikasi Anda berjalan lebih cepat, Anda dapat mencatat uang yang mungkin Anda keluarkan untuk mencoba lagi.
  • Hitung total CoQ. Ringkaslah harga kualitas baik dan harga kualitas buruk, yang dapat menunjukkan kepada Anda cara meminimalkan risiko saat mencapai tujuan proyek Anda.

Penilaian ahli

Dengan menerima bantuan dari para ahli, tim proyek dapat menyelesaikan konflik interpersonal dan memilih metode estimasi yang terbaik untuk usaha mereka. Para ahli memeriksa data historis dan menjelaskan bagaimana suatu lingkungan dapat mempengaruhi pelaksanaan suatu proyek.

Misalnya, para ahli mungkin menyarankan untuk memulai debut film anak-anak selama musim panas, di mana audiens target mungkin tidak bersekolah dan sering menghadiri bioskop. Mereka mungkin juga menyarankan untuk menggabungkan metode estimasi untuk menghitung angka biaya yang paling mendekati.