Stock Opname: Pengertian, Manfaat, dan Tahap Melakukannya

Dalam pengelolaan persediaan, stock opname merupakan proses yang penting untuk memeriksa, memverifikasi, dan mencatat jumlah persediaan fisik yang ada pada suatu waktu tertentu. Stock opname dilakukan untuk membandingkan data persediaan yang ada dalam sistem dengan jumlah persediaan fisik yang sebenarnya ada di gudang atau tempat penyimpanan.

Stock opname dapat dilakukan dengan interval waktu yang rutin, misalnya secara bulanan atau tahunan, atau ketika terjadi kejadian khusus seperti akhir tahun fiskal, perubahan sistem, atau perubahan kepemilikan bisnis.

Pada artikel kali ini, kita akan membahas apa itu stock opname beserta manfaat dan juga tahapan melakukannya dalam bisnis Anda.

Apa itu stock opname?

Stock opname adalah proses yang dilakukan untuk memeriksa dan mencatat jumlah persediaan fisik yang ada di dalam gudang atau tempat penyimpanan. Hal ini bertujuan untuk membandingkan data persediaan yang tercatat dalam sistem dengan jumlah persediaan yang sebenarnya ada di gudang.

Bagi seorang pegawai gudang, stock opname merupakan tugas yang penting dan menjadi bagian rutin dalam pekerjaan mereka. Mereka bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan, pencatatan, dan verifikasi persediaan fisik. Pada saat stock opname, pegawai gudang akan secara langsung berinteraksi dengan barang-barang di gudang, menghitung jumlahnya, dan mencocokkannya dengan data yang tercatat dalam sistem.

Pada dasarnya, stock opname dari kacamata pegawai gudang melibatkan beberapa aktivitas, seperti:

• Persiapan: Pegawai gudang perlu mempersiapkan peralatan yang diperlukan untuk melakukan penghitungan persediaan, seperti alat penghitung, alat ukur, dan formulir pencatatan. Mereka juga harus mempersiapkan daftar persediaan yang akan diperiksa.
• Penghitungan: Pegawai gudang akan melakukan penghitungan fisik terhadap barang-barang yang ada di gudang. Mereka akan menghitung jumlah barang secara teliti dan mencocokkannya dengan data yang tercatat dalam sistem.
• Pencatatan: Setelah penghitungan selesai, pegawai gudang akan mencatat hasil penghitungan tersebut. Data persediaan fisik yang telah dihitung akan dicatat dalam formulir pencatatan atau sistem yang telah ditentukan.
• Verifikasi: Setelah pencatatan selesai, pegawai gudang akan membandingkan hasil penghitungan dengan data persediaan yang tercatat dalam sistem. Mereka akan mencari selisih atau perbedaan antara jumlah persediaan fisik dan data sistem, dan melaporkannya kepada pihak yang bertanggung jawab.

Melalui stock opname, pegawai gudang dapat memberikan kontribusi penting dalam menjaga keakuratan data persediaan dan mengidentifikasi perbedaan atau masalah yang mungkin terjadi dalam pengelolaan persediaan.

Hal ini membantu memastikan bahwa persediaan yang tercatat dalam sistem sesuai dengan jumlah yang sebenarnya ada di gudang, sehingga meminimalkan risiko kehilangan persediaan atau ketidakakuratan data.

Baca juga: 4 Jenis Opini Audit, Pengertian, dan Dampaknya dalam Bisnis

Kapan stock opname harus dilakukan?

Stock opname sebaiknya dilakukan secara teratur dan terjadwal untuk memastikan keakuratan data persediaan. Beberapa waktu yang umum untuk melakukan stock opname adalah:

Akhir tahun fiskal

Banyak perusahaan melakukan stock opname pada akhir tahun fiskal sebagai bagian dari proses akuntansi dan penyelesaian laporan keuangan. Ini membantu memastikan bahwa persediaan yang tercatat dalam laporan keuangan sesuai dengan jumlah persediaan fisik yang sebenarnya.

Secara periodik

Stock opname dapat dilakukan secara berkala, misalnya secara bulanan, per kwartal, atau per semester. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk memantau persediaan mereka secara teratur dan mengidentifikasi perbedaan atau masalah segera.

Sebelum atau setelah perubahan sistem

Jika perusahaan mengubah sistem manajemen persediaan atau melakukan migrasi data, stock opname dapat dilakukan sebelum atau setelah perubahan tersebut. Ini membantu memastikan integritas data persediaan dalam sistem baru atau yang telah diperbarui.

Baca juga: Pengertian Visual Merchandising, Strategi, dan Contohnya

Peristiwa khusus

Stock opname juga dapat dilakukan sebagai respons terhadap peristiwa khusus, seperti pencurian atau kehilangan yang dicurigai, perubahan kepemilikan bisnis, atau perubahan signifikan dalam operasi gudang.

Selain itu, jika terdapat indikasi atau kecurigaan adanya ketidaksesuaian antara data persediaan dengan persediaan fisik, stock opname dapat dilakukan sebagai tindakan perbaikan dan pemeriksaan lebih lanjut.

Perlu diingar, Anda tidak harus melakukan stock opname terlalu sering karena ada beberapa risiko yang mungkin akan dihadapi bisnis, seperti yang kita bahas di bawah ini:

Risiko terlalu sering melakukan stock opname

Biaya dan waktu

Stock opname membutuhkan sumber daya manusia, waktu, dan biaya. Jika stock opname dilakukan terlalu sering, dapat menghabiskan banyak waktu dan sumber daya yang seharusnya digunakan untuk kegiatan operasional lainnya. Biaya yang terlibat dalam proses ini, seperti penggunaan peralatan, penyewaan ruang, atau penggunaan jasa pihak ketiga, juga dapat meningkat jika dilakukan terlalu sering.

Gangguan operasional

Stock opname membutuhkan penghentian atau pengurangan aktivitas operasional gudang untuk sementara waktu. Jika proses ini dilakukan terlalu sering, gudang dan proses operasional yang terkait dapat terganggu secara berulang-ulang.

Hal ini dapat mempengaruhi produktivitas dan ketersediaan barang yang dapat mempengaruhi layanan pelanggan dan efisiensi operasional.

Risiko kesalahan manusia

Setiap kali stock opname dilakukan, ada risiko kesalahan manusia dalam menghitung atau mencatat jumlah persediaan fisik. Jika proses dilakukan terlalu sering, risiko kesalahan semakin tinggi. Kesalahan tersebut dapat menghasilkan data persediaan yang tidak akurat dan dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang salah.

Ketidaknyamanan bagi karyawan

Stock opname yang sering dapat memberikan beban tambahan pada karyawan gudang yang bertanggung jawab melakukannya. Mereka perlu meluangkan waktu dan energi ekstra untuk melakukan penghitungan dan verifikasi persediaan, yang dapat meningkatkan tingkat stres dan ketidaknyamanan bagi mereka.

Oleh karena itu, penting untuk menemukan keseimbangan yang tepat dalam melakukan stock opname. Jadwal yang teratur dan terencana berdasarkan kebutuhan bisnis adalah pendekatan yang lebih baik daripada melakukan stock opname terlalu sering.

Dalam menentukan frekuensi stock opname, perlu mempertimbangkan faktor seperti kompleksitas operasional, ukuran persediaan, risiko kehilangan, dan kebutuhan pelaporan keuangan.

Baca juga: Akuntansi Persediaan: Definisi, Fungsi, Metode Pencatatan, dan Contohnya

Mengapa akurasi persediaan penting dalam sebuah bisnis?

Akurasi persediaan memiliki peran penting dalam bisnis dengan beberapa alasan berikut:

Pengambilan keputusan yang tepat

Data persediaan yang akurat menjadi dasar bagi manajemen dalam mengambil keputusan strategis yang berkaitan dengan persediaan. Informasi yang tepat tentang jumlah persediaan yang tersedia memungkinkan perusahaan untuk merencanakan produksi, memprediksi kebutuhan persediaan, dan mengatur tingkat stok yang optimal.

Keputusan yang didasarkan pada data yang tidak akurat dapat menyebabkan ketidakseimbangan persediaan, biaya tinggi, atau kekurangan persediaan yang berdampak pada layanan pelanggan.

Efisiensi operasional

Akurasi persediaan memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien. Dengan mengetahui jumlah persediaan yang tepat, perusahaan dapat menghindari overstocking atau understocking.

Overstocking dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi, risiko kerusakan, atau kelebihan persediaan yang tidak terjual. Di sisi lain, understocking dapat menyebabkan kehilangan pelanggan, keterlambatan pengiriman, atau ketidakmampuan memenuhi permintaan pelanggan.

Akurasi persediaan membantu mengoptimalkan pengeluaran persediaan dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Pengendalian biaya

Persediaan yang tidak akurat dapat menghasilkan biaya yang tidak perlu. Misalnya, jika data persediaan tidak akurat, perusahaan mungkin melakukan pembelian persediaan tambahan yang sebenarnya tidak diperlukan, atau melakukan produksi berlebih yang menghasilkan biaya produksi yang tidak perlu.

Dengan memiliki informasi yang akurat tentang persediaan, perusahaan dapat mengendalikan biaya dengan lebih efektif dan menghindari pemborosan yang tidak perlu.

Pelayanan pelanggan yang baik

Persediaan yang akurat memungkinkan perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih baik.

Dengan mengetahui persediaan yang tersedia, perusahaan dapat memberikan waktu pengiriman yang lebih akurat, memastikan ketersediaan produk yang diinginkan oleh pelanggan, dan menghindari kekecewaan pelanggan akibat keterlambatan pengiriman atau ketidaktersediaan produk.

Hal ini berkontribusi pada kepuasan pelanggan yang lebih tinggi dan membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan.

Dengan memastikan akurasi persediaan, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengendalikan biaya, mengambil keputusan yang tepat, dan memberikan layanan pelanggan yang baik. Ini semua berdampak pada keberhasilan bisnis secara keseluruhan, meningkatkan keuntungan, dan mempertahankan keunggulan kompetitif di pasar.

Baca juga: Pengertian Biaya Persediaan, Jenis, dan Metode Menghitungnya

Mengenal berbgai metode stock opname

Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam melakukan stock opname. Berikut adalah beberapa metode umum yang sering digunakan:

Metode penghitungan fisik keseluruhan

Metode ini melibatkan penghitungan fisik secara menyeluruh dari seluruh persediaan yang ada di gudang. Semua barang dihitung satu per satu dan hasilnya dicocokkan dengan data yang tercatat dalam sistem. Metode ini memastikan bahwa seluruh persediaan diperiksa secara menyeluruh, tetapi dapat memakan waktu dan sumber daya yang signifikan.

Metode penghitungan sampel

Dalam metode ini, hanya sebagian persediaan yang dipilih untuk dihitung secara fisik. Sampel ini dipilih secara acak dan representatif untuk mewakili keseluruhan persediaan.

Hasil penghitungan pada sampel kemudian digunakan untuk mengestimasi jumlah persediaan keseluruhan. Metode ini lebih efisien dan cepat dibandingkan dengan penghitungan fisik keseluruhan, tetapi membutuhkan perencanaan yang baik untuk memastikan sampel yang representatif.

Metode rotasi (Cycle Counting)

Metode ini melibatkan penghitungan persediaan dalam siklus yang berulang secara berkala. Dalam setiap siklus, hanya sebagian persediaan yang dipilih untuk dihitung.

Siklus penghitungan dapat dibagi berdasarkan kriteria seperti nilai persediaan, klasifikasi produk, atau frekuensi penggunaan. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk secara teratur memeriksa persediaan dengan membaginya menjadi siklus yang lebih kecil, mengurangi gangguan operasional yang signifikan.

Metode penghitungan berdasarkan volume atau berat

Metode ini digunakan terutama untuk persediaan yang memiliki karakteristik seperti berat atau volume yang mudah diukur. Contohnya adalah persediaan bahan baku cair atau gas. Penghitungan dilakukan dengan mengukur volume atau berat persediaan yang ada dengan menggunakan alat ukur yang sesuai.

Metode penggunaan teknologi

Perkembangan teknologi telah memberikan kemungkinan untuk melakukan stock opname dengan lebih efisien. Misalnya, penggunaan barcode atau teknologi RFID (Radio-Frequency Identification) dapat mempermudah penghitungan dan pencatatan persediaan dengan bantuan perangkat lunak atau sistem otomatis. Data persediaan dapat diambil secara real-time dan otomatis terintegrasi dengan sistem manajemen persediaan.

Baca juga: 10 Software Manajemen Persediaan yang Bisa Anda Coba

Tahapan melakukan stock opname

Tahapan melakukan stock opname dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan prosedur yang telah ditetapkan dalam perusahaan. Namun, secara umum, berikut adalah beberapa tahapan yang umum dilakukan dalam stock opname:

Persiapan:

• Tentukan jadwal stock opname yang sesuai dan komunikasikan kepada tim terkait.
• Identifikasi daftar persediaan yang akan diperiksa.
• Persiapkan peralatan yang diperlukan, seperti alat penghitung, alat ukur, formulir pencatatan, atau teknologi yang relevan (misalnya, barcode scanner atau sistem RFID).

Pengorganisasian tim:

• Bentuk tim stock opname yang terdiri dari anggota yang bertanggung jawab melakukan penghitungan fisik.
• Tentukan tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota tim.

Pencatatan wal:

• Catat persediaan yang tercatat dalam sistem atau inventaris awal sebelum memulai penghitungan fisik.

Penghitungan fisik:

• Lakukan penghitungan fisik terhadap persediaan yang ada di gudang. Pastikan setiap anggota tim melakukan penghitungan dengan hati-hati dan teliti.
• Gunakan alat penghitung atau alat ukur yang sesuai untuk memastikan keakuratan penghitungan, terutama jika ada persediaan dengan ukuran atau karakteristik khusus.

Pencatatan hasil:

• Catat hasil penghitungan fisik dalam formulir pencatatan yang telah disiapkan atau menggunakan teknologi yang relevan.
• Pastikan setiap anggota tim mencatat dengan akurat jumlah persediaan yang dihitung.

Verifikasi dan koreksi:

• Bandingkan hasil penghitungan fisik dengan data persediaan yang tercatat dalam sistem atau inventaris awal.
• Identifikasi perbedaan atau selisih antara jumlah persediaan fisik dan jumlah tercatat.
• Lakukan verifikasi ulang jika diperlukan dan koreksi data yang tidak akurat atau selisih yang signifikan.

Laporan dan analisis:

• Buat laporan stock opname yang mencakup hasil penghitungan fisik, selisih yang ditemukan, dan tindakan yang diambil untuk koreksi.
• Analisis data stock opname untuk mengidentifikasi tren, masalah yang berulang, atau perbaikan yang dapat dilakukan dalam manajemen persediaan.

Tindak lanjut:

• Lakukan tindakan perbaikan atau koreksi yang diperlukan berdasarkan hasil stock opname.
• Tinjau dan evaluasi proses stock opname secara keseluruhan untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi di masa mendatang.

Perlu diingat bahwa tahapan dan prosedur stock opname dapat bervariasi antara perusahaan dan industri yang berbeda. Oleh karena itu, penting untuk mengacu pada pedoman internal perusahaan Anda dan berkoordinasi dengan tim terkait untuk mengikuti prosedur yang tepat dalam melakukan stock opname.

Baca juga: FIFO, LIFO, atau Avarage, Mana Metode Persediaan yang Cocok untuk Bisnis Anda?

Kesimpulan

Stock opname adalah proses penting dalam bisnis untuk memastikan akurasi dan keandalan data persediaan. Dilakukan dengan melakukan penghitungan fisik persediaan dan membandingkannya dengan data tercatat dalam sistem.

Stock opname perlu dilakukan secara teratur sesuai dengan jadwal yang ditentukan, seperti akhir tahun fiskal atau secara periodik, untuk memastikan keakuratan persediaan.

Akurasi persediaan memiliki dampak yang signifikan dalam bisnis. Data persediaan yang akurat memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat, mengoptimalkan efisiensi operasional, mengendalikan biaya, dan memberikan pelayanan pelanggan yang baik. Ketidakakuratan persediaan dapat menyebabkan kesalahan dalam perencanaan produksi, kekurangan stok atau kelebihan persediaan, kerugian keuangan, dan ketidakpuasan pelanggan.

Oleh karena itu, dengan melakukan stock opname secara teratur, bisnis dapat memastikan keakuratan data persediaan dan menghindari risiko yang mungkin terjadi.

Namun, terlalu sering melakukan stock opname juga memiliki risiko yang perlu dipertimbangkan. Hal ini melibatkan biaya, waktu, dan gangguan operasional yang signifikan. Terlalu sering melakukan stock opname dapat menghabiskan sumber daya yang berharga dan mengganggu operasional gudang secara berulang-ulang. Selain itu, risiko kesalahan manusia juga meningkat dengan frekuensi stock opname yang tinggi.

Oleh karena itu, penting untuk menemukan keseimbangan yang tepat dalam melakukan stock opname, dengan menjadwalkannya secara teratur berdasarkan kebutuhan bisnis dan mempertimbangkan faktor-faktor yang relevan dalam pengambilan keputusan.