14 Kelebihan dan Kekurangan Metodologi Agile dan Pengertiannya
Departemen dan manajer proyek menggunakan berbagai strategi untuk menjaga proyek, tenggat waktu dan tujuan pada jadwal setiap kuartal. Manajemen proyek dengan metodologi Agile adalah cara mengelola proyek sehingga setiap bagian dapat memiliki fase perencanaan dan pelaksanaan yang sama sebelum mencapai produk akhir.
Mempelajari lebih lanjut tentang metodologi agile dapat membantu Anda untuk menggunkan metode penanganan proyek dan produk yang berbeda. Dalam artikel ini, kami meninjau apa itu metodologi agile, serta kelebihan dan kekurangannya.
Apa itu metodologi agile?
Metodologi agile adalah strategi manajemen proyek yang membagi proyek menjadi beberapa fase, mendorong peningkatan berkelanjutan untuk setiap fase. Di awal proyek, tim melakukan siklus melalui tahap perencanaan, evaluasi, dan pelaksanaan untuk berkolaborasi menuju berbagai tujuan proyek. Sebagai sebuah metodologi, strategi proyek tangkas mengandung empat nilai fundamental, antara lain:
- Individu di atas alat: Metodologi agile menghargai bekerja dengan anggota tim individu dalam upaya kolaborasi daripada mengandalkan alat untuk menyelesaikan proyek. Misalnya, seorang manajer yang menggunakan strategi ini dapat mendorong pertemuan tim penuh daripada menjalankan tes dengan alat perangkat lunak untuk memecahkan masalah proses.
- Perangkat lunak yang berfungsi daripada dokumentasi: Meskipun dokumentasi penting dalam proyek apa pun untuk tujuan akurasi dan akuntabilitas, strategi metodologi agile umumnya lebih menyukai reaksi waktu nyata terhadap masalah daripada dokumentasi berkelanjutan. Misalnya, ketika bereaksi terhadap masalah dalam suatu sistem, manajer proyek yang gesit dapat bekerja untuk memperbaiki masalah tersebut sebelum mendokumentasikan setiap detail mengenai insiden tersebut.
- Kolaborasi pelanggan atas negosiasi kontrak: Dalam manajemen proyek agile, kelompok yang mengerjakan proyek mungkin lebih suka berkolaborasi dengan departemen atau perusahaan lain daripada menegosiasikan persyaratan kontrak atau materi yang dijanjikan. Ini agar mereka mematuhi tujuan yang ditetapkan dengan lebih andal, daripada mengubah tujuan untuk memenuhi hasil yang diproyeksikan.
- Ubah respons daripada rencana yang dibuat: Sementara itu, manajer proyek yang menggunakan metodologi agile lebih memilih untuk tidak mengubah persyaratan kontrak, mereka umumnya lebih memilih respons perubahan daripada mengikuti rencana sepenuhnya. Misalnya, jika tim menyadari bahwa rencana yang ada saat ini tidak layak, mereka mengubah aspek proses mereka daripada tujuan saat ini untuk membantu memenuhi kebutuhan.
Kekurangan metodologi agile
Ada beberapa kelemahan dari menggunakan gaya metodologi agile dalam manajemen proyek, termasuk:
1. Kesulitan adaptasi
Saat beralih dari satu gaya manajemen ke gaya manajemen lainnya untuk seluruh departemen, mungkin diperlukan waktu untuk sepenuhnya menyesuaikan diri dengan tanggung jawab baru dan gaya bagaimana proyek berkembang dalam sistem.
Para pemimpin mungkin mengalami beberapa kesulitan awal untuk menyesuaikan diri dengan gaya manajemen, meskipun latihan dan pelatihan yang konsisten dapat membantu semua karyawan menyesuaikan diri dengan taktik baru.
Sementara manajemen agile mendorong karyawan untuk bertindak secara independen menuju tujuan, pertimbangkan untuk membagi departemen ke dalam kelompok untuk beberapa tujuan pertama proyek. Hal ini dimaksudkan agar setiap anggota dapat berkonsultasi dengan yang lain mengenai pertanyaan atau kesulitan beradaptasi.
2. Tujuan variabel
Karena metodologi agile berfokus pada banyak tujuan pada satu waktu, tujuan tertentu mungkin tidak menerima banyak fokus di seluruh proyek. Tujuan variabel dalam suatu departemen dapat menyebabkan kurangnya tujuan khusus untuk sebuah tim, yang dapat menyebabkan tenggat waktu yang tidak diketahui dan biaya yang kurang akurat.
Salah satu cara untuk mencegah tujuan variabel memungkinkan biaya yang tidak beralasan atau tenggat waktu yang terlewat adalah dengan menjadwalkan pertemuan rutin untuk membahas tujuan. Cara lain untuk menyatukan biaya tujuan adalah dengan menetapkan kebijakan mengenai pengeluaran di departemen sehingga arus kas mengikuti kebijakan untuk mengurangi pengeluaran yang tidak terduga.
3. Kurangnya dokumentasi
Dalam sistem metodologi agile, dokumentasi kurang penting daripada perencanaan dan kemajuan reaksioner. Hal ini dapat membuat tanggung jawab dokumentasi seperti pencatatan, laporan tagihan, dan penyimpanan rencana selesai lebih lambat dibandingkan dengan tugas lainnya.
Untuk membantu meningkatkan dokumentasi saat menggunakan metodologi ini, pertimbangkan untuk mencatat pernyataan terdokumentasi setidaknya sebulan sekali. Jika dokumentasi tertinggal, menekankannya pada jadwal dapat membantu mengembalikannya ke kepentingan yang tepat lagi.
4. Peningkatan yang kurang terdokumentasi
Karena strategi metodologi agile fokus pada peningkatan reaksioner daripada fase peningkatan yang terdokumentasi, keberhasilan yang terdokumentasi dan strategi metodologi yang diperhitungkan mungkin tidak efektif di seluruh proyek.
Sementara taktik reaksioner bisa efektif untuk meningkatkan proses atau produk, pertimbangkan untuk meningkatkan upaya perbaikan yang terdokumentasikan oleh tim Anda dengan menjadwalkan pemeriksaan dokumen secara teratur. Menyimpan catatan keberhasilan dan kemajuan secara bertahap dapat membantu tim mendapatkan tinjauan ke belakang mengenai tujuan dan langkah selanjutnya.
5. Pergeseran fokus tujuan
Karena metodologi agile melibatkan pengalihan fokus berdasarkan bagian mana dari proyek yang paling membutuhkan perhatian, mungkin sulit untuk mengarahkan semua anggota tim menuju tujuan tunggal.
Pada tahap proyek selanjutnya, mungkin lebih disukai untuk memiliki mayoritas anggota departemen yang berfokus pada satu tujuan. Untuk membantu mencapai kesatuan tujuan, pertimbangkan untuk mengalokasikan tugas yang berhubungan dengan tujuan ke beberapa anggota departemen selama fase akhir proyek. Kesatuan melalui alokasi dapat membantu suatu departemen bekerja sebagai satu kesatuan kekuatan, meskipun hanya sementara.
6. Kurang dapat diprediksi
Karena produksi agile bergantung pada perbaikan terus-menerus dan umpan balik pelanggan, departemen mungkin tidak dapat memprediksi keuntungan sebelum produksi dimulai.
Produksi agile berfokus pada pengiriman produk yang dapat diterima kepada pelanggan sesegera mungkin, yang dapat membuat potensi masalah lebih sulit diprediksi dari waktu ke waktu.
Namun, menggunakan umpan balik secara efektif dan cepat selama proses mungkin dapat sedikit meningkatkan prediktabilitas kesalahan produk dari waktu ke waktu, terutama jika departemen mendokumentasikan masalah selama proses.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
Kelebihan metodologi agile
Ada banyak manfaat menggunakan strategi metodologi agile di departemen Anda, termasuk:
1. Ketepatan waktu
Karena berfokus pada penempatan produk, strategi agile memungkinkan departemen menyelesaikan produk ke klien secepat mungkin. Sementara produk dan proses pengembangan mungkin tidak seoptimal ini karena tahap perencanaan yang berkurang, metode agile memungkinkan peningkatan kemajuan melalui umpan balik reaksioner.
Untuk departemen yang dapat memperoleh manfaat dari memproduksi produk yang stabil terlebih dahulu sebelum mengoptimalkan proses, metodologi agile adalah pendekatan yang dapat diterima.
2. Kemampuan beradaptasi
Karena peningkatan peningkatan antara tanggal pengiriman produk kecil, proyek dapat dengan mudah berubah dan beradaptasi saat berada di bawah sistem strategi yang gesit.
Hal ini memungkinkan produksi untuk melanjutkan pada tingkat yang dapat diterima sambil meningkatkan proses secara terus menerus. Departemen yang bekerja dengan sistem produksi yang agile dapat beradaptasi dengan cepat untuk mengubah permintaan, bahkan di antara klien yang memiliki preferensi yang sedikit berbeda.
3. Kemudahan kolaborasi
Karena kerja agile membutuhkan banyak umpan balik antara klien dan karyawan, metodologi agile memperkenalkan sistem yang hebat untuk berkolaborasi antara pelanggan dan departemen lain.
Dalam sistem yang agile, manajemen mendorong karyawan untuk berpikir kreatif untuk memecahkan masalah dan menciptakan solusi untuk tantangan proyek yang muncul.
Menggunakan sistem agile di departemen Anda dapat membantu karyawan Anda belajar berkolaborasi dengan orang lain untuk menghasilkan produk yang lebih baik dengan setiap umpan balik yang mereka terima.
4. Peningkatan kinerja
Karena departemen yang agile menguji peningkatan produk saat mereka memproduksinya, anggota departemen dapat dengan cepat bereaksi terhadap masalah yang mungkin muncul.
Sifat produksi dan koreksi yang terfragmentasi memungkinkan departemen yang agile untuk lebih memahami dan memperbaiki masalah dengan cepat. Dengan menggunakan umpan balik dari klien dan anggota lain, departemen dapat memperbaiki masalah dengan cepat sebelum siklus produksi berikutnya.
5. Transparansi
Dengan pendekatan agile terhadap pekerjaan departemen, baik potensi masalah maupun peningkatan proses menjadi jelas pada setiap siklus produksi. Jenis manajemen ini memungkinkan karyawan untuk memperbaiki kesalahan dan meningkatkan detail produksi dengan cepat.
Karena manajemen mendorong karyawan untuk bertindak secara independen dalam format ini, waktu antara melakukan peningkatan dan mengimplementasikannya mungkin lebih singkat.
6. Peningkatan berkelanjutan
Karena strategi departemen agile bergantung pada peningkatan proses saat menghasilkan produk, peningkatan dapat secara langsung mempengaruhi produk berikutnya.
Selain itu, karena strategi agile tidak menghentikan produksi untuk menerapkan perbaikan, manajemen mendorong karyawan untuk bertindak berdasarkan umpan balik sesegera mungkin. Departemen yang terus berkembang dapat menjadi lebih efisien saat mereka menjual produk.
7. Keuntungan yang lebih tinggi
Departemen agile berfokus pada menghasilkan produk yang terus ditingkatkan daripada produk yang sempurna. Hal ini memungkinkan departemen yang gesit untuk mendapatkan keuntungan secepat mungkin, karena setiap keuntungan produk membawa umpan balik kembali ke tim. Karena departemen agile berfokus pada produksi, strategi agile dapat membantu tim menghasilkan produk tanpa menghentikan produksi untuk perbaikan besar atau perubahan proses.
8. Pekerjaan dengan persiapan yang lebih sedikit
Karena pengembangan agile berfokus pada produk lebih dari perbaikan proses, departemen agile dapat menghasilkan produk lebih cepat daripada metode manajemen lainnya.
Dengan menerima umpan balik dan membuat perubahan dari waktu ke waktu daripada menghentikan produksi untuk membuat perubahan yang lebih besar, produk dapat ditingkatkan tanpa sepenuhnya mengorbankan upaya peningkatan.
Selain itu, ketika memulai siklus produksi, nilai departemen yang agile memiliki lebih sedikit persiapan yang diperlukan sebelum mereka dapat mulai menjual produk, menghemat waktu antara tahap perencanaan dan laba.
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai pengertian metodologi agile sampai kelebihan dan kekurangannya dalam sebuah bisnis. Jika Anda adalah seorang pemilik bisnis yang memerlukan proses cepat, berkelenjutan dan berorientasi pada fungsi dan kecepatan produki, Anda bisa mencoba menggunakan metodologi agile untuk proses manajemen proyek atau sistem produksi pada bisnis Anda.
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.