Manajemen Kantor: Tips Untuk Mengoptimalkannya

Contents hide

Memiliki kemampuan untuk melakukan manajemen kantor itu penting karena dapat mengatur karyawan Anda untuk sukses dan membantu mengembangkan lingkungan kerja yang kuat dan menarik.

Baik Anda mengatur area kerja Anda atau membantu mengembangkan dan melatih keterampilan anggota tim, menggunakan teknik manajemen yang baik dapat membantu Anda meningkatkan ruang kantor dan meningkatkan kinerja perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, kami membahas mengapa manajemen kantor itu penting dan memberi Anda daftar tips untuk membantu Anda mengelola kantor dengan lebih efisien.

Mengapa manajemen kantor penting?

Manajemen kantor penting karena dapat membantu Anda menggunakan jam kerja dengan lebih efisien, meningkatkan produktivitas karyawan, dan meningkatkan kualitas kerja perusahaan.

Menggunakan strategi dan teknik manajemen kantor yang kuat juga dapat membantu Anda mengembangkan keterampilan administratif yang kuat, menciptakan suasana kerja yang konstruktif, dan meningkatkan moral karyawan.

Tips mengelola manajemen kantor

Berikut adalah 11 tips bermanfaat yang dapat Anda gunakan untuk membantu meningkatkan manajemen kantor Anda:

1. Atur ruang

Menciptakan ruang yang terorganisir dapat membantu meningkatkan efisiensi tim Anda dan menciptakan lingkungan kerja yang mumpuni. Anda dapat menata ruang kantor Anda dengan beberapa cara, antara lain:

Menciptakan zona kerja yang mapan untuk karyawan
Memperbarui sistem pengarsipan perusahaan
Memberi label pada rak, laci, dan kubus
Menyortir dokumen proyek yang sudah selesai ke dalam kotak penyimpanan dan file
Menyimpan daftar item yang perlu diisi ulang (tinta printer, stapler, dll.)

Membersihkan ruang kantor Anda juga bisa sangat membantu ketika mencoba menciptakan suasana kerja yang menguntungkan.

Pertimbangkan untuk membuat jadwal untuk mengingatkan Anda dan tim Anda untuk membersihkan bagian tertentu dari kantor selama hari kerja.

Misalnya, pada hari Senin, Anda dapat membersihkan dan membersihkan debu di ruang istirahat, pada hari Kamis Anda dapat mengatur ulang dan menyortir surat. Memiliki lingkungan yang bersih dapat membantu karyawan menghilangkan gangguan dan meningkatkan kinerja kerja mereka.

2. Simpan seluruh catatan terbaru

Mempertahankan catatan perusahaan yang diperbarui dapat menjadi langkah penting dalam mengelola kantor Anda.

Menyimpan daftar informasi kontak pelanggan, memperbarui informasi pembayaran, dan mencatat ketika tim Anda telah menghubungi klien dapat menghemat waktu kantor Anda dan membantu tim Anda melakukan tugas mereka dengan lebih efektif.

Misalnya, jika rekanan penjualan menjangkau klien baru, akan sangat membantu jika mereka mencatat informasi kontak klien, bagaimana percakapan berlangsung, dan jika tim Anda perlu menghubungi klien itu lagi di masa mendatang.

Jika percakapan berjalan dengan baik, dan klien sudah mempertimbangkan untuk membeli dari kantor Anda, maka rekan penjualan dapat merekam informasi tersebut sehingga rekanan lain tidak membuang waktu untuk menghubungi klien yang sama dua kali.

3. Jadwalkan tugas mingguan Anda

Menjadwalkan tugas mingguan Anda dapat membantu Anda mengatur waktu Anda lebih efisien dan memprioritaskan pekerjaan Anda.

Di awal minggu, periksa tenggat waktu, rapat, dan tugas penting lainnya yang perlu Anda selesaikan dalam minggu itu dan urutkan berdasarkan prioritas. Saat menyortir, pertimbangkan untuk menggunakan kategori berikut:

Stasioner

Aktivitas stasioner adalah pertemuan atau ulasan karyawan yang sudah memiliki tanggal yang ditentukan. Tugas-tugas ini sering kali sudah dijadwalkan untuk Anda, dan Anda tidak dapat memindahkannya dengan mudah.

Sangat membantu untuk mengisi semua tanggung jawab stasioner Anda terlebih dahulu dan menjadwalkan tugas-tugas Anda yang lain di sekitarnya.

Prioritas Utama

Tugas prioritas utama sering kali merupakan tugas yang harus Anda selesaikan pada hari-hari tertentu dalam minggu mendatang, atau pada akhir minggu.

Penting untuk mengurutkan tugas-tugas ini berdasarkan tenggat waktunya sehingga Anda dapat menyelesaikannya sesuai urutan kepentingannya.

Fleksibel

Aktivitas fleksibel seringkali merupakan tugas terakhir yang Anda masukkan ke dalam jadwal Anda. Ini sering merupakan tugas yang tidak harus Anda selesaikan pada akhir minggu, tetapi mungkin berkontribusi pada proyek atau tenggat waktu lain dalam waktu dekat.

Jika Anda tidak dapat memasukkan semua aktivitas fleksibel yang Anda inginkan ke dalam minggu kerja Anda saat ini, pertimbangkan untuk memindahkannya ke minggu berikutnya ketika Anda mungkin memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya.

Dengan menyortir informasi Anda dan membuat jadwal mingguan, Anda dapat lebih memahami apa yang dapat Anda capai secara realistis dalam satu minggu dan jika Anda perlu menyesuaikan tujuan proyek, mendelegasikan pekerjaan atau meminta perpanjangan tenggat waktu.

4. Delegasikan tugas

Mendelegasikan tugas kepada karyawan dan individu lain dapat membantu meningkatkan kinerja dan produktivitas kantor Anda sambil membantu Anda memenuhi tenggat waktu yang penting.

Misalnya, jika Anda memiliki proyek besar yang harus diselesaikan dalam waktu singkat, pertimbangkan untuk menetapkan sebagian kecil proyek tersebut kepada anggota tim yang berbeda.

Mereka dapat menyelesaikan semua tugas kecil tersebut pada saat yang bersamaan dan kemudian memungkinkan Anda untuk mengkompilasi pekerjaan dan informasi menjadi satu dokumen atau laporan yang kohesif setelah selesai.

5. Tetapkan rutinitas

Membuat rutinitas yang mapan di ruang kantor dapat membantu mengelola alur kerja, membuat sistem untuk memproses informasi klien, dan menanggapi keadaan darurat tertentu.

Ketika seorang individu atau anggota tim menyelesaikan tugas atau tugas yang diberikan kepada mereka, akan sangat membantu jika mereka memiliki orang rutin untuk dihubungi jika mereka membutuhkan lebih banyak pekerjaan.

Dengan mendelegasikan fungsi tersebut ke anggota tim lain, Anda dapat membantu menciptakan alur kerja mandiri yang memungkinkan tim bekerja secara konsisten sepanjang hari sambil membebaskan waktu Anda sendiri untuk mengerjakan tugas dan proyek Anda sendiri.

Selama keadaan darurat, seperti jika gedung kantor ditutup atau jaringan perusahaan tidak responsif, penting juga untuk memiliki rutinitas di tempat-tempat untuk terus menghasilkan pekerjaan dan memenuhi tenggat waktu penting.

Baik Anda mencadangkan hard drive kantor atau memiliki sistem untuk bekerja dari jarak jauh jika perlu, memiliki rutinitas yang kuat dan mapan dapat membantu Anda mengatasi tantangan atau konflik di tempat kerja.

6. Hilangkan distraksi

Menghilangkan distraksi dan gangguan di tempat kerja juga dapat membantu menciptakan suasana kerja yang produktif.

Membuat zona bebas kerja, seperti ruang makan siang atau istirahat, menjadwalkan istirahat, dan membatasi situs web tertentu selama jam kerja dapat membantu meningkatkan kinerja kerja dan menghilangkan gangguan yang tidak perlu dari kantor.

Ini juga dapat membantu untuk mengatur timer bagi diri Anda sendiri untuk fokus pada pekerjaan. Menyelesaikan pekerjaan dalam segmen 30 hingga 45 menit sambil beristirahat sejenak di antaranya dapat meningkatkan tingkat kerja Anda dan membantu Anda menyelesaikan lebih banyak tugas sepanjang hari.

Beberapa cara hebat lainnya untuk mengurangi gangguan di tempat kerja meliputi:

Mematikan notifikasi di ponsel Anda
Menyetel ponsel Anda ke skala abu-abu untuk mengurangi daya tariknya
Mengenakan headphone peredam bising bila perlu
Jadwalkan waktu tertentu sepanjang hari untuk memeriksa email Anda

7. Tentukan peran dan tanggung jawab

Ketika karyawan dan individu memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam sebuah perusahaan, itu dapat membantu mereka mengetahui tugas dan tugas mana yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan dan menyelesaikan pekerjaan sehari-hari mereka dengan lebih efisien.

Sebelum Anda merekrut anggota tim baru, dan selama evaluasi setiap karyawan, penting untuk membahas tugas utama masing-masing individu.

Ini dapat mengingatkan mereka tentang peran mereka di dalam perusahaan dan juga dapat memberi tahu mereka jika tugas mereka telah berkembang atau berubah sejak percakapan terakhir mereka dengan Anda.

Misalnya, jika salah satu anggota tim bertanggung jawab atas pembelian persediaan dan inventaris perusahaan, mereka tahu bahwa pertanyaan tentang penjualan atau pemasaran dapat ditujukan kepada orang lain.

Ini juga dapat memungkinkan karyawan lain di kantor untuk memberi tahu anggota tim ini ketika persediaan atau inventaris tertentu hampir habis sehingga mereka dapat membeli lebih banyak.

8. Berikan instruksi yang jelas

Memastikan bahwa karyawan memahami dengan jelas tujuan proyek atau penugasan adalah penting karena dapat membantu menghemat waktu perusahaan dan memastikan bahwa mereka mencapai semua tujuan proyek yang ditetapkan.

Jika Anda tidak yakin apakah seorang karyawan atau anggota tim memahami instruksi Anda, pertimbangkan untuk meminta mereka menyampaikan kembali informasi tersebut kepada Anda.

Meminta mereka meringkas tujuan proyek secara lisan dapat memberi tahu Anda jika mereka mendengar dan menyimpan semua informasi penting.

Jika beberapa karyawan kesulitan memahami aspek tertentu dari tujuan atau sasaran, dorong mereka untuk mengajukan pertanyaan. Mengajukan pertanyaan dapat membantu mereka membangun pemahaman dan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat.

9. Tetapkan tujuan kantor

Menciptakan tujuan kantor dengan insentif kuat yang dapat dikerjakan oleh setiap anggota tim adalah penting karena dapat membantu mendorong kerja tim kantor dan meningkatkan perhatian karyawan terhadap pekerjaan mereka.

Misalnya, jika Anda membuat sasaran kantor yang menyatakan jika tim meningkatkan penjualan mereka sebesar 25% dalam satu kuartal bisnis, mereka dapat memiliki akhir pekan tiga hari, Anda mungkin melihat peningkatan dedikasi untuk menemukan klien baru dan meningkatkan penjualan dengan upaya gabungan dari semua departemen kantor.

10. Fokus pada pembangunan tim

Cara terbaik untuk meningkatkan kerja tim dan mengelola kantor Anda secara lebih efisien adalah dengan menjadwalkan waktu untuk membangun tim.

Baik Anda menjadwalkan acara pembentukan tim di kantor selama jam kerja, atau menyelenggarakan acara sosial yang menyenangkan di luar pekerjaan, menyediakan waktu bagi karyawan Anda untuk berinteraksi satu sama lain dan mengembangkan hubungan profesional mereka dapat meningkatkan komunikasi kantor dan menciptakan suasana kerja yang membantu dan mendorong.

Contoh kegiatan membangun tim yang bermanfaat meliputi:

Game trivia
Latihan kepercayaan
Kelompok sukarelawan

11. Mendorong pelatihan dan pengembangan lebih lanjut

Mendorong anggota tim Anda untuk terus berkembang dan memberi mereka kesempatan pelatihan lebih lanjut dapat membantu meningkatkan moral kantor Anda dan meningkatkan kinerja karyawan.

Mengizinkan karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan kerja mereka dapat membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien dan meningkatkan kualitas hasil kerja mereka.

Ini juga dapat membantu memposisikan mereka untuk kemajuan dalam perusahaan. Misalnya, jika Anda mendelegasikan tugas ke asisten pemasaran yang mengharuskan mereka menggunakan perangkat lunak yang tidak mereka kenal, pertimbangkan untuk memberi mereka tutorial atau meminta karyawan yang lebih mahir untuk melatih mereka tentang program tersebut.

Mereka kemudian akan dapat menyelesaikan tugas lebih cepat, dan dapat menggunakan perangkat lunak lagi pada tugas-tugas mendatang.