Apa Itu KPI? Berikut Pengertian, Contoh, Manfaat dan Cara Mengukurnya

American Psychological Association mengklaim bahwa memantau kemajuan meningkatkan peluang keberhasilan seseorang. Menilai kinerja orang meningkatkan akuntabilitas mereka, memfasilitasi pembelajaran, dan meningkatkan kepercayaan diri mereka; dengan demikian, membantu mereka mencapai tujuan mereka. Tidak heran, organisasi bisnis menghabiskan banyak waktu, uang, dan sumber daya lainnya untuk mengelola KPI mereka. Namun apa itu pengertian KPI?

Pada artikel ini kita akan membahas secara lengkap tentang apa itu pengertian KPI, contoh, manfaat hingga cara mengukur KPI dengan baik dan benar.

Apa Itu KPI?

KPI atau Key Performance Indicator adalah metrik yang mengukur kinerja dan kemajuan seseorang di bidang strategis yang terkait dengan kesuksesannya, terutama jika dibandingkan dengan yang lain.

KPI adalah pengukuran yang dapat diukur yang mengevaluasi seberapa efektif individu, departemen, atau organisasi bekerja menuju tujuan jangka pendek dan jangka panjang mereka, juga untuk melacak kemajuan mereka menuju tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Poin penting yang perlu diperhatikan adalah KPI berbeda dengan individu, kelompok, dan bisnis. Misalnya, nilai yang diperoleh dalam ujian mungkin merupakan KPI siswa sementara indikator kinerja utama CEO adalah laba tahunan bersih perusahaan mereka. Pengembalian aset, pangsa pasar, dan rasio P / E adalah KPI yang terkait dengan bisnis sedangkan LSM dapat lebih fokus pada jumlah sumbangan yang didistribusikan olehnya.

Karakteristik KPI

Setalah mengetahui apa itu KPI hal yang selanjutnya harus Anda tahu adalah mengerti karakteristik KPI. KPI yang efektif adalah yang dapat dijelaskan secara akurat. KPI yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut.

Simple atau sederhana

Tujuan KPI adalah untuk menjawab pertanyaan dan tidak mengajukan lebih banyak pertanyaan. Oleh karena itu, siapa pun yang meletakkannya harus memastikan bahwa definisi tersebut jelas dan ringkas sehingga mudah dipahami oleh pihak terkait. Metrik yang ditujukan untuk masyarakat umum sebaiknya tidak mengandung jargon dan istilah teknis.

Aligned atau selaras

KPI harus selaras dengan tujuan seseorang untuk mengukur kemajuan mereka ke arah itu. Selain itu, KPI individu harus selaras dengan departemen yang selanjutnya harus selaras dengan organisasi. Selain itu, semua KPI yang terkait dengan grup tertentu harus sejalan satu sama lain. Mereka harus saling melengkapi dan bukan saling bertentangan.

Comparable atau sebanding

Karena tujuan KPI juga untuk menilai posisi seseorang sehubungan dengan pesaing mereka, mereka harus dinyatakan dalam istilah yang sebanding. Organisasi juga suka membandingkan metrik kinerja mereka dengan catatan masa lalu mereka untuk mengevaluasi pertumbuhan.

Namun, mereka harus memastikan bahwa perbandingan tersebut valid. Misalnya, peningkatan pendapatan sehubungan dengan data yang dikumpulkan 30 tahun lalu mungkin bukan indikasi positif; perusahaan baru tidak dapat membandingkan pangsa pasarnya dengan perusahaan raksasa yang sudah mapan.

Actionable atau dapat ditindaklanjuti

KPI harus dapat mendorong tindakan. Oleh karena itu, pemimpin dan eksekutif harus menetapkan KPI yang dapat dipertanggungjawabkan dan ditingkatkan.

Time-bound atau terikat waktu

KPI harus diukur secara teratur. Interval pengukuran harus diatur agar tidak banyak selang waktu antara dua pengukuran yang berurutan, namun juga tidak terlalu sering. Oleh karena itu, saat membuat daftar KPI, organisasi dan kepala tim juga harus memutuskan kapan akan mengukurnya, mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan.

Contoh KPI

KPI bervariasi sesuai kebutuhan individu, departemen, atau organisasi tempat mereka ditetapkan. Namun, beberapa KPI yang umum digunakan di dunia bisnis tercantum di bawah ini:

Contoh KPI Keuangan

• Persentase margin laba kotor
• Persentase margin laba bersih
• Current ratio
• Pengembalian aset
• Modal kerja
• Persentase margin keuntungan operasional
• Siklus Cash conversion

Contoh KPI Pemasaran

• Biaya per akuisisi
• Biaya per lead
• Biaya per klik
• Rasio lalu lintas situs web
• Tingkat keterlibatan

Contoh KPI Penjualan

• Target penjualan
• Biaya akuisisi pelanggan
• Tingkat churn rate pelanggan
• Pendapatan per perwakilan penjualan
• Pertumbuhan penjualan

Contoh KPI Sumber Daya Manusia

• Tingkat konversi perekrutan
• Biaya per sewa
• Biaya pelatihan
• Tingkat turnover karyawan
• Jam lembur
• Rata-rata waktu menginap

Contoh KPI Manajemen

• Biaya akuisisi pelanggan
• Rasio biaya operasional
• Persentase margin laba bersih
• Pengembalian ekuitas
• Rasio P / E

Perbedaan Antara KPI dan Metrik

Orang-orang menemukan pengukuran pengukuran yang berbeda saat bekerja. Hal ini menimbulkan kebingungan umum: apakah semua metrik ini KPI?

Setiap istilah pengukur yang mengukur karakteristik atau komponen organisasi adalah metrik. Jumlah pengunjung toko, jumlah pengunjung situs web per bulan, dan rasio klik-tayang (RKT) rata-rata adalah beberapa metrik yang umum digunakan. Namun, indikator tersebut tidak akan disebut sebagai indikator kinerja utama kecuali terkait dengan tujuan.

Misalnya, biasanya jumlah pengikut halaman Facebook bisnis tidak menentukan faktor utama tentang hal itu dan hanya metrik. Namun, ketika sebuah organisasi bertujuan untuk meningkatkan jangkauannya di Facebook, metrik yang sama adalah KPI. Jadi, semua KPI adalah metrik tetapi tidak semua metrik adalah KPI.

Namun, harus diingat bahwa ini tidak mengurangi kebutuhan untuk melacak metrik bisnis. Meskipun tidak secara langsung mengukur kemajuan organisasi, mereka memainkan peran penting dalam penilaian.

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:

• Apa itu Marketing Myopia? Berikut Pengertian dan Contohnya
• Siklus Hidup Produk: 4 Tahapan dalam Proses Pemasaran Produk
• Saluran Distribusi: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Faktor Penentu Pemilihan Saluran
• Pelatihan Karyawan: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Metodenya
• Konsep Pemasaran: 5 Hal yang Harus Anda Tahu dalam Filosofi Manajemen Pemasaran

Apa saja Jenis KPI?

KPI dibagi menjadi dua jenis berdasarkan sifatnya:

Kuantitatif

Indikator kinerja utama kuantitatif diukur hanya dalam bentuk angka, baik keseluruhan maupun desimal. Mereka selanjutnya dikategorikan menjadi dua kelompok:

• Diskrit: Indikator ini hanya mengambil nilai bilangan bulat, misalnya, jumlah keluhan, jam lembur, dll.
• Berkelanjutan: Ini juga menerima nilai desimal; misalnya, persentase laba bersih dan biaya perolehan pelanggan bersih.

Kualitatif

KPI kualitatif melacak keefektifan proses bisnis atau keputusan. Meskipun terkuantifikasi (sebagaimana seharusnya semua KPI), mereka mengungkapkan pendapat dan karakteristik, dan tidak sepenuhnya numerik. Misalnya, kepuasan pelanggan adalah KPI kualitatif.

Cara lain untuk mengklasifikasikan KPI didasarkan pada titik proses bisnis tempat mereka direkam:

• Input KPI: Mereka mengukur input atau sumber daya yang dimasukkan ke dalam proses bisnis, misalnya, investasi keuangan, waktu staf, dll. Input KPI melacak sumber daya yang digunakan selama pekerjaan.
• Proses KPI: Mereka diukur selama proses bisnis. Proses KPI membantu memahami efisiensinya dan membuat perubahan yang diperlukan.
• Output KPI: Diukur di akhir proses bisnis, output KPI menentukan keefektifannya. Contohnya termasuk keuntungan, akuisisi pelanggan bulanan, dll.

Apa Manfaat KPI?

Membuat daftar, melacak, menilai, dan mengerjakan KPI sangat penting untuk pertumbuhan seseorang, baik itu individu, tim, atau organisasi.

KPI Menilai Status Organisasi Saat Ini

Dikatakan bahwa seseorang tidak dapat mengatur apa yang tidak dapat diukur. Inilah sebabnya mengapa penting untuk menilai keadaan organisasi saat ini melalui metrik dan KPI adalah cara yang pasti untuk melakukannya. Mereka membantu mengevaluasi kesehatan individu atau organisasi saat ini dan memutuskan area mana yang akan ditingkatkan.

KPI Menetapkan Sasaran

Setelah mengevaluasi keadaan organisasi dan karyawannya saat ini, para pemimpin perlu meletakkan jalur perbaikan. KPI membantu mereka menguraikan bidang strategis perbaikan dan menetapkan tujuan relevan yang dapat dicapai.

Misalnya, jika tingkat pertumbuhan penjualan perusahaan saat ini tidak sesuai dengan standar industri, manajer dapat menetapkan target penjualan yang lebih tinggi setelah departemen penjualan mengerjakannya. Namun, tim harus mempertimbangkan tujuan akhir dan visi jangka panjang organisasi mereka sebelum menetapkan tujuan pengembangan segera.

KPI Memantau Kinerja

Indikator kinerja utama diukur secara teratur untuk melacak kemajuan seseorang menuju sasarannya. Mereka membantu memantau dampak tindakan individu dan kolektif terhadap kemenangan dan kegagalan tim.

KPI Memastikan Fokus dan Fleksibilitas

Saat KPI ditetapkan,para stakeholder tahu apa yang harus dikerjakan. Ini membantu mereka tetap fokus dan memastikan penyimpangan minimum dari jalan yang benar. Namun, jika mereka melihat bahwa metode mereka tidak memberikan hasil yang diharapkan, mereka juga dapat mengubah jalur. Oleh karena itu, selain memastikan fokus, KPI juga memungkinkan organisasi menjadi fleksibel.

KPI Mendorong Akuntabilitas, Meningkatkan Semangat, dan Memfasilitasi Pembelajaran

Indikator kinerja utama adalah hasil terukur dari upaya pemangku kepentingan. Indikasi positif memotivasi mereka untuk bekerja lebih keras sementara tanda negatif menunjukkan kesalahan mereka dan meminta mereka untuk memperbaiki strategi mereka.

Bukti terukur atas kinerja yang berlebihan atau kurang memberikan insentif lebih dari sekadar penilaian yang tidak jelas. Selain itu, mengevaluasi KPI karyawan dibandingkan dengan orang lain memastikan akuntabilitas dan persaingan yang sehat.

Pola Track KPI

Seringkali, individu dan organisasi jatuh ke dalam pola yang menghambat pertumbuhan mereka. Analisis KPI membantu manajer untuk mengenali pola-pola ini, mengevaluasinya, dan melepaskan diri darinya.

Bagaimana Cara Membuat KPI yang Efektif?

Sangat sering, organisasi mengikuti tren industri dan berakhir dengan KPI yang salah. Sementara mencatat industri adalah wajib, orang harus ingat bahwa KPI hanya efektif untuk individu dan organisasi tempat mereka ditetapkan. Oleh karena itu, eksekutif, manajer, dan ketua tim harus mengambil tanggung jawab untuk menetapkan KPI yang tepat.

Berikut adalah beberapa hal yang bisa Anda lakukan untuk membuat KPI yang efektif

Memahami tujuan dan sasaran organisasi

Seseorang tidak dapat bekerja untuk bisnis sebelum mengetahui tentang  tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu, manajer dan eksekutif perlu memahami cita-cita, tujuan akhir, dan visi jangka panjang organisasi mereka sebelum menetapkan KPI mereka.

Meninjau keadaan bisnis

Untuk bekerja menuju sebuah visi, seseorang perlu menganalisis masa kini. Sebuah organisasi pertama-tama harus menilai keadaannya saat ini dan kemudian bekerja untuk memenuhi persyaratan jangka pendek dan jangka panjangnya.

Menetapkan KRA dan KPA langsung

Key Result Areas (KRA) dan Key Performance Area (KPA) adalah area strategis yang harus dikerjakan orang untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang mereka. Sementara KPA lebih luas dalam perspektif, KRA secara ringkas menggambarkan tugas paling penting yang terkait dengan suatu pekerjaan. Jadi, setelah status organisasi mereka saat ini diketahui, para pemimpin harus mencantumkan KRA dan KPA mereka. Mereka harus ingat bahwa ini harus sejalan dengan tujuan jangka panjang mereka.

Membuat daftar KPI yang tepat

Ini adalah langkah paling penting untuk membuat daftar KPI yang tepat. Eksekutif, manajer, dan pemimpin harus memutuskan indikator kinerja utama yang relevan; ini harus sejalan dengan visi organisasi mereka, KRA, dan KPA. Mereka juga harus relevan dengan industri dan waktu saat ini. Selain itu, setiap departemen dan individu harus memiliki KPI yang terkait dengan garis waktu.

Menulis KPI

Karena materi tertulis lebih jelas dan lebih berwibawa daripada keputusan lisan, indikator kinerja utama harus dicantumkan dengan cara yang dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat.

Komunikasi yang efektif

Setelah KPI diselesaikan dan terdaftar, mereka harus dikomunikasikan di antara semua pemangku kepentingan, baik itu bos, kolega, atau bawahan. Ini meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi kemungkinan kesalahan.

Pengukuran dan Penilaian KPI

Setelah KPI dicantumkan dan ditetapkan untuk semua, organisasi harus mulai merencanakan proses bisnis mereka dan mengerjakannya untuk meningkatkan KPI mereka.

Namun, bekerja saja tidak cukup. KPI ini perlu diukur dan dievaluasi secara teratur untuk menilai efektivitas rencana bisnis mereka.

Setiap penyimpangan dari ekspektasi membutuhkan tindakan segera. Di sini, pemimpin harus menangani masalah secara fleksibel. Meskipun mereka harus menghargai kekuatan strategi mereka, kelemahan mereka juga harus diterima.

Selain itu, KPI mungkin kehilangan relevansinya dengan waktu. Oleh karena itu, mereka harus ditinjau dan diperbarui bila diperlukan. Para pemimpin harus ingat bahwa tujuan mereka adalah untuk memenuhi visi organisasinya; indikator kinerja utama hanya membantu proses.

Jadi, itulah pembahasan lengkap mengenai pengertian apa itu KPI. Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.