9 Tahap dalam Membuat Rencana Manajemen Proyek

Contents hide

Apa yang dimaksud dengan rencana manajemen proyek?

Tips untuk melaksanakan rencana manajemen proyek

Memiliki rencana manajemen proyek yang dieksekusi dengan baik dapat membantu perusahaan menyelesaikan proyek-proyek yang rumit dalam industri yang kompetitif.

Sebagai fungsi bisnis yang penting, manajemen proyek sangat penting untuk meningkatkan ketepatan waktu dan efisiensi kerja perusahaan.

Perusahaan menggunakan rencana ini untuk mengelola dan mengimplementasikan proyek perusahaan, dan rencana ini menyediakan fase dan langkah bagi anggota tim untuk menyelesaikan proyek yang sukses.

Dalam artikel ini, kami mendefinisikan apa itu rencana manajemen proyek, membantu Anda membuat rencana Anda sendiri, dan menawarkan tips untuk membantu Anda mengoptimalkan rencana Anda.

Apa yang dimaksud dengan rencana manajemen proyek?

Rencana manajemen proyek adalah dokumen formal yang disetujui dan mendefinisikan ruang lingkup proyek. Ini mencakup bagaimana tim akan mengimplementasikan, memantau, dan mengendalikan proyek.

Rencana ini sering kali merupakan rencana tertulis multi-fase dengan anggaran, sasaran, jadwal, dan hasil untuk mengidentifikasi tugas dan proses langkah demi langkah untuk setiap fase rencana.

Manajer proyek membuat rencana manajemen proyek, dan rencana tersebut mencakup semua kepentingan pemangku kepentingan dan rencana manajemen tambahan.

Sangat penting untuk menjaga proyek tetap berada di jalurnya, rencana-rencana ini bersifat jangka panjang, cetak biru untuk mengawasi proyek.

Rencana ini mencakup garis dasar pengukuran kinerja, yang berfungsi untuk memastikan sponsor proyek, pemangku kepentingan, dan perusahaan mendapatkan manfaat maksimal yang hemat biaya. Garis dasar pengukuran kinerja meliputi hal-hal berikut:

Garis dasar cakupan

Garis dasar ini menyatakan hasil dan pekerjaan yang diperlukan untuk membuatnya. Sasaran bisnis dan sasaran ruang lingkup membantu tim mencapai tujuan mereka dan meningkatkan tingkat keberhasilan proyek, yang merupakan tujuan utama perencanaan manajemen proyek.

Garis dasar jadwal

Ini adalah jadwal atau garis waktu proyek, dan ini mencakup tanggal mulai dan berakhirnya tugas dan membandingkannya dengan garis dasar jadwal untuk mengukur kinerja.

Manajer proyek memperhitungkan setiap tugas dalam baseline ini untuk membuat jadwal yang dapat diandalkan untuk hasil kerja.

Garis dasar biaya

Garis dasar ini mencakup biaya, persediaan, dan sumber daya untuk setiap tugas dan aktivitas dalam proyek. Ini berfungsi sebagai jenis rencana pengeluaran untuk siklus hidup proyek.

Cara melakukan rencana manajemen proyek

Berikut ini sembilan langkah yang dapat Anda ikuti untuk mengembangkan rencana manajemen proyek yang akurat untuk meningkatkan hasil kerja Anda:

1. Menetapkan tujuan dan sasaran proyek

Mendefinisikan dengan jelas tujuan proposal untuk proyek Anda dapat membantu Anda mendapatkan persetujuan untuk ruang lingkupnya.

Setelah Anda melakukan ini, Anda dapat mencoba mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan, yang dapat membantu proyek Anda berjalan dengan efisien, menghindari penundaan, kekurangan sumber daya, atau hambatan lainnya

. Memahami misi proyek Anda dan hasil yang diinginkan dapat membantu Anda menetapkan tujuan yang lebih mudah dicapai. Beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan saat membuat tujuan Anda meliputi:

Mengapa Anda membuat proyek ini?
Apa yang Anda butuhkan untuk berhasil?
Bagaimana Anda mendefinisikan kesuksesan proyek?
Langkah-langkah apa yang menjadi prioritas tertinggi?
Bagaimana Anda akan mencapai tenggat waktu?
Siapa saja yang ada di dalam tim?
Peran apa yang akan dimiliki setiap anggota tim?
Apa saja jadwal dan pencapaiannya?
Sudahkah Anda memverifikasi persyaratan pemangku kepentingan?

2. Melakukan penelitian

Meneliti sejarah perusahaan dan keterlibatannya dalam proyek serupa dapat memberi Anda panduan untuk membantu Anda menetapkan tujuan dan langkah yang terukur.

Anda dapat mendukung ide dan rencana proyek Anda dengan penelitian untuk membantu Anda menemukan jawaban atas pertanyaan seperti

Apa saja kekuatan dari proses saat ini?
Bagaimana proses tersebut dapat ditingkatkan?
Apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek?
Apa harapan para pemangku kepentingan?
Berapa anggaran Anda?
Apa saja hasil kerja Anda?
Apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup?

3. Buat garis besar untuk rencana tersebut

Setelah Anda menyelesaikan tujuan, menyelesaikan penelitian dan mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan, Anda bisa membuat garis besar langkah-langkah untuk rencana tersebut.

Anda dapat membagikan garis besar ini kepada tim Anda untuk memberikan penjelasan umum tentang proyek. Hal-hal umum yang perlu dimasukkan dalam garis besar Anda dapat mencakup

Tujuan
Anggaran, termasuk uang kontingensi
Hasil kerja
Lingkup, yang merinci parameter proyek
Kerangka waktu untuk tugas-tugas, termasuk tambahan untuk keadaan yang tidak terduga
Pencapaian
Analisis jalur kritis
Rencana kontinjensi untuk mencegah perubahan proyek dan mencegah penundaan atau kerugian moneter
Rencana manajemen untuk kualitas, manajemen risiko, komunikasi, dan pengadaan
Rencana subsidiary, seperti manajemen kualitas, manajemen sumber daya, dan scope-schedule-cost management plans

4. Diskusikan dan bagikan rencana dengan tim Anda

Sebelum Anda mengirimkan rencana Anda kepada para pemangku kepentingan untuk mendapatkan persetujuan akhir, pertimbangkan untuk mendiskusikannya dengan tim Anda.

Memiliki keterampilan komunikasi yang kuat dapat membantu mereka lebih mudah menerima rencana dan ide Anda, dan masukan dari tim dapat menjadi sangat penting bagi keberhasilan proyek Anda.

Anda dapat berbicara dengan mereka tentang proyek secara spesifik dan memberi tahu mereka metrik kinerja yang Anda harapkan dari mereka serta tenggat waktunya.

Anda dapat menggunakan perspektif dan wawasan mereka untuk menentukan apakah tujuan tersebut realistis dan apakah mereka dapat mencapainya sebelum tenggat waktu.

5. Menyelesaikan rencana Anda

Setelah Anda memiliki semua informasi yang diperlukan dan mendiskusikan rencana proyek dengan tim Anda, Anda dapat mulai menyelesaikannya untuk dipresentasikan kepada para pemangku kepentingan.

Untuk mengatur rencana dan jadwal, Anda dapat menggunakan spreadsheet yang menyertakan gantt chart, yang dapat Anda buat sendiri atau sesuaikan dengan templat online atau alat bantu perencanaan proyek online.

Rencana yang terperinci membantu Anda, tim, dan pemangku kepentingan tetap terorganisir dan lebih memahami cara mencapai tujuan.

Pertimbangkan untuk membagikan rencana Anda melalui program online sehingga semua orang dapat melihat hal yang sama, mengetahui statusnya, dan dapat menentukan apa yang diharapkan dan kapan.

6. Bagikan rencana final Anda dengan tim dan pemangku kepentingan Anda

Ketika Anda menyelesaikan rencana Anda, Anda dapat mempresentasikannya kepada para pemangku kepentingan untuk mendapatkan persetujuan akhir.

Pertimbangkan juga untuk membagikan rencana ini kepada semua pihak yang terlibat, termasuk anggota tim dan profesional manajemen lainnya yang mengawasi proyek.

Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menjawab pertanyaan yang mungkin mereka miliki tentang masalah, hasil, atau prioritas dalam rencana tersebut.

Hal ini juga dapat memastikan semua orang memahami cara membantu proyek agar berhasil dan menciptakan saluran komunikasi.

7. Jalankan rencana Anda

Setelah semua orang mengetahui detail proyek, Anda dapat mulai menjalankannya. Selama fase ini, Anda menetapkan tanggal peluncuran, menetapkan peran dan tanggung jawab kepemimpinan, dan memberikan pembaruan status.

Aspek penting lainnya dalam menjalankan rencana dapat mencakup melaporkan setiap perbedaan dalam data atau penelitian, menanggapi setiap masalah atau risiko yang muncul, dan mengubah jadwal atau tugas individu untuk membantu proyek secara keseluruhan tetap sesuai jadwal.

8. Mendokumentasikan semuanya

Mendokumentasikan setiap perubahan, aktivitas, atau rapat dapat membantu Anda tetap memegang kendali atas proyek dan memastikan proyek tersebut memenuhi hasil yang diharapkan.

Pertimbangkan untuk mendokumentasikan variasi dasar, manajemen biaya, manajemen risiko, perubahan dan penyesuaian rencana.

Dokumen-dokumen ini juga dapat membantu Anda di kemudian hari untuk pencatatan atau referensi.

9. Menganalisis hasil proyek

Menganalisis apa yang berhasil dan apa yang dapat Anda tingkatkan selama proyek dapat berguna saat merencanakan proyek baru.

Pertimbangkan untuk memimpin rapat retrospektif yang melibatkan pemangku kepentingan, pihak ketiga, dan anggota tim.

Anda dapat menyiapkan dokumentasi, metrik, perubahan, dan hasil akhir untuk pertemuan ini. Pertanyaan yang dapat membantu meningkatkan wawasan Anda antara lain:

Apakah Anda memenuhi tenggat waktu?
Jika Anda melewatkan tenggat waktu, mengapa?
Bagaimana Anda dapat mencegah masalah serupa di masa depan?
Apakah ada masalah tak terduga yang terjadi?
Jika ya, bagaimana Anda mengatasinya?
Apakah Anda melewatkan tonggak pencapaian?
Apakah hasil kerja memuaskan?
Apakah para pemangku kepentingan senang?
Bagaimana hasilnya dibandingkan dengan rencana awal?
Apa saja hal positif dari proyek ini?

Tips untuk melaksanakan rencana manajemen proyek

Pertimbangkan kiat-kiat berikut ini untuk membantu Anda membuat dan melaksanakan rencana manajemen proyek yang efektif:

Buat rencana untuk biaya tak terduga

Jika sebuah proyek tidak sesuai jadwal atau mengalami penundaan, memiliki rencana untuk menyesuaikan anggaran dapat membantu Anda menghemat uang dan mencegah kekurangan sumber daya.

Hal ini dapat mencakup penyesuaian ruang lingkup proyek atau penugasan ulang tenaga kerja.

Fokus pada kualitas

Tenggat waktu dapat membuat beberapa anggota tim terburu-buru dan membuat produk berkualitas rendah, jadi cobalah untuk menjaga agar tim Anda tetap fokus dalam menyelesaikan tugas secara efektif.

Meyakinkan mereka bahwa rencana Anda memberi mereka waktu yang mereka butuhkan dan memiliki rencana darurat untuk membantu jika mereka tertinggal dapat memberi mereka kepercayaan diri untuk fokus pada kualitas, bukan kecepatan.

Berikan fleksibilitas dengan ruang lingkup

Menciptakan berbagai hasil atau anggaran dalam ruang lingkup proyek Anda dapat meningkatkan potensi anggota tim dan dapat membantu mereka mencapai tujuan.

Hal ini dapat memberi mereka kenyamanan karena mengetahui bahwa mereka dapat melakukan sedikit lebih dari rencana pada beberapa tugas jika mereka menebusnya pada tugas yang lain.

Pahami kendala batasan

Proyek memiliki enam batasan, yaitu ruang lingkup, kualitas, waktu, biaya, manfaat, dan risiko, dan menyeimbangkannya dapat membantu proyek Anda memenuhi hasil akhir.

Mengubah satu kendala sering kali berdampak pada semua kendala lainnya, jadi mengkomunikasikan perubahan semut dengan pemangku kepentingan dan anggota tim dapat membantu Anda menyeimbangkannya secara efektif.