Sedang Dikejar Deadline? Berikut 12 Cara Untuk Lebih Fokus dan Produktif
Salah satu karakteristik yang menentukan dari pemilik usaha kecil yang berkembang pesat adalah kemampuan mereka untuk mengatur kecepatan produktivitas mereka sendiri pada saat dikejar deadline yang mendesak.
Ini adalah keterampilan tersembunyi yang tidak akan Anda pahami sampai Anda menemukan diri Anda sendiri dengan komputer, tenggat waktu, dan keinginan untuk memeriksa Twitter atau email sekali lagi sebelum Anda memulai bisnis.
Sebagian besar wirausahawan akan mengakui bahwa mereka harus belajar keras untuk menghindari gangguan dan menyelesaikan pekerjaan.
Anda tidak perlu melakukannya. Kami telah menyusun 12 strategi penghilang gangguan untuk membantu Anda menjadi seproduktif mungkin, sehingga memudahkan Anda yang sedang dikejar deadline dalam usaha Anda.
1. Ciptakan Ruang Kerja yang Ideal
Meskipun sofa, tempat tidur, meja dapur, atau lantai kamar Anda adalah tempat yang dapat diterima untuk bekerja dalam keadaan darurat, namun nyatanya semua itu tidak ideal.
Jika Anda ingin menjadi lebih produktif dan menghindari rasa sakit dan nyeri yang datang dari ergonomi yang buruk, akan sangat membantu untuk menciptakan ruang kerja yang menyenangkan bagi pikiran dan tubuh.
Itu biasanya berarti permukaan yang bersih, kursi yang kokoh, tidak ada gangguan, dan semua sumber daya yang tepat di ujung jari Anda.
Gretchen Rubin, penulis Outer Order, Inner Calm, mengatakan bahwa ketika kita membersihkan hidup dan ruang kita dari hal-hal yang tidak kita butuhkan, pikiran kita lebih bebas, dan kita merasa lebih tenang dan lebih energik.
Itulah jenis ruang yang cocok saat Anda mencoba untuk mencoba menyelesaikan hal yang penting!
2. Buat Daftar Kerja yang Dapat Diatur dan Patuhi Itu
Buat daftar tugas setiap minggu — lalu berkomitmen untuk menyelesaikannya. Berikut adalah proses dua langkah untuk membantu Anda menangani manajemen waktu dan tetap berpegang pada rencana.
1. Gunakan metode ABCDE untuk memenuhi batas waktu
Prioritaskan setiap item dengan:
A. Pekerjaan yang harus selesai pada hari berikutnya atau lebih untuk menghindari konsekuensi
B. Pekerjaan yang harus diselesaikan tetapi tidak terlalu peka waktu
C. Pekerjaan yang akan menyenangkan untuk diselesaikan, tetapi tidak mendesak
D. Pekerjaan yang bisa didelegasikan
E. Pekerjaan yang bisa dihilangkan
Ini semua tentang skala prioritas yang bisa Anda baca melalui artikel ini.
2. Pilih satu hal besar dan atau dua hal kecil yang bisa Anda selesaikan setiap hari
Siapkan diri Anda untuk sukses dengan menangani satu atau dua hal. Ini harus realistis dan mudah dikelola. Selain itu, Anda akan merasa puas dengan mencoretnya dari daftar daripada menyingkirkannya dan selalu memasukkan satu item ke daftar tugas besok.
3. Petakan Hari Anda
Setelah Anda bekerja dalam penentuan pilihan Anda cukup lama, Anda akan memiliki gambaran kasar tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas. Gunakan pengetahuan itu untuk mendorong produktivitas Anda dengan memetakan hari Anda, jam demi jam.
Anda tidak akan membuang waktu jika Anda tahu bahwa Anda perlu membuat laporan sebelum jam 2 siang. agar siap untuk pertemuan klien pada jam 3 sore.
Pastikan untuk menjadwalkan istirahat kerja sepanjang hari untuk menjernihkan pikiran dan memberi energi pada tubuh Anda saat dikejar deadline!
4. Membangun Waktu untuk Saat Krisis
Anda bangun dengan sakit tenggorokan yang gatal. Andak atau orang tua Anda mengalami keadaan darurat dan mereka membutuhkan Anda segera. Komputer Anda benar-benar tidak berfungsi.
Ada banyak sekali hal yang dapat menghalangi daftar tugas Anda. Itulah mengapa sangat penting untuk menghindari bekerja sesuai tenggat waktu dengan cara yang tidak memberi Anda ruang untuk krisis.
Ini mungkin berarti menetapkan tenggat waktu di kalender Anda beberapa hari sebelum klien mengharapkan proyek. Dengan begitu Anda tidak mengarah ke garis finis di menit-menit terakhir dan peristiwa kehidupan tidak memiliki kekuatan untuk menggagalkan segalanya.
“Pra-tenggat waktu” ini juga dapat berfungsi sebagai kontrol kualitas. Saat kita membiarkan pekerjaan “diam” selama beberapa hari, kita dapat menangani hasil edit akhir dengan pandangan segar, yang sering kali membantu memperbaiki keadaan.
5. Lakukan yang Tersulit Terlebih Dahulu
Pernahkah Anda mendengar ungkapan “eat the frog”? Ini merujuk pada tindakan menangani tugas terberat di daftar Anda terlebih dahulu, jadi energi Anda tidak terkuras oleh rasa takut yang Anda rasakan sepanjang hari menjelang itu.
Anda dapat merasakan perasaan pencapaian Anda selama berjam-jam dan semua yang Anda lakukan setelahnya akan terasa mudah. Ini adalah kebiasaan penting untuk menghilangkan beban saat dikejar deadline pada apa pun jenis proyek yang Anda kerjakan.
6. Hindari Multitasking
Dalam upaya kami untuk menaklukkan manajemen waktu, pemilik bisnis sering kali mencoba melakukan sejumlah tugas pada saat yang bersamaan.
Studi menunjukkan bahwa kita tidak pandai melakukan beberapa hal sekaligus seperti yang kita pikirkan. Faktanya, beberapa penelitian menunjukkan bahwa multitasking dapat mengurangi produktivitas hingga 40%!
Itu hal terakhir yang Anda butuhkan saat Anda berjuang saat dikejar deadlin. Untuk menjadi benar-benar produktif, curahkan semua perhatian Anda pada satu tugas dan satu waktu. Anda akan lebih fokus, dan akan bekerja lebih cerdas dan lebih efisien.
7. Singkirkan Media Sosial Saat Anda Bekerja dalam Deadline
Bagi banyak pemilik usaha kecil, media sosial hanyalah bagian dari pekerjaan. Tapi tidak pernah sesederhana itu, bukan?
Awalnya kita menggunakan media sosial untuk tujuan yang benar, tetapi pada kenyataannya bisa berakhir pada kesalahan.
Penulis Stacey Stein mengatakan dia menemukan solusi sederhana untuk masalah umum. “Dulu saya tersesat di lubang kelinci Twitter… Saya menghapus aplikasi dari ponsel dan boom — gangguan hilang!”
Jika Anda belum siap melakukan lompatan seperti itu, setidaknya nonaktifkan notifikasi dan / atau setel ponsel Anda dalam mode Jangan Ganggu saat Anda mengerjakan deadline yang membutuhkan fokus penuh Anda.
8. Kelompokan dan Sederhanakan Setiap Proyek agar Lebih Mudah Dikelola
Tantangan untuk memenuhi deadline yang sulit sering kali diperparah ketika kita merasa kewalahan dengan ruang lingkup pekerjaan. Ini terutama terjadi ketika kami mencoba menyelesaikan proyek pada menit terakhir.
Buat diri Anda lebih mudah secara psikologis dengan menyederhanakan proyek besar menjadi bagian-bagian kecil yang lebih mudah dikelola. Setiap langkah harus cukup kecil sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan hari Anda dalam kelipatan satu hingga dua jam.
Hal ini membuat setiap proyek terasa tidak terlalu mengintimidasi dan Anda mendapatkan keuntungan dari perasaan kepuasan yang memotivasi yang datang dengan mencoret tugas dari daftar — dan memenuhi deadline yang sulit itu.
9. Pahami Irama Produktivitas Anda
Saat Anda menyadari waktu saat Anda paling efisien, Anda dapat mulai menyusun item agenda di sekitarnya.
“Apa yang saya pelajari untuk saya adalah bahwa ‘otak pagi’ saya adalah otak terbaik saya. Saya berpikir lebih baik di pagi hari dan bekerja dua kali lebih cepat.
Jadi, saya memberikan ‘otak terbaik’ saya untuk pekerjaan saya di pagi hari dan biasanya melakukan pekerjaan rumah (tugas, faktur, olahraga, dll.) Di kemudian hari, ”kata penulis lepas Paul Russell.
Setelah Anda membuat daftar tugas, pastikan untuk menjadwalkan hal-hal yang paling membutuhkan fokus pada waktu paling produktif Anda di hari itu. Denga begitu, cara ini bisa menjadi cara terbaik saat Anda dikejar deadline yang mendesak.
10. Delegasikan Tugas Anda
Merasa terlalu banyak deadline dan terlalu sedikit jam dalam sehari? Pernahkah Anda menganggap bahwa Anda tidak harus menjadi orang yang melakukan semuanya?
Pengusaha sukses tahu bahwa delegasi adalah kunci untuk naik ke level berikutnya. Dapatkah Anda melakukan outsourcing beberapa pekerjaan Anda ke kontraktor atau mempekerjakan asisten administrasi untuk membantu Anda melakukan hal-hal kecil?
11. Gunakan Kalender Anda untuk Melacak Deadline dan Jadwal Produktivitas
Sebagian besar proyek akan berlangsung selama beberapa hari. Menggunakan kalender mingguan atau bulanan akan membantu Anda menjadwalkan waktu setiap hari untuk memenuhi deadline yang jauh. Beberapa orang bahkan menambahkan daftar tugas dan rencana jam demi jam untuk hari itu langsung ke kalender mereka.
Template Google Sheets memberi Anda kalender dengan fleksibilitas yang lebih besar, yang membantu pemilik usaha kecil berbasis data menjadi seefisien mungkin saat mereka harus berpacu dengan deadline yang mendesak.
12. Temukan Mitra Akuntabilitas
Klien Anda bukan mitra akuntabilitas dalam mengejar deadline Anda. Mereka ingin menyerahkan proyek itu kepada Anda dan melupakannya. Mitra akuntabilitas dalam deadline bisa sebagai freelancer lain, teman / anggota keluarga atau bahkan asisten virtual.
Mitra yang tepat tidak akan hanya bertanya apakah Anda bekerja — mereka akan meminta pertanggungjawaban Anda karena kehilangan pencapaian atau kemalasan selama hari tertentu.
Kesimpulannya, Atasi Gangguan dan Selesaikan Deadline Anda!
Jika mata pencaharian Anda bergantung pada kemampuan Anda untuk menciptakan karya hebat di tekanan deadline waktu yang ketat, Anda harus menemukan strategi untuk membuat Anda tetap teratur dan fokus.
Sebaiknya hindari menganggap deadline kerja sebagai tanggal yang ditakuti di kalender Anda. Sebaliknya, nantikan pertemuan mereka. Masing-masing mewakili klien yang puas, faktur dalam perjalanan dan penutupan proyek besar yang sulit namun sangat menguntungkan.
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.
Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:
- 5 Alasan Mengapa Software Akuntansi Cloud Menyederhanakan Proses Bisnis
- Ekonomi Makro dan Ekonomi Mikro: Pengertian Lengkap, Hubungan dan Perbedaannya
- Pengertian Etika Bisnis, Prinsip, Karakteristik dan Manfaatnya
- Pengertian Inovasi Produk, Manfaat dan Tips Mengoptimalkannya
- Cara Memeriksa Kesehatan Kinerja Keuangan Bisnis Kecil Anda