Cara Menulis Action Plan untuk Mencapai Tujuan Anda
Action plan atau rencana tindakan yang dirancang dengan baik dapat memudahkan Anda melacak dan mewujudkan tujuan Anda. Apakah Anda memiliki karier, bisnis, atau tujuan pribadi, Anda dapat menggunakan action plan untuk menciptakan jalur yang jelas menuju kesuksesan.
Tingkat detail dalam rencana tindakan Anda dapat bervariasi berdasarkan sumber daya yang Anda miliki dan kompleksitas proyek atau tujuan Anda.
Dalam artikel ini, kita membahas apa itu action plan, mengapa itu penting, dan bagaimana membuat action plan yang dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda secara efisien dan sukses.
Apa itu Action Plan?
Action plan atau rencana tindakan adalah dokumen yang menjabarkan tugas-tugas yang perlu Anda selesaikan untuk mencapai tujuan Anda.
Ini juga memecah proses menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti berdasarkan garis waktu. Rencana tindakan yang baik akan menguraikan semua langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda dan membantu Anda mencapai target secara efisien dengan menetapkan kerangka waktu—tanggal mulai dan berakhir—untuk setiap langkah dalam proses.
Bergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk menetapkan satu atau beberapa tujuan.
Mengapa Action Plan itu Penting?
Action plan berguna untuk berbagai individu dan organisasi, mulai dari karyawan yang ingin meningkatkan kinerja mereka hingga manajer proyek yang memberikan tugas kepada anggota tim.
Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi jalur yang jelas untuk bergerak menuju tujuan Anda dan dengan percaya diri mengatur tugas terkait dalam urutan yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan cara yang paling efisien.
Action plan juga dapat memudahkan Anda untuk tetap termotivasi dan memantau kemajuan menuju tujuan, memungkinkan Anda untuk menjaga proyek Anda sesuai jadwal dan, jika berlaku, sesuai anggaran.
Jika berkolaborasi dengan orang lain, Anda dapat menggunakannya sebagai alat untuk referensi siapa yang harus bertanggung jawab untuk setiap tugas yang dapat membantu Anda menghindari penundaan dan memecahkan masalah kesalahan.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
Bagaimana Cara Menulis Action Plan dalam 5 Langkah?
Menulis action plan mungkin tampak menantang, tetapi ada baiknya bekerja di awal untuk menjaga diri Anda tetap fokus nanti dan menggunakan kerangka kerja sederhana dapat membantu memberi Anda kejelasan.
Sementara action plan mungkin berbeda dalam hal tugas dan jadwal, mereka umumnya sesuai dengan struktur yang sama dan mencakup jenis informasi yang sama. Buat action plan untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda dengan mengikuti lima langkah berikut:
- Tetapkan tujuan SMART.
- Buat daftar tindakan.
- Tetapkan time line.
- Tentukan sumber daya.
- Memantau kemajuan.
1. Tetapkan tujuan SMART
Sebelum Anda mulai menulis rencana tindakan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan metode SMART goals untuk menetapkan tujuan yang tepat. Tujuan Anda seharusnya:
- Spesifik: Tujuan Anda harus didefinisikan dengan jelas. Misalnya, alih-alih mengatakan bahwa Anda ingin meningkatkan penjualan, Anda dapat menetapkan ambang tertentu yang ingin Anda capai, seperti meningkatkan penjualan sebesar 20%.
- Measurable: Pastikan tujuan Anda dapat diukur. Misalnya, jika tujuan Anda adalah menghasilkan lebih banyak penjualan, cobalah membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melacak kemajuan Anda.
- Attainable atau dapat dicapai: Meskipun baik untuk menetapkan tujuan tinggi untuk menantang diri sendiri, memastikannya dapat dicapai akan membantu Anda mencapai kemajuan yang diinginkan.
- Relevan: Tujuan Anda harus relevan dengan kemampuan, kebutuhan, dan minat Anda. Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan pendapatan iklan sebesar 25%, menetapkan tujuan untuk memulai program keselamatan tempat kerja baru mungkin tidak relevan.
- Time-based atau berbasis waktu: Anda harus menetapkan tenggat waktu tertentu untuk mencapai tujuan Anda, seperti meningkatkan penghasilan Anda sebesar 10% dalam 12 bulan ke depan.
2. Buat daftar tindakan
Selanjutnya, buat daftar tugas yang harus Anda selesaikan untuk mencapai tujuan Anda. Proses ini memerlukan membagi tujuan utama Anda menjadi tujuan yang lebih kecil.
Dengan melakukan itu, Anda dapat membuat tujuan akhir tampak tidak terlalu berlebihan dan bergerak lebih dekat dengannya secara terorganisir, langkah demi langkah.
Pastikan tindakan dapat dicapai dan terkait dengan tujuan Anda. Jika tugas yang diberikan tampak terlalu kabur atau menakutkan, Anda dapat membaginya lebih lanjut menjadi dua atau tiga item tindakan yang lebih kecil yang tampaknya lebih bisa dilakukan.
Misalnya, jika Anda ingin mendapatkan promosi, Anda mungkin harus melakukan sejumlah tugas untuk mencapai tujuan Anda, seperti mencapai tolok ukur kinerja atau mempelajari keterampilan baru.
Mempelajari keterampilan baru adalah salah satu tugas yang mungkin perlu dipecah menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan terdefinisi dengan baik. Jelaskan dengan jelas setiap tugas untuk membuat rencana yang akan membawa Anda ke tujuan akhir Anda.
3. Tetapkan garis waktu atau time line
Selain menetapkan tenggat waktu untuk tujuan utama Anda, Anda juga harus menetapkan kerangka waktu untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proses.
Sangat penting untuk membuat garis waktu yang dapat Anda ikuti secara wajar sehingga Anda dapat mempertahankan kemajuan yang konsisten menuju tujuan Anda. Nilai persyaratan dan pertimbangkan jumlah waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan setiap item dalam daftar Anda.
Misalnya, Anda ingin meningkatkan lalu lintas ke situs web Anda sebesar 100% dalam waktu satu tahun melalui media sosial dan pengoptimalan mesin telusur.
Tetapkan jangka waktu untuk mencapai hasil yang Anda inginkan untuk setiap tugas, seperti meningkatkan pengikut media sosial Anda sebesar 30% dalam empat bulan dan membuat halaman pertama hasil pencarian web untuk kata kunci tertentu dalam enam bulan.
4. Tentukan sumber daya
Jika Anda mengelola proyek besar, kemungkinan besar Anda akan menugaskan tugas ke sejumlah orang. Nilai keterampilan dan kemampuan tim Anda untuk menentukan mana yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas.
Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tujuan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut, seperti uang, peralatan, dan personel.
Misalnya, jika Anda mengelola kampanye pemasaran, Anda perlu mencari tahu anggota staf mana yang paling kuat dalam perencanaan, produksi konten, pemasaran media sosial, dan SEO. Anda juga harus memiliki aplikasi dan alat untuk produksi konten, desain grafis, dan analisis pemasaran.
5. Pantau kemajuannya
Terakhir, jelaskan bagaimana Anda akan memastikan setiap tugas dalam rencana tindakan Anda selesai tepat waktu, seperti menggunakan pelaporan internal atau mengadakan pertemuan rutin.
Dengan demikian, Anda akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang kemajuan yang Anda buat menuju tujuan Anda. Tentukan langkah-langkah yang akan Anda gunakan untuk memantau kemajuan rencana, yang dapat menjadi tonggak sejarah seperti jumlah tugas yang diselesaikan atau ukuran kuantitatif, seperti penjualan atau pangsa pasar.
Misalnya, Anda ingin departemen layanan pelanggan Anda dapat menangani 1.000 pertanyaan sehari pada akhir tahun. Namun, Anda harus memiliki setidaknya 10 perwakilan pelanggan untuk mencapai tujuan Anda.
Anda dapat dengan mudah mengetahui seberapa dekat Anda dengan tujuan akhir Anda dengan menilai berapa banyak pertanyaan yang dapat Anda tangani dan berapa banyak perwakilan layanan pelanggan yang Anda miliki pada tanda setengah tahun.
Template Action Plan
Anda dapat menghemat waktu dengan menggunakan template untuk membuat rencana tindakan Anda. Berikut adalah template yang efektif untuk berbagai situasi penetapan tujuan:
Masalah:
Sasaran:
Action plan:
Tindakan (langkah-langkah yang Anda rencanakan untuk mencapai tujuan Anda)
Penanggung jawab (anggota staf yang akan menangani setiap langkah)
Timeline (batas waktu untuk setiap langkah)
Sumber daya (aset yang perlu Anda alokasikan untuk setiap langkah)
Potensi hambatan (faktor yang berpotensi menghambat penyelesaian setiap langkah)
Hasil (hasil yang diinginkan untuk setiap langkah)
Bukti Keberhasilan:
Proses Pelacakan dan Evaluasi:
Contoh Action Plan pada Bisnis
Berikut ini adalah contoh action plan untuk pengecer pakaian:
- Masalah: Pertumbuhan laba yang lambat akibat layanan pelanggan yang tidak memadai.
- Tujuan: Meningkatkan keuntungan sebesar 50% dalam tiga tahun.
- Target: Tiga Tahun (Tips: Ini adalah tujuan SMART)
Kami mengharapkan bisnis ritel pakaian jadi kami akan meningkatkan profitabilitas kami sebesar 40% karena kami mengikuti rencana ini untuk meningkatkan layanan pelanggan dan menambah staf selama tiga tahun ke depan.
Kondisi bisnis kami saat ini: Laba tahunan sebesar 150.000.000, empat karyawan, dan banyak keluhan pelanggan
- Bisnis kami dalam waktu enam bulan: Setiap karyawan akan dilatih dalam layanan pelanggan dan keuntungan akan meningkat sebesar 10%
- Bisnis kami dalam waktu 12 bulan: Laba tahunan 180.000.000, enam karyawan, tidak ada lowongan pekerjaan, dan budaya layanan pelanggan yang kuat.
- Bisnis kami dalam waktu tiga tahun: Berada di 20% teratas pengecer pakaian jadi dengan pangsa pasar terbesar di Jakarta.
Action plan untuk Mencapai Tujuan Kami
Tugas 1. Pelatihan
- Tindakan: Semua karyawan akan menjalani pelatihan layanan pelanggan.
- Tanggal penyelesaian: September 20XX
- Penanggung jawab: Manajer Penjualan
Tugas 2. Rekrutmen
- Tindakan: Identifikasi keahlian yang dibutuhkan dari karyawan baru dan bekerja sama dengan agen perekrutan untuk merekrut talenta yang tepat.
- Tanggal penyelesaian: November 20XX
- Penanggung jawab: Manajer Penjualan
Tugas 3. Meningkatkan layanan pelanggan
- Tindakan: Perbarui situs web kami dan perbarui.
- Tanggal penyelesaian: Dimulai pada Desember 20XX dan masih berlangsung
- Penanggung jawab: Manajer TI
Tugas 4. Menghasilkan lebih banyak penjualan
Rencana A
- Tindakan: Temui 20% pelanggan teratas dan rancang strategi untuk menghasilkan lebih banyak penjualan per pelanggan.
- Tanggal penyelesaian: Januari 20XX
- Penanggung jawab: Manajer penjualan pelanggan
Rencana B
- Tindakan: Buat brosur produk dan layanan.
- Tanggal penyelesaian: 20XX Mei
- Penanggung jawab: Manajer Pemasaran
Tugas 5. Meningkatkan arus kas dan mengurangi biaya
- Tindakan: Perkenalkan paket pembayaran yang lebih nyaman bagi pelanggan.
- Tanggal penyelesaian: Januari 20XX
- Penanggung jawab: Manajer keuangan
Tugas 6. Memperluas basis pelanggan
Rencana A
- Tindakan: Cari acara penjualan regional dan berpartisipasi dalam acara yang relevan.
- Tanggal penyelesaian: 20XX Juni
- Penanggung jawab: Manajer Penjualan
Rencana B
- Tindakan: Tinjau penawaran pesaing kita dan targetkan kekurangan dalam penawaran mereka.
- Tanggal penyelesaian: 20XX Oktober
- Penanggung jawab: Manajer Penjualan
Bukti keberhasilan: Laba tahunan 225.000.000
Proses pelacakan dan evaluasi: Menilai profitabilitas, ukuran staf, dan jumlah keluhan pelanggan.
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai action plan beserta cara membuat dan contohnya yang bisa Anda gunakan pada bisnis Anda. Memiliki rencana yang matang dalam pengembangan bisnis adalah hal yang penting jika Anda ingin seluruh perencanaan Anda berjalan dengan optimal dan tidak terkendala.
Jika Anda berencana meningkatkan visibilitas bisnis Anda di mesin pencari atau sedang mencari penulis profesional, Anda bisa menggunakan jasa kami untuk proses yang lebih mudah dan lebih baik. Hubungi kami melalui tautan ini.