Manajemen Mutu: Pengertian, Prinsip dan Manfaatnya Bagi Bisnis
Manajemen mutu atau manajemen kualitas memastikan produk dan layanan berkualitas tinggi. Kualitas suatu produk dapat diukur dari segi kinerja, keandalan, dan daya tahan.
Mutu atau kualitas adalah parameter penting yang membedakan organisasi dari pesaingnya. Alat manajemen mutu memastikan perubahan dalam sistem dan proses yang pada akhirnya menghasilkan produk dan layanan berkualitas tinggi.
Metode manajemen kualitas seperti Total Quality management atau Six Sigma memiliki tujuan yang sama – untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi.
Manajemen mutu sangat penting untuk menciptakan produk berkualitas unggul yang tidak hanya memenuhi tetapi juga melebihi kepuasan pelanggan. Pelanggan harus puas dengan merek Anda.
Bisnis berhasil hanya jika mereka menekankan pada kualitas daripada kuantitas. Produk berkualitas memastikan Anda bertahan dalam persaingan di pasar yang semakin kompetitif.
Pengertian Manajemen Mutu
Manajemen mutu adalah tindakan mengawasi berbagai aktivitas dan tugas dalam suatu organisasi untuk memastikan bahwa produk dan layanan yang ditawarkan, serta cara yang digunakan untuk menyediakannya konsisten untuk memenuhi standar yang sesuai.
Ini membantu untuk mencapai dan mempertahankan tingkat kualitas yang diinginkan dalam organisasi.
Manajemen mutu terdiri dari empat komponen utama, yang meliputi:
- Perencanaan Kualitas – Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan memutuskan bagaimana memenuhinya.
- Peningkatan Kualitas – Perubahan yang disengaja dari suatu proses untuk meningkatkan kepercayaan atau keandalan hasil.
- Kontrol Kualitas – Upaya berkelanjutan untuk menegakkan integritas dan keandalan proses dalam mencapai hasil.
- Jaminan Kualitas – Tindakan sistematis atau terencana yang diperlukan untuk menawarkan keandalan yang memadai sehingga layanan atau produk tertentu akan memenuhi persyaratan yang ditentukan.
Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan organisasi bekerja sama untuk meningkatkan proses, produk, layanan, dan budaya perusahaan untuk mencapai kesuksesan jangka panjang yang berasal dari kepuasan pelanggan.
Proses manajemen mutu melibatkan kumpulan pedoman yang dikembangkan oleh tim untuk memastikan bahwa produk dan layanan yang mereka hasilkan memiliki standar yang tepat atau sesuai untuk tujuan tertentu.
- Prosesnya dimulai ketika organisasi menetapkan target kualitas yang harus dipenuhi dan yang disepakati dengan pelanggan.
- Organisasi kemudian menentukan bagaimana target akan diukur. Dibutuhkan tindakan yang diperlukan untuk mengukur kualitas. Kemudian mengidentifikasi masalah kualitas yang muncul dan memulai perbaikan.
- Langkah terakhir melibatkan pelaporan keseluruhan tingkat kualitas yang dicapai.
Proses tersebut memastikan bahwa produk dan layanan yang dihasilkan oleh tim sesuai dengan harapan pelanggan.
8 Prinsip Dasar Manajemen Mutu
Pernah mendengar kata ISO? itu adalah singkatan dari Standard for Organisations yang telah telah dikembangkan berdasarkann prinsip-prinsip panduan untuk melindungi bisnis dari kesalahan fatal sejak didirikan pada tahun 1947. ISO 9001 adalah nama yang menarik untuk model Standar Sistem Manajemen Mutu atau Quality Management System (QMS), yang diperkenalkan pada tahun 1994.
Versi terbaru, yang mulai berlaku pada tahun 2015, diadopsi untuk memenuhi persyaratan peraturan baru dan meningkatkan model sebelumnya.
Standar QMS berlaku di seluruh dunia, dan penerapannya diawasi oleh Komite Teknis ISO. Komite juga memutuskan kapan akan memperbarui standar dan menulis pedoman baru kira-kira setiap tiga tahun.
Prinsip-prinsip yang ditetapkan oleh ISO 9001 ditemukan pada tahun 1990-an oleh sekelompok kecil ahli, yang menciptakannya menggunakan ajaran filosofis dan pengetahuan bisnis abad sebelumnya. Mari kita lihat masing-masing prinsip dasar manajemen mutu secara mendetail.
1. Fokus pelanggan
Prinsip pertama, dan yang bisa dibilang paling penting, menyatakan bahwa bisnis tidak akan ada tanpa pelanggannya. Oleh karena itu, organisasi harus berusaha untuk memahami pelanggan mereka saat ini dan di masa depan, untuk lebih memenuhi persyaratan dan harapan mereka.
Manfaat utama dari membina hubungan pelanggan yang baik mencakup peningkatan pangsa pasar dan peningkatan pendapatan, serta peningkatan loyalitas pelanggan. Jika Anda dipandang memahami dan bereaksi secara tepat terhadap permintaan konsumen, peluang Anda dalam kesuksesan bisnis Anda akan cukup tinggi, jadi penting untuk memperhatikan prinsip ini.
2. Kepemimpinan
Prinsip ini menguji kebajikan dari kepemimpinan yang kuat, memiliki tujuan dan visioner. Pemimpin bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan bisnis yang produktif dan progresif. Mereka juga bertugas memastikan bahwa calon karyawan mempertahankan suasana tersebut.
Menerapkan prinsip ini di tempat kerja Anda bergantung pada memiliki visi bisnis yang jelas, serta pemimpin yang tepat untuk mempromosikan visi tersebut ke seluruh tim. Menghabiskan waktu untuk melakukan hal ini dengan benar sejak awal akan menghemat waktu dan stres Anda di masa depan.
3. Keterlibatan orang
Seperti halnya bisnis Anda tidak akan ada di mana-mana tanpa basis pelanggan, itu juga tidak akan berjalan jauh tanpa tim multi-terampil yang seimbang.
Karyawan di setiap tingkat organisasi sangat penting untuk keberhasilannya, dan prinsip ini adalah tentang menyadari hal itu.
Sebagai pemberi kerja, penting untuk memastikan bahwa tim Anda termotivasi dan terlibat, tidak hanya dalam tanggung jawab mereka sehari-hari, tetapi juga di perusahaan secara keseluruhan.
Agar hal ini terjadi, staf perlu memahami pentingnya peran mereka dan bagaimana peran tersebut sesuai dengan tujuan perusahaan yang lebih luas, serta bertanggung jawab atas masalah yang mungkin menghalangi mereka untuk melakukan pekerjaan mereka sebaik mungkin.
4. Pendekatan proses
Pendekatan yang digerakkan oleh proses dapat membantu perusahaan untuk menghindari masalah logistik yang sering kali berasal dari kebingungan tentang cara yang tepat untuk menangani berbagai hal.
Ini juga membuktikan masa depan bisnis Anda, karena memiliki proses yang ditetapkan memastikan bahwa tidak ada panic moment yang mendadak ketika anggota tim utama pindah atau mengundurkan diri, membuat semua orang tidak tahu apa-apa tentang elemen kunci pekerjaan mereka.
Mengembangkan proses untuk setiap area bisnis Anda, mulai dari penjualan hingga pemasaran, keuangan hingga SDM, akan memastikan bahwa sumber daya digunakan paling efektif, menghasilkan hasil yang hemat biaya dan konsisten.
Ini juga memungkinkan Anda mendedikasikan waktu dan perhatian untuk tugas yang lebih besar dan lebih menguntungkan.
5. Pendekatan sistematis untuk manajemen
Prinsip ini terkait dengan prinsip sebelumnya, dan berpendapat bahwa mengidentifikasi, memahami, dan mengelola proses menggunakan sistem yang jelas akan membantu merampingkan bisnis Anda.
Dengan memastikan bahwa anggota tim mendedikasikan perhatian yang tepat pada tugas-tugas utama, Anda akan menghilangkan waktu yang terbuang dan membuat bisnis Anda lebih efisien.
Pendekatan sistematis juga memungkinkan setiap orang memiliki akses ke setiap tahap proses tertentu dan selalu mengetahui perkembangannya. Dan ini terlihat bagus untuk calon klien baru saat bisnis Anda teratur dan jelas.
6. Perbaikan berkelanjutan
Seperti pepatah lama, jika Anda tidak maju, Anda akan mundur. Sebuah bisnis harus selalu mendorong peningkatan, karena jika tidak, Anda akan melihat pesaing Anda akan melakukannya.
Kemajuan berkelanjutan adalah tujuan permanen dari setiap organisasi yang sukses. Lihatlah 10 organisasi paling maju di dunia dan Anda dapat menjamin bahwa mereka memiliki seluruh tim yang berdedikasi untuk memastikan bahwa mereka selalu menuju ke langkah berikutnya.
Komitmen terhadap peningkatan juga memungkinkan Anda menjadi pemimpin pasar, karena Andalah yang akan menetapkan agenda, daripada mengejar ketinggalan pesaing Anda.
7. Pendekatan Faktual untuk Pengambilan Keputusan
Prinsip ini menyatakan bahwa keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisis data yang rasional. Meskipun firasat atau perkiraan dapat berguna dalam beberapa situasi, itu tidak akan benar-benar berlaku saat Anda menjelaskan kepada investor mengapa keuntungan Anda turun 10% tahun ini. 😀
Sebelum membuat keputusan bisnis apa pun, besar atau kecil, pastikan Anda mengetahui semua faktanya melalui data yang bisa dipertanggungjawabkan.
Dengan begitu, jika Anda pernah ditanyai tentang mengapa Anda membuat keputusan tertentu, atau diminta untuk membuktikan bagaimana keputusan tersebut menguntungkan bisnis Anda, dan Anda akan memiliki semua data di ujung jari Anda untuk digunakan.
Prinsip ini juga bergantung pada memiliki akses ke data yang andal dan akurat, aspek penting lainnya untuk bisnis modern.
8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan
Oke, jadi Anda punya sistem manajemen yang fantastis, hubungan pelanggan yang sangat baik, dan rencana bisnis yang komprehensif. Ada satu hal yang kurang – apa yang Anda kirimkan kepada pelanggan Anda?
Baik bisnis Anda menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan, kemungkinan besar Anda akan mengandalkan semacam pemasok. Prinsip ini menyatakan bahwa hubungan antara perusahaan Anda dan pemasok mana pun harus saling menguntungkan untuk menambah nilai bagi kedua belah pihak.
Hal ini memungkinkan Anda berdua untuk bereaksi lebih cepat dan fleksibel terhadap permintaan pelanggan. Jika semuanya lancar dan harmonis di antara Anda, bisnis Anda akan berkembang beriringan.
Manfaat Manajemen Mutu Bagi Bisnis
- Ini membantu organisasi mencapai konsistensi yang lebih besar dalam tugas dan aktivitas yang terlibat dalam produksi produk dan layanan.
- Ini meningkatkan efisiensi dalam proses, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan penggunaan waktu dan sumber daya lainnya.
- Ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Ini memungkinkan bisnis untuk memasarkan bisnis mereka secara efektif dan mengeksplorasi pasar baru.
- Ini mempermudah bisnis untuk mengintegrasikan karyawan baru, dan dengan demikian membantu bisnis mengelola pertumbuhan dengan lebih mulus.
- Ini memungkinkan bisnis untuk terus meningkatkan produk, proses, dan sistem mereka.
Kesimpulan
Manajemen mutu dalam bisnis sangat penting untuk memastikan konsistensi dalam prosesnya, serta dalam produk dan layanannya.
Dalam bisnis, kepuasan pelanggan adalah kuncinya. Karena perhatian utama pelanggan adalah kualitas produk atau layanan yang mereka beli, tujuan utama bisnis harus selalu memastikan bahwa apa yang mereka hasilkan memiliki kualitas yang konsisten dan baik.
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.
Berikut adalah artikel tentang manajemen lainnya yang bisa Anda baca: