Evaluasi Proyek: Tahapan, Jenis dan Prinsipnya

Contents hide

Apa saja prinsip-prinsip evaluasi proyek?

Apa saja manfaat dari melakukan evaluasi proyek?

Jika Anda seorang manajer proyek yang ingin menganalisis tujuan, sasaran, dan hasil, pertimbangkan untuk menerapkan manajemen proyek untuk menentukan keberhasilan dan dampak proyek Anda. Berbagai jenis evaluasi proyek memberikan wawasan dan mengungkapkan area yang mungkin perlu ditingkatkan.

Mempelajari cara menerapkan proses evaluasi proyek ke dalam alur kerja Anda akan menghasilkan manfaat organisasi yang besar.

Pada artikel ini, kami membahas evaluasi proyek dan cara mengimplementasikannya dalam proyek Anda agar sukses dan berhasil.

Apa itu evaluasi proyek?

Evaluasi proyek adalah strategi yang digunakan untuk menentukan keberhasilan dan dampak proyek, program, atau kebijakan.

Hal ini mengharuskan evaluator untuk mengumpulkan informasi penting untuk menganalisis proses dan hasil dari proyek tertentu.

Evaluasi proyek mendorong perubahan dalam alur kerja internal, mendeteksi pola dalam target audiens proyek, merencanakan proyek yang akan datang, atau melaporkan nilai proyek kepada pemangku kepentingan eksternal.

Apa saja prinsip-prinsip evaluasi proyek?

Ada beberapa prinsip evaluasi proyek yang memastikan evaluasi dapat dipercaya dan berkontribusi pada keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

Prinsip-prinsip ini memberikan dasar yang memandu proses evaluasi dari awal hingga akhir. Prinsip-prinsip evaluasi proyek meliputi:

Berusaha meningkatkan kinerja: Tim Anda mempelajari metode baru dari setiap evaluasi yang dapat berkontribusi pada peningkatan praktik Anda secara berkelanjutan.
Berkontribusi pada pembelajaran organisasi: Menciptakan kebiasaan untuk memberikan umpan balik dapat mendorong pembelajaran dan pertumbuhan organisasi secara konstan.
Membagi partisipasi proyek: Mendistribusikan hasil evaluasi proyek kepada para pemangku kepentingan akan meningkatkan tingkat partisipasi dari pihak lain di luar tim Anda, yang mengkomunikasikan transparansi dan keandalan.
Fokus pada hasil: Melakukan evaluasi secara teratur dapat membantu mengarahkan proyek Anda ke arah hasil yang dapat dicapai.
Bangun hubungan dengan para pemangku kepentingan: Melibatkan para pemangku kepentingan dalam setiap proses evaluasi proyek dapat memperdalam kepercayaan mereka terhadap Anda dan kemampuan tim Anda.
Gunakan proses yang kredibel: Saat melakukan evaluasi proyek, penting untuk menggunakan proses, praktik, dan strategi yang dapat diverifikasi dan dapat diandalkan.
Lakukan evaluasi secara etis: Memilih dan menerapkan gaya evaluasi proyek memerlukan perhatian yang cermat terhadap etika demi karyawan Anda dan sensitivitas proyek.
Lakukan evaluasi secara berkelanjutan: Membangun kebiasaan evaluasi organisasi berfungsi untuk melengkapi dan meningkatkan tim dan hasil proyek.

Jenis-jenis evaluasi proyek

Berikut ini adalah jenis-jenis evaluasi proyek yang umum dilakukan dalam proyek Anda:

Evaluasi pra-proyek

Sebelum memulai sebuah proyek, tim Anda dapat mengevaluasi apakah proyek tersebut dapat diselesaikan dengan sukses.

Hal ini sering kali terjadi secara alami pada tahap pengembangan proyek dan sangat penting untuk pelaksanaan proyek yang efektif. Penting bagi semua yang terlibat untuk mengetahui tujuan dan sasaran sebelum pekerjaan dimulai.

Evaluasi proyek yang sedang berlangsung

Sepanjang siklus hidup proyek, Anda dapat menggunakan metrik untuk memverifikasi tugas yang telah diselesaikan. Hal ini mencakup anggaran, persentase tugas yang telah diselesaikan, dan kualitas keseluruhan pekerjaan yang telah diselesaikan sejauh ini.

Cobalah untuk tetap fokus pada tujuan dan sasaran awal Anda saat proyek berlangsung, sehingga tim Anda tetap berada di jalur yang benar.

Evaluasi pasca proyek

Setelah proyek selesai, penting untuk menganalisis hasil dan dampak dari proyek tersebut. Hasil membantu mengukur seberapa efektif proyek tersebut dalam memenuhi tujuan dan sasaran yang ditetapkan di awal.

Dampak dapat menentukan seberapa sukses proyek tersebut dalam menciptakan perubahan nyata bagi audiens target.

Evaluasi diri

Pada titik mana pun dalam siklus hidup proyek, seseorang dapat melakukan evaluasi diri. Evaluasi diri menganalisis apakah pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan dan sasaran yang lebih besar.

Mengenali kekuatan dan kelemahan, mengukur keberhasilan mereka, dan menentukan cakupan dampaknya dapat meningkatkan kemampuan mereka untuk bekerja secara efektif sebagai bagian dari tim.

Evaluasi eksternal

Pilihan lainnya adalah menyewa lembaga eksternal untuk melakukan evaluasi untuk proyek-proyek kamu. Lembaga-lembaga ini biasanya tidak memiliki hubungan atau keterlibatan sebelumnya dalam proyek, yang mengarah pada tingkat ketidakberpihakan yang tinggi saat melakukan evaluasi dan membuat kesimpulan.

Evaluasi eksternal sangat bermanfaat untuk proyek yang melibatkan banyak pemangku kepentingan atau memiliki beberapa bagian yang bergerak.

Apa saja manfaat dari melakukan evaluasi proyek?

Manfaat melakukan evaluasi proyek berkisar dari pertumbuhan internal hingga kesuksesan eksternal. Manfaat evaluasi proyek meliputi:

Melacak kinerja tim: Menyimpan catatan evaluasi sebelumnya untuk melacak kemajuan dari serangkaian proyek.
Mengetahui area-area yang perlu ditingkatkan: Memperhatikan tren dan pola akan memberikan pemahaman tentang bagaimana tim dapat meningkatkannya.
Mengukur dampak nyata dari proyek: Tim Anda dapat melihat dampak proyek di ruang publik dengan metrik dan umpan balik aktual untuk mengukurnya.
Melibatkan pemangku kepentingan dalam prosesnya: Melibatkan para pemangku kepentingan penting akan meyakinkan mereka tentang kualitas proyek yang telah selesai dan dievaluasi.
Melakukan refleksi dari akuntabilitas tim: Sambil berusaha untuk memperbaiki diri, anggota tim saling meminta pertanggungjawaban satu sama lain dan diri mereka sendiri.
Mempertajam proses perencanaan berdasarkan evaluasi sebelumnya: Merencanakan proyek yang akan datang berdasarkan pengetahuan yang baru ditemukan tentang bagaimana fungsi tim.

Cara melakukan evaluasi proyek

Evaluasi proyek membutuhkan perencanaan dan implementasi. Berikut ini adalah daftar langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan evaluasi proyek Anda:

1. Membuat rencana evaluasi

Buatlah tujuan dan sasaran saat Anda mengembangkan proyek Anda untuk memberikan struktur dan lintasan yang jelas bagi tim Anda.

Tujuan dan sasaran ini juga membantu Anda menentukan jenis evaluasi proyek yang ingin Anda lakukan. Rencana evaluasi Anda mencakup sebanyak mungkin alat dan metode yang Anda anggap perlu untuk jenis evaluasi yang Anda pilih.

Misalnya, jika salah satu tujuannya adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan, menganalisis metrik penyelesaian tugas adalah alat evaluasi yang menunjukkan pertumbuhan tingkat produktivitas.

2. Mengidentifikasi sumber evaluasi dan mengorganisirnya

Setelah Anda memutuskan rencana evaluasi, kenali sumber-sumber informasinya. Jika Anda memutuskan untuk melakukan wawancara, pilihlah semua orang yang ingin Anda wawancarai.

Penting untuk mengumpulkan semua bahan yang Anda butuhkan untuk setiap metode, seperti pertanyaan wawancara dan tempat untuk melacak dan menyimpan tanggapan.

Delegasikan tugas atau buatlah jadwal yang rinci untuk mempersiapkan lebih lanjut pelaksanaan rencana evaluasi Anda.

3. Melaksanakan evaluasi proyek

Menerapkan rencana evaluasi Anda mungkin terlihat berbeda berdasarkan jenis evaluasi dan metode atau alat yang Anda pilih. Berikut ini adalah daftar hal-hal yang perlu difokuskan ketika melaksanakan evaluasi:

Evaluasi pra-proyek: Untuk evaluasi pra-proyek, cobalah untuk fokus pada pengembangan tujuan dan sasaran serta mengevaluasi kelayakan proyek.
Evaluasi yang sedang berlangsung: Jika Anda melakukan evaluasi yang sedang berlangsung, Anda dapat memantau detail seperti jadwal, anggaran, dan kualitas pekerjaan.
Evaluasi pasca proyek: Evaluasi pasca proyek mengukur keberhasilan proyek berdasarkan dampak dan hasil.

4. Menganalisis data

Setelah mengumpulkan semua data untuk evaluasi Anda, analisis data untuk mengetahui tren, kekuatan dan kelemahan, dan seberapa dekat proyek tersebut dengan tujuan dan sasaran.

Bergantung pada jenis data yang Anda kumpulkan, gunakan sistem pelacakan untuk pengaturan dan penyimpanan. Kemudian, gunakan tujuan dan sasaran tim Anda untuk menginterpretasikan data yang Anda kumpulkan.

5. Buat laporan untuk tim Anda

Bersamaan dengan menafsirkan data yang Anda kumpulkan, buat laporan yang merangkum hasil evaluasi. Susunlah laporan ini sesuai dengan kebutuhan tim dan pemangku kepentingan Anda.

Praktik ini sangat berharga karena laporan ini dapat menyoroti area yang perlu ditingkatkan, menunjukkan dampak yang diinginkan dan tidak diinginkan dari proyek, serta mengukur sejauh mana tim Anda memenuhi tujuan dan sasaran.

6. Diskusikan langkah selanjutnya

Setelah laporan Anda selesai, laporan tersebut siap untuk dibagikan kepada anggota tim dan pemangku kepentingan.

Membagikan hasil evaluasi proyek akan memperkuat komunikasi, mendorong saran-saran inovatif untuk perbaikan tim, membangun hubungan yang lebih kuat dengan para pemangku kepentingan, dan memberikan panduan tentang cara meningkatkan proyek yang akan datang.

Dengan menyampaikan hasil evaluasi proyek, diskusi dimulai tentang bagaimana melangkah maju berdasarkan hasil dan dampak proyek.