Apa Itu Virtual Assistant & Bagaimana Mereka Membantu Bisnis?

Virtual assistant saat ini sedang booming terutama saat tren WFH. Beberapa dekade yang lalu, meminta karyawan bekerja dari rumah terdengar seperti konsep futuristik. Namun saat ini, perusahaan memiliki karyawan yang tidak pernah mereka temui, mendapatkan pekerjaan yang dialihdayakan kepada orang-orang di negara yang belum pernah mereka kunjungi dan bahkan mendelegasikan tugas kepada orang yang menyelesaikan tugas seperti itu dari dua puluh perusahaan lain.

Virtual assistant adalah salah satu konsep yang telah diterima secara luas dalam beberapa tahun terakhir. Ini adalah orang yang bekerja di sisi Anda, di setiap langkah, memastikan semua detail Anda diperhatikan.

Mereka mungkin asisten pribadi Anda, sekretaris, akuntan, pemegang buku, operator faks/telepon, petugas pengiriman, kontrol kualitas, atau jenis asisten administrasi lain yang Anda butuhkan.

Tetapi orang sering salah paham apa sebenarnya virtual assistant itu. Bagi mereka, itu terdengar seperti semacam kata mewah untuk “sekretaris”. Tapi itu tidak benar.

Ada perbedaan besar antara memiliki virtual assistant dan memiliki sekretaris tradisional. Artikel ini akan menguraikan perbedaan tersebut dan menjelaskan apa sebenarnya asisten virtual, apa tugas mereka, berapa biayanya, dan apakah mereka sepadan untuk Anda pekerjakan

Apa itu Virtual Assistant?

Asisten virtual atau Virtual assistant (VA) adalah kontraktor independen yang membantu klien dengan layanan dukungan tetapi tidak bekerja sendiri.

Artinya, mereka biasanya bukan karyawan organisasi. Apa yang mereka lakukan adalah bekerja sebagai perpanjangan tangan dari perusahaan, sehingga memungkinkan bisnis untuk fokus pada kegiatan utamanya.

Anda dapat menyewa virtual assistant untuk menangani semua jenis tugas administratif atau dukungan yang Anda perjuangkan. Baik itu mengirimkan faktur, melacak pesanan pelanggan, mengurus detail pemasaran, pembukuan, menjawab telepon, atau menangani operasi pemasaran digital Anda, virtual assistant memiliki semua ini dan lebih banyak lagi.

Banyak bisnis menggunakan virtual assistant untuk meluangkan waktu mereka sehingga mereka dapat fokus mengembangkan bisnis mereka.

Yang lain menggunakannya untuk pemotongan biaya; karena mereka tidak perlu membayar biaya overhead untuk ruang kantor, peralatan, dan sebagainya.

Virtual assistant tidak harus bekerja hanya untuk satu klien dalam satu waktu. Beberapa asisten virtual bekerja secara berkelanjutan untuk banyak klien.

Klien dapat mencakup individu, bisnis, asosiasi, organisasi nirlaba, atau jenis entitas lainnya. Terlepas dari pengaturannya, asisten virtual mengenakan biaya untuk layanan mereka. Biaya ini biasanya didasarkan pada basis per proyek atau per jam.

Tetapi asisten virtual bukanlah pekerja lepas atau freelancer.

Perbedaan utama antara freelancer dan virtual assistant adalah bahwa asisten virtual bekerja dalam struktur perusahaan, sedangkan pekerja lepas beroperasi secara independen.

Ini berarti bahwa asisten virtual, meskipun kontraktor independen, biasanya akan bertanggung jawab kepada seseorang di posisi manajemen tingkat atas seperti Anda atau CEO Anda. Di sisi lain, seorang freelancer tidak memiliki siapa pun di atas mereka untuk dimintai arahan.

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:

• Manajemen Rantai Pasok: Pengertian, Fungsi dan Contohnya dalam Bisnis
• Integrasi Vertikal: Pengertian, Jenis, Tips dan Contohnya dalam Bisnis
• Manajemen Penjualan: Pengertian, Proses, Tujuan, Fungsi, Siklus dan Manfaatnya
• Manajemen Perubahan: Pengertian, Level, Jenis, Fungsi dan Cara Mengimplementasikannya
• Strategi Marketing Positioning: Pengertian dan Cara Membuatnya

Jenis Layanan Apa yang Disediakan oleh Virtual Assistant ?

Virtual assistant menyediakan berbagai macam layanan. Yang paling dasar adalah layanan virtual umum seperti –

• Menjawab telepon (termasuk menerima pesanan, menjadwalkan janji temu, dan memberikan ID penelepon),
• Pemesanan perjalanan (termasuk hotel, persewaan mobil, dan penerbangan),
• Mengelola detail pemasaran (termasuk menanggapi email, surat, dan panggilan telepon pelanggan),
• Menyediakan data entry (memasukkan informasi ke dalam komputer seperti alamat, nomor telepon, dan lain sebagainya), dan
• Mengirimkan faktur.

Berikutnya adalah layanan virtual khusus seperti –

Penulisan dan pengelolaan konten

Beberapa asisten virtual menulis artikel dan buletin untuk klien mereka. Beberapa juga mengurus semua yang diperlukan untuk mempublikasikan situs web termasuk membuat situs web, mengunggah konten, mengirimkan siaran pers, dan menangani semua pertanyaan pelanggan.

Pemasaran mesin pencari dan optimisasi mesin pencari (SEO)

Bergantung pada tingkat keterampilan asisten, mereka mungkin dapat meningkatkan lalu lintas organik klien dengan melakukan beberapa atau semua aktivitas pemasaran pencarian.

Pemasaran media sosial

Beberapa asisten terampil menggunakan berbagai platform media sosial (seperti Facebook, Twitter, Instagram, dll) untuk meningkatkan eksposur merek, membangun identitas merek, dan meningkatkan penjualan. Mereka dapat membantu Anda membuat dan memposting konten untuk profil media sosial Anda, memantau posting Anda yang ada dan aktivitas “suka”, dan bahkan menggunakan data ini untuk membantu Anda membuat kampanye yang lebih efektif.

Email marketing

Banyak asisten dapat menyusun pesan penjualan yang menarik dan mengirimkannya melalui email. Mereka dapat membuat seluruh kampanye atau hanya melakukan bagian “keras” seperti menulis salinan penjualan dan merakit milis.

Akuntansi

VA bahkan dapat membantu Anda mengelola akun pribadi atau bisnis Anda. Mereka dapat menyiapkan semua tagihan Anda, merekonsiliasi laporan bank Anda, membayar tagihan Anda secara online, dan bahkan mengajukan pajak untuk Anda.

Pemeliharaan situs web

Memastikan situs secara teknis mutakhir, menjalankan tes yang efektif untuk menemukan dan memperbaiki masalah, memperbarui konten sesuai kebutuhan, dll. Klien mungkin menginginkan situs web mereka “Pengasuh Bayi” atau mereka mungkin ingin melakukannya sendiri tetapi dengan cara apa pun , memiliki asisten untuk memastikannya berjalan dengan lancar merupakan nilai tambah yang besar bagi semua orang yang terlibat.

Pengembangan web

Jika klien sudah memiliki situs dan hanya membutuhkannya agar lebih ramah pengguna, lebih fungsional, atau hanya perlu diperbarui dengan beberapa fitur baru, asisten dapat membantu dengan melakukan beberapa modifikasi kode dasar.

Hubungan klien

Banyak klien senang menerima testimonial dari pelanggan yang puas yang dapat dikumpulkan dan digunakan di seluruh situs atau dalam kampanye pemasaran lainnya.

Layanan klien

Menangani semua masalah layanan klien seperti pengembalian uang, mengubah pesanan, masalah pengiriman, dan sebagainya. Membuat konten untuk situs web Anda

Pengeditan gambar, audio, dan video

Virtual assistant Anda dapat melakukan tugas sederhana seperti memotong bagian pidato, mengambil tangkapan layar, atau memperbaiki masalah video atau foto.

Mereka juga dapat membantu Anda membuat konten yang lebih rumit dengan membuat catatan saat Anda berbicara tentang apa yang ingin Anda sertakan dalam promosi penjualan Anda, dan kemudian membuat salinan atau rekaman tertulis yang sebenarnya dari yang Anda katakan.

Meskipun daftar diaatas adalah beberapa tugas virtual assistant yang jelas, itu hanyalah puncak gunung es. Tugas utama asisten virtual yang baik adalah membantu pemilik bisnis menjalankan bisnis. Dan di sinilah sebagian besar bisnis mengalami masalah

Keuntungan Mempekerjakan Virtual Assistant

Dengan kemajuan teknologi dan komunikasi yang lebih baik, lebih mudah dari sebelumnya bagi dua orang yang tidak berada di lokasi fisik yang sama untuk bekerja bersama dalam proyek.

Faktanya, banyak usaha kecil (dan bahkan beberapa yang besar) menggunakan asisten virtual untuk keuntungan besar. Berikut adalah beberapa keuntungan mempekerjakan asisten virtual:

Biaya Rendah

Bekerja dari jarak jauh dapat memiliki efek dramatis pada keuntungan bisnis. Tidak hanya masuk akal dari sudut pandang ekonomi, itu juga masuk akal dari sudut pandang waktu.

Lagi pula, Anda tidak perlu membayar untuk ruang kantor, peralatan, penggajian, dll. Ini bisa berarti penghematan ribuan dolar per tahun.

Lebih Sedikit Tanggung Jawab Terkait Karyawan

Saat Anda mengalihdayakan tugas administratif Anda ke asisten virtual, Anda menghilangkan banyak hal yang seharusnya menjadi pengeluaran dan tanggung jawab karyawan.

Karena VA Anda bekerja bukan sebagai karyawan tetapi sebagai kontraktor independen. Anda menghemat manfaat seperti asuransi kesehatan, kontribusi pensiun, pembayaran liburan, dll. Selain itu, karena VA Anda bukan “karyawan” Anda, mereka tidak berada di bawah pengawasan ketat IRS mengenai pengurangan pajak penghasilan dan semacamnya.

Tidak Perlu Kehadiran Fisik

Salah satu manfaat terbesar bekerja dengan asisten virtual adalah Anda atau bisnis Anda tidak perlu memiliki kehadiran fisik di lokasi geografis tertentu.

Lebih Banyak Waktu

Bekerja dari jarak jauh memungkinkan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk aktivitas yang menghasilkan keuntungan daripada menghabiskannya untuk aktivitas non-inti seperti membayar tagihan, membalas email, memposting di media sosial, dll.

Selain itu, mendelegasikan pekerjaan ke VA cenderung untuk membebaskan banyak energi mental yang memungkinkan Anda menjadi lebih produktif. Selain itu, Anda mendapatkan lebih banyak me-time yang berarti lebih banyak waktu untuk mengejar hobi Anda, mengambil cuti yang sangat dibutuhkan, pergi berlibur yang sangat dinanti atau sekadar bersantai.

Produktivitas Lebih Tinggi

Salah satu alasan utama orang memilih untuk mendelegasikan pekerjaan yang tidak penting kepada asisten virtual adalah agar mereka dapat meningkatkan produktivitas mereka.

Selain itu, karena asisten virtual sendiri ahli dalam apa yang mereka lakukan, mereka cenderung memiliki tingkat efisiensi yang lebih tinggi dan menghasilkan hasil yang lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan daripada yang bisa dilakukan oleh pemilik bisnis yang “tidak berpengalaman”.

Manajemen Kerja yang Lebih Baik

Mendelegasikan tugas ke VA memungkinkan Anda untuk berkonsentrasi pada gambaran besar tanpa terjebak oleh detailnya. Anda tidak perlu mengatur mikro pekerjaan VA Anda; sebagai gantinya Anda cukup check-in dari waktu ke waktu dan memberikan panduan sesuai kebutuhan.

Mengalihdayakan tugas administratif Anda memungkinkan Anda kembali ke inti menjadi pemilik bisnis. Hal-hal penting yang membuat bisnis Anda tergerak.

Hal-hal yang benar-benar menghasilkan keuntungan Anda. Anda lihat, ketika Anda melakukan outsourcing tugas-tugas non-inti, Anda membebaskan waktu dan energi Anda untuk menjadi lebih produktif yang pada gilirannya memungkinkan Anda untuk menciptakan lebih banyak keuntungan untuk bisnis Anda.

Pelatihan rendah

Karena asisten virtual ahli dalam apa yang mereka lakukan, mereka membutuhkan lebih sedikit pengawasan dan pelatihan daripada seorang karyawan.

Dengan demikian, mereka membutuhkan lebih sedikit waktu dan energi Anda yang berarti Anda dapat membelanjakannya di tempat yang paling menguntungkan…menjalankan bisnis Anda!

Mengisi kesenjangan keterampilan

Keuntungan lain menggunakan VA adalah mereka dapat mengisi kesenjangan keterampilan dalam bisnis Anda. Misalnya, Anda tidak memiliki keahlian atau waktu untuk menulis jenis surat penjualan tertentu.

Seorang asisten virtual yang berspesialisasi dalam menulis dapat melakukannya untuk Anda dengan biaya yang lebih murah dan dengan kecepatan dan akurasi yang jauh lebih besar daripada yang dapat Anda lakukan sendiri.

Ketenangan pikiran

Salah satu alasan utama orang menyewa asisten virtual adalah untuk memiliki “ketenangan pikiran” mengetahui bahwa mereka memiliki banyak hal yang diurus tanpa harus khawatir melakukannya sendiri. Ketika Anda mempekerjakan seseorang untuk melakukan tugas rutin, itu memberi Anda kesempatan untuk kembali menjalankan bisnis Anda dan meningkatkan keuntungan Anda tanpa harus mengatur setiap detail secara mikro.

Kekurangan Mempekerjakan Virtual Assistant

Sementara tren menunjukkan manfaat mempekerjakan virtual assistant sedang berkembang, virtual assistant juga memiliki kekurangannya sendiri. Ini adalah:

Masalah komunikasi

Bisnis biasanya cenderung mempekerjakan asisten virtual dari negara-negara seperti India dan Indonesia karena mereka relatif murah dibandingkan dengan orang Amerika atau Eropa.

Oleh karena itu, seringkali virtual assistant beroperasi pada zona waktu yang berbeda dari zona waktu pemberi kerja Ini membuat komunikasi menjadi masalah nyata.

Misalnya, jika asisten virtual Anda berlokasi di India dan Anda berbasis di Indonesia, maka dia akan beroperasi di belahan dunia yang berlawanan dengan Anda.

Dengan demikian, segala jenis komunikasi waktu nyata dengannya akan sulit. Masalah ini semakin diperparah oleh fakta bahwa banyak asisten virtual dari mereka yang mungkin tidak menguasai bahasa Inggris dengan baik.

Risiko Keamanan

Kerugian utama lainnya dari mempekerjakan asisten virtual adalah risiko keamanan yang terlibat. Pertimbangkan ini: Sering kali, orang-orang ini akan memiliki akses ke informasi paling sensitif perusahaan Anda seperti detail rekening bank Anda, nomor kartu kredit, kata sandi email, dan sebagainya.

Selain itu, asisten virtual assistant diperiksa oleh badan pengatur mana pun sehingga Anda bisa berakhir dengan seseorang yang mencuri informasi berharga dari Anda dan kabur dengan uang Anda.

Kurangnya pengawasan yang diperlukan

Untuk pekerjaan yang membutuhkan pengawasan ekstensif atau micromanaging, model VA bisa menjadi bencana.

Masalah banyak klien

Karena asisten virtual adalah kontraktor independen, dibutuhkan lebih dari satu klien. Hal ini dapat mengakibatkan kurangnya fokus dan respons yang tertunda.

Kurangnya integritas

Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah kurangnya integritas di antara sebagian besar asisten virtual. Mengapa? Hanya karena mereka sangat ingin menyenangkan klien mereka sehingga mereka akan mengatakan atau melakukan hampir semua hal untuk mendapatkan pekerjaan.

Apakah Layak Mempekerjakan Virtual Assistant?

Tidak ada satu ukuran yang cocok untuk semua.

Sementara setiap bisnis beroperasi secara berbeda, pertanyaan sebenarnya adalah apakah layak mempekerjakan virtual assistant sehingga Anda dapat mengambil manfaat dari outsourcing tugas dukungan Anda kepada orang lain. Manfaatnya bisa berupa uang atau non-uang. Itu kamu

• Hemat,
• Dapatkan lebih banyak waktu, atau
• Dapatkan pekerjaan yang lebih baik.

Akan bermanfaat untuk melakukan outsourcing tugas ke VA. Jika Anda tidak mendapatkan salah satu dari manfaat ini, Anda tidak boleh menyewa VA.

Ingat: Tidak semua bisnis diciptakan sama. Beberapa lebih kompleks daripada yang lain. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami struktur bisnis Anda dan menentukan apakah VA dapat memberikan dampak positif pada laba Anda atau tidak.

Ingin mencari VA untuk membantu bisnis Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.