Cara Meningkatkan Produktivitas di Tempat Kerja Secara Keseluruhan

Apakah Anda tidak menyelesaikan semua pekerkaan yang yang telah dijadwalkan di hari kerja? Lalu, apakah Anda mereasa terkadang rasanya tidak ada cukup waktu dalam sehari untuk menyelesaikan semua yang harus kita lakukan dan merasa produktivitas Anda di tempat kerja Anda menurun?

Solusinya mungkin ada dua: Anda bisa mengambil lebih banyak waktu untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan Anda atau Anda bisa bekerja lebih cerdas dan efisien agar menjadi lebih produktif. Dan hal inimembutuhkan pengelolaan waktu Anda  secara optimal.

Mungkin sulit untuk mengetahui dari mana harus mulai mengatur waktu Anda. Berikut beberapa strategi untuk meningkatkan produktivitas kerja dan bekerja lebih cerdas.

1. Atur dan Tracking Setiap Waktu Anda

Anda mungkin berpikir bahwa Anda pandai mengetahui berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas yang Anda lakukan. Namun, menurut penelitian hanya 17 persen orang yang mampu memperkirakan berlalunya waktu.

Aplikasi manajemen waktu seperti Rescue Time dapat digunakan untuk memberi tahu Anda berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk aktivitas sehari-hari termasuk waktu Anda di media sosial dan menjawab email.

2. Atur Waktu Istirahat

Anda mungkin tidak ingin kehilangan fokus atau konsentrasi Anda saat mengerjakan proyek yang panjang dan ini mungkin menyebabkan Anda tidak bisa istirahat. Penting untuk dicatat bahwa pekerjaan Anda akan terganggu jika Anda kelelahan.

Penelitian telah menunjukkan bahwa istirahat secara teratur selama hari kerja dapat meningkatkan suasana hati dan membantu konsentrasi Anda.

Selama tugas yang panjang, ini dapat membantu Anda mempertahankan tingkat kinerja yang konstan seiring waktu Anda bekerja karena Anda telah beristirahat. Jadwalkan waktu untuk berjalan-jalan di sekitar kantor atau menikmati kopi tengah hari.

3. Atur Deadline

Stres biasanya dianggap sebagai hal yang buruk tetapi tingkat stres yang dipaksakan sendiri yang dapat dikelola sebenarnya dapat membantu kita fokus dan memenuhi tujuan kita.

Saat Anda mengerjakan tugas proyek terbuka, coba berikan tenggat waktu kepada diri Anda sendiri, lalu patuhi aturan yang Anda buat. Anda mungkin menemukan bahwa memiliki alasan deadline dari pekerjaan membuat Anda lebih produktif dan fokus.

4. Katakan Tidak untuk Rapat

Salah satu pemborosan waktu terbesar dalam satu hari kerja adalah rapat. Namun entah bagaimana, kita tetap melakukannya.

Rata-rata pekerja kantor menghabiskan lebih dari 31 jam setiap bulan untuk pertemuan tidak produktif. Lain kali jika diharuskan menghadiri rapat, tanyakan pada diri Anda apakah Anda dapat mencapai tujuan atau tugas yang sama melalui email, telepon, atau rapat berbasis web. Cobalah metode komunikasi alternatif untuk menghemat waktu setiap orang.

5. Berhenti Multitasking

Kami terkadang berpikir bahwa kemampuan untuk melakukan banyak tugas penting untuk produktivitas kerja dan efisien, tetapi yang sebenarnya terjadi adalah sebaliknya.

Terbukti bahwa mencoba mengerjakan beberapa tugas sekaligus malah mengakibatkan hilangnya waktu dan produktivitas kerja. Jangan membodohi diri sendiri saat Anda merasa dapat menangani beberapa tugas sekaligus.

Sebaliknya, biasakan berkomitmen pada satu tugas sebelum melanjutkan ke tugas berikutnya. Berfokus pada satu tugas pada satu waktu akan membantu Anda menyelesaikan daftar pekerjaan lebih cepat.

6. Tetapkan Sasaran Kecil

Melihat gambaran besar bisa jadi menakutkan.

Bagi proyek besar Anda di kalender menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Ini akan membuat Anda merasa lebih memegang kendali dan membantu Anda menjadi lebih proaktif.

Pantau aktivitas Anda sehari-hari pada tugas-tugas kecil ini sepanjang hari dan Anda akan membuat proyek yang lebih besar tampak tidak terlalu membebani.

7. Bekerja di Jalan

Orang menghabiskan banyak waktu untuk pergi dan pulang kerja. Ini bisa menjadi waktu yang menggoda untuk bermain Candy Crush, melihat-lihat Facebook atau tidur siang.

Namun, Anda bisa jauh lebih produktif dalam waktu bonus yang ada di tangan Anda saat pulang atau pergi kerja. Mengapa tidak menggunakan waktu perjalanan Anda untuk menjawab beberapa email, membuat daftar tugas harian, atau melakukan brainstorming?

8. Gunakan “Aturan Dua Menit”

Tingkatkan produktivitas kerja Anda dengan menggunakan jendela waktu kecil untuk melakukan tugas sebenarnya.

Menurut pengusaha dan ahli strategi konten yang berpengaruh, Steve Olenski, menerapkan “aturan dua menit” akan memanfaatkan jendela kecil waktu yang Anda miliki untuk bekerja.

Idenya adalah jika Anda melihat tugas atau tindakan yang Anda tahu dapat diselesaikan dalam dua menit atau kurang, lakukan segera. Menyelesaikan tugas ini sesegera mungkin dan membutuhkan waktu yang lebih singkat daripada harus melakukannya lagi nanti.

9. Matikan Notifikasi

Dalam upaya untuk menjadi proaktif dan tidak reaktif, jadwalkan waktu untuk memeriksa email, pesan suara, dan SMS Anda. Matikan notifikasi Anda saat Anda berkonsentrasi pada tugas yang ada. Selama bekerja, ingatlah Anda  memiliki waktu yang dijadwalkan untuk menangani pemberitahuan.

meningkatkan produktivitas 2

Namun, Bagaimana Anda Meningkatkan Produktivitas Kerja dalam Tim?

Jika Anda adalah seorang manajer, Anda selalu mencari cara untuk meningkatkan produktivitas kerja tim Anda. Anda perlu memberdayakan karyawan Anda untuk merencanakan, memprioritaskan, dan merampingkan pekerjaan mereka.

Ini akan membantu perusahaan Anda karena tujuan akan tercapai lebih cepat, lebih sedikit waktu yang akan terbuang untuk tugas-tugas kasar dan tidak ada gunanya dan masalah akan diselesaikan secara efisien.

Jadi, berikut adalah beberapa strategi sederhana untuk meningkatkan produktivitas kerja untuk tim Anda.

1. Rencanakan dan Tetapkan Sasaran

Keberhasilan proyek Anda sangat bergantung pada tujuan yang dapat ditindaklanjuti yang Anda tetapkan dan rencana yang telah Anda buat untuk mencapai tujuan tersebut.

Pastikan Anda menyiapkan tim  untuk meraih kesuksesan dengan menetapkan tujuan yang tepat dan mengukur efisiensi tim Anda secara akurat.

Mulailah dengan mengkualifikasi dan mengukur tugas Anda. Untuk memenuhi syarat, identifikasi tugas yang penting untuk keberhasilan proyek dan tetapkan tugas tersebut kepada anggota tim yang memiliki keterampilan untuk menyelesaikannya.

Untuk mengukur, ubah tujuan Anda menjadi target – apakah itu angka penjualan yang harus dipenuhi atau baris kode yang Anda selesaikan dalam sehari.

Target-target ini sekarang adalah hasil yang dapat dikerjakan oleh tim Anda yang dapat diberi tenggat waktu yang nyata. Dengan cara ini Anda akan selalu memiliki gagasan yang jelas tentang seberapa jauh Anda dari menyelesaikan tugas.

Untuk lebih jelas dalam mengetahui manajemen proyek, Anda bisa membacanya secara mendalam melalui tautan ini.

2. Memberikan Tanggung Jawab dan Komunikasi yang Jelas

Atur anggota tim Anda untuk sukses dengan menjelaskan peran mereka dalam mencapai tujuan. Adakan pertemuan empat mata dengan setiap anggota tim untuk mengkomunikasikan prioritas mereka dan harapan Anda terhadap peran mereka.

Jelaskan secara spesifik apa yang Anda minta dari mereka dan beri mereka dua atau tiga area yang Anda ingin mereka fokuskan.

Juga, jelaskan berapa banyak waktu yang Anda harapkan untuk mereka curahkan untuk suatu tugas. Bersikaplah terus terang jika Anda membutuhkan mereka untuk beralih fokus karena acara atau rapat yang tidak terduga.

Tidak perlu mengatur dalam gambaran mikro, cukup jelaskan hasil yang Anda coba capai dan kemudian dengarkan cara yang mereka gunakan untuk mencapai tujuan tersebut dan biarkan mereka menentukan jalur terbaik di sana.

Memberi tahu seseorang bagaimana melakukan setiap langkah pekerjaannya akan menciptakan hambatan dalam bisnis Anda.

3. Gunakan Tools yang Mengoptimalkan Jalan Rencana Anda

Menggunakan alat modern untuk berbagi file dan berkomunikasi, dapat menghemat banyak waktu dalam perusahaan Anda. Banyak perusahaan menggunakan bentuk komunikasi yang tidak efisien untuk berbagi file dan terlibat dalam komunikasi internal, menyebabkan dokumen mudah hilang.

Saat tim Anda mengerjakan proyek besar, pastikan Anda menggunakan platform yang memungkinkan Anda berkomunikasi dan memperbarui tim Anda secara instan. Teknologi terkini memungkinkan Anda memecahkan masalah dan bertukar pikiran secara instan dan membantu Anda menghindari rapat yang membuang-buang waktu.

4. Batasi Distraksi

Rata-rata karyawan diinterupsi setiap 3 menit dan 5 detik dan membutuhkan waktu sekitar 23 menit untuk kembali ke jalur semula. Survei yang sama juga melaporkan bahwa 49% tugas diinterupsi secara rutin di kantor yang memiliki tema individual dan naik menjadi 63% di kantor yang bertema terbuka atau open office.

Salah satu rintangan terbesar produktivitas adalah gangguan di tempat kerja. Cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan memberi karyawan Anda lingkungan yang tenang dan bebas gangguan untuk bekerja.

5. Penawaran Insentif

Setiap orang bekerja lebih keras dan lebih baik ketika mereka tahu mereka bekerja untuk sesuatu yang sedikit lebih dari gaji normal mereka. Menawarkan insentif akan menunjukkan kepada tim Anda bahwa mereka akan dihargai karena menyelesaikan pekerjaan atau mencapai tujuan. Dorongan dalam tim Anda ini akan membantu mereka meningkatkan produktivitas kerja.

Kesimpulan

Itulah beberapa tips untuk meningkatkan produktivitas kerja secara keseluruhan, baik untuk individu atau untuk tim yang Anda kelola.

Untuk memastikan produktivitas sesuai yang Anda harapkan, pastikan juga Anda melakukan perencanaan yang matang untuk hal yang Anda kerjakan kedepannya juga melakukan evaluasi atas hal yang telah dikerjakan selama ini.

Ingatlah, jika menginginkan hasil yang optimal Anda harus mengambil langkah lebih jauh dan keluar dari kebiasaan yang selama ini Anda lakukan, terlebih kebiasaan yang menurunkan tingkat produktifitas Anda.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

 

Berikut adalah artikel pemasaran  lainnya yang bisa Anda baca:

Advertisement