Bagaimana Cara Mengukur Produktivitas dan Meningkatkan Efisiensi?
Mengukur produktivitas perusahaan atau departemen Anda memungkinkan Anda melakukan perubahan operasional, menambah karyawan atau peralatan untuk memenuhi tenggat waktu. Memahami produktivitas tenaga kerja Anda juga memungkinkan Anda mengukur efisiensi secara keseluruhan dan apakah Anda dapat memenuhi tenggat waktu yang ketat atau menerima klien baru. Ada berbagai cara untuk mengukur produktivitas dan pemahaman mana yang terbaik untuk bisnis Anda dapat memakan waktu dan pertimbangan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengapa penting untuk mengukur produktivitas di tempat kerja dan membagikan beberapa strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengukur produktivitas segera.
Apa itu produktivitas?
Produktivitas adalah ukuran efisiensi mesin, pabrik atau orang dalam mengubah input menjadi output yang berguna. Untuk menghitung produktivitas, Anda membagi output rata-rata per periode dengan biaya yang dikeluarkan atau sumber daya, seperti personel, yang dikonsumsi dalam periode tersebut.
Mengapa produktivitas harus diukur?
Ada beberapa alasan penting untuk mengukur produktivitas di tempat kerja.
Keputusan investasi lebih mudah
Perusahaan perlu mengetahui seberapa produktif operasinya untuk membuat keputusan investasi. Misalnya, Anda mungkin bekerja di pabrik produksi yang membuat mobil di mana produksinya sangat melambat selama dua tahun terakhir.
Berdasarkan pengukuran produktivitas, perusahaan dapat menyimpulkan bahwa penurunan produktivitas disebabkan oleh peralatan lama yang memerlukan pembaruan.
Manajemen menginvestasikan uang dalam memodernisasi pabrik. Pengukuran produktivitas secara terus menerus memungkinkan perusahaan untuk membandingkan efisiensi operasinya dari waktu ke waktu dan membuat penyesuaian yang sesuai.
Mengukur efektivitas dan kemampuan karyawan
Alasan penting lainnya untuk mengukur produktivitas adalah memungkinkan Anda mengukur efisiensi tenaga kerja Anda. Misalnya, jika perusahaan Anda telah diminta oleh klien untuk mengakomodasi hasil yang menantang, satu-satunya cara Anda akan tahu apakah Anda dapat memenuhi garis waktu adalah jika Anda secara konsisten mengukur produktivitas tenaga kerja Anda. Manajer juga perlu mengetahui bagaimana kinerja masing-masing karyawan.
Memungkinkan pengambilan keputusan operasional yang lebih baik
Alasan penting lebih lanjut untuk memantau produktivitas adalah bahwa hal itu dapat membantu manajer mengubah perusahaan. Misalnya, data yang dikumpulkan selama proses pengukuran dapat mengungkapkan penundaan dalam proses produksi.
Atau, mungkin mengungkapkan masalah dalam siklus hidup pelanggan. Menyadari hal ini dapat memungkinkan Anda untuk membuat perubahan operasional seperti memperluas tim layanan pelanggan atau berinvestasi dalam peralatan produksi baru.
Tips untuk mengukur produktivitas pada bisnis
Setiap perusahaan memiliki metode sendiri untuk mengukur produktivitas. Keragaman metode mencerminkan fakta bahwa setiap perusahaan berbeda dalam hal struktur dan fokusnya.
Oleh karena itu, perusahaan biasanya menyesuaikan alat pengukur produktivitas agar sesuai dengan kebutuhan mereka. Karena itu, ada beberapa kategori pengukuran produktivitas yang luas yang harus Anda harapkan selama karier Anda.
- Berorientasi pada keuntungan
- Menyelesaikan pekerjaan
- Manajemen waktu
- Umpan balik dan penilaian rekan kerja
- Membandingkan waktu kerja dengan barang yang diproduksi
- Memantau kemajuan karyawan
- Kepuasan pelanggan
Berorientasi pada keuntungan
Salah satu cara Anda dapat mengukur profitabilitas adalah dengan memantau profitabilitas dan penjualan organisasi. Misalnya, secara sederhana, jika satu tahun perusahaan Anda mendapat untung satu milyar dan tahun berikutnya mendapat untung 2 milyarr, ada indikasi yang jelas tentang peningkatan produktivitas, meskipun perlu dilakukan analisis yang lebih dalam tentang kinerja perusahaan. Anda bisa melihat laporan laba rugi untuk mengetahui apa yang menyebabkan peningkatan profitabilitas.
Berfokus pada laba dapat menjadi pilihan populer bagi perusahaan yang beroperasi di area yang seringkali sulit untuk mengukur berapa lama suatu aktivitas tertentu akan berlangsung.
Pertimbangkan, misalnya, tim yang bertanggung jawab untuk mengelola kampanye iklan untuk beberapa klien. Perusahaan mungkin memutuskan bahwa lebih penting untuk mengamankan beberapa klien utama dengan menghasilkan kampanye iklan berkualitas tinggi daripada mengamankan klien sebanyak mungkin.
Dalam situasi ini, mereka mungkin memutuskan bahwa cara terbaik untuk menilai seberapa efektif tim adalah dengan fokus pada keuntungan yang mereka bawa ke perusahaan. Mereka mungkin membandingkan tingkat keuntungan dengan jumlah total yang dibayarkan dalam gaji untuk pengukuran yang lebih akurat.
Menyelesaikan pekerjaan
Pendekatan lain berkonsentrasi pada berapa banyak tugas yang diselesaikan oleh tenaga kerja. Dalam metode pengukuran produktivitas ini, manajemen kurang memperhatikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Sebaliknya, mereka fokus untuk menyelesaikan produk akhir.
Untuk menjalankan pengukuran produktivitas seperti itu, Anda mungkin perlu memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Tugas-tugas ini kemudian diberikan kepada setiap karyawan untuk memastikan bahwa proyek penuh diselesaikan dengan tenggat waktu yang ditentukan. Untuk proyek yang lebih besar, tujuan atau target sementara dapat dimasukkan, sehingga semua orang tahu apakah pekerjaan berjalan sesuai jadwal.
Manajemen waktu
Pilihan alternatif untuk mengukur produktivitas adalah dengan memantau waktu yang Anda ambil untuk menyelesaikan tugas. Untuk melakukan ini, gunakan perangkat lunak pengukur produktivitas atau program online.
Salah satu sistem manajemen waktu yang umum digunakan mengharuskan karyawan untuk memasukkan waktu yang mereka habiskan untuk suatu tugas ke dalam spreadsheet.
Hasilnya kemudian dapat dinilai oleh manajer dari waktu ke waktu untuk melihat apakah produktivitas meningkat, menurun, atau tetap stabil. Keuntungan dari metode ini adalah bahwa perangkat lunak modern memungkinkan perusahaan untuk membagi waktu menjadi beberapa menit dan bahkan detik untuk memastikan bahwa waktu kerja digunakan secara efektif.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
Umpan balik dan penilaian rekan kerja
Jika tim kecil atau sekelompok karyawan berinteraksi secara teratur, Anda dapat menerapkan pengukuran produktivitas berdasarkan penilaian dan umpan balik rekan kerja. Dalam sistem seperti itu, Anda menilai produktivitas setiap karyawan sesuai dengan umpan balik yang mereka dapatkan dari orang lain tentang kinerja mereka.
Agar berhasil, setiap karyawan harus mengetahui peran berbeda yang dimiliki setiap anggota staf dalam tim dan apa yang diharapkan dari mereka. Harus ada komunikasi tingkat tinggi di dalam tim dan karyawan harus merasa cukup nyaman untuk memberikan penilaian yang jujur atas kinerja rekan kerja mereka.
Membandingkan waktu kerja dengan barang yang diproduksi
Metode populer untuk mengukur produktivitas dalam pengaturan pabrik adalah membandingkan total waktu kerja, yang juga disebut input, dengan jumlah produk yang diproduksi, atau output. Dengan demikian, perusahaan dapat menghitung rasio yang menunjukkan seberapa efisien karyawan mereka bekerja.
Untuk mengukur produktivitas dengan cara ini, Anda akan membagi jumlah total produk yang dibuat dengan jumlah total jam kerja semua karyawan. Kemudian, Anda akan menggunakan hasilnya sebagai rasio biaya-manfaat, yang dapat Anda pantau.
Memantau kemajuan karyawan
Berbagai strategi pengukuran produktivitas melibatkan pemantauan kemajuan karyawan secara teratur. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk tetap di atas pekerjaan yang sedang dilakukan dan membuat perubahan atau menetapkan tujuan baru bila perlu.
Salah satu caranya adalah dengan check-in harian atau rapat tim. Ini melibatkan pertemuan dengan tim Anda setiap hari untuk membahas alur kerja, masalah yang mungkin muncul atau perkembangan baru pada prosedur kerja Anda. Dengan membandingkan berapa banyak pekerjaan yang telah diselesaikan karyawan selama sehari atau seminggu, Anda akan mendapatkan gambaran umum tentang seberapa produktif mereka.
Kepuasan pelanggan
Cara populer untuk mengukur produktivitas di perusahaan yang menawarkan layanan kepada pelanggan adalah dengan menggunakan umpan balik pelanggan. Misalnya, pelanggan yang menghubungi pusat layanan mungkin akan diminta setelah panggilan selesai untuk menyelesaikan survei kepuasan singkat. Di dalamnya, mereka akan menjelaskan apakah karyawan menjawab pertanyaan mereka dan apakah mereka merasa diperlakukan dengan sopan.
Data yang diperoleh dari survei pelanggan kemudian dapat digabungkan dengan jumlah pelanggan yang telah ditangani oleh pusat layanan selama periode tertentu. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang seberapa produktif pekerjaan yang Anda dan rekan Anda lakukan.
Untuk mengilustrasikan hasil potensial, pertimbangkan dua pusat layanan yang identik. Satu dapat menangani 80 pelanggan setiap jam sementara yang kedua hanya mengelola 60. Namun, penelepon ke pusat layanan pertama mengeluh dalam survei pelanggan bahwa mereka jarang mendapatkan jawaban yang mereka inginkan dan merasa seperti sedang terburu-buru. Hal ini menyebabkan banyak panggilan berulang.
Dalam contoh ini, perusahaan yang menjalankan pusat layanan kedua dapat dengan tegas menyatakan bahwa karyawannya lebih produktif meskipun mereka menangani lebih sedikit panggilan telepon per jam dari pelanggan.
Kesimpulan
Menemukan cara untuk menguku produktivitas adalah hal penting bagi pengembangan suatu bisnis. Proses perencanaan bisnis Anda mungkin bergantung pada histori produktivitas Anda di masa lalu, oleh sebab itu menentukan cara yang terbaik dalam mengukur produktivitas merupakan hal yang krusial dalam sebuah bisnis.
Jadi pastikan Anda mengetahui apa yang bisa Anda improvisasi dengan melakukan pengukuran produktivitas untuk tim dan karyawan Anda secara berkala untuk hasil yang maksimal.
Jika Anda ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda, atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.