KPI: Pengertian, Cara Memaksimalkan dan Contoh KPI Dalam Usaha Kecil

Contents hide
Pengertian KPI
Cara Memaksimalkan KPI untuk Usaha Kecil
Contoh KPI untuk Usaha Kecil
Menyiapkan KPI untuk Pengembangan Usaha Kecil Anda
Kesimpulan

Anda mungkin tahu bahwa untuk membantu bisnis  tumbuh dan berkembang, penting untuk memantau berbagai aspek utama dalam Tetapi ketika Anda adalah eorang pemilik usaha kecil, ada banyak detail yang harus direncanakan dan diperiksa. Luangkan waktu untuk melihat metrik pentingdari daftar prioritas bisnis Anda.

Di situlah key performance indicators atau KPI berguna. Indikator ini membantu Anda mengukur dan meningkatkan bisnis tanpa dibanjiri dengan detail dan data. Berikut adalah pengertian dan pembahasan mengenai KPI secara mendalam.

Pengertian KPI

Pengertian Key performance indicators atau KPI adalah nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis utama.

Organisasi menggunakan KPI di berbagai tingkatan untuk mengevaluasi keberhasilan mereka dalam mencapai target.

Secara keseluruhan, KPI biasanya berfokus pada kinerja bisnis secara keseluruhan, sementara pada tingkat yang lebvih spesifik indikator berfokus pada proses di departemen seperti penjualan, pemasaran, SDM, dukungan, dan lainnya.

Guna KPI untuk Usaha Kecil

Seperti yang telah kita bahas diatas mengenai pengertian KPI secara luas, KPI untuk bisnis kecil dapat membuat bisnis Anda tetap pada jalurnya dan memberi tahu apakah bisnismembuahkan hasil.

KPI juga akan membantu untuk menentukan di mana hal-hal tidak berjalan baik  dalam bisnis atau menunjukan potensi buruk yang akan terjadi pada usaha Anda. Jadi dengan KPI, diharapkan pemilik bisnis dapat memperbaiki haluan sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

Cara Memaksimalkan KPI untuk Usaha Kecil

Tidak ada daftar atau template daftar KPI lengkap yang cocok untuk setiap bisnis. Apa yang harus Anda lacak tergantung pada industri, tahap bisnis, dan tujuan.

Namun, ada beberapa poin dalam KPI yang bila diukur akan membuat bisnis akan mendapat manfaat dari hal tersebut. Namun terkadang, ada daftar KPI dari jenis bisnis yang sama dengan bisnis Anda dan dapat sangat bermanfaat untuk Anda.

Namun Anda tidak dapat melacak setiap KPI untuk usaha kecil di luar sana. Tidak hanya itu akan sulit dilakukan, tetapi Anda juga akan kehilangan pandangan tentang apa yang benar-benar penting. Ada tiga hal yang harus Anda pertimbangkan ketika memilih KPI dalam bisnis Anda.

1. BERPIKIR TENTANG TUJUAN BISNIS ANDA

Pemilik bisnis seringkali fokus pada inti yang salah, misalnya keuntungan. Meskipun penting untuk mengetahui apakah suatu bisnis mendapatkan lebih atau kurang menguntungkan dari tahun ke tahun, itu bukan satu-satunya hal yang perlu dilacak oleh pemilik bisnis yang baik.

KPI yang baik akan membantu secara keseluruhan dalam mengukur apa yang penting bagi bisnis Anda. Pikirkan tentang berbagai tujuan utama yang dimiliki dalam bisnis. Anda mungkin memiliki sasaran yang terkait dengan pelanggan atau klien, karyawan, operasi dan pemasaran. Apa metrik yang paling penting terkait dengan tujuan itu?

Misalnya, kepuasan pelanggan dan lifetime value pelanggan mungkin sangat penting untuk beberapa jenis bisnis. Keberhasilan bisnis lain mungkin bergantung pada produktivitas karyawan atau seberapa cepat mereka menjual stok mereka. Memilih KPI berdasarkan tujuan bisnis Anda akan membuat semua target lebih jelas terlihat.

2. PERTIMBANGKAN TAHAP BISNIS ANDA

Tahap bisnis yang berbeda membutuhkan KPI yang berbeda.

Perusahaan yang relatif baru yang mencoba menstabilkan arus kas mungkin memberikan penekanan lebih besar pada metrik hari penjualan yang beredar (DSO). Karena itu, hal itu memberi tahu mereka seberapa cepat mereka dapat mengubah piutang menjadi uang tunai.

Perusahaan yang lebih mapan mungkin tidak terlalu peduli dengan DSO. Sebaliknya, mereka mungkin ingin lebih fokus pada retensi karyawan untuk membantu mereka mengembangkan bisnis. Cobalah untuk fokus pada KPI yang paling relevan dengan tahap bisnis Anda.

3. TERMASUK INDIKATOR LAGGING DAN LEADING

Perpaduan terbaik dari KPI adalah memilih indikator perbaikan (lagging) dan yang utama (leading). Indikator utama berwawasan ke depan dan dapat memengaruhi hasil. Sebaliknya, indikator lagging tampak mundur dan akan memberi tahu Anda apa yang telah terjadi.

Misalnya, kepuasan pelanggan adalah indikator utama. Semakin senang pelanggan Anda dengan produk atau layanan Anda, semakin besar kemungkinan mereka untuk kembali. Itu adalah indikator utama bahwa penjualan bisnis Anda akan terus sehat.

Contoh indikator lagging adalah laba. Metrik itu akan menunjukkan dengan tepat bagaimana kinerja bisnis Anda. Namun, itu tidak memberi Anda indikasi bagaimana kinerja bisnis di masa depan.

pengertian KPI

Contoh KPI untuk Usaha Kecil

Setelah mengetahui pengertian KPI dan cara memilih KPI, selanjutnya adalah mengetahui contoh KPI yang biasa di ukur pada usaha kecil dan menengah.

Ada beberapa KPI yang bermanfaat bagi hampir setiap bisnis untuk dilacak. Ini adalah KPI inti yang dapat membantu memantau kesehatan bisnis. Mereka kemungkinan bukan satu-satunya KPI yang harus dilacak dan improvisasi, tetapi merupakan awal yang baik untuk memulai menggunakan KPI dalam bisnis Anda

LABA BERSIH

Poin yang sederhana dan mudah untuk memulai menggunakan KPI untuk bisnis kecil adalah untuk melacak laba bersih Anda dari waktu ke waktu. Apakah perusahaan mendapatkan untung lebih atau kurang dari tahun ke tahun?

Penghitungan laba bersih adalah pendapatan Anda dikurangi biaya.

Anda tidak akan selalu berharap bahwa laba bersih dalam usaha terus naik. Terkadang sebagai pemilik bisnis, Anda akan melihat penurunan dalam meraih keuntungan ketika berinvestasi dalam bisnis atau selama masa-masa sulit dalam perekonomian.

Tetapi mengawasi laba akan membantu Anda melihat apakah bisnis menghasilkan lebih dari yang dihabiskannya. Ini adalah metrik penting untuk diketahui.

MARGIN LABA BERSIH

Margin keuntungan Anda, juga dikenal sebagai margin laba bersih, digunakan untuk mengukur seberapa menguntungkan bisnis.

Mirip dengan metrik laba bersih, ini akan menunjukkan seberapa baik pendapatan bisnis digunakan. Metrik ini adalah ukuran dari seberapa banyak keuntungan bisnis Anda dari pendapatan yang dihasilkannya.

Perhitungannya adalah laba bersih ÷ pendapatan.

Jika bisnis Anda memiliki pendapatan 100.000.000 sepanjang tahun dan laba bersih  40.000.000, margin keuntungan adalah 40%. Itu berarti bahwa untuk setiap 1000 rupiah yang dihasilkan, bisnis Anda mendapatkan keuntungan 400 rupiah.

Membandingkan margin keuntungan Anda dari tahun ke tahun akan membantu Anda melihat apakah peningkatan pendapatan meningkatkan laba pada tingkat yang sama.

RASIO CEPAT ATAU QUICK RATIO

Arus kas adalah hal penting bagi bisnis untuk dipantau. Ini sering disebut sebagai salah satu alasan utama mengapa usaha kecil gagal.

Pengertian metrik KPI Rasio cepat atau quick ratio adalah metrik yang memudahkan untuk melihat apakah kas, dan uang yang Anda harapkan segera (piutang usaha) sudah cukup untuk menutupi kewajiban usaha.

Untuk menghitungnya, Anda menambahkan uang tunai, surat berharga dan piutang, dan dibagi dengan kewajiban lancar.

Misalnya, jika Anda memiliki 10.000.000 kas, 5.000.000 dalam piutang dan 12.000.000 dalam kewajiban lancar, perhitungannya adalah ( 10.000.000 +  5.000.000) ÷ 12.000.000 = 1,25

Jika nilai rasio cepat adalah satu atau lebih tinggi, itu berarti Anda memiliki cukup uang tunai dan aset likuid (aset yang dapat dijual dengan cepat untuk mendapatkan uang tunai) untuk menutupi tagihan yang belum dibayar.

Sebaliknya, Jika rasio cepat kurang dari satu berarti bahwa mungkin lebih sulit untuk menutupi kewajiban Anda saat ini.

BIAYA AKUISISI PELANGGAN

Apakah Anda tahu berapa biaya untuk mendapatkan pelanggan baru (atau klien) untuk bisnis? Pada tahap awal bisnis, Anda mungkin tidak khawatir tentang berapa biaya untuk mendapatkan penjualan. Tetapi ketika bisnis berkembang, ini adalah metrik penting untuk dilacak.

Anda dapat melakukan ini dengan mengukur biaya perolehan pelanggan. Atau berapa banyak yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan satu pelanggan.

Biaya perolehan pelanggan Anda adalah total biaya penjualan dan pemasaran ÷ jumlah pelanggan baru.

Jika Anda menghabiskan 5.000.000 untuk biaya pemasaran selama seperempat dan bisnis mendapat 10 klien baru, biaya perolehan pelanggan (atau klien)  adalah 500.000 per klien.

LIFETIME VALUE

Berapa nilai pelanggan? Ini adalah metrik penting untuk diketahui karena dapat membantu Anda memutuskan berapa banyak yang dapat dibelanjakan untuk biaya penjualan dan pemasaran.

Jika Anda tahu bahwa rata-rata pelanggan menghabiskan 100.000 untuk produk atau layanan dalam bisnis yang Anda buat, pastikan bahwa biaya untuk memperoleh pelanggan tersebut jauh di bawah 100.000.

Mengukur metrik ini tidak semudah mengukur metrik lainnya. Akibatnya, beberapa bisnis tidak pernah mengukur metrik ini.

Jika bisnis Anda bekerja dengan klien pada model retainer, metrik ini relatif mudah diukur. Lipat gandakan harga retainer rata-rata dengan jumlah bulan rata-rata klien bekerja dengan Anda.

Jika Anda bekerja dengan klien berdasarkan proyek, Anda perlu melakukan sedikit riset lebih lanjut. Memperkirakan jumlah rata-rata proyek yang dilakukan dengan klien dan biaya rata-rata setiap proyek akan memungkinkan bisnis untuk mengukur nilai rata-rata lifetime value-nya.

TINGKAT KONVERSI

Pengertian Metrik KPI ini adalah untuk mengukur berapa banyak prospek yang benar-benar menjadi pelanggan. Anda dapat mengukur tingkat konversi dalam berbagai cara, tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan.

Untuk toko online, Anda dapat mengukur ini dengan melihat jumlah orang yang melakukan pembelian bulan lalu dibandingkan dengan jumlah orang yang mengunjungi toko online Anda. Contohnya jika Anda memiliki 400 pembelian dan 10.000 pengunjung website dalam sebulan. Tingkat konversi Anda akan menjadi 4%.

Jika agensi mengirimkan 10 klien potensial dalam sebulan dan mendaratkan dua proyek, tingkat konversi mereka adalah 20%.

Melacak tingkat konversi Anda dari waktu ke waktu akan membantu Anda melihat apakah perubahan yang Anda lakukan dalam penjualan dan pemasaran meningkatkan tingkat konversi Anda.

RASIO MARGIN KOTOR

Jika bisnis Anda menjual produk, satu KPI untuk bisnis kecil yang harus Anda ukur adalah rasio margin kotor Anda. Margin kotor Anda akan memberi tahu Anda berapa banyak uang yang tersisa setelah membayar produk yang Anda jual. Anda dapat mengukur rasio margin kotor berdasarkan produk atau total untuk bisnis Anda.

Katakanlah Anda menjual produk senilai 10.000.000 dalam sebulan dan harga pokok penjualan adalah 4.000.000 Margin kotor sebagai persentase adalah 60%. Itu dihitung dengan membagi margin kotor Anda (penjualan 10.000.000 dikurangi harga pokok penjualan 4.000.000) dengan total penjualan.

Jika Anda ingin menghitungnya per produk, untuk mengetahui produk apa yang paling menguntungkan untuk Anda jual, Anda akan melakukan perhitungan yang sama per item.

Misalkan Anda menjual kemeja dan seorang pelanggan membeli satu kemeja seharga 200.000 Jika biaya baju itu untuk Anda adalah 80.000, rasio margin kotor Anda pada kemeja itu adalah 60%. ( 200.000 –  80.000) ÷ 20 = 60%

Semakin tinggi marjin kotor Anda, semakin banyak uang yang tersisa untuk membayar pengeluaran bisnis lainnya seperti gaji, sewa, dan pemasaran.

DAYS SALES OUTSTANDING (DSO)

Seberapa efisien bisnis Anda dalam hal mendapatkan bayaran? Ini penting untuk bisnis apa pun. Terutama untuk bisnis baru atau mereka yang bekerja untuk menstabilkan arus kas mereka.

DSO mengukur berapa lama piutang beredar. Artinya, berapa lama rata-rata yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk mendapatkan bayaran setelah penjualan dilakukan.

Anda dapat menghitung DSO dengan membagi saldo piutang dengan total penjualan dan mengalikannya dengan jumlah hari dalam suatu periode.

Sebagai contoh, katakanlah bahwa selama Januari Anda memiliki 50.000.000 dalam penjualan kredit (penjualan di mana pelanggan tidak segera membayar). Jika Anda memiliki saldo piutang 30.000.000, dengan 31 hari dalam sebulan, DSO Anda adalah 18,6.

Ketika DSO Anda meningkat atau menjadi terlalu tinggi, itu bisa menjadi tanda bahwa sudah waktunya untuk fokus pada peningkatan proses piutang Anda.

apa itu kpi

TRAFFIC SITUS WEB

Jika Anda menjalankan bisnis online, salah satu metrik utama Anda adalah mengetahui berapa banyak lalu lintas yang diterima situs web Anda. Tidak ada perhitungan yang terlibat di sini. Sebaliknya, Anda akan menggunakan program seperti Google Analytics untuk membantu Anda melacak tren lalu lintas dari waktu ke waktu.

Memantau lalu lintas Anda dapat membantu Anda memahami kapan dan mengapa Anda melihat lonjakan dan kemiringan lalu lintas, dan lebih memahami pengunjung Anda.

Jika Anda menjalankan kampanye iklan, apakah itu menyebabkan lonjakan lalu lintas? Jika Anda memiliki penjualan, apakah itu menyebabkan lonjakan lalu lintas yang lebih besar? Apakah traffic Anda bertambah seiring waktu (pertanda baik) atau apakah perlahan-lahan menurun?

ENGAGEMENT MEDIA SOSIAL

Jika bisnis Anda bergantung pada media sosial untuk menghasilkan bisnis, keterlibatan media sosial adalah KPI yang bagus untuk dilacak. Mengukur suka, komentar, dan bagikan akan membantu Anda melihat jenis posting apa yang berkontribusi untuk meningkatkan bisnis Anda.

Seperti halnya lalu lintas situs web, tidak diperlukan perhitungan rumit di sini. Menonton dan memantau tren dari waktu ke waktu akan membantu Anda memfokuskan upaya Anda. Karenanya, Anda akan dapat berkonsentrasi untuk membuat pos dan konten yang tepat yang mendorong pertumbuhan bisnis.

Menyiapkan KPI untuk Pengembangan Usaha Kecil Anda

Setelah Anda memilih KPI yang tepat untuk dilacak untuk bisnis Anda, selanjutnya adalah ingin mengatur KPI dan memantaunya dengan cara yang benar.

Beberapa Tools yang Berguna

Sebagai pemilik bisnis, Anda harus banyak memantau pengembangan dan progress dari rencana Anda. Namun dengan menambahkan beberapa KPI ke daftar yang akan Anda pantau tanpa menciptakan cara yang mudah untuk melakukan dan memantaunya akan membuat Anda frustrasi.

Untungnya, ada sejumlah alat yang dapat membantu untuk mendapatkan data yang dibutuhkan untuk melacak KPI. Dengan begitu, Anda menghabiskan lebih sedikit waktu bekerja di spreadsheet dan lebih banyak waktu untuk menjalankan dan mengembangkan bisnis.

Software akuntansi online: Menggunakan software akuntansi cloud dapat membuat bisnis lebih mudah untuk memeriksa data finansial penting Anda kapan saja. Mungkin Anda dapat menyesuaikan dasbor untuk menampilkan metrik terpenting Anda saat Anda masuk.

Google Analytics: Jika Anda menjalankan bisnis online, Google Analytics dapat membantu Anda melacak metrik situs web Anda, termasuk lalu lintas dan konversi. Hali ini akan membuat Anda lebih mudah dan lebih cepat untuk memeriksa keselurahan data, Anda juga dapat membuat laporan yang secara otomatis diisi dengan data yang diperbarui.

Alat penjadwalan media sosial: Jika keterlibatan media sosial adalah KPI penting untuk dilacak, banyak alat penjadwalan media sosial akan melaporkan data engagement Anda. Karenanya, tidak perlu untuk melacaknya secara manual.

Meminta Persetujuan Para Stakeholder

Penting untuk memastikan bahwa semua orang yang memimpin bisnis Anda selaras dengan KPI yang telah direncanakan.

Bergantung pada peran setiap orang, mereka mungkin memiliki prioritas yang berbeda. Misalnya, seseorang yang menjalankan keuangan akan fokus pada metrik keuangan. Seorang spesialis pemasaran akan lebih peduli tentang metrik pemasaran.

Terlepas dari bidang bisnis mereka, setiap pemimpin harus menyepakati KPI yang tepat untuk bisnis secara keseluruhan. Demikian juga, mereka harus berkomitmen untuk memantau dan meningkatkannya.

Pantau dan Improvisasi Secara Berkala

Apakah Anda akan meninjau KPI bulanan atau triwulanan, tetapkan waktu sebelumnya dan patuhi ketentuan tersebut. Meskipun akan selalu ada kebutuhan yang lebih mendesak, menghabiskan waktu sejenak untuk meninjau kesehatan bisnis Anda dan membuat perubahan proaktif sangat penting.

Kesimpulan

Itulah pengertian KPI dan pembahasan KPI yang dibahas secara mendalam.

Membuat dan memantau KPI sangat penting untuk kesehatan bisnis Anda. Tapi seharusnya itu tidak perlu menjadi tugas yang memberatkan. Memilih KPI yang tepat dan menggunakan alat untuk memantau mereka dapat membantu Anda membuat keputusan yang tepat untuk mengembangkan bisnis Anda.

 

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca: