Mengenal Konsep POSDCORB dalam Pengelolaan Manajemen

Contents hide

Apa Prinsip atau Asumsi yang Mendasari POSDCORB?

Kritik dalam Penggunakan Prinsip POSDCORB

Sebagai pemilik bisnis, apakah Anda mengetahui tentang apa itu POSDCORB? Sebagai informasi, majalah Fortune, sebuah majalah keuangan yang sangat terkenal di seluruh dunia, menerbitkan daftar paling bergengsi dari perusahaan-perusahaan terbesar dan paling sukses di dunia setiap tahun.

500 perusahaan ini bersama-sama menyumbang beberapa statistik keuangan yang mengejutkan, seperti bersama-sama mereka menyumbang dua pertiga dari PDB AS, pendapatan sebesar $12 triliun, keuntungan sebesar $890 miliar, dan 28,2 juta orang yang bekerja untuk mereka di seluruh dunia.

Menurut Anda, bagaimana mereka bisa mencapai ketinggian yang mencengangkan seperti itu? Ini adalah hasil dari kinerja yang konsisten dan luar biasa selama bertahun-tahun; bagi sebagian orang, periode ini mencakup lebih dari satu abad. Jadi, dari mana kinerja ini berasal?

Ya, itu berasal dari penerapan yang stabil dan tak henti-hentinya dari beberapa prinsip manajemen yang baik dan praktik POSDCORB.

Pada artikel ini kami akan membahas apa itu POSDCORB secara mendalam yang bisa Anda terapkan dalam pengelolaan bisnis Anda.

Apa itu POSDCORB?

Ini adalah akronim yang paling terkenal yang diciptakan oleh ahli teori manajemen Luther Gulick dan Lyndall Urwick dalam makalah manajemen mereka ‘Notes on the Theory of Organization‘ yang diterbitkan pada tahun 1937.

Luther Gulick mendefinisikan PODSCORB sebagai semua yang harus dilakukan oleh kepala eksekutif. Menurutnya, akronim ini merangkum seluruh keseluruhan tugas bagi setiap manajer yang berada di pucuk pimpinan dalam organisasi apa pun.

Bentuk lengkap POSDCORB adalah Planning (Perencanaan), Organising (Pengorganisasian), Staffing (Penyusunan Staf), Directing (Pengarahan), Coordinating (Koordinasi), Reporting (Pelaporan), dan Budgeting (Penganggaran).

Gulick mengaitkan pengembangan konsep ini dengan teori manajemen Perancis Henry Fayol yang terkemuka, yaitu 14 prinsip dan 5 elemen manajemen. POSDCORB telah menjadi konsep yang sangat populer dan paling banyak dirujuk dalam manajemen dan administrasi berbagai entitas dan masih relevan setelah lebih dari 80 tahun diumumkan.

Apa saja prinsip POSDCORB?

Prinsip inti POSDCORB, seperti yang dikemukakan oleh Luther Gulick, mengatakan bahwa setiap kepala eksekutif yang ingin melakukan kontrol atas urusan organisasi apa pun dapat melakukannya dengan mengikuti serangkaian langkah yang tetap berikut ini:

1. Planning atau Perencanaan

Planning atau perencanaan adalah ciri khas dari perilaku cerdas. Sebuah organisasi, untuk mencapai tujuannya, pertama-tama harus menetapkannya dan mengaturnya dengan benar.

Ini adalah menentukan arah di mana semua upaya dan semua tenaga kerja organisasi akan diarahkan selama jangka waktu tertentu untuk mengupayakan hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Hasil ini harus cukup menantang untuk memotivasi tetapi tidak menakutkan sehingga menakut-nakuti dan membuat frustrasi tenaga kerja.

Contoh: Di ABC Ltd, sebuah perusahaan manufaktur mainan, rencana untuk tahun keuangan berikutnya ditetapkan pada pertemuan semua departemen seperti pemasaran, pembelian & pengadaan, desain & teknik, manufaktur & operasi, dan TI pada konferensi tahunan.

Di sini, Pimpinan atau Direktur Pelaksana akan mempresentasikan visinya untuk tahun mendatang. Setelah musyawarah dan diskusi, visi akhir dengan tonggak konkret seperti pertumbuhan penjualan 25%, pertumbuhan EBITDA (Laba sebelum Bunga, Pajak, dan Depresiasi) 12%, mengurangi biaya distribusi sebesar 5%, dll., akan diterima oleh semua kepala departemen dan manajer.

2. Organising atau Pengorganisasian

Prinsip ini menekankan bahwa manajer telah disarankan untuk mengatur semua sumber daya yang diperlukan yaitu bahan baku, sumber daya moneter, sumber daya manusia, dan teknologi serta keahlian manajerial untuk membantu mencapai tujuan yang ditetapkan dalam proses perencanaan.

Di sini, Luther Gulick memperingatkan terhadap beberapa masalah praktis yang mungkin timbul saat memutuskan prosedur yang akan diikuti untuk melaksanakan rencana. Di sini, dia mengatakan bahwa pembagian kerja di antara para pekerja dan spesialisasi diperlukan untuk memastikan efisiensi. Namun demikian, masalah-masalah tertentu dapat muncul karena pembagian kerja:

Hal ini dapat mengakibatkan pekerja hanya bekerja dalam jumlah jam yang terbatas
sehingga produktivitasnya berkurang.
Hal ini dapat mengakibatkan pekerja tertentu hanya melakukan jenis pekerjaan tertentu saja.
Kadang-kadang menyebabkan dua tugas yang saling melengkapi dan penting terputus yang menyebabkan kemajuan yang tidak sesuai.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, teori POSDCORB menyarankan bahwa pembagian kerja dan pengorganisasian tugas-tugas mereka harus dilakukan dengan cara melakukan perpaduan yang optimal antara tujuan, proses, klien yang dilayani atau bahan yang digunakan dan lokasi pekerjaan.

Misalnya, dalam contoh yang disebutkan di atas, ABC Ltd. kemudian akan mencari bahan baku yang diperlukan, membeli truk pengiriman baru atau mengalihdayakan fungsi pengiriman sama sekali ke perusahaan transportasi untuk mengurangi biaya distribusi.

Perusahaan ini juga akan berinvestasi dalam desain baru untuk mendongkrak penjualan. Di sini, semua kepala departemen akan merombak tujuan dan prosedur internal mereka dalam mencapai target organisasi yang lebih besar.

3. Staffing atau Kepegawaian

Prinsip ini menandakan pentingnya sumber daya manusia bagi organisasi mana pun. Prinsip ini menguraikan prosedur seperti perekrutan, pelatihan, dan mempertahankan jenis karyawan yang tepat untuk pekerjaan tertentu. Ini juga melibatkan persiapan mereka untuk peran mereka dalam organisasi.

Misalnya ABC Ltd. akan merekrut desainer baru untuk diperkenalkan di pasar atau harus mengurangi staf pengirimannya jika memusatkan perhatian pada outsourcing mekanisme distribusi.

4. Directing atau Mengarahkan

Di sini, setelah rencana telah ditata; bahan yang diperlukan telah disortir dan karyawan dipekerjakan untuk melakukan pekerjaan; manajer harus mengarahkan upaya mereka ke arah tujuan akhir organisasi dengan membagi tujuan strategis utama tersebut menjadi target-target kecil yang bisa diterapkan dan terikat waktu.

Dia harus melakukan peran sebagai mentor dan motivator seperti memberi tahu mereka bagaimana melakukan pekerjaan mereka dengan cara terbaik dan mendorong mereka untuk bekerja lebih baik dengan mengatasi tantangan.

Contoh: Desainer baru akan memerlukan waktu untuk menyesuaikan diri dengan budaya organisasi dan memahami apa yang diharapkan darinya. Oleh karena itu, Kepala Departemen Desain dan Teknik akan terus membimbingnya dan memecahkan masalahnya sehingga dia bisa mulai berkontribusi pada visi perusahaan.

5. Coordinating atau Koordinasi

Di sini, Kepala Manajer harus mengambil langkah-langkah untuk mengoordinasikan upaya berbagai departemen untuk memastikan bahwa mereka bergerak bersama-sama satu sama lain. Jika satu departemen bergerak tidak sinkron, upaya semua departemen akan runtuh.

Untuk ini, manajer harus mengatur dua hal berikut ini:

Dia harus menunjuk manajer untuk setiap departemen/stasiun kerja/proyek yang akan mengkoordinasikan upaya para karyawan di bawah tanggung jawab mereka dengan karyawan yang berada di bawah manajer lain. Pendelegasian wewenang ini harus ada untuk koordinasi yang mulus.
Setiap karyawan harus disadarkan tentang bagaimana perannya cocok dengan keseluruhan organisasi yang lebih besar. Hal ini memberinya gagasan yang jelas mengenai tanggung jawabnya dan mempersiapkannya untuk mengambil upaya yang diperlukan untuk melakukan bagian pekerjaannya.

Misalnya, pertemuan triwulanan antara departemen produksi, penjualan dan desain akan mencapai tujuan koordinasi antara upaya mereka dan jika diperlukan, mereka akan mendesain ulang beberapa inisiatif mereka, seperti merevisi desain yang hanya mendapatkan respons hangat di pasar atau memompa produksi untuk memanfaatkan permintaan yang kuat untuk mainan.

6. Reporting atau Pelaporan

Pelaporan mengacu pada menjaga saluran komunikasi tetap terbuka di seluruh organisasi. Hal ini membantu dalam melaporkan kemajuan pekerjaan kepada otoritas atasan dan memungkinkan mereka membuat modifikasi pada rencana jika diperlukan.

Demikian pula, semua pertukaran informasi penting seperti masalah karyawan, peraturan baru, penghargaan, dll. Dapat dengan mudah dibagikan dengan pihak terkait dengan waktu yang sangat singkat dan distorsi minimal.

Misalnya, akan ada pertemuan mingguan atau dua mingguan yang diadakan di masing-masing departemen di mana kemajuan periode akan dilaporkan dan didiskusikan dengan kepala departemen.

7. Budgeting atau Penganggaran

Keuangan adalah urat nadi dari setiap organisasi. Akun yang tepat dan konsisten dari setiap sen yang dibelanjakan sangat penting untuk kelangsungan hidup dan kemajuan organisasi mana pun.

Sumber daya – manusia, uang, materi dan waktu – harus dialokasikan ke setiap pusat kerja atau proyek sebelumnya dan karyawan yang bertanggung jawab harus bertanggung jawab atas penggunaan yang ditetapkan. Hal ini diperlukan untuk mengukur perkiraan kebutuhan di masa depan dan juga untuk menyelidiki sumber kesalahan atau penipuan.

Contoh: Melanjutkan contoh yang sama, di ABC Ltd. ada departemen terpisah yang dinamakan ‘Budgeting and Controlling’ yang akan menyusun anggaran dan alokasi untuk semua departemen setelah kepala departemen menyerahkan tujuan mereka untuk tahun tersebut dan persyaratan dalam hal uang, sumber daya manusia, material, dan teknologi.

Apa Prinsip atau Asumsi yang Mendasari POSDCORB?

POSDCORD berfokus pada dua asumsi yang menjadi pusat kerangka kerja manajemen administratifnya, POSDCORB berfokus terutama di bidang Organisasi dan Koordinasi:

1. Rentang Kendali

Rentang kendali adalah berapa banyak karyawan yang dapat diawasi secara efektif oleh seorang manajer. Menurut POSDCORB, rentang kendali untuk pengorganisasian tugas yang efektif dan pengawasan yang sama idealnya tiga hingga enam karyawan per manajer.

2. Kesatuan Komando

Untuk kelancaran fungsi organisasi, POSDCORB menetapkan bahwa harus ada kesatuan komando ke bawah tingkat hirarki di antara karyawan. Ini berarti seorang karyawan harus menerima perintah dari satu dan hanya satu manajer. Otoritas pelaporan yang berbeda kadang-kadang dapat membingungkan karyawan.

3. Perbedaan antara fungsi lini dan staf

POSDCORB merekomendasikan penggambaran antara fungsi ‘Lini’ dan ‘Staf’ dalam sebuah organisasi. Ini berarti bahwa bisa saja ada perusahaan induk untuk melaksanakan tugas-tugas yang lebih tinggi seperti perencanaan, pengorganisasian, dan penganggaran; dan anak perusahaan akan melaksanakan rencana-rencana ini sesuai dengan mandat dari perusahaan induk.

Kritik dalam Penggunakan Prinsip POSDCORB

POSDCORB telah menjadi teori yang sangat efektif dan konkret dalam administrasi dan manajemen yang menjelaskan dengan sangat jelas peran dan tugas dari setiap manajer utama. Namun demikian, POSDCORB juga menghadapi beberapa komentar kritik dengan alasan berikut ini:

Konsep yang terlalu sederhana:

Kritik utama terhadap POSDCORB adalah bahwa POSDCORB merupakan teori yang terlalu sederhana – sebuah daftar belaka – dari beberapa tugas otoritas pengelola yang lebih tinggi.

Banyak fungsi yang tercantum dalam POSDCORB telah didelegasikan ke berbagai manajemen departemen di bawah praktik manajemen modern.

Kesatuan komando: Prinsip yang masih bisa diperdebatkan

Asumsi Kesatuan Komando juga tampak di luar konteks karena merupakan hal yang umum untuk memiliki lebih dari satu otoritas pelaporan dalam sistem organisasi yang kompleks saat ini. Sering kali, wawasan kritis yang diterima dari lebih dari satu manajer lini meningkatkan kinerja karyawan.

Mengabaikan peran kepemimpinan

POSDCORB sebagai teori terlalu terpaku pada serangkaian tugas rutin yang bersifat administratif dan mekanis. POSDCORB mengabaikan area vital di mana setiap manajer kepala dapat benar-benar memberikan kontribusi yang signifikan bagi organisasi. Area ini adalah keterampilan kepemimpinan.

Menjadi seorang visioner, pemimpin memiliki kemampuan untuk memikirkan sesuatu yang berbeda dari fungsi manajerial rutin dan memimpin organisasi menuju wilayah yang belum dipetakan dengan sukses. POSDCORB sama sekali tidak fokus pada keterampilan kepemimpinan.

Namun, terlepas dari kritik, suara persetujuan dan apresiasi mendukung POSDCORB sebagai kerangka kerja yang sangat dibutuhkan yang telah meletakkan dasar praktik POSDCORB manajerial modern.