21 Tips Manajemen Proyek untuk Pemula
Mengelola sebuah proyek bisa menjadi aktivitas yang kompleks dan menantang. Terlepas dari tingkat pengalaman Anda, selalu ada cara untuk meningkatkan kinerja Anda dalam manajemen proyek. Mempelajari beberapa praktik terbaik untuk manajer proyek mungkin merupakan salah satu cara untuk mencari perbaikan. Dalam artikel ini, kami mendefinisikan manajemen proyek dan memberikan daftar 21 tips manajemen proyek untuk pemula untuk meningkatkan peluang keberhasilan proyek dan karir mereka.
Apa itu manajemen proyek?
Manajemen proyek adalah proses mengatur dan mengelola sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Perbedaan utama antara manajemen secara umum dan manajemen proyek adalah bahwa manajemen umum adalah proses yang berkelanjutan, sedangkan manajemen proyek memiliki tanggal mulai dan kriteria yang berbeda untuk kesimpulannya.
Manajer proyek biasanya menggunakan berbagai keterampilan keras yang terkait langsung dengan sifat dan keterampilan lunak proyek, seperti komunikasi dan perhatian terhadap detail untuk mengoordinasikan semua aspek yang terkait dengan proyek.
21 tips manajemen proyek untuk pemula
Pertimbangkan tip berikut jika Anda seorang manajer proyek pemula:
1. Kenali tim Anda
Ketika mengelola proyek yang sukses, biasanya membantu untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim. Selain membantu Anda memahami kualifikasi tim Anda, ini juga dapat membantu Anda memilih orang yang tepat untuk setiap tugas.
Untuk menilai anggota tim Anda dengan detail terbaik, bicarakan dengan setiap anggota satu per satu dan catat perbedaan mereka. Ini dapat membantu Anda membuat tugas tugas yang lebih efisien.
2. Terus berkomunikasi
Terlepas dari seberapa lengkap Anda mempersiapkan proyek dan mendelegasikan tugas, proyek dapat berubah. Sangat penting untuk mengembangkan metode komunikasi yang mudah untuk memperbarui tim Anda dan memberikan pemberitahuan segera tentang perubahan. Berkomunikasi tidak hanya membantu Anda mengelola alur proyek, tetapi juga memberi tim Anda umpan balik mengenai pekerjaan mereka.
3. Pahami tujuan Anda
Sebelum mendelegasikan tugas, penting bagi Anda untuk sepenuhnya memahami parameter untuk proyek yang sukses. Ini dapat membantu Anda menetapkan metrik yang dapat dicapai untuk setiap anggota tim dan menilai kemajuan mereka selama proyek berlangsung. Ini juga dapat membantu Anda menetapkan jadwal yang realistis.
4. Bayangkan tujuan akhir
Anda sering mendapatkan hasil yang lebih baik sebagai manajer proyek jika Anda menetapkan tujuan yang jelas. Fokus tujuan yang ketat dapat membantu Anda menghindari gangguan dan mendisiplinkan pekerjaan Anda untuk menyelesaikan proyek. Hal ini juga dapat membantu Anda mengidentifikasi tugas-tugas yang tidak memberikan kontribusi tegas untuk tujuan proyek dan membuat perubahan yang diperlukan.
5. Identifikasi risiko
Mengelola risiko adalah bagian penting dari manajemen proyek. Selama fase perencanaan, usahakan untuk mengidentifikasi semua risiko penting dan peluang terjadinya. Melakukannya dapat membantu Anda dan tim Anda dengan cepat membatasi konsekuensi negatif dari risiko selama proyek Anda.
6. Prioritaskan manajemen waktu
Saat mengelola proyek, penting untuk diingat bahwa rencana didasarkan pada jadwal waktu dengan perkiraan tanggal finalisasi. Mungkin bermanfaat untuk membagi proyek Anda menjadi tujuan yang lebih kecil dan dapat dicapai dengan tanggal penyelesaian. Menjaga komunikasi dengan pemangku kepentingan proyek untuk memperbarui kemajuan mereka dan menerima persetujuan atau perubahan.
7. Fokus pada penyelesaian yang berhasil daripada kesempurnaan
Saat menilai tingkat penyelesaian tugas, cobalah untuk menyetujui semua tugas yang sesuai dengan parameter Anda agar berhasil diselesaikan.
Peluang setiap tugas yang dieksekusi dengan sempurna sangat kecil, jadi menerima bahwa beberapa di antaranya tidak sempurna dapat menghemat waktu Anda dan meningkatkan efisiensi. Fokus pada tujuan utama daripada setiap ketidaksempurnaan kecil.
8. Lakukan riset metodologi manajemen proyek
Metodologi manajemen proyek adalah berbagai alat, praktik, proses, dan teknik yang membantu Anda berhasil melakukan tugas. Kebanyakan dari mereka relevan untuk proyek di industri apa pun, membantu Anda memandu tim Anda dan membuatnya lebih efisien. Anda dapat meneliti metodologi yang paling populer dan memilih salah satu yang paling sesuai dengan proyek Anda.
9. Gunakan software manajemen proyek
Perangkat lunak manajemen proyek modern dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan meningkatkan peluang berhasil menyelesaikan proyek.
Ini juga dapat membantu anggota tim Anda mengatur pekerjaan mereka dan berkomunikasi secara efisien dengan Anda dan satu sama lain. Identifikasi kebutuhan Anda yang tepat dan uji beberapa aplikasi manajemen proyek sebelum memilih platform Anda.
10. Fokus pada satu tugas pada satu waktu
Sebagai manajer proyek, Anda cenderung memiliki beberapa proyek yang lebih kecil dalam proyek utama. Meskipun melakukannya secara bersamaan mungkin tampak seperti metode yang efisien waktu, dalam kebanyakan situasi, ini memengaruhi kualitas pekerjaan Anda dan waktu pengiriman Anda.
Berfokus pada satu tugas pada satu waktu dapat membantu Anda mendapatkan fokus, menghindari gangguan, dan meningkatkan produktivitas Anda.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
11. Pertahankan keseimbangan kehidupan kerja
Saat mengelola proyek yang kompleks, Anda dapat mengambil risiko kehilangan keseimbangan kehidupan kerja atau work life balance dan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk fokus pada proyek.
Selain memengaruhi kehidupan pribadi Anda, hal ini juga dapat memengaruhi kapasitas Anda untuk tetap fokus di seluruh proyek. Sangat penting bahwa baik anggota tim Anda dan orang-orang dalam kehidupan pribadi Anda tahu kapan Anda tidak tersedia, sehingga Anda dapat berhasil mengelola kedua aspek kehidupan Anda.
12. Tunjukkan empati
Mampu menempatkan diri pada posisi salah satu anggota tim membuat Anda lebih mampu memahami tantangan mereka. Selain itu, menunjukkan empati dan kasih sayang serta memperhatikan tujuan pribadi anggota tim Anda dapat memberi mereka motivasi ekstra untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Ini juga dapat membantu Anda membuat tujuan dan insentif individual.
13. Percayai anggota tim Anda dengan tugas mereka
Manajer proyek pemula memiliki kecenderungan untuk mengelola mikro setiap aspek proyek. Selain sangat memakan waktu, juga tidak efisien untuk mengatur atau mengulang pekerjaan anggota tim Anda secara berlebihan. Sebaliknya, percayakan anggota tim Anda dengan tugas masing-masing dan tetapkan jadwal untuk memeriksa kemajuan mereka.
14. Miliki rencana alternatif
Kembangkan opsi alternatif untuk elemen paling mendasar dari proyek Anda. Meskipun proyek Anda mungkin berisi terlalu banyak variabel untuk dikelola, jika landasannya tertutup, maka detailnya dapat ditangani nanti.
Jika Anda menghadapi tantangan yang tidak terduga, memiliki rencana tentang cara mengatasi tantangan yang diharapkan dapat memfasilitasi kemajuan proyek Anda. Ini juga dapat meyakinkan anggota tim Anda bahwa Anda benar-benar siap untuk proyek tersebut.
15. Mengadakan pertemuan rutin dengan anggota tim
Bertemu dengan anggota tim, baik secara individu maupun sebagai kelompok, dapat membantu Anda mengidentifikasi dan mengatasi tantangan sebelum meningkat. Ini juga dapat membantu menyinkronkan tim Anda dan memungkinkan mereka untuk saling menawarkan umpan balik. Saat menjadwalkan rapat tim, biasanya membantu untuk menggunakan tonggak pencapaian proyek tertentu sebagai tema.
16. Melacak detail penting
Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab atas sejumlah besar informasi harian. Anda mungkin perlu mencatat nama dan informasi kontak pemasok, informasi pelacakan produk, kode dan data peraturan khusus untuk hari atau proses, catatan revisi untuk rencana arsitektur atau perubahan produk.
Baik Anda menulis informasi secara manual atau menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, buat catatan khusus tentang apa pun yang penting bagi proyek. Anda dapat mengatur catatan Anda nanti untuk referensi detail tentang proyek.
17. Ketahui batasan pribadi Anda
Menjadi manajer proyek yang lebih baik bergantung pada mengetahui area mana yang perlu Anda tingkatkan. Menganalisis diri sendiri secara objektif dan jujur dapat mengungkap berbagai kekurangan.
Mengatasi mereka dapat membantu Anda meningkatkan peran. Ini juga dapat membantu Anda memahami aspek pekerjaan apa yang harus Anda delegasikan.
18. Pertahankan tingkat motivasi
Bahkan setelah memilih orang yang tepat untuk setiap tugas dan dengan tepat menentukan tugas yang dapat diberikan untuk mereka, anggota tim dapat kehilangan motivasi selama proyek berlangsung.
Sebagai manajer proyek, Anda bertanggung jawab untuk menjaga agar setiap anggota tim tetap termotivasi dari awal hingga akhir. Anda dapat melakukannya dengan dorongan terus-menerus dan dengan memberikan contoh etos kerja yang baik.
19. Dapatkan gelar dalam manajemen proyek
Selain pengalaman praktis, belajar untuk mendapatkan gelar dalam manajemen proyek dapat membantu Anda memahami sepenuhnya prinsip-prinsip praktis dan teoritis dari peran tersebut.
Anda dapat memperoleh pemahaman yang lebih dalam tentang mata pelajaran seperti standar konstruksi, desain proyek, bahan, dan keberlanjutan. Juga, sebagai manajer proyek awal, gelar yang relevan dapat meningkatkan peluang kerja Anda di lapangan.
20. Berinteraksi dengan pemangku kepentingan proyek
Mempertahankan komunikasi dengan pemangku kepentingan dapat meningkatkan pemahaman dan dukungan untuk metode manajemen proyek Anda.
Itu dapat menjaga proyek Anda sesuai jadwal dengan tetap mengetahui persyaratan dan permintaan modifikasi. Ini juga membantu pengambilan keputusan sesuai jadwal ketika Anda memperbaruinya tentang kemajuan, kebutuhan tenaga kerja, kebutuhan pasokan, dan perkiraan penyelesaian.
21. Pimpin dengan memberi contoh
Saat memimpin sebuah proyek, penting untuk diingat bahwa salah satu cara terbaik untuk mengajari anggota tim Anda kebiasaan yang bermanfaat adalah dengan mempraktikkannya sendiri. Menjadi panutan bagi tim dapat meningkatkan pendekatan setiap orang untuk bekerja dan meningkatkan otoritas Anda. Oleh karena itu, ketika Anda ingin menerapkan praktik atau prosedur kerja tertentu, berhasil melakukannya sendiri dapat menjadi contoh bagi orang lain dan mendorong mereka untuk mengikuti jejak Anda.
Kesimpulan
Itulah beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam manajemen proyek yang cocok untuk pemula. Perencanaan yang baik dan terstruktur adalah poin utama dalam manajemen proyek yang berhasil, oleh sebab itu penting bagi Anda pemilik bisnis untuk melakukan perencanaan dan mengelola strategi sebelum proyek benar-benar di mulai. Hal ini untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi saat proyek sedang berjalan.
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.