12 Tips dalam Membuat To-Do-List yang Baik
Merencanakan bagaimana Anda bisa menyelesaikan semua tugas Anda dalam satu hari bisa jadi menantang, tetapi menjadi jauh lebih mudah ketika Anda terorganisir di tempat kerja. Membuat dan mengelola daftar tugas dapat membantu Anda berkomitmen untuk menyelesaikan tugas dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Dalam artikel ini, kami menjelaskan pentingnya mengelola daftar tugas dan cara yang lebih baik untuk membuat to do list tugas Anda.
Mengapa penting untuk membuat to do list dengan baik?
Mengelola dan membuat to do list dapat mempermudah penyelesaian tugas yang sensitif terhadap waktu. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari mengelola daftar tugas Anda:
- To do list atau daftar tugas membantu Anda mengingat. Anda dapat membuatnya lebih mudah untuk mengingat semua yang Anda perlukan dengan membuat daftar tugas yang terperinci.
- Anda dapat menetapkan prioritas. Setelah mendaftar semua tugas Anda, Anda dapat dengan mudah melihat apa yang seharusnya menjadi prioritas Anda.
- To do list Anda dapat membantu Anda mengoordinasikan tugas serupa. Misalnya, jika Anda harus mengumpulkan dokumen dari manajer Anda dan mengirimkannya ke orang lain, tugas-tugas ini dapat dikelompokkan bersama.
- Anda dapat melacak kemajuan pekerjaan Anda. Di penghujung hari Anda, Anda dapat melihat daftar Anda dan tahu persis berapa banyak pekerjaan yang Anda selesaikan.
- To do list Ini membantu menghilangkan kecemasan. Kecemasan dan stres dapat membuat Anda lebih mudah melupakan prioritas, yang membuatnya sangat penting untuk tetap teratur dan mengurangi stres sebanyak mungkin.
12 cara dalam membuat to do list yang efektif
Setiap orang memiliki gaya kerja mereka sendiri, tetapi banyak orang mendapat manfaat dari mengatur tugas mereka ke dalam daftar tugas atau to do list. Berikut adalah 12 cara efektif untuk mengelola daftar tugas Anda.
1. Bagi daftar tugas Anda menjadi beberapa bagian
Untuk benar-benar mengelola daftar tugas Anda, ada baiknya untuk memperhatikan seberapa dapat dicapainya tugas yang Anda sertakan. Membagi daftar menjadi beberapa bagian dapat membantu Anda memfokuskan upaya Anda dan mengidentifikasi apa yang mungkin dilakukan dalam kerangka waktu hari Anda.
Pertimbangkan untuk membagi daftar tugas Anda menjadi tiga bagian. Pertama, tulis acara, telepon, dan rapat yang Anda hadiri hari itu. Di bagian kedua, sertakan hal-hal yang Anda harapkan akan dicapai selama rapat, dan pada daftar ketiga, sertakan hal-hal yang perlu dilakukan tetapi tidak mendapatkan slot di kalender kerja Anda.
2. Gunakan metode “SUG”
Memiliki gagasan yang jelas tentang apa prioritas terbesar Anda di tempat kerja dapat membantu Anda menjaga daftar tugas Anda agar tidak terlalu panjang. Metode “SUG” membantu Anda membuat daftar tugas yang dapat dikelola. Sebelum menyusun daftar Anda, pertimbangkan:
- Seriousness (Keseriusan): Luangkan waktu untuk menentukan tugas-tugas penting yang perlu Anda selesaikan dalam sehari.
- Urgency (Urgensi): Pikirkan tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas.
- Growth (Pertumbuhan): Pahami efek yang dapat terjadi jika Anda menunggu terlalu lama untuk menyelesaikan tugas
3. Buat daftar tugas yang berbeda untuk tugas, proyek, dan tujuan
Anda dapat membuat daftar hal terbaik yang harus Anda lakukan setiap hari dengan memisahkan tugas, sasaran, dan proyek Anda. Menulis daftar tugas dapat membantu memecah proyek yang luas, dan Anda dapat mendelegasikan beberapa tugas kepada orang lain jika itu adalah keputusan yang tepat.
Daftar tujuan juga penting, karena memungkinkan Anda menguji apakah hal-hal yang Anda tangani sehari-hari sejalan dengan tugas yang ingin Anda selesaikan tepat waktu.
4. Bagikan daftar tugas Anda secara publik
Akuntabilitas eksternal bekerja dengan baik bagi banyak orang di tempat kerja mereka. Jika Anda melakukan yang terbaik saat pencapaian Anda secara publik, mungkin membantu untuk membuat daftar tugas yang dapat Anda bagikan dengan orang lain. Metode ini dapat sangat membantu bagi pengusaha, pekerja lepas, dan orang lain yang bekerja di bawah pengawasan.
Mengirim pembaruan mingguan ke teman atau rekan kerja Anda dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Selain itu, Anda mungkin merasa lebih mudah untuk mencapai tujuan Anda jika Anda dapat mengelola daftar tugas prioritas Anda secara publik.
5. Rancang harimu
Alih-alih berfokus pada bagaimana Anda dapat mengatur waktu, luangkan waktu untuk merancang hari Anda. Bangun struktur yang sesuai untuk Anda dan buat fokus serta kebutuhan Anda jelas selama waktu tertentu.
Ini bahkan dapat membantu Anda menetapkan batasan yang sesuai di tempat kerja. Jika jadwal Anda jelas bagi orang lain, mereka akan lebih mudah memahami bagaimana dan kapan harus membantu Anda.
Misalnya, mengatur tugas Anda ke dalam kuadran dapat bekerja dengan baik untuk Anda. Sertakan tugas harian Anda dalam daftar tugas dan bagi menjadi tugas representatif, operasi bisnis, proyek pengembangan, dan tugas transaksional. Saat Anda membuat daftar, identifikasi tugas yang memberi energi pada Anda dan tempatkan secara strategis untuk meningkatkan produktivitas Anda.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
6. Buat daftar item yang sudah selesai
Selain membuat daftar apa yang perlu Anda capai, pertimbangkan juga untuk membuat daftar apa yang telah Anda selesaikan. Membuat daftar tentang apa yang telah Anda selesaikan dapat membantu Anda melacak kemajuan yang terukur dan melanjutkan ke langkah berikutnya.
Ini juga dapat meningkatkan harga diri Anda dari waktu ke waktu dengan memungkinkan Anda melihat seberapa produktif Anda di tempat kerja.
7. Sertakan hal-hal yang Anda sukai
Saat membuat daftar tugas di to do list, pertimbangkan untuk menambahkan beberapa hal yang menurut Anda menarik. Jika daftar tugas Anda penuh dengan tugas yang membosankan, pastikan untuk memasukkan satu atau dua hal yang benar-benar Anda sukai yang dapat Anda tangani dengan mudah dan sesuai dengan hari kerja Anda.
8. Batasi tugas yang Anda rencanakan untuk diselesaikan dalam sehari
Saat pertama kali mulai meningkatkan daftar tugas Anda, fokuslah untuk menyelesaikan tiga hingga lima tugas penting setiap hari dan memberikan hasil yang berkualitas.
Anda juga dapat menyesuaikan daftar tugas agar hanya memiliki tugas yang Anda rencanakan untuk diselesaikan pada hari itu. Ini dapat membantu Anda agar tidak stres karena terlalu banyak tugas yang mungkin sulit untuk ditangani setelah Anda mengetahui batas maksimum Anda.
Semakin banyak Anda menyelesaikan tugas untuk hari itu, semakin baik Anda dapat memahami cara mengelola daftar tugas Anda. Ini juga dapat membantu Anda mengembangkan pandangan yang lebih positif yang meningkatkan produktivitas tempat kerja Anda.
9. Revisi daftar Anda setiap hari
Saat Anda memulai hari di tempat kerja, nilailah apakah Anda tahu apa yang ada di daftar tugas Anda dengan merevisinya. Jika Anda menyadari bahwa Anda memiliki banyak tugas hari itu yang mungkin tidak Anda selesaikan, fokuslah pada prioritas terbesar Anda. Juga, persiapkan diri Anda tentang bagaimana Anda dapat menangani semua tugas di daftar Anda hari itu.
10. Buat daftar proyek mingguan
Ada banyak hal dalam daftar Anda yang mungkin ingin Anda selesaikan pada akhir minggu. Inilah sebabnya mengapa sangat membantu untuk membuat daftar prioritas yang harus diselesaikan setiap minggu.
Daftar utama dapat membantu Anda mempersempit setiap tugas sehingga Anda tidak kehilangan fokus dengan selalu mempertimbangkan tujuan jangka panjang Anda yang lebih besar.
Misalnya, Anda mungkin menyelesaikan tugas-tugas seperti mendapatkan pinjaman bisnis, menghubungi klien atau memulai akun baru di tempat kerja dalam waktu seminggu.
11. Jaga waktu tetap efisien
Mengukur waktu adalah strategi yang digunakan saat mengelola daftar tugas Anda. Cobalah untuk menentukan jumlah waktu yang mungkin Anda perlukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Misalnya, Anda mungkin perlu mencapai hasil yang sama dalam waktu yang lebih singkat pada beberapa hari jika Anda ingin menyelesaikan semua tugas dalam daftar tugas Anda selama minggu tertentu.
Melacak waktu juga dapat membantu Anda mengetahui tugas yang dapat Anda selesaikan dalam seminggu. Jika Anda mengetahui kira-kira berapa lama Anda perlu menyelesaikan jenis tugas tertentu, Anda dapat mempermudah mengatur waktu Anda untuk memastikan Anda dapat menyelesaikan tugas itu.
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.