Pengertian dan Tahapan Pengendalian Biaya Proyek
Agar pelanggan puas dengan sebuah proyek dan agar bisnis mendapatkan keuntungan dengan menyelesaikannya untuk mereka, penting agar biaya proyek tetap terkendali dengan melakukan pengendalian biaya proyek. Manajer proyek memiliki peran penting dalam hal ini, mulai dari membuat anggaran hingga melacak pengeluaran.
Jika Anda sedang meneliti peran manajemen proyek sebagai kemungkinan karier atau mengambil tanggung jawab pengawasan dalam pekerjaan Anda sendiri, mungkin ada baiknya Anda mempelajari tentang pengendalian biaya proyek.
Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu pengendalian biaya proyek, apa perbedaannya dengan manajemen biaya proyek, langkah-langkah yang terlibat, dan tips untuk berhasil mengendalikan biaya dalam sebuah proyek.
Apa yang dimaksud dengan pengendalian biaya proyek?
Pengendalian biaya proyek adalah salah satu komponen dari manajemen biaya proyek, dan ini melibatkan pelacakan bagaimana pengeluaran proyek bervariasi dari ekspektasi awal selama masa proyek dan membuat rencana perbaikan jika diperlukan.
Manajer proyek biasanya bertanggung jawab atas pengendalian biaya proyek, termasuk mengoperasikan perangkat lunak pemantauan dan menyelidiki perbedaan biaya.
Pengendalian biaya proyek yang baik membutuhkan pengetahuan yang rinci tentang perencanaan dan pelaksanaan proyek, karena manajer proyek harus dapat mengidentifikasi ketika proyek melebihi proyeksi dan memahami alasannya.
Baca juga: Mengenal Konsep POSDCORB dalam Pengelolaan Manajemen
Mengapa melakukan pengendalian biaya proyek itu penting?
Pengendalian biaya proyek penting karena dapat membantu menjaga proyek tetap sesuai anggaran, yang merupakan elemen penting dari proyek yang sukses.
Pengendalian biaya memungkinkan langkah-langkah manajemen biaya sebelumnya menjadi efektif dan akurat selama proyek berlangsung.
Ketika sebuah perusahaan secara konsisten menyelesaikan proyek di bawah anggaran, mereka dapat memperoleh keuntungan yang lebih besar, membangun merek dan reputasi mereka untuk dipercaya, serta menganggarkan lebih akurat untuk proyek-proyek di masa depan.
Baca juga: Pengertian Lengkap Activity Based Costing dan Tahapannya
Hubungan pengendalian biaya proyek dan manajemen biaya proyek
Pengendalian biaya dan manajemen biaya di bidang manajemen proyek memiliki beberapa kesamaan: Keduanya diselesaikan oleh manajer proyek, keduanya membutuhkan data keuangan yang luas dan keduanya membantu proyek tetap berada dalam anggaran.
Namun, ada juga beberapa perbedaan penting antara mengendalikan biaya proyek dan manajemen biaya proyek, antara lain:
Cakupan
Manajemen biaya proyek menggambarkan proses jangka panjang untuk menangani anggaran dan keuangan proyek di seluruh proyek dan mencakup pengendalian biaya, sedangkan mengendalikan biaya adalah proses spesifik untuk mengevaluasi dan menyesuaikan pengeluaran saat proyek berjalan.
Jangka waktu
Manajemen biaya proyek dimulai dengan tahap perencanaan dan berlanjut sepanjang proyek, sedangkan mengendalikan biaya proyek hanya terjadi setelah proyek dimulai.
Persyaratan
Untuk menyelesaikan manajemen biaya proyek, manajer proyek meneliti banyak elemen proyek termasuk biaya tenaga kerja dan peralatan, ruang lingkup, persyaratan, dan detail setiap langkah proses.
Untuk menyelesaikan pengendalian biaya proyek, seorang manajer proyek membutuhkan anggaran proyek dan biaya yang diproyeksikan serta data terkini dari biaya proyek yang sedang berjalan dan pemahaman yang cukup tentang proyek untuk memahami mengapa biaya berbeda dari proyeksi.
Baca juga: Cara Menggunakan Mind Mapping dalam Manajemen Proyek
Apa saja langkah-langkah dalam proses pengendalian biaya proyek?
Berikut adalah empat proses utama mengendalikan biaya proyek:
1. Mengukur perbedaan dari anggaran dasar
Pertama, manajer proyek memahami ekspektasi anggaran dasar dengan meninjau anggaran awal dan setiap rincian departemen atau tahapan.
Kemudian, mereka menerapkan prosedur pelacakan untuk melihat bagaimana pengeluaran proyek dibandingkan dengan biaya yang diproyeksikan, dan jika berbeda, mereka mengukur seberapa besar perbedaannya.
Alat bantu seperti software khusus dan spreadsheet dapat membantu manajer proyek dalam proses pelacakan ini. Manajer proyek harus memastikan informasi mereka seakurat mungkin pada tahap ini agar perkiraan biaya dapat akurat pada langkah berikutnya.
2. Memperkirakan biaya akhir
Setelah manajer proyek memahami perbedaan dari anggaran awal, mereka menggunakan informasi ini untuk memproyeksikan berapa biaya akhir proyek jika pengeluaran terus berlanjut di jalur saat ini.
Jika proyek melebihi anggaran pada tahap yang sekarang sudah selesai, manajer proyek menghitung biaya yang ditambahkan selama waktu tersebut atau penundaan yang mungkin terjadi.
Jika proyek melebihi anggaran untuk proses yang masih berlangsung, manajer proyek menghitung berapa banyak lagi kelebihan anggaran yang akan ditambahkan ke biaya akhir.
Baca juga: Apa itu Proyek? Berikut Pengertian, Jenis, Syarat, dan Tips Mengelolanya
3. Tentukan tindakan korektif yang mungkin dilakukan
Setelah manajer proyek memiliki semua informasi ini, mereka dapat melihat rencana mereka untuk proyek tersebut dan melihat tindakan korektif potensial apa yang dapat mengembalikan proyek ke dalam spesifikasi anggaran.
Tergantung pada proyeknya, hal ini mungkin melibatkan penyesuaian jadwal, staf, atau jadwal proyek untuk mengurangi biaya.
4. Menerapkan dan mengevaluasi tindakan korektif
Selanjutnya, manajer proyek mengimplementasikan tindakan perbaikan ini dengan bernegosiasi dengan rekan satu tim, vendor, atau kontraktor.
Mereka juga dapat berkomunikasi dengan klien untuk menjelaskan perubahan dan alasan di baliknya. Manajer proyek kemudian menggunakan data baru dan praktik pelacakan anggaran untuk mengevaluasi apakah tindakan korektif tersebut efektif.
Jika tidak, manajer proyek membuat dan mengimplementasikan tindakan korektif baru hingga mendapatkan hasil yang diinginkan.
Baca juga: 21 Tips Manajemen Proyek untuk Pemula
Tips untuk pengendalian biaya proyek
Berikut adalah beberapa tips untuk mengenalikan biaya dalam proyek Anda:
Tinjau anggaran sesering mungkin
Untuk memahami apakah pengeluaran proyek masih dapat diterima atau apakah sudah waktunya untuk menerapkan tindakan perbaikan, penting untuk meninjau anggaran Anda secara rutin, setidaknya setiap minggu.
Dengan cara ini, Anda bisa mengetahui pengeluaran yang berlebihan segera setelah terjadi dan segera mengurangi biaya tambahan.
Berkomunikasi dengan semua anggota tim
Anda bisa mengetahui bagaimana anggota tim Anda menghabiskan waktu mereka atau dana yang mereka butuhkan jika Anda sering berkomunikasi dengan mereka.
Jika Anda mengerjakan proyek berskala besar, Anda juga dapat memikirkan langkah-langkah perbaikan baru dengan berbicara dengan manajer departemen atau vendor lain.
Mengontrol ruang lingkup proyek
Anda mungkin mendapati proyek Anda melebihi anggaran tenaga kerja jika rekan tim Anda tidak mengetahui seberapa besar proyek atau kontrak tersebut.
Menjaga proyek Anda tetap dalam kontrak atau perjanjian awal dapat mencegah tim Anda melakukan tenaga kerja gratis untuk pelanggan dan melampaui anggaran dengan biaya tenaga kerja dan menunda jadwal.
Baca juga: 11 Tips Terbaik untuk Proses Manajemen Proyek yang Efektif
Lacak komponen individual
Agar lebih mudah memahami di mana pengeluaran berlebih terjadi, lacak anggaran dan pengeluaran untuk masing-masing komponen proyek yang lebih besar.
Hal ini dapat berarti melacak pengeluaran kontraktor, melacak tenaga kerja di departemen yang berbeda, atau melacak biaya tenaga kerja dan material secara terpisah.
Merevisi anggaran jika perlu
Jika tindakan korektif Anda tidak sepenuhnya membuat biaya proyek sesuai dengan estimasi biaya, tinjau ulang estimasi awal dan proses anggaran.
Jika ada ketidaksesuaian atau biaya yang terlupakan selama proses tersebut, bekerjasamalah dengan klien untuk merevisi anggaran dan gunakan informasi tersebut untuk membuat estimasi yang lebih baik untuk proyek-proyek selanjutnya.