Manajemen Pengadaan: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

Contents hide
Apa itu manajemen pengadaan?
Elemen dalam manajemen pengadaan
Manfaat manajemen pengadaan
Bagaimana meningkatkan manajemen pengadaan

Memahami proses manajemen pengadaan dapat membantu Anda memfasilitasi alur kerja yang efisien untuk tim Anda dan menjadi strategis tentang kapan, di mana, dan bagaimana Anda memperoleh barang dan jasa eksternal.

Anda dapat menerapkan praktik terbaik untuk manajemen pengadaan di organisasi Anda dengan meninjau elemen dan teknik yang terlibat dalam proses pengadaan.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan dasar-dasar manajemen pengadaan dan memberikan strategi untuk menerapkan sistem ini di tempat kerja Anda.

Apa itu manajemen pengadaan?

Manajemen pengadaan mengacu pada proses dan prosedur yang terkait dengan memperoleh pasokan untuk operasi bisnis.

Karena tidak semua bisnis dapat secara internal memproduksi bahan mentah, pasokan, dan layanan yang terlibat dalam rantai pasokan mereka, banyak perusahaan menggunakan beberapa bentuk manajemen pengadaan untuk memenuhi permintaan konsumen dan mencapai tujuan bisnis.

Setiap kali perusahaan perlu melakukan outsourcing bagian dari bisnis mereka, mereka menggunakan manajemen pengadaan untuk memastikan efisiensi maksimum dan efektivitas biaya.

Elemen dalam manajemen pengadaan

Proses manajemen pengadaan adalah siklus yang dimulai dengan memilih sumber daya untuk memperoleh dan berakhir dengan menerima dan membayar sumber daya tersebut.

Setiap elemen dari proses manajemen pengadaan melibatkan dokumentasi yang mendalam untuk menjaga agar semua anggota tim tetap terkoordinasi. Fitur utama dari manajemen pengadaan meliputi:

Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian, tim pengadaan membuat rencana yang merinci semua layanan dan barang yang diperlukan untuk operasi bisnis.

Mereka memutuskan apa yang akan dialihdayakan dan menetapkan anggaran untuk setiap kategori pengadaan. Aspek perencanaan manajemen pengadaan melibatkan pengaturan sistem bagi karyawan perusahaan untuk berkomunikasi satu sama lain tentang status setiap jenis pengadaan pada saat tertentu.

Pemilihan vendor

Meneliti dan memilih vendor yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pengadaan adalah elemen penting lainnya dari manajemen pengadaan.

Ini melibatkan identifikasi daftar pemasok potensial berdasarkan serangkaian kriteria seperti kualitas, keamanan, kebijakan perusahaan, keandalan, biaya, waktu pengiriman, dan lainnya.

Proses manajemen pengadaan yang efisien biasanya melibatkan banyak vendor untuk membuat opsi cadangan jika satu pemasok mengalami masalah yang tidak terduga.

Negosiasi kontrak

Langkah selanjutnya dalam siklus manajemen pengadaan adalah mengirimkan proposal bisnis kepada pemasok dan menegosiasikan kesepakatan. Proses negosiasi dan kontrak dapat memberi tim Anda wawasan tentang bagaimana pemasok melakukan bisnis, membantu Anda menentukan apakah akan mengontrak layanan mereka atau tidak.

Permintaan pembelian

Setelah membuat kontrak dan menempatkan mitra bisnis pada daftar vendor yang disetujui, tim Anda dapat mengirimkan permintaan pembelian untuk menempatkan pesanan individu.

Karyawan mengisi formulir untuk meminta dana untuk pembelian tertentu dari vendor yang disetujui, kemudian berkomunikasi dengan pemasok setelah menerima persetujuan perusahaan.

Alih-alih meminta karyawan melakukan pembelian atas kebijaksanaan mereka sendiri, memiliki proses permintaan pembelian memastikan bahwa tidak ada yang membuat pesanan duplikat atau membeli barang dari pemasok yang salah.

Pengiriman

Sebenarnya menerima barang melalui pengiriman tepat waktu adalah bagian utama dari manajemen pengadaan. Proses yang terlibat dengan pengiriman termasuk pertemuan dengan pemasok untuk menentukan garis waktu, pelacakan pengiriman, meninjau pesanan pembelian, penjadwalan karyawan untuk menerima pengiriman dan melakukan pemeriksaan kualitas.

Manajemen faktur

Menyelesaikan transaksi dengan membayar vendor dan mengelola faktur adalah bagian terakhir dari siklus manajemen pengadaan.

Ini melibatkan rekonsiliasi pesanan dengan barang dan jasa aktual yang diterima, menyeimbangkan akun perusahaan dan melacak penerimaan.

Praktik manajemen faktur dapat membantu Anda melacak efektivitas biaya hubungan vendor Anda dari waktu ke waktu dan mengidentifikasi kemungkinan untuk menggunakan anggaran pengadaan Anda secara lebih efektif.

Procurement Management 2

Manfaat manajemen pengadaan

Menerapkan prosedur manajemen pengadaan yang konsisten di tempat kerja Anda dapat menghasilkan perubahan positif di seluruh organisasi Anda. Beberapa cara yang menguntungkan bahwa manajemen pengadaan berdampak pada bisnis meliputi:

  • Keandalan: Dengan menerapkan kebijakan manajemen pengadaan yang konsisten, tim internal Anda dapat menjadi lebih andal dan konsisten dalam hal berbagi tanggung jawab pembelian.
  • Penghematan finansial: Manajemen pengadaan melibatkan pengadaan sumber daya yang paling hemat biaya, menghasilkan penghematan anggaran yang signifikan.
  • Manajemen waktu: Anda menggunakan waktu dengan lebih bijak jika Anda yakin dengan sistem manajemen pengadaan dan mampu mengotomatiskan tugas-tugas utama.
  • Kepatuhan industri: Mempertimbangkan aturan dan peraturan kepatuhan industri ke dalam proses manajemen pengadaan Anda memastikan bahwa bisnis Anda dan mitranya semua memenuhi persyaratan penting untuk operasi.
  • Komunikasi: Sistem manajemen pengadaan memudahkan karyawan internal untuk berkomunikasi satu sama lain tentang persediaan, pasokan, dan kebutuhan tenaga kerja mereka.
  • Mengidentifikasi pemborosan: Saat menggunakan strategi manajemen pengadaan, akan lebih mudah untuk mengidentifikasi pemborosan dan ketidakefisienan yang terkait dengan perolehan persediaan.
  • Produktivitas: Tim Anda dapat menjadi lebih produktif dan fokus pada tanggung jawab masing-masing ketika mereka memiliki sistem manajemen pengadaan yang andal yang memandu pekerjaan mereka.
  • Hubungan bisnis yang lebih baik: Manajemen pengadaan tidak hanya dapat meningkatkan komunikasi internal, tetapi juga dapat menumbuhkan hubungan bisnis yang lebih baik dengan menetapkan harapan yang jelas dengan pemasok.

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:

Bagaimana meningkatkan manajemen pengadaan

Kesengajaan tentang praktik manajemen pengadaan Anda dapat membuat dampak yang signifikan terhadap keuntungan dan fungsionalitas tim Anda.

Langkah-langkah ini menjelaskan cara menyempurnakan sistem manajemen pengadaan di tempat kerja Anda untuk mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas biaya:

1. Tentukan kapan harus melakukan outsourcing

Memilih barang dan jasa yang tepat untuk outsourcing merupakan aspek penting dari manajemen pengadaan yang efektif.

Melakukan penelitian tentang biaya versus manfaat menangani setiap aspek bisnis Anda secara internal versus eksternal dapat membantu Anda memfokuskan upaya manajemen pengadaan dengan cara yang benar.

Ini melibatkan pengumpulan data tentang biaya awal untuk menyiapkan produksi dan anggaran jangka panjang yang diperlukan untuk mengakses sumber daya yang diperlukan melalui saluran yang berbeda.

2. Opsi pengadaan dokumen

Buat database informasi tentang pemasok potensial yang dapat Anda referensikan seiring pertumbuhan dan perubahan bisnis Anda.

Membuat penelitian dan informasi kontak Anda mudah diakses oleh tim Anda memungkinkan mereka menggunakan waktu mereka secara lebih efisien dan cepat untuk berhubungan dengan pemasok potensial bila diperlukan.

Database ini juga memudahkan Anda untuk memvalidasi permintaan dan informasi di masa mendatang seiring dengan meningkatnya pesanan dan permintaan.

3. Buat kontrol kualitas

Memastikan bahwa kualitas sumber daya outsourcing Anda memenuhi harapan sangat penting untuk operasi yang efisien.

Berkolaborasi dengan vendor untuk menyepakati spesifikasi kualitas dan menyiapkan proses kontrol kualitas dapat membantu Anda mencegah kerugian finansial, inefisiensi, dan pemborosan.

Ini dapat mencakup penilaian otomatis dan pemeriksaan kualitas manual setelah Anda menerima barang yang Anda pesan.

4. Rekam perilaku vendor

Simpan catatan yang mendokumentasikan perilaku vendor seperti keterlambatan pengiriman, masalah kualitas, kenaikan biaya, dan masalah lainnya.

Melacak aktivitas vendor yang tidak konsisten dapat membantu Anda membuat keputusan pembelian di masa mendatang dan menyesuaikan strategi pengadaan Anda untuk menghindari perilaku yang tidak dapat diandalkan.

Mengumpulkan data ini dan menganalisisnya secara teratur memungkinkan Anda dan tim Anda untuk memaksimalkan keuntungan, menjaga efisiensi, dan mencegah keterlambatan dalam mengirimkan produk akhir Anda ke konsumen.

5. Digitalisasi dan integrasikan

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan proses manajemen pengadaan Anda saat ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak dan alat digital untuk mengintegrasikan setiap langkah dalam proses.

Menggunakan sistem perangkat lunak otomatis dapat membuat seluruh tim Anda terkoordinasi saat membuat permintaan pembelian, berkomunikasi dengan vendor, dan mengonfirmasi pengiriman.

Mengintegrasikan elemen manajemen pengadaan menggunakan aplikasi perangkat lunak juga dapat menyederhanakan analisis data dan laporan efisiensi untuk menginformasikan keputusan bisnis.

6. Atur notifikasi

Buat sistem yang secara otomatis memberi tahu orang-orang dalam peran tertentu ketika tindakan atau tugas tertentu terjadi. Dengan mengonfigurasi sistem manajemen pengadaan Anda untuk segera memperbarui tim Anda tentang status tugas, Anda meningkatkan komunikasi internal dan mencegah masalah alur kerja atau persetujuan.