Bagaimana Mengukur Efektivitas Tim? Berikut Adalah Tipsnya

Mengukur efektivitas tim berbeda dengan mengukur kinerja individu. Metrik perlu ditetapkan untuk setiap proyek tim di awal dan di setiap tahapan proyek perlu memberikan nilai bagi organisasi. Berikut adalah lima cara terbaik untuk mengukur efektivitas tim Anda:

1. Tetapkan Metrik untuk Setiap Proyek Tim

Seorang manajer tidak dapat menentukan apakah sebuah proyek telah berhasil tanpa metrik yang telah ditentukan sebelumnya. Metrik menyediakan cara pengukuran dan tujuannya.

Jika sebuah tim diberi tugas, bagaimana mereka akan tahu jika mereka telah menyelesaikannya jika metrik tidak dibuat sebelumnya?

Berikut adalah contohnya

Sarah, Budi, dan Markus bekerja untuk PT Untung terus di Jakarta. Mereka telah ditugaskan oleh supervisor pemasaran mereka, Andre, untuk menghasilkan lebih banyak prospek klien untuk divisi penjualan. Perusahaan menjual perangkat lunak penelitian.

Jika Andre bertanya kepada mereka adalah “Hasilkan lebih banyak prospek untuk penjualan”, itu adalah masalah. Kata “prospek” disni belum didefinisikan dengan jelas dan juga tidak memiliki jumlah pasti dari prospek yang mereka butuhkan, atau kapan. Dengan kata lain, metrik belum ditetapkan.

Metrik perlu ditetapkan untuk setiap proyek sehingga semua anggota tim memahami harapan. Ini juga akan membantu mereka merencanakan sumber daya dengan lebih baik.

Contoh lainnya

Sarahm Budi dan Markus telah ditugaskan untuk “menghasilkan 100 prospek yang berkualitas pada akhir kuartal”.

Prospek yang “berkualitas” adalah seseorang yang telah menunjukkan minat pada produk perusahaan.

Sebuah “prospek yang berkualitas” telah ditentukan oleh manajemen di PT Untung Terus. Siapa pun yang mengunjungi situs web perusahaan dan mengunduh eBuku gratis dan mengunjungi halaman harga. Dua item tindakan terakhir harus dilakukan untuk mengklasifikasikan pengunjung sebagai prospek yang berkualitas.

Untuk meningkatkan jumlah prospek berkualitas dengan harapan mencapai tujuan, tim akan berupaya menghasilkan konten yang lebih relevan dan unik di situs web.

Ingatlah bahwa metrik ini untuk tugas tim. Peran anggota tim harus diarahkan dengan jelas, agar nanti Andre tidak mendengar “bagian itu bukan tanggung jawab saya”.

Misalnya, dalam skenario ini, mungkin Sarah adalah pemimpin tim, bertanggung jawab untuk menentukan jenis konten baru yang akan ditawarkan situs, Budi akan menulisnya, dan Markus akan memasarkannya melalui teknik SEO dan SEM.

2. Sering Bertemu dengan Tim

Sebagai seorang manajer atau pemilik bisnis, Anda tidak dapat sepenuhnya mengukur keefektifan tim kecuali Anda bertemu dengan tim Anda secara teratur.

Mungkin ada hambatan yang dihadapi anggota tim yang tidak Anda ketahui, dan tidak akan pernah Anda ketahui, kecuali jika Anda mengadakan pertemuan rutin khusus tentang proyek tim.

Misalnya, mungkin tim dapat memperoleh 80 prospek yang berkualitas, tetapi mungkin bisa mencapai 100 jika tidak terlalu banyak penundaan dengan tim web yang menyiapkan konten.

Seandainya Andre mengetahui hal ini sebelumnya, dia bisa saja duduk dengan manajer yang tepat dan mencoba mencari solusi. Tetapi tim tidak bertemu lagi sampai sebulan setelah proyek dimulai, jadi pada saat itu sudah terlambat untuk memperbaiki masalah.

Adakan pertemuan mingguan atau dua mingguan secara teratur dengan anggota tim. Tanyakan kepada mereka tentang tantangan yang mereka hadapi, dan apakah mereka memiliki cukup sumber daya untuk menyelesaikan proyek mereka.

Jika ada sesuatu yang menghentikan atau mengganjal mereka untuk mencapai tujuan, itulah saatnya untuk memecahkan masalah bersama, atau mungkin untuk Anda eskalasi.

3. Bicaralah dengan Manajer Lain di Perusahaan

Sebuah tim hampir pasti membutuhkan bantuan dari departemen lain, untuk melaksanakan rencananya dan mencapai tujuannya. Tapi apakah mereka akan menjawab pertanyaan mereka dengan cara yang benar? Apakah mereka mengikuti protokol atau prosedur yang ada, atau apakah mereka mengambil pendekatan yang mungkin mengganggu anggota staf lain, dan memperlambat proses?

Sebagian besar manajer sudah mengadakan pertemuan rutin dengan manajer lain di sebuah perusahaan, atau pertemuan yang berkaitan dengan proyek tertentu.

Ini bisa menjadi waktu untuk menyelidiki dengan seksama tentang hubungan antara tim Anda dan tim lain, dan jika ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk membantu.

Mari kita gunakan sebuah contoh.

Tim Andre tidak “memiliki” kunci ke situs web perusahaan, artinya mereka tidak bisa hanya membuat laman web baru sendiri, juga tidak memenuhi syarat untuk melakukannya.

Misalnya, Budi dapat menulis konten, tetapi dia tidak memiliki keahlian untuk mendesain halaman web. Tim membutuhkan seorang desainer, yang akan mengkolaborasikannya denga apa yang telah ditulis Budi dalam kontennya. Mereka juga membutuhkan seseorang untuk memperbarui situs, dan menerapkan tautan dan alat pelacakan yang diperlukan.

Di PT Untung Terus, itu semua dilakukan melalui tim “Desain Digital”. Kebijakan mereka adalah pemberitahuan enam minggu untuk setiap desain dan pembuatan halaman baru, dan pemberitahuan seminggu tambahan untuk “memasukkan” halaman ke situs.

Andre bertemu dengan manajer desain digital, Marisa, setiap hari Selasa. Mereka bertemu sehingga mereka dapat saling memperbarui tentang proyek khusus yang sedang mereka kerjakan. Di akhir pertemuan berikutnya, Andre menyebutkan proyek “prospek berkualitas”.

Salah satu dari tiga hal dapat terjadi di sini:

  1. Marisa mungkin mengatakan dia tidak tahu apa-apa tentang proyek tersebut. Ini bisa menjadi kabar baik, artinya timnya belum menandai masalah apa pun.
  2. Marisa berpengalaman dalam proyek ini. Mungkin dia menyebutkan bahwa tim Andre telah menerima permintaan mereka tepat waktu, dan semuanya berjalan lancar. Mungkin dia memberi tahu Andre bahwa stafnya juga sangat puas dengan seberapa baik anggota timnya menyediakan semua informasi yang dibutuhkan tim Marisa.
  3. Marisa berpengalaman dalam proyek tersebut tetapi memberi tahu Andre bahwa hanya ada sedikit atau tidak ada pergerakan di pihaknya. Batas waktu semakin dekat, tetapi timnya belum diberi pengarahan dan formulir yang sesuai belum dikirimkan.

Nomor 1 dan  2 mungkin berarti tim Andre bekerja secara efektif. Jika nomor 3 artinya tidak.

mengukur Efektivitas Tim 2

4. Bertemu Satu lawan Satu dengan Anggota Tim

Sebagai seorang manajer, Anda kemungkinan besar bertemu dengan karyawan Anda secara individu, dan secara teratur. Jika tidak, Anda harus mempertimbangkan pembaruan status untuk meningkatkan efektivitas dari tim Anda secara keseluruhan.

Selama rapat, luangkan waktu untuk bertanya secara spesifik tentang perkembangan apa pun yang terjadi saat ini. Hal ini tidak boleh hanya tentang apakah tim tampak seperti akan mencapai tujuannya, tetapi bagaimana perasaan masing-masing anggota tim tentang perannya.

Di PT Untung Terus, Andre bertemu dengan anggota timnya setiap dua minggu, secara individu. Pada pembaruan status terbaru mereka, Markus dan Sarah puas dengan arah yang diambil proyek “prospek berkualitas”, dan peran mereka di dalamnya.

Namun, Budi mengalami beberapa masalah dengan kepemimpinan Sarah yang tidak ingin dia sampaikan dalam pertemuan kelompok. Rupanya, Sarah belum memberikan informasi yang dijanjikan, atau menindaklanjuti ketika dia mengatakan akan menindaklanjuti.

Andre sekarang harus menentukan apakah pengaduan Budi tersebut valid, karena jika benar maka efektivitas dalam tim belum terpenuhi.

5. Tanyakan Pada Diri Anda Jika Proyek Tim Memberikan Nilai Bagi Perusahaan

Pikirkan tentang proyek yang menjadi tugas tim Anda. Apakah mereka memberikan nilai bagi organisasi? Dan jika ya, bagaimana caranya? Manajemen senior pasti ingin tahu.

Perusahaan dengan skala besar sering kali menderita karena terlalu banyak perbaikan dalam proyek. Ini karena terkadang ada terlalu banyak orang, dan tidak cukup banyak hal yang harus dilakukan.

Untuk mengatasi hal hal ini, biasanya manajer mengambil langkah untuk merampingkan sumber daya pada proyek ukuran kecil.

Artinya, sumber daya dialihkan untuk sesuatu yang kemungkinan besar sangat penting, dan dapat menghasilkan pendapatan tambahan bagi perusahaan (baik secara langsung maupun tidak langsung). Hal ini dapat berdampak baik pada manajer, dan persepsi kapabilitas kepemimpinannya.

Pemimpin yang baik harus memastikan setiap proyek memberikan nilai, dan selaras dengan strategi perusahaan secara keseluruhan.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

 

Berikut adalah artikel manajemen  lainnya yang bisa Anda baca:

Advertisement