Pengertian Manajemen Proyek, Tahapan, Komponen dan Fungsinya

Pernah berkolaborasi dalam sebuah proyek? Biasanya dalam sebuah proyek itu menyertakan kolaborator yang harus bekerja sama. Faktanya, para kolaborator seringkali berasal dari organisasi, disiplin ilmu, bahkan negara yang berbeda. Untuk memastikan mereka bekerja sama dan memastikan tujuan mereka sama, manajemen proyek adalah salah satu hal yang diperlukan.

Contoh proyek dapat mencakup pembangunan jembatan atau gedung baru atau mengembangkan perangkat lunak untuk proses bisnis yang lebih baik. Upaya bantuan untuk bencana alam, atau menyiapkan strategi untuk masuk ke pasar baru juga merupakan sebuah proyek.

Namun apa itu manajamen proyek? Mari kita bahas secara Mendalam:

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah penerapan keterampilan, pengalaman, pengetahuan, metode, dan proses untuk mencapai tujuan suatu proyek. Didalamnya ada beberapa poin penentu keberhasilan  proyek, yaitu, perencanaan, pengendalian, dan peninjauan. Manajemen proyek yang terencana juga akan memastikan Anda menyelesaikan proyek dengan baik dan tepat waktu

Menurut The Association for Project Management, Manajemen proyek memiliki pengertian sebagai berikut:

“Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang disepakati. Manajemen proyek memiliki hasil akhir yang dibatasi pada skala waktu dan anggaran yang terbatas. ”

Sebuah proyek memiliki awal dan akhir yang spesifik. Dengan kata lain, ini bersifat sementara. Ini juga memiliki ruang lingkup dan sumber daya tertentu. Sebuah proyek juga unik karena bukan merupakan operasi bisnis rutin. Proyek ini memiliki serangkaian operasi unik yang bertujuan untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Saat membahas tahapan manajemen proyek, Anda harus mengetahui siklus dari proyek yang Anda tangani. Jadi apa bedanya?

Fase proyek membentuk siklus hidup proyek, dan dengan demikian, fase tersebut disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan proyek. Elemen-elemen siklus hidup proyek harus menentukan:

  • Pekerjaan apa yang harus diselesaikan
  • Hasil apa yang harus dibuat dan ditinjau
  • Siapa yang harus terlibat
  • Bagaimana mengontrol dan menyetujui setiap fase

Menentukan elemen-elemen ini akan menentukan keberhasilan proyek dari awal hingga akhir. Ini memberikan proses sistematis, tepat waktu, dan terkontrol yang menguntungkan pemangku kepentingan proyek. Ini membantu manajer proyek untuk menentukan apa yang perlu dicapai sebelum pindah ke fase proyek berikutnya.

Tahapan dalam Manajemen Proyek

Ada lima fase dalam manajemen proyek dan jika siklus tersebut dijalanin dengan benar akan memberikan hasil yang memuaskan, fase tersebut adalah peta jalan untuk menyelesaikannya. Berikut adalaha lima tahapan tersebut:

1. Inisiasi Proyek

Ini adalah awal dari proyek, dan tujuan dari fase ini adalah untuk menentukan proyek pada tingkat yang lebih luas. Fase ini biasanya dimulai dengan kasus dan data padabisnis. Ini adalah saat Anda akan meneliti apakah proyek tersebut layak dan apakah itu harus dilakukan. Jika uji kelayakan perlu dilakukan, ini adalah tahap proyek yang harus dilakukan

Para stakeholder akan melakukan uji tuntas mereka untuk membantu memutuskan apakah proyek tersebut “berjalan”. Jika diberi lampu hijau, Anda perlu membuat dokumen proyek atau dokumen inisiasi proyek (PID) yang menguraikan tujuan dan persyaratan proyek. Ini harus mencakup kebutuhan bisnis, pemangku kepentingan, dan kasus bisnis.

2. Perencanaan proyek

Fase ini adalah kunci keberhasilan manajemen proyek dan berfokus pada pengembangan peta jalan yang akan diikuti semua orang. Fase ini biasanya dimulai dengan menetapkan tujuan. Dua dari metode yang lebih populer untuk menetapkan tujuan adalah S.M.A.R.T. dan CLEAR:

S.M.A.R.T  – Metode ini membantu memastikan bahwa sasaran telah diperiksa secara menyeluruh. Ini juga memberikan cara untuk memahami dengan jelas implikasi dari proses penetapan tujuan.

  • Specific (Spesifik) – Untuk menetapkan tujuan spesifik, jawab pertanyaan berikut: siapa, apa, di mana, kapan, yang mana, dan mengapa.
  • Measurable (Terukur) – Buat kriteria yang dapat Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan tujuan.
  • Attainable (Dapat dicapai) – Identifikasi tujuan terpenting dan apa yang diperlukan untuk mencapainya.
  • Realistic (Realistis) – Anda harus mau dan mampu bekerja untuk tujuan tertentu.
  • Timely (Tepat waktu) – Buat kerangka waktu untuk mencapai tujuan.

CLEAR – Metode yang lebih baru untuk menetapkan tujuan yang mempertimbangkan lingkungan bisnis yang bergerak cepat saat ini.

  • Collaborative (Kolaborasi) – Sasaran harus mendorong karyawan untuk bekerja sama.
  • Limited  (Terbatas) – Mereka harus dibatasi dalam ruang lingkup dan waktu agar tetap dapat dikelola.
  • Emotional (Emosional) – Tujuan harus memanfaatkan semangat karyawan dan menjadi sesuatu yang dapat membentuk hubungan emosional. Ini dapat mengoptimalkan kualitas pekerjaan.
  • Appreciable (Dapat dihargai) – Pecahkan tujuan yang lebih besar menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dicapai dengan cepat.
  • Refinable (Dapat diperbaiki) – Saat situasi baru muncul, bersikaplah fleksibel dan perbaiki tujuan sesuai kebutuhan.

Selama fase ini, ruang lingkup proyek ditentukan dan rencana manajemen proyek dikembangkan. Ini melibatkan identifikasi biaya, kualitas, sumber daya yang tersedia, dan jadwal yang realistis.

Rencana proyek juga mencakup penetapan garis dasar atau ukuran kinerja. Ini dihasilkan menggunakan ruang lingkup, jadwal dan biaya proyek. Garis dasar penting untuk menentukan apakah suatu proyek berada di jalur yang benar.

Pada saat ini, peran dan tanggung jawab didefinisikan dengan jelas, sehingga setiap orang yang terlibat tahu untuk apa mereka bertanggung jawab. Berikut adalah beberapa dokumen yang akan dibuat oleh PM selama fase ini untuk memastikan proyek tetap berjalan:

Cakupan pernyataan – Sebuah dokumen yang dengan jelas mendefinisikan kebutuhan bisnis, manfaat proyek, tujuan, kiriman, dan pencapaian utama. Pernyataan ruang lingkup dapat berubah selama proyek, tetapi tidak boleh dilakukan tanpa persetujuan manajer proyek dan sponsor.

Work Breakdown Schedule (WBS) –Ini adalah representasi visual yang memecah ruang lingkup proyek menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola untuk tim.

Milestones  – Identifikasi tujuan tingkat tinggi yang perlu dipenuhi selama proyek dan sertakan dalam bagan Gantt.

Gantt Chart – Garis waktu visual yang dapat Anda gunakan untuk merencanakan tugas dan memvisualisasikan garis waktu proyek Anda.

Rencana Komunikasi – Ini sangat penting jika proyek Anda melibatkan pemangku kepentingan dari luar. Kembangkan pesan yang tepat di sekitar proyek dan buat jadwal kapan harus berkomunikasi dengan anggota tim berdasarkan hasil dan pencapaian.

Rencana Manajemen Risiko – Identifikasi semua risiko yang dapat diperkirakan. Risiko umum termasuk perkiraan waktu dan biaya yang tidak realistis, siklus tinjauan pelanggan, pemotongan anggaran, perubahan persyaratan, dan kurangnya sumber daya yang berkomitmen.

3. Eksekusi Proyek

Ini adalah fase di mana seluruh rencana dikembangkan dan diselesaikan. Ini sering kali terasa seperti inti dari proyek karena banyak hal yang terjadi selama pada fase ini, seperti laporan status dan rapat, pembaruan pengembangan, dan laporan kinerja.

Rapat “kick-off” biasanya menandai dimulainya fase Pplaksanaan Proyek di mana tim yang terlibat diberitahu tentang tanggung jawab mereka.

Tugas yang diselesaikan selama Fase Eksekusi meliputi:

  • Kembangkan tim
  • Tetapkan sumber daya
  • Jalankan rencana manajemen proyek
  • Manajemen pengadaan jika diperlukan
  • Manajer proyek mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek
  • Siapkan sistem pelacakan
  • Penugasan tugas dijalankan
  • Rapat status
  • Perbarui jadwal proyek\
  • Ubah rencana proyek sesuai kebutuhan

Meskipun fase pemantauan proyek memiliki serangkaian persyaratan yang berbeda, kedua fase ini sering terjadi secara bersamaan.

4. Pemantauan Kinerja Proyek

Ini semua tentang mengukur kemajuan dan kinerja proyek dan memastikan bahwa semua yang terjadi sejalan dengan rencana manajemen proyek.

Manajer proyek akan menggunakan indikator kinerja utama atau key performance indicator (KPI) untuk menentukan apakah proyek tersebut sesuai rencana. Seorang PM biasanya akan memilih dua hingga lima KPI berikut untuk mengukur kinerja proyek:

  • Tujuan Proyek: Mengukur apakah suatu proyek sesuai jadwal dan anggaran merupakan indikasi apakah proyek akan memenuhi tujuan pemangku kepentingan.
  • Kualitas Hasil Kerja: Ini menentukan apakah hasil tugas tertentu terpenuhi.
  • Upaya dan Biaya Pelacakan: PM akan memperhitungkan upaya dan biaya sumber daya untuk melihat apakah anggaran sesuai. Jenis pelacakan ini menginformasikan jika sebuah proyek akan memenuhi tanggal penyelesaiannya berdasarkan kinerja saat ini.
  • Kinerja Proyek: Ini memantau perubahan dalam proyek. Ini mempertimbangkan jumlah dan jenis masalah yang muncul dan seberapa cepat mereka ditangani. Ini dapat terjadi dari rintangan yang tidak terduga dan perubahan cakupan.

Selama waktu ini, PM mungkin perlu menyesuaikan jadwal dan sumber daya untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana

5. Penutupan Proyek

Fase ini mewakili proyek yang telah selesai. Kontraktor yang dipekerjakan untuk bekerja secara khusus pada proyek dihentikan saat ini. Anggota tim yang berharga diakui. Beberapa PM bahkan mengadakan acara kerja kecil untuk orang-orang yang berpartisipasi dalam proyek untuk berterima kasih atas usaha mereka.

Setelah proyek selesai, seorang PM akan sering mengadakan pertemuan – kadang-kadang disebut sebagai “post mortem” – untuk mengevaluasi apa yang berjalan dengan baik dalam sebuah proyek dan mengidentifikasi kegagalan proyek.

Ini sangat membantu untuk memahami pelajaran yang didapat sehingga perbaikan dapat dilakukan untuk proyek-proyek di masa depan.

Setelah proyek selesai, PM masih memiliki beberapa tugas untuk diselesaikan. Mereka perlu membuat daftar tugas proyek tentang hal-hal yang tidak tercapai selama proyek dan bekerja dengan anggota tim untuk menyelesaikannya.

Lakukan anggaran proyek akhir dan siapkan laporan proyek akhir. Terakhir, mereka perlu mengumpulkan semua dokumen dan kiriman proyek dan menyimpannya di satu tempat.

manajemen proyek 2

Komponen dalam Manajemen Proyek

Dalam mengembangkan proses manajemen yang baik tentu harus ada beberapa elemen inti sebagai parameter untuk keberhasilan proyek tersebut. Komponen inti berikut merupakan bagian dari manajemen proyek:

  • Mendefinisikan mengapa proyek itu perlu atau penting.
  • Memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dan menentukan kualitas sumber daya pada proyek, juga memastikan daftar apa saja yang dibutuhkan proyek dan sumber daya apa yang akan digunakan.
  • Membenarkan investasi dengan menyiapkan kasus bisnis.
  • Mengamankan pendanaan.
  • Membuat semua stakeholder dan anggota yang relevan menyetujui proyek tersebut.
  • Mengembangkan rencana manajemen untuk proyek tersebut.
  • Memimpin dan memotivasi semua anggota tim.
  • Mengelola setiap perubahan, masalah, atau risiko proyek.
  • Melacak kemajuan proyek terhadap rencana awal.
  • Memastikan proyek sesuai anggaran.
    Berhubungan dengan stakeholder dan organisasi proyek.

Seperti yang telah disebutkan, proyek terpisah dari aktivitas bisnis sehari-hari. Mereka mengharuskan orang untuk berkumpul dalam waktu terbatas untuk berkonsentrasi pada tujuan tertentu. Akibatnya, kerja tim yang efektif adalah kunci keberhasilan proyek.

Fungsi Manajemen Proyek Sangat Penting

Mengapa manajemen proyek penting? Tanpa konsep manajemen proyek, pengembangan proyek akan kacau balau. Tujuan utama disiplin ini adalah untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam suatu proyek tahu persis apa yang perlu dilakukan, berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk menyelesaikan suatu kegiatan, sumber daya apa yang tersedia, dan dengan siapa mereka harus berbicara jika mereka menghadapi masalah.

Jika semua orang tahu dengan jelas apa yang harus mereka lakukan, akan ada peluang lebih tinggi untuk memenuhi persyaratan proyek. Selain itu, kesalahan yang membutuhkan waktu tambahan untuk diperbaiki akan dieliminasi sejak awal. Ini dapat menyebabkan Anda kehilangan data dan sumber daya penting dalam prosesnya.

Tapi, apa yang membuat manajemen proyek  sangat penting? Tujuan utamanya adalah untuk memastikan keberhasilan akhir sebuah proyek. Sebuah proyek berhasil setelah semua tujuan telah diikuti tepat waktu dan sesuai anggaran dan klien senang dengan kualitas proyek.

Beberapa indikator utama yang dapat menunjukkan kepada Anda apakah suatu proyek berada di jalur yang benar termasuk tujuan yang ditentukan, rencana proyek yang terorganisir, kolaborasi dan komitmen tim, dana dan sumber daya yang cukup, tenggat waktu yang dihormati, sedikit kesalahan, dan koreksi kesalahan yang efektif.

Manfaat utama menggunakan prinsip manajemen proyek dalam pekerjaan sehari-hari Anda adalah:

  • Anda dapat melihat tugas apa yang ditugaskan kepada Anda dan sumber daya mana yang harus digunakan termasuk anggaran dan alat yang tersedia.
  • Dengan manajemen  waktu, Anda dapat membuat lembar kerja berdasarkan waktu, menganalisisnya untuk menemukan waktu luang untuk tugas tambahan, menetapkan langkah proyek berikutnya, atau memperkirakan tenggat waktu untuk proyek masa depan.
  • Tahap pemantauan manajemen proyek memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kesalahan yang setiap kali terjadi melalui tampilan terperinci tentang apa yang dilakukan semua karyawan dan sumber daya apa yang mereka gunakan.
  • Tetapkan anggota tim untuk memecahkan masalah menggunakan sumber daya yang tersedia dalam kerangka waktu yang tersedia.
  • Anggota tim yang berbeda dapat ditugaskan ke sebuah proyek atau tugas dan berkolaborasi  secara real time untuk menyelesaikannya dengan sukses.
  • Melalui transparansi proyek, setiap orang yang bertanggung jawab atas suatu proyek akan dapat melihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim atau memberikan kontribusi mereka sendiri untuk pengembangan proyek.
  • Manajemen proyek memungkinkan Anda mengumpulkan informasi, mencatat data yang tidak dapat diprediksi saat dalam perjalanan, dan menggunakannya untuk membuat keputusan berbasis data yang tepat.
  • Memastikan klien Anda untuk melihat semua yang terjadi dengan proyek dan menyarankan perbaikan setiap kali ada sesuatu yang tidak sesuai dengan visi proyek.

Kesimpulan

Manajemen proyek mungkin terlihat rumit, tetapi kemungkinan Anda pernah terlibat dalam proses seperti ini. Jadi, pada suatu hari Anda merencanakan ulang tahun teman Anda, ketahuilah bahwa Anda sebenarnya sedang mengerjakan sebuah proyek dan Anda sendiri adalah manajer proyek.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

 

Berikut adalah artikel pemasaran  lainnya yang bisa Anda baca:

Advertisement