Analisis Gap : Apa itu dan Mengapa itu Penting dalam Manajemen Proyek?

Tidak peduli berapa banyak perencanaan yang Anda lakukan, ketika Anda menjalankan proyek, Anda mungkin masih menghadapi beberapa tantangan. Solusinya adalah Anda harus memiliki alat yang tepat untuk membantu Anda membuat perencanaan. Memahami apakah proyek Anda sesuai rencana itu penting dan memahami cara melakukannya itu sederhana. Analisis gap dapat membantu dan tidak sulit untuk dipahami.

Apa itu Analisis Gap?

Dalam jangka pendek, analisis Gap adalah proses yang digunakan manajer proyek untuk membandingkan kinerja aktual versus kinerja yang diharapkan. Organisasi mana pun akan mendapat banyak keuntungan dari ini, terlepas dari apakah perusahaan memenuhi harapan atau menggunakan sumber dayanya dengan baik.

Menggunakan templat analisis Gap berarti Anda memahami bagaimana perusahaan melakukan seluruh rencana dan kegiatan apa saja yang harus dilakukan. Analisis ini biasanya dilakukan ketika Anda ingin tahu bagaimana kemajuan proyek. Sangat penting untuk melakukan ini secara teratur, terutama ketika  pada proyek yang besar

Berikut ini beberapa detail yang akan membantu Anda lebih memahami apa itu analisis Gap:

  • Metode yang digunakan untuk menjelaskan kinerja.
  • Bagus untuk membandingkan situasi saat ini dengan yang diharapkan
  • Digunakan untuk menemukan kekuatan dan kelemahan
  • Dapat membantu menciptakan proses yang lebih baik
  • Menunjukkan semua kegiatan kepada para pemangku kepentingan atau stakeholder

Karena ini dapat digunakan oleh manajer proyek untuk menemukan masalah dan mengkomunikasikannya untuk membuat kemajuan, mengetahui apa yang dimaksud dengan analisis gap adalah penting. Ada berbagai metodologi yang digunakan untuk analisis ini, dan akan kami bahas pada artikel ini.

Baca juga : Efektif dan Efisien: Perbedaan dan Hubungannya dengan Produktivitas

Bagaimana Analisis Gap dapat Membantu Anda?

analisis gap contoh

Penggunaan utama analisa ini adalah untuk mengontrol berbagai aspek proyek dengan data. Ini penting karena:

  • Analisis gap akan membantu Anda menemukan kekurangan yang harus diatasi. Mungkin lebih mudah untuk mengukur atau mengidentifikasi mereka dan dalam jangka panjang, dan akan membantu dalam melakukan perbaikan.
  • Melakukan analisis gap akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Ini akan menunjukkan apa pun yangmerugikan yang sedang terjadi. Setelah selesai, Anda akan dapat lebih fokus pada sumber daya dan peluang apa yang perlu diubah.
  • Menggunakan alat analisis gap juga dapat membantu Anda memiliki gambaran umum seluruh perusahaan atau setidaknya fungsi tertentu. Ini membantu manajer melihat apakah organisasi memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi segala rencana yang telah dibuat.
  • Anda juga dapat menggunakan analisa ini sebagai alat untuk membandingkan kinerja dengan potensi yang ada. Mengetahui perincian yang menunjukkan seberapa banyak produk atau orang yang tidak produktif sangat penting.
  • Proses analisis gap berarti Anda akan memiliki lebih banyak data tentang cara meningkatkan. Misalnya, ketika digunakan dalam manufaktur, analisi ini dapat membantu mengelola sumber daya. Yang kami maksud dengan sumber daya adalah uang, materi, atau sumber daya manusia.

Baca juga : Mengenal 4 Jenis Faktor Produksi pada Kesatuan Ilmu Ekonomi

Contoh Analisis Gap

analisis gap ecommerce

Meskipun dunia bisnis memiliki banyak bidang, dari penjualan, hingga layanan pelanggan, dan sebagainya, kita masih dapat sering menggunakan analisa gap. Berikut adalah beberapa contoh yang menunjukkan kisaran bagaimana perusahaan dapat menggunakan analisa ini:

  • Ketika suatu perusahaan meluncurkan produk, ia juga dapat melakukan analisis gap untuk menentukan mengapa penjualan tidak bekerja seperti yang diharapkan.
  • Ketika produktivitas organisasi tidak memenuhi harapan, analisis ini dapat banyak membantu dan menemukan apa yang perlu diubah.
  • Jika suatu perusahaan kekurangan pasokan atau sumber daya, ia dapat melakukan analisa gap untuk menemukan alasan mengapa hal tersebut bisa terjadi.
  • Analisis ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi apakah suatu produk memenuhi target yang dibutuhkan.
  • Ini juga dapat membantu menemukan segmentasi pasar yang lebih baik dengan membandingkan perkiraan.
  • Kegunaan lain bisa untuk memeriksa portofolio produk untuk menemukan peluang penjualan baru. Dalam jangka pendek, ini berarti bahwa perusahaan dapat menemukan produk baru untuk dijual.
  • Hal lain yang dapat mereka lakukan adalah memahami mengapa produk tertentu tidak laku.

Baca juga : Manajemen Konflik : Pengertian, Keterampilan, Daftar, dan Contohnya

Cara Melakukan Analisis Gap

analisis gap template

Periksa templat analisis gap ini dan lihat empat langkah yang dijelaskan. Mulai sekarang, Anda akan tahu persis apa yang harus Anda lakukan ketika melakukan analisa ini.

Identifikasi keadaan saat ini

Peningkatan dalam penggunaan data membantu organisasi memeriksa bagaimana kinerjanya. Informasi berbeda yang berasal dari departemen penjualan atau rumah produksi semuanya dapat dilacak dengan mudah.

Ini membantu dalam menciptakan titik data spesifik yang dapat digunakan perusahaan untuk memeriksa posisi dan kinerja mereka. Memahami di mana Anda berada sekarang membantu menciptakan rencana tindakan yang lebih realistis.

Anda juga dapat memeriksa apakah ada kemajuan yang dicapai menuju kondisi yang diinginkan. Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana, akan sangat sulit untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tertentu.

Identifikasi keadaan masa depan Anda

Sebagai manajer proyek, Anda perlu menemukan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan Anda. Menentukan sasaran berarti Anda akan mengetahui arah pasti ke mana perusahaan Anda ingin pergi. Mulailah menggunakan templat analisis gap yang diberikan kepada Anda dan lihat cara kerjanya.

Sasaran masa depan mungkin adalah salah satu hal terbaik yang dapat Anda tetapkan untuk suatu organisasi. Ini karena, untuk mencapainya, banyak upaya perlu dilakukan.

Ketika Anda melakukan analisa gap untuk rencana strategis Anda, periksa semua detail. Tempat yang baik untuk melihat adalah target pada rencana Anda.

Target-target ini bisa dari dua hingga lima tahun kedepan. Selalu tanyakan pada diri sendiri di mana Anda sekarang dan bandingkan dengan data yang Anda kumpulkan.

Identifikasi kesenjangan atau gap

Jika Anda tahu di mana Anda menuju dan di mana Anda mulai, ruang antara dua titik adalah bagian eksekusi. Anda juga bisa menyebutnya celah atau gap.

Gali lebih dalam dan tentukan detail mengapa celah itu terjadi. Ajukan kepada diri sendiri pertanyaan yang berlaku untuk bisnis Anda. Cobalah untuk menjawabnya dengan tepat dan jangan membohongi diri sendiri.

Lebih spesifik tentang itu. Jika pendapatan Anda per karyawan adalah 50.000.000 kurang dari rencana yang Anda lakukan, mengapa itu terjadi? Apakah ada masalah dalam alur kerja Anda, dengan pelanggan Anda atau dengan kisaran harga?

Baca juga : Pengertian Lengkap Analisis Laporan Keuangan pada Bisnis

Identifikasi bagaimana Anda akan menjembatani masalah yang terjadi

Setelah Anda menyimpulkan masalah yang terjadi, langkah selanjutnya Anda harus menganalisis masalah tersebut. Penting untuk memahami mengapa itu terjadi dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran Anda.

Putuskan apa yang harus Anda ubah dan tentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk itu. Buat tanggal akhir untuk saat Anda ingin masalah diselesaikan.

Jika Anda tidak memiliki tanggal berakhir untuk proses tertentu, itu adalah hal yang buruk. Pilih tanggal penyelesaian, meskipun jauh di masa depan. Langkah terakhir adalah menetapkan tonggak untuk memastikan kesuksesan Anda.

Baca juga : Ingin Menjadi Pengembang Website? Pelajari 9 Hal Penting ini

Mengakhiri pemikiran tentang Tips Analisis Gap ini

Ketika Anda menetapkan tujuan, Anda ingin menjadi jelas dan tepat dengannya. Bersikaplah realistis dan jangan melakukan sesuatu yang berlebihan.

Pahami semua detail dan bagaimana hal itu akan berdampak pada Anda. Perubahan yang dilakukan oleh tim atau organisasi Anda pasti dapat berdampak pada orang lain. Pikirkan tentang efek yang akan terjadi ketika Anda membuat rekomendasi Anda.

Setelah Anda melakukan analisis gap ini, pastikan Anda mencoba membuat sendiri. Tambahkan detail yang lebih spesifik untuk Anda. Jika Anda tidak melakukan ini, Anda mungkin berisiko bahwa solusinya tidak akan menjadi yang terbaik untuk Anda.