Pengertian Lengkap Skala Prioritas dan Tips Mengembangkannya

Contents hide

Menggunakan Matriks Eisenhower untuk Memetakan Skala Prioritas

Langkah Dalam Menentukan Skala Prioritas dalam Bisnis

Pembuatan skala prioritas adalah proses dua langkah yang membutuhkan keterampilan identifikasi dan pengambilan keputusan. Menentukan tugas mana yang paling penting dan dalam urutan apa yang perlu dilakukan sangat penting untuk operasi bisnis yang efektif.

Mengikuti proses pengambilan keputusan yang berorientasi pada prioritas yang berhubungan kembali dengan dan mengikuti tujuan dan sasaran bisnis strategis menempatkan setiap tugas dalam perspektif dan meningkatkan peluang untuk menyelesaikan tugas dalam urutan yang benar dan tepat waktu.

Baca terus artikel ini untuk mengetahui secara mendalam tentang skala prioritas yang akan memudahkan Anda dalam menentukan hal apa yang harus Anda lakukan terlebih dahulu dalam hidup dan keadaan yang mendesak.

Apa itu Skala Prioritas?

Tidak pernah ada cukup waktu untuk melakukan semua yang ingin Anda lakukan. Ini adalah masalah universal, dan kita semua menerima fakta itu dan hidup dengan kenyataannya sampai skenario terburuk muncul: Tidak ada cukup waktu untuk melakukan semua yang harus Anda lakukan.

Ketika segala sesuatu di daftar tugas Anda terasa sangat penting inilah saatnya untuk menggunakan satu atau lebih skala prioritas untuk membuat daftar tugas Anda lebih mudah dikelola dan ditaklukkan.

Anda memiliki 300 tugas di daftar tugas Anda. Mana yang paling penting?

Teknik pembuatan skala prioritas membantu Anda menjawab pertanyaan itu dengan memberi Anda metode formal untuk mengevaluasi perlunya menyelesaikan setiap tugas di daftar Anda.

Proses pembuatan prioritas memungkinkan Anda membuat keputusan berdasarkan informasi tentang apa yang perlu Anda lakukan, apa yang tidak perlu Anda lakukan, dan kapan Anda perlu fokus pada tugas-tugas tertentu.

Menggunakan Matriks Eisenhower untuk Memetakan Skala Prioritas

Matriks Eisenhower dinamai Dwight David Eisenhower – seorang jenderal angkatan darat dan negarawan Amerika yang menjabat sebagai Presiden Amerika Serikat ke-34 dari tahun 1953 hingga 1961.

Selama Perang Dunia II, ia adalah seorang jenderal bintang lima di Angkatan Darat Amerika Serikat dan bertugas sebagai Panglima Tertinggi yang menyiapkan strategi untuk invasi Sekutu ke Eropa.

Dwight membuat keputusan sulit terus menerus tentang tugas mana yang harus dia fokuskan setiap hari. Hal ini akhirnya membawanya untuk menemukan Metode Eisenhower yang terkenal di dunia, yang saat ini membantu kami memprioritaskan berdasarkan urgensi dan kepentingan.

Melalui prinsip Eisenhower tentang perencanaan, penentuan prioritas, pendelegasian, dan penjadwalan, Anda akan mulai melihat hal-hal yang benar untuk dilakukan untuk mencapai tujuan Anda dan menjadi lebih produktif.

Cara menggunakan Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower (kadang disebut Kotak Eisenhower atau Matriks Keputusan Eisenhower) adalah cara yang mudah, namun sangat efektif untuk memprioritaskan dan mengelola tugas dan waktu Anda.

Ini adalah sistem yang pada dasarnya membuat Anda memisahkan semua aktivitas Anda menjadi empat tingkat prioritas, salah satunya (Tidak Penting / Tidak Mendesak) segera dihapus, jadi sebenarnya hanya tiga kategori tugas yang layak diperhatikan untuk difokuskan (lihat gambar di bawah)

Tugas “Penting” dan “Mendesak”. Ini menerima tingkat prioritas tertinggi dan harus menjadi fokus utama Anda untuk diselesaikan secepat mungkin (paling sering pada hari yang sama).
“Penting”, tetapi “Tidak Mendesak”. Ini adalah tujuan dan tugas jangka panjang yang penting tetapi belum memiliki tenggat waktu yang pasti. Anda harus menjadwalkannya tepat waktu, melakukan hal yang paling mendesak tepat setelah Anda menyelesaikan semuanya dari kuadran “Lakukan”.
“Tidak Penting”, tetapi tugas “Mendesak”. Tugas-tugas ini adalah tugas-tugas yang dapat Anda delegasikan ke profesional lain atau ditunjuk untuk Anda selesaikan sendiri jika Anda harus, tetapi hanya setelah tugas kuadran pertama dan kedua Anda selesai.
Tugas “Tidak Penting” dan “Tidak Mendesak”. Tugas ditempatkan di kuadran “Hapus” karena Anda harus berhenti melakukannya. Hal ini dapat bervariasi karena persepsi tentang urgensi dan kepentingan, tetapi sebagian besar tugas ini bahkan tidak perlu dilakukan dan akan dianggap membuang-buang waktu oleh kebanyakan orang.

Kuadran “Do”

Kami menyebut kuadran pertama “Do” karena tugas-tugas ini sangat penting dan hanya perlu dilakukan pada hari yang sama dan tidak lebih lambat dari hari berikutnya. Ini adalah tugas yang perlu dilakukan untuk menghindari konsekuensi negatif. Contoh kuadran “Do adalah krisis, tenggat waktu, masalah mendesak.

Ini biasanya merupakan tugas yang paling memakan waktu dan energi pada hari itu. Anda tahu- hal yang benar-benar tidak Anda inginkan karena banyaknya energi yang harus Anda investasikan di dalamnya…

Anda harus menggunakan prinsip pertama Mark Twain’s Eat the frog first untuk tugas semacam ini. Ini berfungsi karena Anda kemungkinan besar akan senang menyelesaikan item berikutnya dalam daftar setelah Anda menyelesaikan item pertama.

Selain itu, ini adalah cara yang bagus untuk mendisiplinkan diri Anda sendiri dan mendapatkan harga diri yang lebih tinggi ketika Anda mengakui telah menyelesaikan hal yang paling sulit dilakukan.

Tugas-tugas di kuadran “Do” itu penting dan mendesak, jadi mulailah dengan tugas itu dan Anda akan melihat betapa mudahnya segala sesuatu yang lain akan tampak jauh lebih mudah dilakukan setelah menyelesaikannya.

Cara yang bagus untuk memastikan Anda menjalankan tugas ini adalah dengan menggunakan teknik Pomodoro, yang akan membantu Anda fokus pada tugas dengan lebih produktif. Baca lebih lanjut tentang teknik Pomodoro di sini.

Anda perlu mendedikasikan satu tempat di mana Anda akan menuliskan tugas “Do” Anda setiap hari untuk membuat perencanaan yang bijaksana menjadi kebiasaan yang melekat dan mengikat.

Kuadran “Putuskan”

Kuadran kedua Matriks Eisenhower kita sebut “Putuskan”. Tugas-tugas ini penting tetapi tidak terlalu mendesak.
Manajer waktu yang efisien meninggalkan lebih sedikit hal yang tidak direncanakan dan oleh karena itu mencoba untuk mengelola sebagian besar pekerjaan mereka di kuadran kedua, mengurangi stres dengan menghentikan hal-hal yang mendesak dan penting ke waktu dekat setiap kali ada tugas baru.

Ingat – hanya karena ini tidak dianggap mendesak bukan berarti Anda bisa menjadwalkan tenggat waktu kapan saja, jadi pastikan untuk menetapkan perkiraan waktu yang realistis.

Anda harus mengatur dan merencanakan tugas-tugas seperti ini ke dalam daftar tugas harian / mingguan Anda.

Kuadran “Delegasi”

Kami menyebut kuadran ketiga seperti ini karena tugas-tugas itu kurang penting bagi Anda, namun bagi orang lain masih cukup mendesak. Di sinilah memiliki semangat tim menjadi penting dalam budaya perusahaan apa pun.

Ini adalah tugas yang secara teknis dapat Anda lakukan sendiri, tetapi menyarankan orang yang lebih baik untuk pekerjaan tersebut berarti meningkatkan kerja tim dan lebih banyak waktu bagi Anda untuk menyelesaikan tugas dari dua kuadran pertama.

Anda harus melacak tugas yang didelegasikan melalui telepon, email, atau dalam rapat untuk memeriksa kemajuannya nanti.

Mendelegasikan tanpa opsi pelacakan sama tidak berharganya dengan tidak melakukan tugas sama sekali karena pada akhirnya tidak ada yang dapat dimintai pertanggungjawaban. Dan tidak ada bisnis yang membutuhkan tugas yang menumpuk tanpa ada yang mengurusnya.

Kuadran “Hapus”

Kuadran terakhir disebut “Hapus” karena ini membuat Anda mempertimbangkan hal-hal yang tidak boleh Anda lakukan sama sekali dan “menghapus” dari rutinitas harian / mingguan Anda.

Temukan dan hentikan kebiasaan buruk yang pada dasarnya hanya membuang-buang waktu dan tidak membuat Anda produktif. Ini adalah pemborosan waktu nyata, seperti menjelajahi internet tanpa alasan atau menghabiskan waktu untuk email yang tidak penting dan tidak mendesak.

Gunakan agenda ini untuk menuliskan tugas “Hapus” di area bulanan khusus “Not-To-Do”.

Tetapkan waktu tertentu pada siang hari ketika Anda akan memeriksa email, menjawab panggilan telepon atau korespondensi masuk lainnya (kecuali Anda bekerja di layanan pelanggan, di mana tugas-tugas ini termasuk dalam kategori “Lakukan”). Dan jangan lakukan salah satu tugas ini di luar pengaturan waktu yang ditetapkan.

Panduan untuk menggunakan The Eisenhower Matrix:

Buat daftar tugas. Ini membebaskan pikiran Anda dari hafalan terus-menerus. Dan dengan cara ini Anda akan membuat diri Anda bertanggung jawab atas tugas-tugas yang telah Anda prioritaskan.
Tetapkan batas tugas yang dapat Anda sertakan dalam satu kuadran. Kami senang bekerja dengan rumus yang tidak lebih dari 8 tugas per kuadran.
Selalu pertanyakan apa yang layak dilakukan pertama kali. Gunakan prinsip pertama Mark Twain’s Eat the frog first untuk tugas-tugas dari kuadran “Lakukan” dan “Putuskan”. Makan katak terlebih dahulu akan memberi Anda energi dan momentum yang luar biasa.
Gunakan teknik Pomodoro untuk memaksimalkan hari kerja Anda. Fokus pada satu tugas hanya selama satu sesi Pomodoro.
Rencanakan semua yang Anda harus lakukan di malam hari sebelumnya dan ulas di pagi hari, lalu kerjakan rencana Anda.
Hilangkan gangguan. Jangan biarkan orang lain menentukan skala prioritas Anda. Headphone yang bagus dapat memblokir kebisingan sekitar.
Gunakan alat untuk membantu Anda menghindari kebiasaan buruk, seperti alat pemblokiran media sosial untuk menghentikan Anda menjelajah selama jam kerja.
Pantau tugas yang Anda delegasikan kepada orang lain untuk melihat kemajuannya dengan bantuan alat manajemen tugas dan waktu.
Intinya, cobalah untuk tidak terlalu banyak menunda-nunda. Namun tidak dengan terlalu mengatur tugas Anda.

Langkah Dalam Menentukan Skala Prioritas dalam Bisnis

Identifikasi

Tahap identifikasi dimulai dengan menyusun tim, membentuk sistem rating tertimbang, kemudian melakukan sesi brainstorming. Sistem peringkat tertimbang seperti skala lima poin berguna untuk menempatkan tugas dalam urutan kepentingan dan sangat penting untuk membuat keputusan prioritas yang benar.

Mulailah dari yang kecil dan praktikkan teknik baru ini dengan memilih satu atau dua proyek, seperti membangun situs web perusahaan atau membuat alur proses yang lebih baik untuk pelaporan akhir bulan, yang memenuhi tujuan bisnis strategis. Bertukar pikiran untuk menghasilkan daftar setiap tugas, sekecil apa pun, yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Menganalisa

Tujuan dari tahap analisis adalah untuk memisahkan tugas dari tujuan atau sasaran proyek, memastikan setiap tugas dalam daftar menyelesaikan satu langkah dalam proses dan menambahkan ke daftar tugas jika perlu.

Misalnya, tugas seperti “mendaftar dengan layanan hosting web” sebenarnya merupakan tujuan yang dapat dibagi lagi menjadi tugas-tugas seperti mengidentifikasi persyaratan bandwidth dan meneliti opsi dan harga yang tersedia.

Analisis setiap tugas pada daftar, pindahkan tujuan ke atas dan daftar tugas pendukung di bawah setiap tujuan proyek.

Menetapkan

Mulailah membuat keputusan prioritas dengan menetapkan skala prioritas untuk setiap tujuan sesuai dengan skala peringkat yang dikembangkan tim dengan Matriks Eisenhower yang sudah kami jelaskan diatas.

Atur tujuan sesuai dengan prioritas dan kemudian lakukan hal yang sama untuk tugas di bawah setiap tujuan proyek untuk membuat daftar “yang harus dilakukan” dalam urutan kepentingannya.

Tetapkan tanggal jatuh tempo untuk proyek itu sendiri dan tanggal jatuh tempo untuk setiap tujuan proyek. Delegasikan tugas kepada anggota tim sesuai dengan keahlian mereka dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.

Bergerak kedepan

Keputusan pembuatan prioritas menjadi lebih rumit ketika bisnis mengambil terlalu banyak proyek pada satu waktu. Tugas harian, mingguan, atau bulanan yang penting tetapi tidak terkait dengan proyek tertentu dapat semakin memperumit proses tersebut.

Kurangi kebingungan dengan membuat daftar dan memprioritaskan tugas harian, mingguan, dan bulanan terlebih dahulu. Kemudian tinjau tujuan bisnis dan tujuan strategis saat ini untuk memastikan keputusan prioritas fokus pada proyek yang paling penting terlebih dahulu.

Pertimbangkan waktu dan sumber daya manusia dan bisnis yang tersedia dan tetapkan batas untuk jumlah proyek yang sedang berjalan yang dapat ditangani bisnis pada waktu tertentu.

Selesaikan dengan membuat dan memprioritaskan daftar proyek tingkat tinggi yang harus diselesaikan bisnis untuk mencapai tujuan strategis dan proyek opsional yang ingin diselesaikan bisnis – baik sekarang atau di masa depan – dan ikuti proses pengambilan keputusan prioritas saat masing-masing muncul. penyelesaian.

Kesimpulan

Membuat skala prioritas pada diri sendiri dan bisnis sama pentingnya, hal ini untuk menjadikan setiap rencana yang Anda buat sesuai dengan tujuan yang ingin Anda dapatkan. Pastikan juga bahwa tujuan yang ingin Anda dapatkan itu jelas, sehingga mudah dalam memetakan apa yang ingin Anda lakukan dan apa yang tidak boleh Anda lakukan.

Dengan mengetahui skala prioritas dalam hidup tentunya akan menjadikan Anda menjadi pribadi yang lebih baik untuk Anda dan orang orang di sekitar Anda.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

Berikut adalah artikel tentang manajemen dan pemasaran lainnya yang bisa Anda baca: