16 Jenis Invoice dan Fungsinya untuk Usaha Anda

Contents hide
Apa itu invoice?
Fungsi invoice
Apa yang harus disertakan dalam invoice?
16 jenis invoice dan cara menggunakannya

Membuat dan mengirim invoice atau faktur profesional membantu tugas administratif Anda berjalan lancar melalui sistem pembayaran yang disederhanakan. Berbagai jenis invoice ada untuk melengkapi kebutuhan bisnis yang berbeda.

Terlepas dari industri yang Anda ketahui, faktur mana yang akan dikirim ke klien dapat membantu Anda mencatat transaksi penting dan detail pembayaran. Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi apa itu faktur, fungsinya, apa yang disertakan, dan bagaimana setiap jenis invoice bekerja.

Apa itu invoice?

Invoice atau faktur adalah dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menagih pembayaran. Ini mencantumkan produk atau layanan yang telah atau akan diberikan penjual kepada pembeli.

Itu sebabnya faktur menyertakan detail kontak penjual dan pembeli, deskripsi produk atau layanan, dan persyaratan pembayaran. Bisnis dapat menggunakan berbagai jenis faktur yang bervariasi tergantung pada industri mereka, seberapa sering pembeli membayar dan metode penagihan mereka.

Fungsi invoice

Perusahaan terutama menggunakan invoice untuk meminta pembayaran, tetapi ada manfaat lain menggunakan faktur. Misalnya, faktur dapat membantu Anda:

  • Menyimpan catatan: Faktur membantu memelihara catatan penjualan yang dilakukan dalam periode waktu tertentu. Bisnis dapat memeriksa faktur secara mingguan, bulanan, atau tahunan untuk mengetahui kapan mereka menjual produk atau layanan, siapa yang membelinya, dan berapa banyak yang mereka hasilkan dari penjualan tersebut.
  • Lacak pembayaran: Faktur adalah alat yang berharga untuk membantu perusahaan melacak pembayaran dan jumlah yang terutang kepada mereka. Rincian dalam faktur memberikan informasi penting tentang klien, seperti nama dan alamat mereka.
  • Mendapatkan perlindungan hukum: Faktur adalah perjanjian yang mengikat secara hukum yang menunjukkan persetujuan kedua belah pihak terhadap harga dan syarat pembayaran yang ditentukan. Ini adalah bukti hukum bahwa pembeli setuju untuk membeli produk atau layanan tertentu dengan harga yang dikutip.
  • Menyederhanakan proses pengajuan pajak: Kumpulan faktur sepanjang tahun dapat menyederhanakan proses pengajuan pajak karena dokumen membantu perhitungan. Faktur juga membantu organisasi untuk melaporkan pendapatan secara akurat dan membayar jumlah yang tepat.
  • Analisis bisnis Anda: Menganalisis faktur membantu bisnis mengumpulkan informasi tentang tren pembelian pelanggan, produk populer, klien yang kembali, dan waktu pembelian puncak. Semua informasi ini dapat membantu perusahaan menciptakan strategi pemasaran yang efektif untuk meningkatkan keuntungan.

Apa yang harus disertakan dalam invoice?

Meskipun jenis invoice yang berbeda memiliki tujuan yang berbeda, semuanya berisi informasi kunci yang sama. Beberapa item utama pada faktur meliputi:

  • Tanggal: Tanggal memberi tahu pelanggan kapan perusahaan membuat faktur. Mereka juga dapat menggunakan tanggal pada faktur untuk menentukan apakah pembayaran klien termasuk dalam jendela pembayaran yang mereka tetapkan atau dapat dianggap terlambat.
  • Deskripsi barang atau jasa: Menggambarkan apa yang dibeli pembeli membantu pembeli mengingat produk atau jasa yang mereka bawa dari perusahaan yang berbeda. Deskripsi ini juga memungkinkan akuntan atau pemegang buku untuk mengidentifikasi item, kuantitas, harga dan jumlah yang terutang.
  • Informasi kontak: Cantumkan nama bisnis, alamat, alamat email, dan nomor telepon pada faktur untuk membantu pelanggan menjangkau bisnis. Menyertakan informasi pelanggan, seperti nama, bisnis, alamat, dan nomor telepon mereka, membantu pembeli memverifikasi bahwa perusahaan membuat faktur untuk mereka dan bahwa mereka memiliki informasi kontak yang benar.
  • Ketentuan pembayaran: Ini termasuk tanggal yang diharapkan perusahaan untuk menerima pembayaran. Pemegang pembukuan dan akuntan juga dapat merinci bagaimana mereka ingin pelanggan membayarnya, seperti alamat yang harus dituju pelanggan untuk mengirim pembayaran dan metode pembayaran yang dapat diterima. Pilihan pembayaran tertentu termasuk cek, kartu kredit atau uang tunai.
  • Catatan terima kasih: Terima kasih kepada klien atas hubungan profesional yang telah Anda bagikan.

Selain potongan informasi ini, Anda dapat menyertakan nomor faktur berurutan untuk pencatatan yang lebih mudah.

16 jenis invoice dan cara menggunakannya

Berikut adalah 16 jenis faktur dan cara Anda dapat menggunakannya.

1. Invoice standar

Bisnis mengeluarkan faktur standar kepada klien untuk beberapa transaksi penagihan. Bisnis suka menggunakan jenis faktur ini karena keserbagunaannya. Mudah dibuat menggunakan perangkat lunak online dasar.

Orang yang menjalankan berbagai jenis bisnis dapat menggunakan faktur standar untuk membuat faktur untuk semua klien mereka tanpa mengubah formatnya.

2. Invoice berulang

Invoice berulang berguna untuk bisnis yang membebankan jumlah yang sama secara berkala untuk layanan mereka. Misalnya, perusahaan berbasis langganan seperti bisnis TI dapat menggunakan jenis faktur ini untuk menagih klien dengan jumlah yang sama setiap bulan untuk paket dukungan TI.

Saat membuat faktur berulang, Anda dapat memilih tanggal mulai dan memilih durasi, frekuensi, dan opsi pengiriman untuk faktur berulang. Setelah Anda menyesuaikan potongan informasi ini, Anda dapat secara otomatis membuat dan mengirim faktur sesuai dengan jadwal.

3. Invoice proforma

Faktur pro forma adalah perkiraan faktur yang Anda kirim ke klien Anda sebelum memberikan layanan atau mengirimkan barang Anda. Jenis faktur ini adalah penilaian awal untuk memperkirakan pekerjaan yang perlu diselesaikan dan berapa biayanya, yang memungkinkan klien Anda untuk menyiapkan anggaran mereka.

Faktur proforma cukup tepat tetapi dapat berubah. Seorang klien mungkin meminta faktur pro forma jika mereka memerlukan persetujuan keuangan dari banyak orang atau organisasi sebelum melakukan pemesanan.

4. Debit invoice

Juga dikenal sebagai nota debit, faktur debit memungkinkan Anda melakukan sedikit penyesuaian pada tagihan yang ada. Misalnya, jika Anda mengirim faktur kepada klien berdasarkan perkiraan jam dan akhirnya bekerja dengan jam tambahan pada proyek.

Anda dapat mengirim debit invoice untuk jam tambahan yang ditagih. Klien juga dapat menerbitkan faktur debit dengan total positif untuk memberi tahu Anda bahwa Anda kurang menagihnya.

5. Faktur kredit

Faktur kredit atau nota kredit memberi klien diskon atau pengembalian uang jika ada biaya yang berlebihan. Anda dapat mengirim faktur kredit dengan total negatif untuk memperbaiki kesalahan faktur sebelumnya dan memberi tahu klien Anda bahwa Anda berutang sejumlah uang kepada mereka.

Anda juga dapat membuat faktur ini jika klien Anda membayar barang yang tidak tersedia, untuk mengatasi perselisihan harga atau untuk memverifikasi pengembalian barang yang dibeli.

6. Faktur sementara

Faktur sementara atau interim invoice memungkinkan Anda menagih klien secara berkala saat mengerjakan proyek besar. Anda dapat mengirimkan invoice sementara berdasarkan ketentuan yang telah disepakati.

Bergantung pada panjang proyek, Anda mungkin mengirim faktur sementara saat Anda menyelesaikan pencapaian tertentu atau menjadwalkan pembayaran mingguan, dua mingguan, atau bulanan.

Faktur sementara membantu memecah pembayaran proyek besar menjadi pembayaran yang lebih kecil, yang menguntungkan Anda dan klien Anda.

7. Timesheet invoice

Timesheet invoice mendokumentasikan jumlah jam Anda bekerja dan tingkat gaji standar Anda. Mereka paling umum di industri yang membayar per jam. Misalnya, pengacara, psikolog, dan konsultan bisnis sering menggunakan faktur absen.

Dalam timesheet invoice, Anda dapat memasukkan rincian proyek, informasi tentang apa yang Anda capai dan waktu serta tanggal Anda bekerja. Bisnis yang membayar dengan persyaratan per jam memiliki cara untuk melacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk proyek tertentu, yang membuat pembuatan timesheet invoice lebih mudah.

8. Faktur kolektif

Jika Anda sedang mengerjakan proyek yang panjang, Anda dapat memutuskan untuk mengirim faktur dengan jumlah yang lebih kecil saat Anda bekerja, atau Anda dapat menggabungkan beberapa faktur ke dalam faktur kolektif.

Misalnya, jika Anda memasok bahan makanan ke sekolah setempat, Anda dapat memutuskan untuk mengirim faktur kolektif untuk pembelian senilai satu bulan alih-alih membuat faktur harian. Faktur kolektif membantu mengurangi biaya administrasi dan transaksi.

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:

9. Faktur komersial

Untuk memungkinkan penilaian dan perpajakan yang tepat, bisnis dengan pelanggan internasional menggunakan faktur komersial untuk menjelaskan jenis produk yang dijual, nilai produk, dan jumlahnya.

Faktur komersial tidak memiliki format standar, tetapi Anda dapat memberikan detail seperti nama, berat, jumlah pengiriman, nilai total, deskripsi barang, dan format kemasan. Faktur komersial terutama digunakan oleh bea cukai untuk menagih perdagangan luar negeri.

10. Faktur biaya

Anda dapat mengirim klaim pengeluaran atau faktur pengeluaran ke perusahaan yang lupa membayar biaya yang mereka janjikan untuk dibayar. Karyawan juga dapat mengirim faktur jenis ini jika mereka membelanjakan uang atas nama perusahaan dan perlu diganti.

Misalnya, jika Anda mengisi bahan bakar kendaraan perusahaan menggunakan uang Anda atau membayar penerbangan dan akomodasi Anda dalam perjalanan bisnis, Anda dapat mengirimkan tagihan pengeluaran ke perusahaan Anda untuk kompensasi.

11. Faktur utilitas

Faktur utilitas membantu bisnis atau tuan tanah meminta pembayaran untuk utilitas seperti gas, TV, Internet, listrik, sewa, atau air. Mereka terutama dikirim untuk mengingatkan orang tentang tagihan listrik mereka dan jumlah yang harus dibayar.

Ketentuan pembayaran untuk sebagian besar utilitas bervariasi, yang berarti faktur sewa mungkin terlihat sama dengan faktur listrik.

12. Faktur lewat jatuh tempo

Sebuah bisnis dapat mengirim faktur lewat jatuh tempo, juga disebut faktur lewat jatuh tempo, ketika klien tidak membayar faktur tertunda pada tanggal yang ditunjukkan pada faktur.

Faktur yang lewat jatuh tempo bertindak sebagai pengingat dan mungkin termasuk biaya bunga yang ditentukan oleh persyaratan yang disepakati. Anda dapat segera mengirimkan faktur yang lewat jatuh tempo jika klien melewatkan tanggal pembayaran dan menyertakan bunga yang masih harus dibayar dalam saldo.

13. Faktur akhir

Faktur akhir adalah jenis invoice terakhir yang dikirim bisnis ke klien yang meminta pembayaran. Faktur akhir lebih rinci daripada faktur sementara dan pro forma. Ini berisi semua detail yang dibahas, catatan transaksi sebelumnya dan saldo terutang.

Faktur akhir juga mencakup informasi kontak penjual dan pembeli, nomor faktur, tanggal, biaya, diskon apa pun yang diterapkan, dan metode pembayaran.

14. Faktur campuran

Faktur campuran berisi campuran faktur debit dan kredit. Jumlah total pada jenis faktur ini bisa positif atau negatif. Anda dapat memeriksa faktur debit dan kredit untuk mengurangi atau menambah jumlah hutang klien untuk proyek yang Anda tagihan.

15. Faktur lain-lain

Anda dapat mengirimi klien Anda faktur lain-lain jika mereka berutang uang kepada organisasi Anda untuk layanan seperti pengiriman atau pemasangan. Layanan ini mungkin tidak melibatkan suku cadang atau barang dan untuk transaksi cepat.

Anda juga dapat mengirim faktur lain-lain untuk membuat sedikit penyesuaian pada faktur yang dikirimkan sebelumnya. Faktur lain-lain tidak memiliki nomor faktur untuk membantu membedakannya dari faktur lainnya.

16. E-invoice

E-invoice adalah semua jenis invoice yang dikirim secara elektronik. Faktur elektronik adalah cara yang nyaman, cepat, dan hemat biaya untuk mengirim faktur untuk semua jenis bisnis.

Perusahaan IT dan bisnis lain yang beroperasi sepenuhnya secara online mengandalkan E-faktur untuk meminta pembayaran. Anda dapat membuat faktur secara elektronik dan mengirimkannya ke klien dalam hitungan menit, menghemat waktu, energi, dan sumber daya. Mengirim e-faktur juga memastikan bahwa pembeli menerima tanda terima untuk setiap faktur yang mereka bayar.

Jika Anda ingin membuat berbagai jenis invoice lebih mudah dan cepat, Anda bisa mengunjungi tautan ini.