Manajemen Kualitas: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Prinsipnya

Manajemen kualitas merupakan elemen penting bagi keberhasilan bisnis apa pun. Setiap karyawan memiliki peran dalam manajemen kualitas yang efektif. Memahami apa itu manajemen kualitas dan bagaimana mencapainya dapat membantu Anda berkontribusi pada kesuksesan bisnis.

Dalam artikel ini, kami memberikan definisi manajemen kualitas, menjelaskan mengapa hal itu penting dan mencatat komponen dan prinsip manajemen kualitas yang efektif.

Apa itu manajemen kualitas?

Manajemen kualitas adalah tindakan mengawasi semua tugas untuk memastikan karyawan menyelesaikannya sesuai standar perusahaan. Bisnis dapat menerapkan strategi untuk mengelola kualitas pada proyek dan operasi bisnisnya.

Sistem manajemen mutu memberikan pedoman tentang bagaimana melakukan tugas dan apa hasil akhirnya. Semua proses dapat mengikuti pedoman manajemen mutu, termasuk perekrutan dan perekrutan, memberikan layanan pelanggan dan mengelola risiko. Manajemen kualitas yang konsisten membantu bisnis untuk mencapai dan mempertahankan standar yang diinginkan.

Baca juga: Apa itu Dunning Kruger Effect? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Mengapa mengelola kualitas itu penting?

Berikut adalah alasan utama mengapa manajemen kualitas penting bagi bisnis:

Memastikan produk dan layanan berkualitas tinggi

Ketika bisnis memverifikasi kualitas produk dan layanan mereka sebelum sampai ke tangan konsumen, mereka dapat merasa yakin bahwa produk dan layanan tersebut memenuhi standar tinggi bisnis.

Setiap produk dan layanan yang berada di bawah standar perusahaan dapat dibuang atau diperbaiki sebelum dijual. Pelanggan menerima produk dan layanan dengan standar tinggi secara konsisten, terlepas dari lokasi mereka, karyawan yang melayani mereka, dan apakah mereka berbelanja di toko atau online.

Mendukung kepuasan dan retensi pelanggan

Pelanggan menghargai bisnis yang menawarkan produk berkualitas dan memberikan layanan pelanggan yang baik. Protokol untuk mengelola kualitas membantu bisnis memenuhi harapan pelanggan ini. Pelanggan lebih cenderung menggunakan bisnis secara teratur yang memberikan standar produk dan layanan pelanggan yang baik.

Membantu bisnis menumbuhkan basis pelanggan mereka

Pelanggan yang puas lebih cenderung memberi tahu anggota keluarga dan teman mereka tentang bisnis yang mengesankan mereka. Mereka juga dapat memposting ulasan yang bagus di media sosial dan situs web bisnis.

Orang sering mempercayai rekomendasi positif dari orang biasa dan mencoba bisnis yang mereka sarankan. Dengan mendorong promosi dari mulut ke mulut yang positif, mengelola kualitas bisa menjadi cara yang bagus bagi bisnis untuk menarik pelanggan baru.

Meningkatkan pendapatan

Basis pelanggan yang berkembang dan lebih banyak pelanggan setia dapat membantu bisnis meningkatkan pendapatan mereka secara signifikan.

Mengelola kualitas juga membantu bisnis memindahkan stok mereka, sehingga mereka cenderung tidak memiliki barang yang tersisa di rak atau membutuhkan diskon dramatis. Manajemen kualitas juga mengurangi limbah, yang selanjutnya menguntungkan keuntungan perusahaan.

Baca juga: Pengertian Lengkap Resolusi Konflik dan Tahapannya

Mengurangi kesalahan manusia

Manajemen kualitas secara jelas mendefinisikan standar kualitas dan metode terbaik untuk mencapai standar ini. Karyawan mengetahui tujuan mereka dan memiliki rencana yang jelas untuk mencapainya.

Ketika rencana mencapai hasil yang diinginkan, karyawan dapat bekerja dengan percaya diri dengan risiko kesalahan yang berkurang.

Membangun reputasi positif bisnis

Komitmen untuk mengelola kualitas dapat membantu bisnis mendapatkan reputasi untuk produk dan layanan berkualitas dan layanan pelanggan tingkat tinggi.

Dibutuhkan upaya berkelanjutan selama bertahun-tahun untuk membangun reputasi positif ini. Setelah terbentuk, manajemen kualitas yang berkelanjutan dapat membantu bisnis menjaga reputasi positif mereka.

Membantu bisnis tumbuh

Ketika bisnis menumbuhkan basis pelanggan mereka dan meningkatkan keuntungan mereka, mereka dapat memperluas operasi mereka dari waktu ke waktu.

Mereka dapat mempekerjakan karyawan baru untuk memenuhi permintaan dari pelanggan yang puas dan basis pelanggan yang terus berkembang.

Dengan adanya manajemen kualitas yang jelas, karyawan baru dapat dengan cepat memahami peran dan tugas mereka. Mereka mungkin membutuhkan lebih sedikit pelatihan dan dapat bekerja secara mandiri lebih cepat. Sistem manajemen mutu juga dapat diskalakan, sehingga bisnis dapat terus menerapkannya saat mereka tumbuh.

Mendorong peningkatan berkelanjutan

Manajemen kualitas yang efektif melibatkan penilaian bisnis secara terus-menerus. Mengelola kualitas dengan baik melibatkan identifikasi cara-cara untuk meningkatkan kualitas dan menerapkan langkah-langkah ini.

Praktik pengelolaan kualitas yang baik mendorong bisnis untuk memanfaatkan setiap peluang untuk melakukan yang lebih baik.

Baca juga: 10 Tanda Manajemen yang Buruk Yang harus Anda tahu

Komponen manajemen kualitas

Berikut adalah empat komponen manajemen kualitas:

Perencanaan kualitas

Perencanaan mutu adalah perencanaan standar dan prosedur mutu. Ini adalah tahap awal pengelolaan mutu, memberikan dasar yang kuat untuk semua aktivitas manajemen mutu. Berikut ini beberapa aktivitas yang terlibat dalam perencanaan mutu:

• Menentukan standar kualitas yang dapat diterima
• Mencatat harapan atau sasaran pemangku kepentingan untuk kualitas
• Menentukan cara memenuhi standar kualitas
• Mengevaluasi proses dan standar hukum untuk kualitas
• Menjadwalkan tinjauan prosedur dan proses

Kontrol kualitas

Kontrol kualitas melibatkan pemeriksaan dan pengujian cetak biru untuk kualitas yang dikembangkan selama tahap perencanaan. Manajemen pengendalian kualitas yang efektif termasuk mengidentifikasi kesalahan atau masalah yang disebabkan oleh pelaksanaan rencana. Mengoreksi masalah-masalah ini dengan cepat membantu bisnis mencapai standar kualitas yang ditetapkan.

Baca juga: Manajemen Mutu: Pengertian, Prinsip dan Manfaatnya Bagi Bisnis

Jaminan kualitas

Jaminan kualitas melibatkan penilaian barang dan jasa. Bisnis biasanya menilai kualitas barang dan jasa mereka sebelum mengirimkannya kepada pelanggan, sehingga mereka dapat mengidentifikasi dan memperbaiki masalah apa pun sebelum dijual.

Sebagai bagian dari jaminan kualitas, bisnis juga meninjau proses produksi mereka dan mengidentifikasi langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas atau efisiensi produk.

Beberapa bisnis menggunakan spesialis jaminan kualitas eksternal yang dapat menawarkan perspektif objektif tentang produk, layanan, dan prosedur mereka.

Praktik manajemen mutu yang paling efektif mendorong proses penjaminan mutu secara teratur, idealnya setelah produksi setiap produk atau layanan.

Peningkatan kualitas

Peningkatan kualitas adalah komponen terakhir dari manajemen kualitas yang baik. Komponen ini melihat bisnis menganalisis data perencanaan, kontrol, dan jaminan kualitas.

Mereka dapat menggunakan data ini untuk menyempurnakan prosedur dan sistem mereka. Perbaikan manajemen kualitas dapat membantu bisnis menjadi lebih baik dengan setiap siklus produksi.

Baca juga: 10 Tanda Manajemen yang Buruk Yang harus Anda tahu

Prinsip-prinsip manajemen kualitas

Berikut adalah prinsip-prinsip utama manajemen kualitas menurut Standar Internasional untuk manajemen kualitas:

Fokus pada pelanggan

Berfokus pada pelanggan selama manajemen kualitas membantu bisnis memenuhi dan melampaui harapan konsumen. Melihat produk dan layanan dari sudut pandang mereka membantu bisnis secara efektif memenuhi kebutuhan mereka dari waktu ke waktu.

Ketika pelanggan merasa bisnis memenuhi kebutuhan mereka, mereka biasanya membelanjakan lebih banyak dan tetap setia.

Kepemimpinan

Bisnis dengan pemimpin yang kuat menjadi contoh bagi karyawan mereka. Karyawan memahami bahwa kualitas itu penting ketika mereka melihat manajer mereka menghargainya.

Bisnis mencari pemimpin yang kuat di semua departemen untuk menginspirasi upaya yang konsisten dari semua karyawan. Konsistensi ini di seluruh tenaga kerja sangat penting untuk manajemen kualitas yang efektif.

Keterlibatan

Ketika karyawan terlibat dengan bisnis, mereka selaras dengan nilai dan tujuan intinya, termasuk kualitas. Karyawan yang terlibat merasa termotivasi untuk mencapai standar kualitas dan meningkatkan proses kualitas bisnis.

Mereka lebih cenderung bekerja secara konsisten dan tetap produktif dari waktu ke waktu. Mereka mungkin juga ingin meningkatkan keterampilan mereka untuk memberikan produk atau layanan dengan standar yang lebih tinggi.

Baca juga: Manajemen Pengadaan: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya

Pendekatan proses

Prinsip pendekatan proses berfokus pada membuat proses perusahaan seefektif dan seefisien mungkin. Prosedur yang kuat membantu bisnis berkinerja lebih baik dan mengurangi biaya dan pemborosan mereka. Bisnis yang secara efektif mengelola kualitas secara terus menerus mencari cara untuk meningkatkan proses mereka.

Perbaikan berkelanjutan

Manajemen kualitas yang efektif melibatkan peningkatan bisnis secara terus menerus di semua bidang yang relevan. Tinjauan dan analisis rutin membantu bisnis menilai bagian-bagian dari sistem manajemen mutu yang bekerja dengan baik dan bagian-bagian yang dapat ditingkatkan.

Menerapkan perubahan yang disarankan secara efisien memastikan bisnis mendapatkan manfaat dari peningkatan sesegera mungkin.

Pengambilan keputusan yang didukung data

Pendekatan pengambilan keputusan yang didukung bukti membantu bisnis mengembangkan rencana manajemen mutu yang mungkin berhasil.

Data tentang sistem manajemen mutu bisnis saat ini atau masa lalu, termasuk hasil yang dicapai dan dampak dari keputusan masa lalu, adalah bukti penting bagi bisnis. Bisnis juga dapat melihat studi independen tentang manajemen mutu untuk bukti lebih lanjut.

Manajemen hubungan

Berbagai pihak sering memengaruhi upaya manajemen kualitas bisnis, termasuk pengecer dan produsen. Mengelola hubungan dengan pihak-pihak ini membantu mereka memahami sasaran kualitas bisnis.

Ketika pihak-pihak ini memahami sasaran mutu, mereka mungkin merasa termotivasi untuk membantu mereka mencapainya. Komunikasi terbuka, seperti menerima dan bertindak berdasarkan umpan balik, dapat membantu bisnis mengelola hubungan mereka.

Baca juga: Apa itu Audit Manajemen? Berikut Pembahasan Lengkapnya

Contoh mengelola kualitas

Berikut adalah contoh bagaimana bisnis mengelola kualitas:

The Biscuit Baker membuat beberapa jenis biskuit yang berbeda. Rangkaian produk bisnis ini mencakup biskuit kepingan cokelat, momen meleleh, dan selai tetes. Untuk memastikan biskuit memiliki tampilan dan rasa yang tepat, bisnis ini membentuk tim inspeksi kontrol kualitas.

Para anggota ini melakukan tes acak pada biskuit untuk menilai apakah setiap jenis memiliki tampilan dan rasa yang konsisten. Mereka juga memastikan kemasannya menyegel setiap biskuit untuk kesegaran dan mudah dibuka.

Jika pengawas menemukan masalah kualitas atau perbedaan dalam biskuit, mereka menghentikan sementara produksi sehingga perusahaan dapat menyelesaikan masalah tersebut.

The Biscuit Baker juga secara teratur menjalankan kelompok fokus dengan orang-orang yang menguji rasa biskuit. Mereka mengumpulkan umpan balik dari kelompok fokus dan membuat perubahan yang direkomendasikan untuk meningkatkan biskuit.