Knowledge Management: Pengertian, Manfaat, Elemen, Proses dan Contohnya

Knowledge management (KM) atau manajemen pengetahuan adalah proses interdisipliner dalam membuat, menggunakan, berbagi, dan memelihara informasi dan pengetahuan organisasi.

Ini adalah strategi untuk memanfaatkan aset pengetahuan organisasi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bisnis seperti meningkatkan keunggulan kompetitif, meningkatkan kinerja, mendorong inovasi, berbagi wawasan, dan terus meningkatkan organisasi.

Oleh karena itu, sistem knowledge management merupakan bagian dari proses pembelajaran organisasi, meskipun mereka lebih fokus pada manajemen strategis pengetahuan sebagai aset bisnis yang dapat dibagikan.

Tujuan inti dari knowledge management adalah untuk menghubungkan orang-orang yang mencari pengetahuan dalam suatu organisasi dengan mereka yang memilikinya, dengan tujuan akhir untuk meningkatkan tingkat pengetahuan tim dan organisasi secara keseluruhan.

Pada artikel ini kita akan mengetahui secara mendalam knowledge management, jadi mohon dibaca sampai selesai.

Apa itu Knowledge Management

Knowledge management atau manajemen pengetahuan adalah proses mengumpulkan, berbagi, memelihara atau mengelola, dan menyebarkan pengetahuan organisasi secara lebih efektif.

Sebagai suatu disiplin ilmu, manajemen pengetahuan mengakui tiga bentuk dasar pengetahuan: pengetahuan eksplisit, tacit knowledge, dan pengetahuan implisit.

Pengetahuan eksplisit adalah keterampilan atau informasi yang dapat dengan mudah dipahami, diartikulasikan, dan dibagikan dengan orang lain. Pengetahuan eksplisit juga disebut sebagai pengetahuan formal atau pengetahuan terkodifikasi.

Contoh dari jenis pengetahuan yang dikodifikasi ini adalah buku pegangan perusahaan atau manual prosedur — informasi yang cukup dikenal untuk dicatat dan disimpan dengan mudah.

Sebaliknya, tacit knowledge lebih sulit untuk diartikulasikan, dipahami, dan dibagikan dengan orang lain. Biasanya pengetahuan diam-diam mencakup hal-hal seperti pemikiran inovatif, kemampuan untuk memahami dan memahami apa arti bahasa tubuh khusus industri, atau bagaimana estetika bekerja dalam suatu vertikal.

Ada juga pengetahuan implisit — kategori pengetahuan ketiga. Informasi ini adalah jenis hibrida, yang dapat dikodifikasi dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh tacit knowledge. Pengetahuan implisit dapat diajarkan, tetapi belum ditangkap dengan cara yang benar.

Ada cara lain untuk mengkategorikan jenis pengetahuan untuk lebih mendefinisikan manajemen pengetahuan: pengetahuan mungkin konseptual, ekspektasi, faktual, atau metodologis.

• Pengetahuan konseptual menggambarkan sistem dan perspektif.
• Pengetahuan ekspektasional terkait dengan hipotesis, ekspektasi, atau penilaian tentang berbagai hal.
• Pengetahuan faktual adalah data yang dapat diamati, diukur, dan diverifikasi.
• Dan pengetahuan metodologis berkaitan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Manfaat Knowledge Management

Komunikasi yang lebih dalam, lebih terarah, dan lebih transparan adalah salah satu manfaat dari alat dan sistem knowledge management. Untuk mempromosikan penelitian dan pengembangan produk yang sukses misalnya, jenis komunikasi ini sangat penting.

Sistem knowledge management yang baik memecah bias data dan memungkinkan lebih banyak pekerja dalam organisasi untuk berbuat lebih banyak dengan pengetahuan institusional.

Komunikasi yang lebih baik dalam organisasi juga cenderung diterjemahkan ke dalam peningkatan kemampuan untuk mengkomunikasikan merek, layanan, dan nilai produk kepada pihak luar. Manajemen pengetahuan juga membantu organisasi melindungi modal intelektual dan memanfaatkan basis pengetahuan yang sudah ada.

Kesadaran situasional yang tinggi adalah manfaat lain dari menggunakan sistem knowledge management. Untuk membuat keputusan bisnis yang cerdas, organisasi harus mengetahui semua detail penting dari setiap situasi tertentu.

Manajemen pengetahuan memungkinkan kesadaran situasional yang lebih baik dengan membuat lebih banyak informasi tersedia bagi lebih banyak pembuat keputusan secara tepat waktu.

Adalah mungkin untuk menerapkan sistem manajemen pengetahuan di seluruh perusahaan di banyak divisi atau tingkatan manajemen.

Tampilan implementasi tersebut dapat berbeda, bergantung pada ukuran perusahaan, industri, dan faktor lainnya. Contoh-contoh sistem manajemen pengetahuan hipotetis dapat menjelaskan hal ini lebih jauh.

Misalnya, untuk organisasi yang lebih muda atau lebih kecil, manajemen pengetahuan seringkali penting untuk memperkuat keunggulan dalam pasar yang kompetitif, memungkinkan penyimpanan yang lebih baik dan kodifikasi pengetahuan internal sejak awal.

Organisasi yang lebih besar dan bahkan di seluruh dunia menggunakan manajemen pengetahuan untuk membuat keputusan yang lebih cerdas secepat mungkin, mendapatkan keuntungan mereka sendiri.

Secara garis besar berikut adalah beberapa manfaat knowledge management yang baik:

• Lingkunagan kerja yang lebih efisien
• Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan lebih baik
• Peningkatan kolaborasi
• Membangun pengetahuan organisasi
• Proses orientasi dan pelatihan karyawan dioptimalkan
• Meningkatkan kebahagiaan dan retensi karyawan, karena menilai pengetahuan, pelatihan, dan inovasi

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:

• Buyer Persona: Pengertian, Fungsi, Elemen, Cara Membuat, Dan Contoh Kasus
• Kepemimpinan Transformasional: Pengertian, Karakteristik, Batasan dan Contohnya
• Cost Leadership: Pengertian, Strategi dan Contohnya dalam Bisnis
• Bagaimana Tahapan dalam Melakukan Pengembangan Produk?
• Pengertian Manajemen Produksi, Fungsi, Komponen, dan Karakteristiknya

Elemen dalam Knowledge Management

Organisasi yang memanfaatkan sepenuhnya knowledge management lebih mampu bereaksi dengan cepat terhadap kondisi pasar yang berubah, menawarkan layanan yang lebih baik kepada pelanggan mereka dan meningkatkan inovasi dan efisiensi mereka.

Untuk membuat knowledge management yang baik pada bisnis, Anda harus memperhatikan beberapa elemen ini:

• Orang – Manajemen pengetahuan harus diprioritaskan di dalam perusahaan, dan etos berbagi pengetahuan harus dibangun ke dalam DNA perusahaan dan diberi insentif.
• Proses – Perlu ada sistem yang jelas untuk semua langkah manajemen pengetahuan, sekaligus menyisakan ruang untuk inovasi.
• Teknologi – Teknologi mendukung manajemen pengetahuan, memungkinkan pengetahuan untuk dicari, ditemukan, dan diakses dalam sistem manajemen pengetahuan. Teknologi juga memungkinkan orang untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
• Tata Kelola – Tata kelola organisasi harus memprioritaskan dan menghargai berbagi pengetahuan. Tanpa langkah ini, melembagakan sistem manajemen pengetahuan akan menjadi pertarungan.

Proses Knowledge Management

Dalam mengatur knowledge management untuk suatu organisasi, ada empat langkah proses yang dapat diikuti.

Penemuan

Bagaimana pengetahuan di dalam organisasi akan ditemukan?

Di setiap organisasi, ada banyak sumber pengetahuan. Dalam langkah proses ini, sumber pengetahuan diidentifikasi, serta di mana pengetahuan kritis disimpan, apa yang dapat dipelajari dari pengetahuan ini dan jika ada area di mana pengetahuan dapat hilang selama proses tersebut.

Proses penemuan dibantu oleh pemahaman yang kuat tentang aliran pengetahuan organisasi.

Penyimpanan

Bagaimana pengetahuan baru dan yang sudah ada disimpan?

Setiap organisasi mengandung banyak sekali pengetahuan, dan itu harus disimpan dan diatur dengan cara yang disengaja. Dengan membuat sistem yang dipetakan dan dikategorikan, pengetahuan lebih mudah diakses dan struktur organisasi meningkat. Ini dapat mencakup pemindaian dokumen, menggunakan metadata dan pengindeksan.

Proses

Bagaimana cara terbaik agar pengetahuan ini dapat disintesis dan digabungkan?

Langkah ini melibatkan analisis mendalam tentang pengetahuan yang dikumpulkan dalam dua langkah sebelumnya. Organisasi harus mengatur dan menilai pengetahuan untuk melihat bagaimana pengetahuan terbaik itu dapat dimasukkan ke dalam struktur organisasi.

Langkah ini adalah saat organisasi harus membangun dan mempromosikan pergeseran budaya menuju berbagi pengetahuan dan mengembangkan karyawan menjadi inovator.

Berbagi dan memanfaatkan

Bagaimana cara terbaik individu dalam organisasi mengakses pengetahuan ini?

Inti dari knowledge management adalah untuk memungkinkan akses mudah ke pengetahuan dalam organisasi. Membangun sistem yang berfungsi adalah langkah pertama, tetapi individu perlu memahami cara menggunakan sistem itu.

Menerapkan program pelatihan dapat membantu meningkatkan pemahaman tentang sistem knowledge management. Setelah sistem digunakan, perusahaan mendapat manfaat dari peningkatan efisiensi, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan karyawan yang lebih inovatif.

Contoh Melakukan Knowledge Management Beserta Kelebihan dan Kekurangannya

Tergantung pada apa yang dibutuhkan perusahaan, cara knowledge management mereka akan terlihat berbeda. Di bawah ini kami telah membuat daftar jenis contoh knowledge management yang paling umum:

1. Bimbingan & pelatihan, Tanya Jawab, dan Workshop

Contoh-contoh ini semuanya melibatkan transfer pengetahuan langsung dari pemegang pengetahuan.

Ini bisa melalui bimbingan langsung, sesi pelatihan di seluruh perusahaan, obrolan online dan diskusi kelompok – atau campuran dari opsi-opsi itu dan lainnya.

Agar peningkatan kemampuan dan keahlian menjadi aspek yang efektif dari sistem manajemen pengetahuan, harus ada matriks yang dapat dicari yang dibangun untuk memungkinkan dokumentasi kompetensi.

Kelebihan:

• Pertanyaan bisa langsung dijawab
• Klarifikasi bisa dilakukan jika materinya kurang dipahami
• Sesi jajak pendapat dapat difasilitasi, memanfaatkan kekuatan gabungan dari pengalaman dan pengetahuan kelompok
• Pembelajaran tatap muka cenderung diingat dengan lebih jelas

Kekurangan:

• Dapat memakan waktu dan mengurangi tugas yang coba diselesaikan oleh pemegang pengetahuan
• Mungkin sulit untuk didokumentasikan dan disimpan untuk digunakan di masa mendatang
• Anda bisa kehilangan pengetahuan jika pemegang pengetahuan akan keluar dari perusahaan

2. Dokumentasi, panduan, pedoman, FAQ dan tutorial

Komunikasi tertulis ini bagus untuk menyimpan dan mentransfer pengetahuan.

Dengan manajemen pengetahuan berbasis teks, diperlukan sistem untuk menyimpan, mengkategorikan, dan menavigasi subjek. Dalam banyak kasus, metadata sangat membantu untuk ini.

Kelebihan:

• Dapat diarsipkan dan disimpan dengan mudah
• Mudah dibagikan secara online
• Dapat dengan mudah menggabungkan keahlian beberapa orang menjadi satu paket
• Navigasi cepat ke solusi bila diatur dengan baik

Kekurangan:

• Membutuhkan lebih banyak waktu untuk berkreasi
• Harus diatur dengan baik atau pengetahuan tidak akan ditemukan
• Pengetahuan harus selalu diperbarui

3. Forum, intranet, dan lingkungan kolaborasi

Sumber daya online ini memicu percakapan dan membawa banyak pihak yang berpengalaman dan membagi pengetahuan ke tempat yang sama.

Threads, subforum, dan grup dapat dibagi berdasarkan topik, tingkat keahlian, atau sejumlah klasifikasi lainnya.

Kelebihan:

• Kolaborasi mendorong inovasi
• Banyak pakar dapat disatukan ke satu tempat, di mana pun lokasinya secara global
• Memfasilitasi kontak dengan tim jarak jauh membantu kerja tim dan transfer pengetahuan

Kekurangan:

• Dapat menjadi lingkungan yang kacau dan “bising”
• Pengetahuan tidak secara aktif diperiksa karena ditambahkan ke diskusi
• Mencari melalui banyak pesan dan utas untuk jawaban yang relevan memakan waktu
• Pesan dan thread mungkin tidak diarsipkan

4. Lingkungan belajar dan pengembangan

Menciptakan lingkungan yang menganggap pembelajaran sebagai aset akan mendorong karyawan untuk terus mengedukasi diri sendiri.

Memberi insentif kepada mereka untuk memanfaatkan sistem knowledge management Anda akan menghasilkan karyawan yang terampil yang siap untuk mengambil peran kepemimpinan dalam organisasi Anda.

Untuk mewujudkannya, harus ada pembelajaran dan pengembangan teknologi yang terstruktur dan dapat diakses di tempat yang dapat digunakan karyawan.

Kelebihan:

• Karyawan yang termotivasi dapat mengembangkan diri sesuka hati
• Jalur pelatihan bisa diatur
• Strukturnya memungkinkan penemuan subjek lebih mudah

Kekurangan:

• Membutuhkan banyak usaha untuk membangun dan memelihara
• Konten harus dibuat dan terus diperbarui

5. Studi kasus

Studi mendalam tentang kasus atau masalah tertentu ini berfungsi sebagai panduan lengkap untuk suatu mata kasus yang mungkin dialami dalam lingkungan kerja sehari-hari.

Melihat tindakan yang diambil, hasil dari tindakan tersebut dan pelajaran yang didapat bisa sangat berharga dan memungkinkan pelajaran yang dipetik didokumentasikan dan diarsipkan sepenuhnya.

Kelebihan:

• Dokumentasi lengkap dan pengarsipan pelajaran
• Mudah dibagikan
• Efisien untuk mengkomunikasikan informasi yang kompleks

Kekurangan:

• Meluangkan banyak waktu dan keterampilan untuk berkreasi
• Bisa terlalu terspesialisasi untuk menerapkan pengetahuan secara luas

6. Webinar

Seminar online ini dapat sangat membantu dalam menyebarkan ide secara luas ke seluruh tim, cabang, atau seluruh perusahaan.

Kelebihan:

• Dapat direkam dan digunakan kembali
• Mudah bagi semua karyawan yang tertarik untuk hadir

Kekurangan:

• Meluangkan waktu dan upaya untuk merencanakan, menulis, dan menyampaikan
• Membutuhkan organisasi

Kesimpulan

Setiap proses knowledge management itu unik, tetapi karakteristik tertentu umum untuk sebagian besar skenario. Perhatian khusus di bidang ini termasuk bagaimana budaya organisasi menghargai pengetahuan dan berbagi informasi.

Dalam beberapa situasi, budaya organisasi mungkin memerlukan pengayaan atau modifikasi, seperti menyesuaikan skema kompensasi untuk menghargai pembagian informasi. Ini mungkin juga termasuk penerapan sistem yang lebih ramah pengguna dan sumber daya manajemen pengetahuan.

Terakhir, manajemen konten dan taksonomi informasi adalah langkah terakhir yang kritis dari proses knowledge management. Langkah ini penting untuk memastikan informasi dapat diperoleh kembali, dipahami dengan baik dan dijelaskan, serta diketahui di seluruh perusahaan.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.