5 Alasan Mengapa Software Akuntansi Cloud Menyederhanakan Proses Bisnis

Sebelum “software akuntansi cloud” dikenal orang banyak, catatan akuntansi disimpan di desktop dan mengelola pembukuan sehari-hari mengharuskan seseorang berada di kantor untuk mencatat transaksi, membayar tagihan, dan menagih klien, bahkan masih ada yang menggunakan buku tebal untuk mencatat secara manual.

Seringkali, tugas pembukuan ditunda hingga akhir minggu, bulan atau bahkan akhir tahun. Ini karena pemilik bisnis memprioritaskan melayani klien mereka daripada menghabiskan berjam-jam untuk akuntansi dan pembukuan. Dan tidak ada yang salah dengan mereka?

Tapi semua penundaan itu menjadi masalah ketika waktu pajak tiba. Biaya sering kali salah dikategorikan atau dilupakan sama sekali, rekening bank tidak direkonsiliasi sehingga kesalahan terjadi tanpa diketahui, dan pengeluaran pribadi tercampur dengan pengeluaran bisnis.

Perencanaan pajak tidak berguna karena laporan keuangan yang salah tidak dapat menghasilkan estimasi pajak yang tidak akurat. Akuntan mereka menghabiskan banyak waktu dan mahal hanya untuk mengoreksi kesalahan sebelum mereka bisa menyiapkan pengembalian pajak.

Untungnya, software akuntansi cloud telah menghadirkan rangkaian alat dan teknologi yang terus berkembang yang dapat membantu mengurangi kesulitan dalam mengelola faktur, tanda terima, dan tagihan.

Teknologi cloud telah merevolusi dunia akuntansi, tidak hanya untuk pemilik usaha kecil, tetapi juga untuk profesional akuntansi dan pajak mereka. Mari kita lihat lima cara software akuntansi cloud menyederhanakan operasional bisnis dan hari Anda.

1. Memudahkan Mencatat Pengeluaran Bisnis Anda

Apakah dompet atau kotak di meja kerja Anda penuh dengan kuitansi pengeluaran? Berapa banyak dari mereka yang benar-benar akan masuk ke pengembalian pajak Anda pada akhir tahun?

Pernahkah Anda berpikir bahwa mudah sekali kehilangan jejak atau melupakannya saat tiba waktunya untuk menyiapkan pengembalian pajak Anda.

Software akuntansi cloud memungkinkan Anda melacak pengeluaran bisnis dengan mudah. Sebagian besar program akuntansi berbasis cloud terhubung ke kartu kredit bisnis atau rekening giro Anda dan secara otomatis mengunduh transaksi saat terjadi.

Beberapa pemilik bisnis menyimpan laporan mutasi bank dan kartu kredit untuk mendukung pengeluaran mereka, tetapi jika bisnis Anda dipilih untuk audit oleh auditor independen, pernyataan tersebut tidak cukup untuk mendukung pemotongan Anda — auditor menginginkan tanda terima.

Dengan perangkat lunak akuntansi cloud, Anda dapat mengambil foto tanda terima dengan ponsel atau perangkat seluler Anda atau menyimpan tanda terima yang dikirim melalui email sebagai PDF.

Tanda terima tersebut dapat dilampirkan ke pengeluaran Anda hanya dalam beberapa detik. Tidak ada lagi kotak sepatu yang penuh dengan tanda terima pudar; tidak ada lagi potongan yang hilang.

2. Software Cloud Accounting Membuat Anda Dapat Bekerja di Mana Saja

Mengapa Anda memulai bisnis Anda sendiri? Jika Anda seperti kebanyakan pengusaha, menjadi bos bagi diri Anda sendiri adalah tentang kebebasan dan fleksibilitas. Bagi Anda, itu mungkin berarti mengambil liburan kerja di pantai, bepergian dan tidak terikat pada meja atau kantor.

Dengan software akuntansi desktop, hampir tidak mungkin untuk terus menjalankan bisnis Anda secara efektif saat Anda pergi. Seringkali, Anda tidak dapat menagih klien, membayar tagihan, atau mengakses laporan keuangan kecuali Anda berada di kantor.

Baik Anda menghadiri konferensi, berlibur atau hanya bekerja dari rumah untuk sementara waktu, akuntansi cloud memberi Anda akses ke informasi keuangan Anda di mana pun Anda berada, kapan saja.

3. Lakukan Pembaruan Perangkat Lunak yang Cepat dan Sederhana

Cara lama bekerja dengan software akuntansi melibatkan pembelian rangkaian software akuntansi yang mahal dan menginstalnya di komputer.

Ketika versi baru keluar setiap tahun, pemilik usaha kecil akan menganggarkan dana untuk itu atau terus bekerja dengan versi perangkat lunak yang kedaluwarsa dan seringkali tidak didukung oleh layanan pelanggannya.

Jika bisnis perlu memberi beberapa orang akses ke data akuntansi, bisnis tersebut harus membeli lisensi tambahan. Seiring dengan biaya beberapa lisensi, memiliki pengguna tambahan membuat peningkatan menjadi sulit karena rilis baru harus diinstal pada setiap mesin secara individual.

Software akuntansi cloud benar-benar menyederhanakan proses peningkatan perangkat lunak. Anda tidak perlu lagi khawatir tentang menginstal perangkat lunak, memperbarui ke rilis baru atau mencadangkan data.

Anda tinggal mengakses perangkat lunak melalui aplikasi atau browser web. Penyedia perangkat lunak menangani pembaruan, cadangan, dan keamanan tanpa perlu menyewa bantuan TI Anda sendiri — semuanya dengan biaya bulanan yang terjangkau, bukan investasi di muka yang besar dan mahal.

4. Ciptakan Pengalaman yang Lebih Baik dengan Fitur Add-on

Anda mungkin menggunakan beberapa aplikasi atau solusi perangkat lunak yang berbeda untuk mengatur akuntansi Anda.

Apakah salah satu dari aplikasi tersebut saling melengkapi? Aplikasi terintegrasi (atau add-on) dapat menghemat banyak waktu dan uang karena mereka dengan mudah mentransfer data dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.

Jika Anda pengsaha retail, pikirkan tentang bagaimana Anda memeriksa operasi kasir dalam bisnis Anda. Cara lama melibatkan menyimpan catatan kertas di laci sarung tangan Anda dan mencatat bill untuk setiap transaksi yang terjadi. Sekarang, sudah banyak aplikasi POS atau kasir yang memiliki fitur terbaik yang memudahkan dalam mengelola operasi kasir di bisnis Anda

Itu nyaman, tetapi akan lebih baik lagi jika aplikasi tersebut terintegrasi dengan software akuntansi cloud Anda. Tanpa integrasi, Anda harus ingat untuk masuk ke aplikasi POS Anda setiap hari, mencatat semua transaksi secara manual do software akuntansi Anda, dan memastikan tidak ada kesalahan dalam pencatatan yang berakibat pada kesalahan pembuatan laporan keuangan.

Apakah Anda bisa melakukan hal tersebut setiap hari? Kemungkinan besar Anda akan menunda tugas sampai akhir tahun, saat Anda berebut mengumpulkan semua dokumen pajak Anda yang lain.

Tentu saja, aplikasi kasir atau POS hanyalah satu contoh bagaimana aplikasi terintegrasi menghemat waktu. Solusi tersedia untuk penerimaan pembayaran online, penggajian, pelacakan waktu, penjadwalan, pelaporan pajak penjualan, manajemen proyek, dan lainnya.

Dengan add-on seperti ini, tugas administratif  yang biasanya memakan waktu berjam-jam bagi pemilik bisnis kecil, hanya membutuhkan beberapa menit dengan integrasi yang baik.

5. Berkolaborasi dengan Tim dan Klien Anda

Software kuntansi cloud memudahkan untuk berbagi informasi dengan akuntan atau pembuat pajak Anda. Ini meningkatkan keamanan dan kolaborasi sekaligus mengurangi proses bolak-balik tradisional. Mari kita lihat contohnya.

Katakanlah Anda seorang kontraktor yang sedang mempertimbangkan untuk berinvestasi pada sebuah peralatan baru. Anda tidak yakin apakah ini langkah yang tepat untuk bisnis Anda. Haruskah Anda menyewa atau membeli? Apakah pembayaran bulanan akan menyebabkan masalah arus kas? Apa pengaruhnya terhadap pajak Anda?

Dengan menggunakan software akuntansi desktop lama, Anda mungkin akan menghubungi akuntan Anda untuk menjelaskan situasinya.

Akuntan Anda akan meminta Anda untuk mengirimkan laporan keuangan tahunan Anda. Anda juga harus mencetaknya dan mengirimkannya atau mengirimkannya melalui email — mudah-mudahan Anda ingat untuk mengenkripsi email tersebut untuk tujuan keamanan.

Setelah akuntan menerima keuangan Anda, dia akan memeriksanya. Mereka mungkin memerlukan beberapa laporan tambahan atau memiliki pertanyaan lebih lanjut tentang biaya peralatan dan opsi sewa atau pembiayaan Anda.

Mungkin diperlukan satu atau dua hari minimal bagi akuntan Anda untuk menjalankan angka-angka dan memberikan informasi yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan.

Sekarang, mari kita pertimbangkan bagaimana skenario itu akan dimainkan dengan software akuntansi cloud. Saat Anda menelepon akuntan, dia dapat masuk ke perangkat lunak saat Anda sedang menelepon.

Akuntan melihat sekilas informasi Anda dan dapat langsung melihat pendapatan bersih Anda dari tahun ke tahun. Mereka mungkin masih harus menelepon Anda kembali setelah mereka sempat menjalankan beberapa nomor, tetapi prosesnya memakan waktu berjam-jam, bukan hari.

Kolaborasi yang sama dapat terjadi baik Anda mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam peralatan, menandatangani kontrak baru dengan klien, membeli aset, atau mempekerjakan karyawan.

Baik Anda maupun akuntan Anda memiliki akses yang mudah dan aman ke informasi keuangan real-time yang dapat digunakan untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Apakah Anda saat ini mengandalkan spreadsheet atau solusi desktop tradisional untuk akuntansi bisnis kecil Anda, pertimbangkan untuk pindah ke cloud.

Ini tidak hanya membuat manajemen keuangan Anda lebih efisien. Ini akan memberi Anda waktu yang lebih baik. Dengan begitu, Anda bisa mulai fokus pada tujuan bisnis inti Anda, meningkatkan kesuksesan jangka panjang perusahaan Anda.

Sebagai awal yang baik, Anda bisa menggunakan Jurnal sebagai software akuntansi cloud pertama Anda. Jurnal sendiri adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terbaik, harga terjangkau dan cocok untuk sebagian besar bisnis di Indonesia.

Anda bisa mencoba Jurnal secara gratis dan jua mendapatkan diskon berlangganan sebanyak 20% selama setahun dengan mengunjungi tautan pada gambar dibawah ini:

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

Berikut adalah artikel menarik  lainnya yang bisa Anda baca:

• DJP Online: Pengertian, Sejarah, Fungsi, Fitur dan Langkah Menggunakannya
• Bagaimana Cara Membuat Proposal Bisnis yang Baik?
• Pengertian Klasifikasi Biaya dan Jenisnya Secara Lengkap
• Apa Itu Biaya Produksi? Berikut Pengertian, Cara Hitung dan Klasifikasinya
• Pengertian Konsep Biaya dan Berbagai Jenisnya dalam Bisnis