12 Tanda Proses Bisnis Tidak Efisien dan Cara Mengatasinya
Proses menjadi produktif di tempat kerja adalah dengan menggunakan prosedur dan metode yang efisien untuk menyelesaikan tugas Anda. Sebuah proses tunggal dalam bisnis yang tidak efisien dalam sebuah organisasi dapat memiliki efek luas di seluruh perusahaan tergantung pada berapa banyak orang atau departemen yang berinteraksi dengan prosedur tersebut sebagai bagian dari alur kerja mereka.
Mempelajari berbagai indikasi proses bisnis yang tidak efisien dapat membantu Anda mengidentifikasinya di tempat kerja Anda sendiri, kemudian secara proaktif untuk menggantinya dengan strategi operasional yang lebih baik.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan dampak alur kerja bisnis yang tidak efisien, kemudian membagikan cara mengidentifikasi proses yang tidak efisien di tempat kerja dan memberikan tips untuk memperbaikinya.
Apa dampak dari proses bisnis yang tidak efisien?
Proses yang tidak efisien dapat memiliki banyak efek pada bisnis, karyawan, dan klien mereka. Pada akhirnya memperlambat produksi, yang dapat menurunkan moral, menurunkan laba, dan menurunkan kepuasan klien. Ketika proses Anda di tempat kerja tidak efisien, Anda juga memiliki lebih sedikit kesempatan untuk berinovasi dan membuat kemajuan dalam karir Anda sendiri. Sangat penting untuk mengatasi inefisiensi secepat mungkin untuk mengoptimalkan kebahagiaan dan potensi Anda di tempat kerja.
12 tanda proses bisnis yang tidak efisien
Berikut adalah beberapa indikator umum dari sistem yang tidak efisien di tempat kerja, dengan saran tentang cara mengatasinya:
1. Sering terjadi miskomunikasi
Ketika miskomunikasi adalah bagian rutin dari hari kerja Anda dan tim Anda, ini mungkin menunjukkan masalah yang lebih dalam dengan sistem dan proses perusahaan.
Meskipun penting bagi individu untuk bertanggung jawab atas komunikasi mereka sendiri satu sama lain, jika mereka menggunakan sistem komunikasi yang ketinggalan zaman atau memiliki prosedur yang buruk untuk berkomunikasi satu sama lain, sulit bagi mereka untuk memiliki interaksi yang sukses dengan rekan kerja dan klien.
Miskomunikasi yang sering terjadi dapat mencakup orang yang melewatkan pesan, mengirim balasan yang terlambat, atau salah memahami percakapan. Jika miskomunikasi adalah pola di tempat kerja Anda, Anda mungkin memiliki proses komunikasi yang tidak efisien.
Salah satu strategi untuk memperbaiki masalah ini adalah dengan memperbarui teknologi komunikasi Anda di organisasi Anda. Pertimbangkan untuk menginstal aplikasi perpesanan untuk tempat kerja Anda agar semua orang dapat langsung menghubungi satu sama lain dan mengatur interaksi mereka dengan tim, departemen, dan saluran yang berbeda. Anda juga dapat menerapkan kebijakan tentang cara tim Anda berkomunikasi, seperti selalu menanggapi email dari anggota tim dalam jangka waktu tertentu.
2. Kesulitan mencari informasi
Informasi yang tidak dikelola dengan baik adalah gejala umum dari organisasi dengan proses yang tidak efisien. Untuk bisnis modern, manajemen informasi, dokumentasi, dan distribusi data sangat penting untuk produktivitas.
Orang harus dapat mengakses informasi tentang bisnis untuk menyelesaikan pekerjaan mereka secara efektif, jadi ketika mereka kesulitan menemukan detail yang berbeda, ini dapat memperlambat proyek.
Ini terutama benar ketika departemen dan tim yang berbeda memiliki sistem masing-masing untuk menyimpan data, yang juga dikenal sebagai silo informasi. Silo ini sulit diakses oleh siapa pun di luar tim, dan beberapa rekan kerja bahkan mungkin tidak mengetahui datanya.
Anda dapat memerangi informasi yang tidak dapat diakses dengan membuat satu database bersama untuk sepanjang waktu. Membuat departemen TI untuk mengelola data atau sekadar mengunggah semua catatan tim ke lokasi pusat dapat membuat perbedaan besar dalam efektivitas keseluruhan proses perusahaan.
3. Teknologi ketinggalan zaman
Peralatan dan perangkat lunak yang sudah tua dan ketinggalan zaman juga dapat menyebabkan proses menjadi tidak efisien. Tidak semua perangkat lunak lama tidak efisien dan tidak efektif, tetapi jika Anda belum memperbarui sistem Anda dalam beberapa saat, itu mungkin penyebab masalah baru-baru ini.
Ini terutama benar jika Anda memiliki sistem lama yang tidak lagi kompatibel dengan pembaruan baru, yang berarti lebih sulit untuk memperbarui peralatan Anda atau berkolaborasi dengan bisnis lain yang menggunakan perangkat lunak modern.
Cari driver dan versi perangkat lunak yang Anda gunakan secara berkala untuk memastikan Anda memiliki akses ke teknologi modern. Penting juga untuk meneliti standar industri untuk peralatan yang akan digunakan dan setiap inovasi terbaru di pasar.
4. Turnover yang tinggi
Inefisiensi yang meluas di tempat kerja dapat menyebabkan tingkat turnover yang tinggi di seluruh staf. Ketika karyawan menyadari bahwa perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur yang tidak efisien, mereka mungkin memilih untuk meninggalkan bisnis dan mencari pekerjaan lain daripada berupaya mengembangkan sistem baru dan menerapkan perubahan itu sendiri.
Karyawan jangka panjang pada akhirnya mungkin merasa frustrasi dengan ketidakefisienan dan karyawan baru dapat dengan cepat mengenali lingkungan yang tidak efisien. Turnover yang tinggi dapat memiliki banyak efek lain, seperti semangat kerja yang rendah, perasaan tidak pasti dan kurangnya pengetahuan dan kesadaran tim tentang produk dan layanan perusahaan.
Untuk mengatasi pergantian yang tinggi dari prosedur yang tidak efisien, komunikasikan dengan karyawan tentang perubahan yang ingin mereka lihat di tempat kerja. Bicaralah dengan karyawan baru tentang bagaimana prosedur dalam peran mereka berbeda dari pemberi kerja sebelumnya dan tanyakan tentang jenis otomatisasi dan teknologi apa yang ingin mereka terapkan untuk mempermudah pekerjaan mereka.
5. Proses perekrutan yang panjang
Menarik karyawan dan meyakinkan mereka untuk bergabung dengan tim Anda juga lebih menantang jika Anda memiliki proses yang tidak efisien. Jika beberapa pelamar menyelesaikan proses wawancara tetapi menolak tawaran pekerjaan mereka, itu mungkin merupakan tanda bahwa perusahaan telah ketinggalan zaman, prosedur yang tidak efisien yang menghalangi mereka untuk bergabung dengan tim.
Ketika Anda memiliki proses perekrutan yang panjang untuk setiap posisi karena orang secara konsisten menolak peran tersebut, renungkan mengapa orang mungkin tidak menganggap pekerjaan itu menarik. Pertimbangkan berbagai aspek alur kerja pekerjaan yang membuat orang menjauh dan lakukan brainstorming bagaimana Anda dapat mengotomatiskan aspek peran agar tidak terlalu mengintimidasi.
6. Waktu yang ekstensif untuk tugas-tugas yang membosankan
Anda dapat menentukan apakah suatu organisasi memiliki sistem yang tidak efisien dengan memperhatikan bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka. Ketika orang menghabiskan banyak waktu untuk tugas manual yang membosankan, kemungkinan bisnis memiliki prosedur yang tidak efisien dan mungkin ada cara yang lebih baik untuk menyelesaikan tugas yang sama.
Meskipun beberapa tugas manual tidak memiliki padanan otomatis, Anda dapat menyusun strategi untuk menemukan pengganti yang lebih efisien untuk banyak tugas berulang yang diselesaikan orang dengan tangan.
Jika orang-orang di tim Anda menghabiskan sebagian besar waktunya untuk melakukan pekerjaan yang membosankan dan berulang, tanyakan apakah mereka memiliki ide tentang cara yang lebih baik untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Kemungkinan mereka memiliki strategi untuk metode yang memungkinkan untuk meningkatkan alur kerja dan menghemat waktu, jadi bertanya langsung kepada mereka adalah cara yang baik untuk menyelesaikan masalah khusus ini.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
7. Standarisasi yang buruk
Ketika tempat kerja memiliki proses yang tidak efisien, biasanya karyawan mencoba mencari solusi yang lebih mudah, bahkan jika manajemen tidak secara resmi mengadopsi metode itu sebagai prosedur perusahaan.
Hal ini dapat menimbulkan masalah baru, yaitu kurangnya standarisasi di seluruh bisnis. Beberapa orang mungkin mengikuti aturan resmi yang tidak efisien, sementara orang lain mungkin menggunakan strategi mereka sendiri yang tidak resmi. Hal ini dapat menyebabkan hasil yang sangat tidak konsisten di seluruh bisnis dan berbagai umpan balik yang tidak dapat diandalkan dari klien.
Jika terjadi standarisasi yang buruk dan campuran metode yang berbeda di seluruh tempat kerja, penting untuk meningkatkan keterlibatan dari manajemen dan memastikan bahwa setiap orang menggunakan metode yang sama. Setelah Anda memahami hasil dari satu metode, Anda dapat menggunakan data tersebut untuk melakukan perbaikan dan perubahan yang konsisten.
8. Meningkatnya biaya operasi
Jika sebuah perusahaan tiba-tiba menjadi lebih mahal untuk beroperasi secara proporsional dengan penjualannya, proses produksinya mungkin kurang efisien. Ini mungkin karena sistem produksi tidak dapat mengakomodasi peningkatan skala, yang mengharuskan Anda menyesuaikan strategi untuk memenuhi peningkatan permintaan.
Bisa juga karena inefisiensi baru dalam sistem atau perubahan kebijakan baru-baru ini. Sangat penting untuk terus menghasilkan solusi kreatif untuk mengelola beban kerja yang meningkat untuk perusahaan Anda, terutama karena biaya administrasi dan tenaga kerja meningkat.
Ketika biaya operasional menjadi tanda inefisiensi dalam bisnis, Anda dapat menggunakan analisis keuangan untuk mempelajari lebih lanjut tentang sumber pasti dari pengeluaran tersebut.
Bandingkan biaya saat ini di setiap bagian bisnis Anda dengan pengeluaran di periode sebelumnya untuk mengidentifikasi di mana Anda menghabiskan lebih banyak uang, kemudian bertukar pikiran tentang strategi untuk menghemat anggaran departemen itu.
9. Tidak ada deadline
Karena tidak efisien memperlambat alur kerja perusahaan, proses yang tidak efisien dapat menyebabkan Anda mulai melewatkan tenggat waktu. Jika Anda tiba-tiba mulai mengirimkan pekerjaan di belakang jadwal, sistem yang tidak efisien mungkin menjadi penyebabnya.
Berkomunikasi dengan tim Anda tentang perubahan terbaru yang memperlambat produktivitas mereka, mempertimbangkan pengaruh luar seperti motivasi rendah atau proyek yang lebih menantang.
Ketika Anda mulai melewatkan tenggat waktu, pelajari jumlah waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan setiap bagian proyek untuk menemukan penyebab keterlambatan.
Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi bagian mana dari proses yang menciptakan inefisiensi. Anda juga dapat mengetahui bahwa keseluruhan sistem tidak efisien, yang memungkinkan Anda mengalihkan energi untuk menemukan strategi yang benar-benar baru untuk menyelesaikan pekerjaan atau mengembangkan metode proyeksi baru untuk membuat garis waktu yang realistis.
10. Ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan
Jika Anda harus menolak pelanggan dan klien karena infrastruktur Anda saat ini tidak dapat menangani permintaan, itu menunjukkan inefisiensi yang melekat. Jenis inefisiensi ini sebenarnya bisa menjadi pertanda baik bagi bisnis karena menunjukkan bahwa Anda siap untuk tumbuh, tetapi itu hanya menguntungkan dalam jangka pendek.
Jika Anda harus membuat orang menjauh untuk waktu yang lama, itu menunjukkan bahwa bisnis tidak dapat tumbuh dan mencapai potensi penuhnya, artinya mungkin mulai menurun.
Anda akhirnya perlu menyesuaikan sistem bisnis untuk menerima lebih banyak peluang bisnis dan tumbuh sesuai permintaan. Ini melibatkan penelitian fasilitas baru, membeli peralatan produksi dengan kapasitas lebih tinggi dan mempekerjakan lebih banyak staf untuk mengakomodasi lebih banyak pesanan pelanggan.
11. Kepuasan pelanggan rendah
Pelanggan yang tidak puas serta produk dan layanan berkualitas rendah dapat menjadi tanda penurunan proses dan sistem perusahaan Anda. Ini menunjukkan bahwa nilai produksi Anda menurun dan tim jaminan kualitas Anda melewatkan detail penting dalam prosesnya.
Saat bisnis berkembang, tim layanan pelanggan mungkin tidak dapat memberikan layanan yang dipersonalisasi, yang berarti bahwa lebih mudah bagi pelanggan untuk melihat masalah dengan produk dan proses perusahaan. Untungnya, meningkatkan sistem dan berfokus pada cara untuk membuat perusahaan lebih efisien dapat berdampak positif pada hasil pelanggan.
12. Pesaing menurunkan harga
Jika semua pesaing perusahaan di pasar mampu menurunkan harga mereka, perusahaan itu mungkin mengalami masalah efisiensi. Meskipun wajar bagi beberapa bisnis untuk memiliki harga yang lebih rendah daripada yang lain karena skala ekonomi dan metode produksi yang berbeda, perubahan besar-besaran pada titik harga dapat menunjukkan evolusi dalam standar, metode, dan praktik terbaik industri. Ketika pesaing beradaptasi dengan pasar dan Anda tidak, proses Anda menjadi tidak efisien jika dibandingkan.
Anda dapat menyesuaikan diri dengan perubahan ini dengan meneliti inovasi di bidang Anda, mempelajari cara yang lebih baik untuk menghasilkan produk Anda dan mengadopsi metode baru untuk produksi di industri Anda. Mencoba metode eksperimental dan menjadi pengguna awal tren dapat membantu Anda tetap kompetitif.
Kesimpulan
Itulah tanda proses bisnis yang tidak efisien dan cara mengatasinya dalam bisnis Anda. Untuk proses bisnis yang lebih efisien, pastikan Anda memiliki perencanaan, alat, dan juga menjaga setiap komunikasi antar anggota untuk memastikan semua proses berjalan dengan optimal.
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.