Manajemen Organisasi: Pengertian, Fungsi, Komponen, Elemen dan Contohnya

Keberhasilan bisnis membutuhkan strategi yang matang yang dikembangkan menjadi rencana yang dijalankan secara efektif termasuk dalam operasi organisasi. Manajemen organisasi adalah proses memimpin perusahaan dan secara efektif menggunakan atau mengendalikan aset dan sumber dayanya.

Manajemen organisasi melampaui struktur perusahaan; hal ini membutuhkan pemimpin untuk memiliki metode untuk menyelesaikan masalah dan mengembangkan solusi yang membantu bisnis bergerak lebih dekat ke tujuan dan visi yang diinginkan.

Pengertian Manajemen Organisasi

Manajemen organisasi merupakan gabungan dari banyak komponen kepemimpinan dalam suatu perusahaan. Struktur perusahaan yang sebenarnya digunakan untuk mengumpulkan informasi untuk menganalisisnya.

Analisis ini kemudian digunakan untuk mengembangkan strategi yang kemudian diimplementasikan dan dilaksanakan melalui pertemuan, pelatihan, dan promosi. Setiap bisnis menggunakan manajemen organisasi dengan cara yang berbeda bergantung pada kebutuhan unik bisnis.

Setelah rencana diimplementasikan, manajemen organisasi harus memantau dan menyesuaikan aktivitas tergantung pada hasil.

Ini adalah konsep yang cukup luas untuk mencakup seluruh organisasi. Ini juga merupakan kegiatan yang biasanya dilakukan oleh para eksekutif senior, yang memiliki pengetahuan dan pengaruh yang luas di seluruh organisasi.

Kegiatan ini sering kali dipandu oleh serangkaian tujuan yang harus dicapai untuk memenuhi visi jangka panjang perusahaan. Dengan mengelola semua sumber daya yang tersedia dengan benar, administrator dapat memandu perusahaan menuju tujuan tersebut.

Sumber daya ini mencakup sumber daya keuangan, staf, fasilitas, hubungan bisnis, pengetahuan, proses, dan teknik yang merupakan bagian dari aset perusahaan, baik berwujud maupun tidak berwujud.

Sebagian besar akademisi setuju bahwa manajemen organisasi berkaitan dengan empat tahap utama: perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian. Perencanaan dan pengorganisasian mengacu pada semua kegiatan yang dilakukan sebagai persiapan untuk apa yang akan dilakukan.

Memimpin adalah melaksanakan rencana melalui sumber daya yang telah diatur sebelumnya dan sarana pengendalian untuk mengevaluasi hasil yang diperoleh dan menyesuaikannya.

Fungsi Manajemen Organisasi

Fungsi dari manajemen organisasi adalah menggunakan berbagai tingkatan kepemimpinan perusahaan dalam hierarki kepemimpinan untuk menetapkan tujuan, memantau hasil, dan membangun perusahaan yang lebih kuat. Strategi mungkin melibatkan pelatihan karyawan, strategi promosi, efisiensi operasi atau aspek lain dari perusahaan.

Sebuah bisnis harus memprioritaskan pembentukan manajemen yang solid untuk menciptakan perusahaan yang secara jelas mengejar pencapaian tujuan.

Para pemimpin bisnis perlu memperjelas tujuan perusahaan dan menerapkan proses dan prosedur serta bersedia memantau dan menyesuaikan berdasarkan umpan balik kritis. Ketika ini terjadi, bawahan jelas tentang cara menyelesaikan tugas.

Ini menciptakan keseimbangan di perusahaan yang memungkinkannya beradaptasi sesuai kebutuhan dalam lingkungan yang berubah. Ini juga memberi pekerja perusahaan kemampuan untuk mempresentasikan ide-ide dari tingkat dasar produksi atau layanan yang memberikan data mentah yang dibutuhkan eksekutif senior untuk meningkatkan berbagai hal.

Perusahaan tidak hanya menekankan pada detail dan bagaimana mengeksekusinya dengan baik tetapi bersedia menerima umpan balik adalah perusahaan yang diposisikan untuk sukses karena menggunakan sumber daya secara optimal.

Manajer tingkat senior yang bekerja tanpa mempertimbangkan apa yang diketahui oleh orang awam di jalur operasional membuat perusahaan rentan terhadap kesalahan dan masalah.

Ini juga berarti perusahaan berpotensi kehilangan peluang untuk inovasi yang membuatnya kalah dari pesaing inovatif.

Salah urus organisasi menyebabkan kesalahan, kehilangan peluang, dan akhirnya biaya yang lebih tinggi. Manajemen yang tepat secara efektif menggunakan sumber daya keuangan dan mengurangi biaya keseluruhan.

Komponen Penting dalam Manajemen Organisasi

Perencanaan

• Menyiapkan rencana bisnis yang efektif sangat penting untuk memutuskan tindakan yang akan datang untuk menghindari kebingungan di kemudian hari.
• Meencanakan bagaimana Anda berniat melakukan sesuatu.

Pengorganisasian

• Pengorganisasian mengacu pada penggunaan sumber daya secara bijaksana untuk mencapai yang terbaik dari karyawan.
• Menyiapkan anggaran bulanan untuk arus kas yang lancar.

Kepegawaian

• Manajemen organisasi yang buruk menyebabkan karyawan tidak bahagia yang pada akhirnya menciptakan masalah bagi diri mereka sendiri dan juga organisasi.
• Merekrut bakat atau karyawan yang tepat untuk organisasi.

Kepemimpinan

• Manajer atau atasan harus menetapkan target yang jelas untuk anggota tim.
• Seorang pemimpin harus memastikan anggota timnya bekerja bersama-sama menuju tujuan bersama. Dialah yang memutuskan apa yang benar dalam situasi tertentu.

Kontrol

• Atasan harus menyadari apa yang terjadi di sekitar mereka.
• Hierarki harus didefinisikan dengan baik untuk manajemen yang efektif.
• Atasan pelapor harus meninjau kinerja dan kemajuan bawahan mereka dan membimbing mereka kapan pun diperlukan.

Manajemen waktu

• Manajemen waktu yang efektif membantu karyawan melakukan hal yang benar pada waktu yang tepat.
• Untuk mengelola waktu secara efektif dan selalu bermanfaat untuk jangka panjang.

Motivasi

• Motivasi sangat membantu dalam mengikat karyawan bersama.
• Menghargai karyawan atas kerja bagus mereka atau skema insentif yang menguntungkan sangat membantu dalam memotivasi karyawan dan membuat mereka bekerja untuk rentang waktu yang lebih lama.

Elemen dalam Manajemen Organisasi

Struktur organisasi yang strategis dan direncanakan dengan cermat membantu bisnis berjalan secara efektif dan efisien. Struktur yang tidak efektif dapat menyebabkan masalah yang signifikan bagi perusahaan, antara lain hilangnya keuntungan, pergantian karyawan yang cepat, dan hilangnya produktivitas.

Berikut adalah elemen penting dalam organisasi yang harus Anda tahu:

Departementalisasi

Departementalisasi mengacu pada bagaimana struktur organisasi mengelompokkan fungsi, kantor, dan tim perusahaan. Kelompok individu tersebut biasanya disebut sebagai departemen.

Departemen biasanya diurutkan berdasarkan jenis tugas yang dilakukan oleh pekerja di setiap departemen, tetapi ini bukan satu-satunya cara untuk membuat perincian departemen perusahaan. Anda juga dapat membagi bisnis ke dalam grup berdasarkan lini produk atau merek, lokasi geografis, atau bahkan kebutuhan pelanggan.

Rantai komando

Sebagian besar organisasi, dari bisnis, organisasi nirlaba hingga militer, menggunakan rantai komando. Ini membantu menghilangkan inefisiensi dengan meminta setiap karyawan melapor kepada satu manajer, bukan ke beberapa atasan.

Dalam konteks perusahaan, jenis rantai komando ini tercermin dalam struktur organisasi dan memengaruhi deskripsi pekerjaan serta hierarki kantor. Manajer menetapkan tugas, mengomunikasikan harapan dan tenggat waktu kepada karyawan, dan memberikan motivasi atas dasar satu-ke-banyak.

Ketika karyawan menemui hambatan atau masalah, mereka melapor kembali ke manajer yang sesuai. Jika perlu, manajer kemudian bertanggung jawab untuk membawa kekhawatiran atau mengeluarkan rantai komando ke tingkat berikutnya, dan seterusnya. Rantai otoritas atau komando ini memperlancar operasi dan komunikasi perusahaan untuk bisnis yang lebih efisien dan produktif.

Rentang kendali

Rentang kendali organisasi menentukan berapa banyak karyawan yang menjadi tanggung jawab setiap manajer dalam perusahaan. Tidak ada satu jenis rentang kendali yang ideal untuk semua perusahaan atau bahkan untuk semua bisnis di industri tertentu.

Rentang yang optimal akan bergantung pada sejumlah faktor, termasuk ukuran tenaga kerja, bagaimana perusahaan dibagi menjadi beberapa departemen, dan bahkan sasaran dan strategi bisnis spesifik perusahaan.

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah jenis manajer yang ditugaskan ke setiap departemen tertentu dan uraian tugas dari karyawan yang melapor kepada manajer tersebut.

Berdasarkan gaya atau pendekatan individu manajer, rentang kendali dapat berkisar dari tiga atau empat hingga 15 atau lebih. Tentu saja, manajer yang ditempatkan lebih tinggi di rantai komando biasanya memiliki rentang kendali yang lebih ketat, karena mereka secara langsung bertanggung jawab atas manajer menengah atau pemimpin tim.

Sentralisasi dan Desentralisasi

Struktur organisasi juga bertumpu pada spektrum sentralisasi. Umumnya, entitas perusahaan yang lebih konservatif mengadopsi struktur terpusat. Dalam desain ini, manajer tingkat-C membuat semua keputusan, manajemen merancang rencana eksekusi dan karyawan lini depan melaksanakan rencana itu.

Manajer tingkat-C umumnya adalah mereka yang berada di tingkat paling atas dari bagan organisasi, seperti kepala eksekutif, kepala operasi, dan kepala pemasaran.

Memusatkan otoritas dalam bisnis berarti bahwa manajemen menengah biasanya hanya memiliki sedikit atau tanpa masukan tentang tujuan yang ditetapkan perusahaan.

Sistem ini khas di organisasi perusahaan yang lebih besar, serta di perusahaan di industri yang lebih konservatif. Di sisi lain, perusahaan dapat mengadopsi pendekatan yang lebih terdesentralisasi.

Sistem desentralisasi memungkinkan semua tingkat manajemen kesempatan untuk memberikan masukan tentang tujuan dan sasaran visi besar.

Keputusan yang lebih besar dan di seluruh perusahaan umumnya masih disediakan untuk pejabat tingkat C, tetapi manajer departemen menikmati tingkat keleluasaan yang lebih besar dalam cara tim mereka beroperasi.

Spesialisasi Pekerjaan

Dalam bisnis apa pun, karyawan di semua tingkatan biasanya diberi deskripsi tentang tugas mereka dan harapan yang menyertai posisi mereka. Di perusahaan yang lebih besar, deskripsi pekerjaan umumnya diadopsi secara formal secara tertulis.

Pendekatan ini membantu memastikan bahwa kebutuhan tenaga kerja spesifik perusahaan terpenuhi, tanpa duplikasi upaya yang tidak perlu. Spesialisasi kerja memastikan bahwa semua karyawan memiliki tugas khusus yang diharapkan untuk mereka lakukan berdasarkan pengalaman kerja, pendidikan dan keterampilan masing-masing karyawan.

Hal ini mencegah ekspektasi bahwa karyawan akan melakukan tugas-tugas yang tidak mereka miliki pengalaman atau pelatihan sebelumnya dan untuk mencegah mereka bekerja di bawah kapasitas mereka.

Formalisasi

Akhirnya, struktur organisasi menerapkan beberapa tingkat formalisasi. Elemen ini menguraikan hubungan antar-organisasi. Formalisasi adalah elemen yang menentukan prosedur, aturan dan pedoman perusahaan yang diadopsi oleh manajemen.

Formalisasi juga menentukan aspek budaya perusahaan, seperti apakah karyawan harus masuk dan keluar saat tiba dan keluar kantor, berapa banyak istirahat yang dapat diambil oleh pekerja dan berapa lama waktu istirahat tersebut, bagaimana dan kapan karyawan dapat menggunakan komputer perusahaan dan bagaimana pekerja di semua tingkatan diharapkan berpakaian untuk bekerja.

Contoh Kasus dalam Manajemen Organisasi

Susan adalah CEO dari sebuah studio foto besar di kota Jakarta. Dia saat ini memiliki 25 fotografer dan 3 studio di seluruh tempat di kota tersebut ditambah 10 anggota staf yang mengawasi berbagai aktivitas perusahaan.

Dialah yang bertanggung jawab atas manajemen organisasi. Dia harus merancang kalender bulanan studio setiap bulan yang berisi semua acara dan janji temu yang ditetapkan oleh departemen penjualan dan dia harus mengatur fotografer untuk meliput semua. dan menyelesaikan projek pekerjaan dari para kliennya.

Dia juga harus mengawasi hasil dari sesi yang paling penting diprioritaskan dan beberapa hasil untuk klien yang tidak diprioritaskan ditinjau oleh beberapa staf ahlinya.

Dia mengadakan pertemuan mingguan dengan timnya untuk mengevaluasi kemajuan bulanan dan ini merupakan bagian pengendali dari aktivitas manajemen organisasinya.

Kesimpulan

Itulah pembahasan mendalam mengenai manajemen organisasi yang mungkin berguna untuk Anda selaku pemilik bisnis. Manajemen organisasi yang efektif dapat menghadirkan budaya bisnis yang baik, transparan dan pada akhirnya akan mendatangkan keuntungan dalam usaha tersebut.

Pastikan Anda selalu memperhatikan kebutuhan dari anggota organisasi Anda dan juga memahami setiap karakter dari anggota organisasi Anda. Dengan cara ini, Anda bisa membuat organisasi bisnis yang baik dan menciptakan atmosfir kerja yang hangat dan saling bekerjasama.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

Berikut adalah artikel tentang manajemen lainnya yang bisa Anda baca:

• 5 Tips Untuk Mengasah Sifat Kepemimpinan Karyawan Anda
• Manajemen Mutu: Pengertian, Prinsip dan Manfaatnya Bagi Bisnis
• Pengertian Manajemen Kinerja, Proses, Komponen, dan Manfaatnya
• Pengertian Prinsip Ekonomi dan 10 Prinsip yang Perlu Anda Tahu
• Mengenal Lebih Dalam Sistem Informasi Manajemen Secara Lengkap