11 Tips Terbaik untuk Proses Manajemen Proyek yang Efektif
Sebagai manajer proyek, Anda biasanya mengawasi pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir. Profesi ini sering kali melibatkan penggunaan kemampuan pemecahan masalah dan berpikir kritis yang mengesankan untuk mengembangkan solusi inovatif untuk tantangan yang kompleks. Pertimbangkan untuk mengandalkan profesional manajemen proyek lain atas dukungan dan bimbingan mereka untuk memastikan Anda menyelesaikan semua proyek Anda dengan tenggat waktu masing-masing. Dalam artikel ini, kami akan berbagi tips umum untuk membantu Anda meningkatkan proses manajemen proyek yang lebih baik dan juga efektif.
Kapan harus mencari saran dalam proses manajemen proyek
Anda biasanya dapat mencari saran manajemen proyek selama tahap karir Anda. Sebagian besar manajer proyek yang baru memulai karir mungkin mengandalkan mentor atau profesional yang lebih berpengalaman untuk panduan, tips, dan dukungan tentang cara meningkatkan peran mereka.
Karena para profesional ini biasanya bertanggung jawab atas semua aspek proyek, termasuk ruang lingkup, tugas, anggaran, dan deadline, mereka dapat mengatasi berbagai hambatan sepanjang hari kerja mereka.
Mereka mungkin mencari saran dari orang lain tentang bagaimana menghadapi tantangan ini untuk mengembangkan solusi inovatif, yang memungkinkan mereka untuk menyerahkan proyek berkualitas tepat waktu dan sesuai anggaran.
11 tips untuk profesional manajemen proyek
Gunakan kiat-kiat ini untuk berhasil sebagai manajer proyek:
1. Terbuka untuk perubahan
Mungkin ada saat-saat ketika supervisor atau klien memutuskan untuk mengubah persyaratan atau spesifikasi proyek. Penting untuk tetap tenang, profesional, dan fleksibel saat ini terjadi untuk memastikan Anda tetap menyelesaikan tugas tepat waktu.
Cobalah untuk membuat jadwal yang memperhitungkan kejadian tak terduga yang mungkin muncul sepanjang hari. Hal ini memudahkan untuk menyesuaikan jadwal Anda agar lebih sesuai dengan prioritas Anda dan memastikan Anda mencapai semua tenggat waktu tepat waktu.
2. Carilah bimbingan dari seorang mentor
Jika Anda memulai karir manajemen proyek Anda, pertimbangkan untuk mencari seorang mentor untuk menawarkan bimbingan dan dukungan sepanjang karir Anda.
Cobalah untuk menjangkau seorang profesional ahli di industri atau bidang Anda. Ini bisa menjadi profesor, supervisor saat ini atau manajer sebelumnya. Mereka dapat mengajari Anda berbagai metode manajemen proyek untuk membantu Anda mencapai pencapaian dengan lebih mudah atau menawarkan saran ketika Anda tidak yakin bagaimana memecahkan masalah yang kompleks.
Mentor biasanya dapat menawarkan dorongan dan dukungan yang dibutuhkan untuk tumbuh dan berkembang dalam karir Anda.
3. Bekerja sama dengan klien
Cobalah untuk membangun hubungan berkelanjutan yang kuat dengan pelanggan dengan membangun kepercayaan mereka. Anda dapat melakukan ini dengan mengatur pertemuan rutin untuk menetapkan tujuan dan rencana tindakan untuk mencapai milestone ini.
Identifikasi tujuan mereka sebagai individu dan sebagai organisasi secara keseluruhan dengan meninjau dan mendiskusikan pernyataan misi dan visi mereka. Anda kemudian dapat membangun strategi yang berkisar pada tujuan jangka panjang ini.
Pahami metode komunikasi pilihan mereka, seperti panggilan telepon, email, atau platform pengiriman pesan, dan gunakan ini untuk mengirim pembaruan rutin tentang status proyek agar tetap transparan setiap saat.
4. Gunakan alat penelitian manajemen proyek
Alat manajemen proyek adalah sistem perangkat lunak yang dapat Anda gunakan untuk mengatur tugas Anda dan memeriksa kemajuan setiap tugas. Cobalah untuk melakukan penelitian pada alat yang berbeda untuk menemukan alat yang bekerja secara efektif untuk diri sendiri dan tim Anda.
Anda dapat menggunakan alat ini untuk menampilkan garis waktu proyek, tugas, dan karyawan yang ditugaskan untuk setiap item. Pertimbangkan untuk meluangkan waktu untuk mengajari diri sendiri dan anggota tim lainnya cara menggunakan alat ini untuk memastikan Anda menggunakannya dengan benar dan produktif.
5. Berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim
Cobalah untuk tetap transparan dengan karyawan lain yang menyelesaikan tugas proyek. Tetapkan pertemuan proyek awal untuk menyampaikan tujuan dan sasaran proyek dengan jelas.
Anda kemudian dapat menetapkan item ke berbagai anggota tim sesuai dengan keahlian dan minat mereka. Ini memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan tentang proyek dan mendiskusikan komentar atau kekhawatiran apa pun terkait penyelesaiannya tepat waktu.
Cobalah untuk menjaga komunikasi ini melalui siklus hidup proyek dengan mengadakan pertemuan check-in secara teratur dan meminta pembaruan tentang kemajuan mereka.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
6. Gunakan keterampilan pemecahan masalah dan berpikir kritis
Mungkin ada beberapa momen dalam peran Anda di mana sebuah hambatan mungkin muncul secara tidak terduga yang mengharuskan Anda untuk memberikan solusi yang efektif untuk mengatasinya.
Luangkan waktu untuk mengembangkan keterampilan pemecahan masalah dan berpikir kritis Anda untuk menciptakan strategi yang menyelesaikan tantangan tertentu dan mencegah yang baru terjadi.
Anda dapat melakukan ini dengan meminta bimbingan orang lain atau belajar dari situasi masa lalu dan menggunakan pengalaman ini untuk mengembangkan rencana proaktif yang mencegah masalah sebelumnya terjadi lagi.
7. Berkolaborasi dengan baik dengan karyawan
Luangkan waktu untuk mengenal kekuatan dan kemampuan tim yang secara teratur bekerja dengan Anda dalam proyek. Cobalah untuk mendengarkan komentar atau kekhawatiran apa pun yang mungkin mereka miliki mengenai tugas-tugas tertentu dan gunakan informasi ini untuk memberi mereka tugas-tugas yang mereka sukai dan memperkuat keahlian mereka.
Anda juga dapat menawarkan mereka sumber daya untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan mereka. Dengan mendengarkan dan berkolaborasi dengan baik dengan karyawan lain, Anda dapat bekerja lebih produktif sebagai tim untuk mengirimkan tugas berkualitas tinggi kepada klien.
8. Tetapkan tujuan yang jelas, terukur dan akurat
Sebelum memulai sebuah proyek, tetapkan dan komunikasikan maksud dan tujuannya kepada anggota tim. Ini memberi diri Anda dan karyawan sesuatu untuk dikerjakan dan membuat upaya yang Anda berikan untuk proyek terasa bermakna.
Komunikasikan dengan jelas apa yang ingin Anda atau klien capai. Anda kemudian dapat membuat tujuan Anda terukur dan akurat dengan membagikan tonggak tertentu untuk dicapai dengan tenggat waktu tertentu. Ini membantu Anda lebih memahami jika Anda membuat kemajuan yang kuat dalam memberikan proyek teladan tepat waktu kepada klien.
9. Blok waktu untuk fokus
Karena banyak tugas mungkin muncul secara tak terduga sepanjang hari kerja Anda, cobalah untuk memblokir waktu untuk fokus langsung pada tugas-tugas tertentu. Perjelas waktu ini kepada karyawan lain dengan menjadwalkan satu jam untuk didedikasikan pada item pekerjaan dan memberi label sebagai jam fokus Anda di kalender publik Anda.
Ini memberi tahu anggota tim bahwa Anda sedang sibuk dan mendorong mereka untuk mendekati Anda di lain waktu dengan pertanyaan atau komentar apa pun yang mungkin mereka miliki untuk Anda. Lanjutkan untuk meminimalkan gangguan selama waktu ini dengan mematikan notifikasi dan menyimpan ponsel Anda saat Anda bekerja.
10. Mengalihdayakan tugas saat dibutuhkan
Jika Anda memiliki beberapa tugas dengan tenggat waktu yang ketat, pertimbangkan untuk mengalihdayakan tugas ini ke karyawan lain, jika memungkinkan. Tinjau tugas Anda yang akan datang dan tentukan item mana yang lebih kecil atau lebih sederhana yang dapat ditangani orang lain untuk Anda.
Evaluasi kemampuan anggota tim saat ini untuk menentukan siapa yang lebih cocok untuk menyelesaikan tugas-tugas ini. Pastikan mereka memiliki cukup waktu dalam jadwal mereka untuk menyelesaikan tugas-tugas ini sebelum meminta mereka untuk menanganinya untuk Anda.
Cobalah untuk memberikan banyak instruksi tentang cara melakukan item ini untuk memastikan mereka menyelesaikannya dengan benar dan produktif.
11. Buat jadwal mingguan untuk diikuti
Anda dapat meningkatkan peluang untuk memenuhi tenggat waktu dan hasil jika Anda membuat daftar tugas dan menjadwalkan setiap item pekerjaan. Pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen tugas, kalender online, atau agenda harian untuk merencanakan semua tugas Anda setiap minggu.
Tentukan tugas mana yang harus diprioritaskan untuk minggu ini dan jadwalkan banyak waktu untuk mengerjakannya. Cobalah untuk memastikan jadwal Anda fleksibel dengan menyediakan waktu yang cukup untuk menyelesaikan semua item jika ada yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan atau tugas tak terduga muncul yang menyebabkan Anda mengubah jadwal atau prioritas Anda.
Kesimpulan
Itulah beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk proses manajemen proyek yang lebih efektif. Perencanaan yang baik dan terstruktur adalah poin utama dalam manajemen proyek yang berhasil, oleh sebab itu penting bagi Anda pemilik bisnis untuk melakukan perencanaan dan mengelola strategi sebelum proyek benar-benar di mulai. Hal ini untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi saat proyek sedang berjalan.
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.