Business Continuity Plan (BCP): Pengertian, Elemen, dan Contohnya

Ada banyak faktor eksternal yang dapat memengaruhi operasi perusahaan, seperti kebakaran atau pemadaman listrik. Membuat Business Continuity Plan yang komprehensif dapat membantu bisnis memahami potensi risiko pada operasi mereka dan mengidentifikasi prosedur untuk mengurangi atau menghilangkan risiko tersebut.

Sangatlah bermanfaat untuk memahami elemen-elemen umum dari Business Continuity Plan untuk membantu Anda mempersiapkannya bagi perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa saja yang termasuk dalam Business Continuity Plan  (BCP) dan memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan umum lainnya tentang alat bisnis ini.

Apa yang dimaksud dengan continuity business?

Continuity business atau kesinambungan bisnis adalah proses mempertahankan operasi perusahaan setelah terjadi peristiwa tak terduga atau keadaan darurat.

Banyak perusahaan memiliki Business Continuity Plan (BCP), yang menguraikan prosedur yang harus diambil jika terjadi suatu peristiwa yang dapat memengaruhi operasi.

Contoh peristiwa yang tidak direncanakan dapat mencakup bencana alam, seperti banjir atau kebakaran, atau serangan siber yang memengaruhi operasi teknologi informasi (TI) perusahaan.

Business continuity plan mengidentifikasi potensi risiko terhadap bisnis dan merinci rencana untuk melindungi personel dan aset perusahaan dalam keadaan darurat.

Business Continuity Plan berbeda dengan disaster recovery plan, yang merupakan dokumen yang berfokus pada bagaimana perusahaan dapat memulihkan operasi dan infrastruktur TI setelah keadaan darurat.

Sebaliknya, BCP mempertimbangkan semua bagian dari operasi perusahaan, seperti merelokasi karyawan jika gedung rusak. Namun, disaster recovery plan dan business continuity plan (BCP) sering kali bekerja sama untuk memberikan arahan tentang bagaimana perusahaan dapat terus beroperasi setelah kejadian yang tidak terduga.

Baca juga: Proses Produksi: Pengertian dan Jenis yang Digunakan Bisnis

Elemen pa saja yang termasuk dalam Business Continuity Plan (BCP)?

Berikut ini beberapa elemen umum dari BCP:

Risiko

Business Continuity Plan biasanya mencakup daftar potensi risiko yang dapat memengaruhi operasi perusahaan. Buatlah daftar setiap potensi risiko secara terpisah di awal rencana.

Sertakan informasi tentang probabilitas risiko, yang berarti seberapa besar kemungkinannya untuk terjadi, dan area perusahaan di mana risiko tersebut mungkin memiliki dampak terbesar, seperti kepegawaian, properti, atau peralatan.

Mengidentifikasi setiap potensi risiko dapat membantu tim menentukan prosedur yang harus dilakukan jika risiko tersebut terjadi.

Analisis dampak bisnis

Analisis dampak bisnis adalah bagian penting dari rencana kontinuitas karena membantu perusahaan memprediksi kemungkinan hasil dari setiap risiko dan menentukan prosedur untuk meminimalkan dampak tersebut.

Analisis ini biasanya mencakup gambaran umum tentang dampak operasional dan keuangan pada organisasi dalam berbagai skenario. Untuk setiap risiko, identifikasi setiap dampak operasional pada perusahaan, seperti peningkatan biaya.

Hitung dampak potensial tersebut dalam jumlah dolar untuk memahami bagaimana risiko tersebut dapat mempengaruhi perusahaan secara finansial. Analisis ini juga berguna untuk menyertakan jadwal kapan dampak tersebut dapat terjadi setelah suatu kejadian.

Baca juga: Pengertian Orientasi Bisnis, Jenis, dan Contohnya

Organisasi

Bagian dari BCP ini menunjuk tim karyawan untuk mengawasi prosedur jika risiko terjadi. Akan sangat membantu jika ada satu anggota tim yang dapat bertindak sebagai pemimpin keberlangsungan bisnis untuk mengawasi semua bagian dari rencana tersebut, sementara anggota tim lainnya mungkin memiliki tanggung jawab untuk area tertentu, seperti TI.

Anda dapat menyusun informasi ini menggunakan format tabel, atau membuat diagram alir yang mencantumkan setiap anggota tim dan berbagai tanggung jawab mereka. Informasi ini memudahkan untuk memahami siapa yang bertanggung jawab atas berbagai bagian rencana kontinuitas.

Prosedur kesinambungan

BCP mencakup prosedur yang akan diambil organisasi jika terjadi risiko. Saat membuat prosedur ini, pertimbangkan area mana yang harus diprioritaskan setelah kejadian yang tidak direncanakan.

Contoh prioritas yang mungkin dimiliki perusahaan termasuk operasi penggajian atau perlindungan data. Ketika Anda memahami prioritas tersebut, Anda dapat mengembangkan cara untuk memastikan perusahaan memenuhi tujuan-tujuan tersebut setelah kejadian yang tidak direncanakan atau keadaan darurat.

Identifikasi personil di perusahaan yang dapat mengawasi berbagai prosedur dan menguraikan peran mereka dengan jelas sehingga orang lain dapat mengambil alih jika diperlukan.

Baca juga: Bagaimana Cara Meningkatkan Pendapatan Bisnis?

Informasi kontak

Akan sangat membantu bagi BCP untuk menyertakan daftar informasi kontak untuk personel kunci, vendor, atau pemangku kepentingan.

Misalnya, daftar ini dapat mencakup informasi kontak untuk semua karyawan yang terlibat dalam business continuity plan, penanggap darurat di area tersebut, penyedia peralatan, manajer fasilitas, atau operator lokasi cadangan. Sertakan alamat email dan setidaknya satu nomor telepon untuk setiap kontak.

Memiliki informasi ini dapat membantu tim dengan cepat menghubungi siapa pun yang terlibat dalam BCP untuk memastikan perusahaan terus beroperasi setelah kejadian yang tidak direncanakan.

Prosedur pengujian

Penting bagi tim untuk menguji Business Continuity Plan (BCP) sehingga mereka dapat merasa yakin dengan prosedur dan memahami peran mereka dalam berbagai skenario.

Menguji rencana keberlanjutan secara rutin juga dapat membantu tim mengidentifikasi area di mana mereka dapat meningkatkan bagian dari rencana tersebut dan membuat perubahan yang diperlukan.

Ada tiga jenis skenario pengujian umum yang biasanya digunakan tim untuk menguji rencana kontinuitas:

Read-through

Dengan jenis pengujian ini, tim bertemu untuk membaca rencana dan memeriksa apakah rencana tersebut berisi strategi yang komprehensif untuk setiap potensi risiko.

Tabletop

Dalam pengujian di tabletop, setiap anggota tim mendiskusikan peran mereka dalam berbagai skenario untuk menentukan area mana saja dalam rencana yang mungkin memerlukan perbaikan.

Simulasi

Jenis pengujian ini mensimulasikan kejadian yang tidak direncanakan atau keadaan darurat. Tim menjalankan prosedur yang diuraikan dalam rencana kontinuitas untuk menentukan efektivitasnya dan memastikan semua orang memahami peran mereka.

Baca juga: Cara Mengiklankan Bisnis Anda di Podcast dalam 5 Langkah

Mengapa Business Continuity Plan itu penting?

BCP membantu memastikan perusahaan dapat terus beroperasi bahkan setelah kejadian yang tidak direncanakan. Memiliki rencana keberlanjutan memiliki banyak manfaat lain bagi perusahaan. Hal ini dapat

• Meminimalkan dampak: Rencana kesinambungan bisnis dapat meminimalkan dampak dari gangguan yang tidak direncanakan dengan mengidentifikasi cara-cara untuk menghilangkan atau mengurangi potensi risiko bisnis.
• Membantu mempertahankan pelanggan: Mengikuti business continuity plan (BCP) dapat memastikan perusahaan terus melayani pelanggannya bahkan setelah kejadian yang tidak direncanakan. Hal ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan dan meningkatkan tingkat retensi pelanggan.
• Melindungi reputasi perusahaan: Memiliki rencana untuk memulihkan operasi setelah keadaan darurat, seperti pelanggaran data, dapat membantu melindungi reputasi perusahaan di pasar.
• Mempertahankan pendapatan: Dengan menerapkan prosedur untuk mempertahankan operasi, perusahaan dapat terus menghasilkan uang selama situasi yang mengganggu. Hal ini dapat membantu bisnis mempertahankan pendapatan dan memaksimalkan profitabilitas.

Baca juga: Riset Bisnis: Pengertian, Metode, dan Contohnya

Kapan Anda harus meninjau Business Continuity Plan Anda?

Ketika para pemangku kepentingan dan personel kunci mengembangkan Business Continuity Plan, mereka mengujinya beberapa kali untuk memastikan rencana tersebut berfungsi dalam berbagai skenario.

Setelah pengembangannya, tim dapat memutuskan untuk mengujinya beberapa kali dalam setahun, atau mereka dapat mengujinya setiap kali ada perubahan pada personel atau operasi TI.

Setidaknya, ada baiknya untuk menguji BCP setidaknya setahun sekali. Selalu memperbarui rencana ini setiap tahun dapat membantu bisnis memastikan bahwa mereka siap jika ada potensi risiko yang dapat memengaruhi operasinya.

Baca juga: 11 Cara Menemukan Pelanggan Baru untuk Bisnis Anda

Seperti apa Business Continuity Plan itu?

Untuk membantu Anda lebih memahami seperti apa bentuknya, berikut ini adalah templat Business Continuity Plan yang dapat Anda gunakan untuk membuat rencana Anda sendiri:

[Nama perusahaan]

[Tanggal revisi atau pengujian terakhir]

Risiko

[Identifikasi setiap potensi risiko, probabilitasnya, dan potensi dampaknya terhadap personel atau aset.]

Analisis dampak bisnis

[Uraikan dampak operasional dan keuangan dari setiap potensi risiko dan identifikasi kapan setiap dampak tersebut dapat terjadi].

Organisasi

[Tentukan peran, tanggung jawab, dan proses yang diawasi oleh setiap anggota tim.]

Prosedur business continuity

[Jelaskan prosedur keberlangsungan bisnis untuk potensi risiko, termasuk sumber daya dan personel kunci yang diperlukan.]

Informasi kontak

[Berikan nama, email, dan nomor telepon untuk setiap kontak utama, seperti personil, pemasok, atau petugas tanggap darurat.]

Prosedur pengujian

[Jelaskan bagaimana tim berencana untuk menguji prosedur keberlangsungan bisnis dan seberapa sering pengujian harus dilakukan.]