Analisis Jabatan: Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Tips Melakukan Analisis

Contents hide

Apa Itu Analisis Jabatan?

Tujuan Analisis Jabatan

Manfaat Analisis Jabatan

Tips Melakukan Analisis Jabatan yang Tepat

Kesimpulan

Apa Itu Analisis Jabatan?

Analisis jabatan adalah proses sistematis dalam mengumpulkan:

Informasi tentang sifat pekerjaan
Kualitas dan kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan
Kemampuan fisik dan mental yang diperlukan untuk suatu pekerjaan, tugas dan tanggung jawab, upaya fisik dan mental yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan
Keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan suatu pekerjaa
Kondisi dan lingkungan kerja untuk mendeskripsikan uraian tugas dan spesifikasi pekerjaan
Untuk rekrutmen dan seleksi karyawan
Meningkatkan kepuasan kerja
Keselamatan karyawan dan
Untuk membangun motivasi karyawan, dll.

Proses ini digunakan untuk menentukan penempatan pekerjaan. Pengambilan keputusan di bidang ini dibagi oleh unit dan Sumber Daya Manusia. Proses persetujuan internal khusus akan ditentukan oleh pimpinan organisasi unit.

Analisis jabatan dan pekerjaan mendefinisikan organisasi pekerjaan dalam jenis pekerjaan. Ini memungkinkan tim untuk mengidentifikasi jalur kemajuan pekerjaan bagi karyawan yang tertarik untuk meningkatkan peluang mereka untuk kemajuan karir dan meningkatkan kompensasi.

Nilai relatif ditempatkan pada faktor-faktor berbeda yang dijelaskan dalam Matriks Zona Penempatan atau Zone Placement Matrix. Semua posisi baru dan yang sudah ada akan ditugaskan ke kelompok dan zona pekerjaan menggunakan proses analisis jabatan.

Proses ini dirancang untuk menempatkan posisi ke dalam divisi dan zona berdasarkan tugas, kualifikasi, dan kompetensi yang diberikan sebagaimana diukur oleh lima kriteria yang terdapat dalam Matriks Zona Penempatan yaitu:

Knowledge, Skills and Abilities (Pengetahuan, Keterampilan dan Kemampuan)
Problem Solving and Decision Making (Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan)
Interactions (Interaksi)
Nature of Supervision (Sifat Pengawasan)
Impact (Dampak)

Pimpinan unit organisasi didorong untuk berkonsultasi dengan Sumber Daya Manusia untuk mendapatkan panduan pada setiap langkah dalam proses analisis pekerjaan.

Tujuan Analisis Jabatan

1. Perencanaan Organisasi dan Tenaga Kerja

Ini berguna dalam perencanaan organisasi, karena mendefinisikan kebutuhan tenaga kerja secara konkret dan mengkoordinasikan aktivitas tenaga kerja, dan dengan jelas membagi tugas dan tanggung jawab.

2. Rekrutmen dan Seleksi

Dengan menunjukkan persyaratan khusus dari setiap pekerjaan (misalnya keterampilan dan pengetahuan), ini memberikan dasar yang realistis untuk perekrutan, pelatihan, penempatan, mutasi dan promosi jabatan.

Pada dasarnya, tujuannya adalah untuk menyesuaikan persyaratan pekerjaan dengan bakat, kemampuan, dan minat pekerja. Ini juga membantu dalam memetakan saluran promosi dan dalam menunjukkan garis lateral transfer.

3. Administrasi Upah dan Gaji

Dengan menunjukkan kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tertentu dan risiko serta bahaya yang terlibat dalam kinerjanya, ini membantu dalam administrasi gaji dan pengupahan. Analisis pekerjaan digunakan sebagai dasar untuk evaluasi pekerjaan.

4. Job Reengineering

Analisis pekerjaan atau Job Reengineering memberikan informasi yang memungkinkan kita untuk mengubah pekerjaan agar memungkinkan mereka diawaki oleh personel dengan karakteristik dan kualifikasi tertentu.

Cara ini mengambil dua bentuk:

Kegiatan teknik industri, yang berkaitan dengan analisis operasional, studi gerak, metode penyederhanaan pekerjaan dan perbaikan tempat kerja dan pengukurannya, dan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya tenaga kerja satuan, dan menetapkan standar produksi yang digunakan oleh karyawan. diharapkan untuk bertemu; dan
Aktivitas rekayasa manusia, yang mempertimbangkan kemampuan manusia, baik fisik maupun psikologis, dan mempersiapkan landasan untuk operasi administrasi industri yang kompleks, peningkatan efisiensi dan produktivitas yang lebih baik.

5. Pelatihan Karyawan dan Pengembangan Manajemen

Analisis pekerjaan memberikan informasi yang diperlukan untuk manajemen program pelatihan dan pengembangan. Ini membantu untuk menentukan konten dan pokok bahasan dari kursus pelatihan. Selain itu juga membantu dalam pengecekan informasi lamaran, wawancara, penimbangan hasil tes, dan pengecekan referensi.

6. Penilaian Kinerja

Analisis jabatan ini membantu dalam menetapkan standar yang jelas yang dapat dibandingkan dengan kontribusi aktual setiap individu.

Manfaat Analisis Jabatan

Setelah mengetahui tujuannya, jika dilakukan dengan benar dan terarah analisis pekerjaan memberikan sejumlah manfaat bagi organisasi, termasuk:

Memperoleh data yang berhubungan dengan pekerjaan tangan pertama yang solid tentang tugas tertentu yang terkait dengan pekerjaan tersebut.
Identifikasi risiko yang terkait dengan tanggung jawab pekerjaan.
Identifikasi keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
Identifikasi kompetensi kritis yang diperlukan untuk sukses.
Pengambilan keputusan yang lebih baik selama proses perekrutan dan perekrutan.
Keputusan penggantian yang lebih baik ketika karyawan keluar dari organisasi.
Mendeskripsikan pekerjaan yang lebih spesifik dan akurat.
Mencari tenaga kerja sesuai kebutuhan.
Penilaian tentang kepentingan relatif suatu pekerjaan dengan pekerjaan lain.
Promosi penilaian kinerja yang ditingkatkan.
Berkontribusi dalam mengembangkan rencana kompensasi yang lebih adil.
Mendorong persyaratan pelatihan melalui pengetahuan yang lebih baik tentang setiap tugas pekerjaan.
Bantuan dengan objektivitas dengan memungkinkan pemisahan perasaan pribadi tentang seseorang dari persyaratan pekerjaan.
Kemampuan untuk menawarkan penilaian karyawan pra-rekrut berdasarkan bukti dan tepat.

Ada banyak manfaat dari analisis jabatan, namun beberapa hal penting yang harus dilakukan organisasi agar berhasil melaksanakan analisis jabatan sehingga membantu bisnis untuk maju secara menyeluruh.

Tips Melakukan Analisis Jabatan yang Tepat

Aktivitas tertentu akan membantu Anda membuat analisis jabatan yang sukses. Analisis jabatan dapat mencakup aktivitas di bawah ini:

1. Meninjau tanggung jawab pekerjaan karyawan saat ini

Sangat penting bagi Anda untuk menanyakan kepada karyawan yang melakukan pekerjaan apa yang mereka lakukan setiap hari di tempat kerja.

Seringkali, HR dan manajer (terutama manajer senior) tidak tahu apa yang mencakup fungsi sehari-hari dari pekerjaan tertentu. Mereka mungkin melihat hasilnya tetapi mereka tidak tahu tindakan dan perilaku kerja apa yang menyebabkan karyawan memproduksinya.

Pastikan Anda telah menjelaskan tugas harian Anda dengan cukup detail sehingga organisasi Anda dapat mempekerjakan karyawan baru yang berkualifikasi yang memiliki kapasitas untuk melakukan pekerjaan dengan benar.

2. Melakukan riset internet dan melihat deskripsi pekerjaan sampel online atau offline yang menyoroti pekerjaan serupa

Meskipun Anda tidak pernah ingin meng-copy deskripsi pekerjaan perusahaan lain, melihat beberapa hal yang baik dari perusahaan lain dapat membantu dalam menulis deskripsi pekerjaan Anda sendiri.

Anda dapat menemukan contoh deskripsi pekerjaan dengan mencari “[Judul Pekerjaan] Deskripsi Contoh” atau Anda dapat melihat posting pekerjaan untuk posisi yang sedang dipekerjakan perusahaan. Anda juga dapat melihat LinkedIn untuk melihat bagaimana orang menggambarkan pencapaian mereka dalam suatu pekerjaan.

Anda juga dapat melihat deskripsi pekerjaan yang terdaftar di situs-situs seperti Jobstreet.com atau Linkedin. Semua pencarian ini dapat membantu Anda mencari tahu bagaimana melakukan analisis jabatan dan membantu mengingatkan Anda tentang tugas dan tanggung jawab yang mungkin telah Anda lupakan.

3. Menganalisis pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan untuk mengisi posisi tersebut

Tidak setiap pekerjaan di dalam perusahaan harus dioptimalkan. Anda mungkin menemukan tugas-tugas yang belum selesai atau proyek penting yang harus Anda pindahkan dari satu departemen ke departemen lain. Anda juga mungkin menemukan tugas-tugas yang akan lebih berhasil dan mudah diselesaikan oleh pekerjaan lain.

4. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan dan kebutuhan yang serupa

Terkadang perusahaan dengan senang hati membagikan informasi tentang deskripsi pekerjaan mereka. Ada juga perusahaan survei gaji, di mana Anda dapat mencocokkan pekerjaan Anda dengan deskripsi mereka dan membagikan informasi gaji. Tapi, mereka juga dapat membantu Anda mencari tahu apa yang harus disertakan dalam deskripsi pekerjaan Anda sendiri.

5. Mengartikulasikan hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi tersebut

Terkadang Anda begitu sibuk dengan tugas sehingga Anda lupa untuk melihat hasil yang dibutuhkan. Misalnya, jika laporan yang dibutuhkan, semua pengumpulan data dan audit tidak ada gunanya tanpa analisis dan laporan akhir.

Terkadang, Anda dapat mengidentifikasi celah di organisasi Anda dan mencari cara untuk mengisinya dengan melakukan analisis jabaran.

Tugas tidak ditugaskan kepada karyawan mana pun yang perlu diselesaikan. Misalnya, satu pekerjaan memiliki lebih banyak tugas daripada yang bisa diselesaikan oleh siapa pun.

Semakin banyak informasi yang Anda kumpulkan, semakin mudah Anda menemukan nilai sebenarnya dari deskripsi pekerjaan tersebut.

Anda tidak terlalu memerlukan tentang rincian pekerjaan secara detail, yang Anda perlukan hanyalah deskripsi pekerjaan secara garis besar, tujuan, cara mengukurnya dan bagaimana karyawan tersebut merealisasikannya. Pastikan jelas dan ringkas.

Tanyakan pada diri Anda, “Jika ada orang lain yang membaca ini, apakah mereka akan tahu apa yang sebenarnya dilakukan oleh orang di posisi ini?”

Kesimpulan

Proses analisis jabatan mendokumentasikan karakteristik yang dirasa penting, bahakan oleh UKM (usaha kecil hingga menengah) sekalipun

Pentingnya analisis jabatan adalah salah satu cara untuk sukses dalam mengisi posisi dengan orang-orang yang cocok untuk pekerjaan dan organisasi bisnis Anda, baik dalam hal kecocokan keterampilan, kompetensi serta kesesuaian budaya.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca: