Manajemen Persediaan : Pengertian, Proses, Metode, Fungsi, dan Tipsnya
Pengertian Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan atau manajemen inventori adalah pengawasan aset non-kapital (persediaan) dan stok barang. Manajemen persediaan juga termasuk dalam manajemen rantai pasokan, yang mengawasi aliran barang dari produsen ke gudang dan dari fasilitas penyimpanan ke titik penjualan.
Fungsi utama manajemen ini adalah menyimpan catatan terperinci untuk setiap produk baru atau yang dikembalikan saat memasuki atau meninggalkan gudang atau tempat penjualan.
Proses Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan adalah proses yang kompleks, terutama untuk organisasi yang besar, tetapi dasarnya sama terlepas dari ukuran atau jenis organisasi. Dalam manajemen inventori, barang dikirim ke area penerimaan gudang dalam bentuk bahan baku atau komponen dan dimasukkan ke area stok atau rak.
Dibandingkan dengan organisasi yang lebih besar dengan ruang fisik yang lebih banyak, di perusahaan yang lebih kecil, barang dapat langsung menuju area persediaan alih-alih lokasi penerima, dan jika bisnisnya adalah distributor, barang tersebut mungkin berupa produk jadi daripada bahan mentah atau komponen.
Barang-barang kemudian ditarik dari area stok dan dipindahkan ke fasilitas produksi di mana mereka dibuat menjadi barang jadi. Barang jadi dapat dikembalikan ke area stok di mana barang tersebut disimpan sebelum pengiriman, atau mereka dapat dikirim langsung ke pelanggan.
Manajemen persediaan menggunakan berbagai data untuk melacak barang saat mereka bergerak melalui proses, termasuk nomor lot, nomor seri, biaya barang, jumlah barang dan tanggal ketika mereka bergerak melalui proses.
Baca juga : 11 Kebiasaan Sederhana Untuk Menciptakan Keluarga yang Sehat
Fungsi Manajemen Persediaan dalam Sebuah Bisnis
Manajemen persediaan bertanggung jawab untuk mengawasi produk-produk yang tersedia dalam persediaan dan arus keluar dan masuk. Manajemen persediaan memastikan bahwa tidak ada unit yang berlebih atau dalam jumlah kecil dalam penyimpanan sehingga kinerja organisasi tidak boleh berada dalam bahaya.
Fungsi utama inventaris adalah menyediakan pasokan bahan yang berkelanjutan bagi operasi. Untuk mencapai fungsi ini secara efektif, bisnis Anda harus berusaha untuk menemukan titik perbedaan antara terlalu banyak dan terlalu sedikit, tanpa pernah kehabisan stok. Manajemen ini akan meningkatkan arus kas dan profitabilitas, dan menjaga perusahaan Anda berjalan dengan lancar.
Manajemen persediaan yang dikelola secara secara efektif akan membuat bisnis Anda berjalan sesuai rencana produksi yang matang.
Buat metrik untuk tingkat persediaan yang optimal, berdasarkan catatan penjualan dari waktu ke waktu. Identifikasi titik-titik kritis di mana Anda harus memesan ulang, dan perkenalkan sistem digital untuk berkomunikasi dengan departemen pembelian Anda ketika tingkat inventaris turun di bawah titik-titik ini.
Baca juga : Pengertian Kas Kecil, Contoh, Fungsi, dan Cara Mengontrolnya
Bangun hubungan dengan pemasok yang dapat memasok kembali stok Anda dengan cepat jika Anda mengalami lonjakan permintaan yang tiba-tiba. Sebaiknya Anda membayar ekstra untuk mengisi kembali inventaris Anda dengan cepat dalam keadaan darurat, selama Anda menggunakan opsi yang lebih murah sebagai default Anda, dan Anda tidak mengizinkan stok untuk turun terlalu sering ke level yang berbahaya.
Macam-macam Metode yang Digunakan dalam Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan menggunakan beberapa metodologi untuk menjaga jumlah barang yang tepat untuk memenuhi permintaan pelanggan dan beroperasi secara menguntungkan. Tugas ini sangat kompleks ketika organisasi perlu berurusan dengan ribuan unit stockkeeping (SKU) yang dapat menjangkau beberapa gudang. Metodologi meliputi:
Peninjauan Stok Manual
Metode ini merupakan metodologi manajemen persediaan paling sederhana dan umumnya lebih banyak digunakan bagi bisnis kecil. Peninjauan stok secara manual melibatkan analisis stok reguler di tangan versus kebutuhan masa depan yang diproyeksikan.
Metode ini menggunakan upaya manual, meskipun dapat ada peninjauan stok otomatis untuk menentukan tingkat stok minimum yang kemudian memungkinkan inspeksi inventaris reguler dan pemesanan ulang persediaan untuk memenuhi level minimum. Peninajauan stok secara manual dapat memberikan ukuran kontrol atas proses manajemen inventaris, tetapi bisa sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Metodologi Just-in-time (JIT)
Metode Just-in-time adalah dimana produk tiba saat mereka dipesan oleh pelanggan, dan yang didasarkan pada analisis perilaku pelanggan, ini berarti perusahaan tidak menyetok atau memiliki persediaan.
Pendekatan ini melibatkan meneliti pola pembelian, permintaan musiman dan faktor-faktor berbasis lokasi yang menyajikan gambaran akurat tentang barang apa yang dibutuhkan pada waktu dan tempat tertentu.
Keuntungan dari metode ini adalah bahwa permintaan pelanggan dapat dipenuhi tanpa perlu menjaga jumlah produk di tangan, tetapi risikonya termasuk salah membaca permintaan pasar atau memiliki masalah distribusi dengan pemasok, yang dapat menyebabkan masalah kehabisan stok.
Bisnis manufaktur, seperti industri otomotif, elektronik, dan tekstil, sering menggunakan metode JIT.
Baca juga: Akuntansi Persediaan: Definisi, Fungsi, Metode Pencatatan, dan Contohnya
Metodologi analisis ABC
yang mengklasifikasikan persediaan menjadi tiga kategori yang mewakili nilai persediaan dan signifikansi biaya barang. Kategori A mewakili barang bernilai tinggi dan kuantitas rendah, kategori B mewakili barang bernilai sedang dan kuantitas sedang, dan kategori C mewakili barang bernilai rendah dan kuantitas tinggi.
Setiap kategori dapat dikelola secara terpisah oleh sistem manajemen inventaris, dan penting untuk mengetahui item mana yang merupakan penjual terbaik untuk menjaga jumlah stok buffer di tangan. Misalnya, barang kategori A yang lebih mahal mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk dijual, tetapi barang tersebut mungkin tidak perlu disimpan dalam jumlah besar.
Salah satu keuntungan dari analisis ABC adalah bahwa ia memberikan kontrol yang lebih baik atas barang-barang bernilai tinggi, tetapi kerugiannya adalah bahwa ia dapat membutuhkan sejumlah besar sumber daya untuk terus menganalisis tingkat inventaris semua kategori.
Metodologi Economic Order Quantity (EOQ)
Metodologi digunakan dalam manajemen inventori dengan menghitung jumlah unit yang harus ditambahkan perusahaan ke dalam inventarisnya dengan setiap order batch untuk mengurangi total biaya inventarisnya. Biaya inventarisasinya termasuk biaya penyimpanan dan pengaturan.
Model EOQ berusaha untuk memastikan bahwa jumlah persediaan yang tepat dipesan per batch sehingga perusahaan tidak perlu melakukan pemesanan terlalu sering dan tidak ada kelebihan persediaan yang ada. Ini mengasumsikan bahwa ada trade-off antara biaya penyimpanan persediaan dan biaya pengaturan persediaan, dan total biaya persediaan diminimalkan ketika biaya pengaturan dan biaya penyimpanan diminimalkan.
EOQ cocok untuk bisnis dengan permintaan yang stabil dan biaya pemesanan dan penyimpanan yang terukur dengan baik. Metode EOQ membantu dalam mengoptimalkan persediaan dengan memesan jumlah yang tepat pada waktu yang tepat. Banyak bisnis ritel dan grosir menggunakan metode EOQ.
Metode Just-in-Case (JIC)
Metode Just-in-Case adalah pendekatan yang bertujuan untuk memiliki persediaan yang cukup besar untuk mengatasi risiko kekurangan stok yang tidak terduga, seperti fluktuasi permintaan yang tinggi atau masalah pasokan.
Metode ini cocok untuk bisnis dengan permintaan yang tidak stabil atau dengan siklus hidup produk yang singkat. Dengan menggunakan metode JIC, bisnis dapat menghindari kekurangan stok yang dapat menyebabkan kehilangan pelanggan atau peluang penjualan yang terlewat. Bisnis e-commerce atau bisnis musiman sering menggunakan metode JIC.
Metode Minimum-Maksimum
Metode Minimum-Maksimum adalah pendekatan sederhana dalam mengelola persediaan di mana Anda menetapkan batas minimum dan batas maksimum untuk setiap barang persediaan. Saat persediaan mencapai batas minimum, Anda melakukan pemesanan kembali untuk mengembalikan persediaan ke batas maksimum.
Metode ini membutuhkan pemantauan yang cermat terhadap persediaan dan permintaan untuk memastikan bahwa persediaan tidak habis atau terlalu banyak. Metode Minimum-Maksimum sering digunakan untuk persediaan dengan permintaan yang stabil dan tidak terlalu fluktuatif.
Baca juga: Pengertian Biaya Persediaan, Jenis, dan Metode Menghitungnya
Metode Persediaan Periodik
Metode Persediaan Periodik melibatkan penghitungan persediaan secara berkala, biasanya dalam interval waktu tertentu, seperti bulanan atau tahunan.
Pada akhir periode, persediaan fisik dihitung, dan perbedaan antara jumlah persediaan awal dan akhir digunakan untuk menghitung jumlah penjualan atau penggunaan persediaan selama periode tersebut. Metode ini sering digunakan dalam bisnis dengan persediaan yang relatif murah atau dengan permintaan yang fluktuatif.
Metode Persediaan Periodik memungkinkan pemantauan yang reguler terhadap persediaan dan dapat digunakan untuk melakukan analisis permintaan serta memperkirakan kebutuhan persediaan di masa depan.
Mana Metode Manajemen Persediaan Terbaik?
Pilihan metode persediaan terbaik harus disesuaikan dengan kebutuhan, karakteristik, dan tujuan bisnis Anda. Setiap metode memiliki keuntungan dan batasan tertentu. Penting untuk melakukan analisis yang teliti dan mempertimbangkan faktor-faktor seperti permintaan pelanggan, biaya penyimpanan, kecepatan produksi, dan risiko kekurangan stok.
Penting untuk mencatat bahwa metode persediaan tidak harus dianggap sebagai pilihan yang bersifat tetap. Dalam beberapa kasus, kombinasi dari beberapa metode dapat memberikan hasil terbaik. Selain itu, teknologi dan sistem manajemen persediaan yang canggih dapat membantu dalam memantau, mengelola, dan mengoptimalkan persediaan secara efisien.
Sebelum memilih metode persediaan, pastikan untuk melakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan dan tujuan bisnis Anda. Anda juga dapat berkonsultasi dengan ahli atau profesional yang berpengalaman dalam manajemen persediaan untuk mendapatkan saran yang lebih spesifik sesuai dengan konteks bisnis Anda.
Baca juga : Manajemen Konflik : Pengertian, Keterampilan, Daftar, dan Contohnya
Tantangan dalam Mengelola Manajemen Persediaan
Dalam mengelola manajemen persediaan, terdapat beberapa tantangan yang perlu dihadapi. Berikut ini adalah beberapa tantangan umum yang sering muncul dan beberapa strategi yang dapat membantu dalam menghadapinya:
Mengoptimalkan persediaan
Salah satu tantangan utama adalah menjaga keseimbangan antara terlalu banyak dan terlalu sedikit persediaan. Terlalu banyak persediaan dapat mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi, sementara terlalu sedikit persediaan dapat menyebabkan kekurangan stok dan hilangnya pelanggan.
Untuk mengoptimalkan persediaan, Anda dapat menggunakan metode seperti analisis permintaan, ramalan, dan teknik Just-in-Time (JIT). Dengan menganalisis permintaan masa lalu dan meramalkan tren masa depan, Anda dapat mengatur tingkat persediaan yang tepat.
Mengelola siklus hidup produk
Setiap produk memiliki siklus hidup yang terdiri dari fase pengenalan, pertumbuhan, kematangan, dan penurunan. Tantangan dalam manajemen persediaan adalah memprediksi dan mengelola perubahan dalam permintaan yang terkait dengan siklus hidup produk.
Anda perlu mengatur persediaan dengan bijak dan mengantisipasi perubahan tren permintaan agar tidak menghadapi kelebihan atau kekurangan persediaan. Analisis pasar dan penggunaan teknik peramalan dapat membantu dalam menghadapi tantangan ini.
Koordinasi dengan pemasok
Mengelola hubungan dengan pemasok adalah aspek penting dalam manajemen persediaan. Tantangan yang mungkin muncul termasuk keterlambatan pengiriman, kualitas yang buruk, atau keterbatasan persediaan dari pemasok.
Untuk menghadapi tantangan ini, penting untuk menjalin hubungan yang kuat dengan pemasok dan menjaga komunikasi yang terbuka. Perencanaan yang baik, kolaborasi, dan pemantauan terhadap kinerja pemasok dapat membantu dalam meminimalkan risiko yang terkait dengan persediaan.
Baca juga: 10 Software Manajemen Persediaan yang Bisa Anda Coba
Mengelola persediaan multi-lokasi
Jika bisnis Anda memiliki beberapa lokasi atau gudang, tantangan yang mungkin muncul adalah koordinasi persediaan di seluruh lokasi tersebut. Anda perlu memastikan bahwa persediaan yang diperlukan tersedia di setiap lokasi secara efisien.
Dalam hal ini, implementasi sistem manajemen persediaan terintegrasi dan pemantauan yang akurat terhadap persediaan di masing-masing lokasi dapat membantu mengatasi tantangan ini.
Perubahan tren dan kebutuhan pelanggan
Tantangan lain adalah perubahan tren pasar dan kebutuhan pelanggan yang terus berubah. Perubahan ini dapat mempengaruhi permintaan, preferensi, dan pola pembelian pelanggan.
Untuk menghadapi tantangan ini, Anda perlu melakukan analisis pasar yang terus-menerus, memantau perilaku pelanggan, dan memiliki fleksibilitas dalam mengelola persediaan. Menerapkan strategi penyesuaian cepat, seperti program promosi atau pengembangan produk baru, dapat membantu menjaga kepuasan pelanggan dan meningkatkan keberhasilan manajemen persediaan.
Tips Melakukan Manajemen Persediaan dengan Baik
Di sini Anda akan menemukan 10 tips penting untuk mengelola inventaris Anda secara efektif untuk meningkatkan profitabilitas dan manajemen arus kas.
1. Prioritaskan persediaan yang sangat laku
Mengkategorikan persedaiaan Anda ke dalam kelompok prioritas dapat membantu Anda memahami item mana yang perlu Anda pesan lebih banyak dan lebih sering, dan mana yang penting untuk bisnis Anda tetapi mungkin lebih mahal dan bergerak lebih lambat.
Para ahli biasanya menyarankan untuk memisahkan inventaris Anda ke dalam kelompok A, B, dan C atau menggunakan metode ABC seperti yang kita bahas diatas.
Barang-barang dalam kelompok A adalah barang dengan harga yang lebih tinggi yang Anda butuhkan lebih sedikit. Barang dalam kategori C adalah barang berbiaya lebih rendah yang berputar dengan cepat.
Kelompok B adalah yang berada di antara keduanya: barang dengan harga sedang dan keluar lebih lambat daripada barang C, namun lebih cepat daripada barang A.
2. Lacak semua informasi produk
Pastikan untuk menyimpan catatan informasi produk untuk item dalam inventaris Anda. Informasi ini harus mencakup SKU, data barcode, pemasok, dan nomor lot.
Anda juga dapat mempertimbangkan untuk melacak biaya setiap item dari waktu ke waktu sehingga Anda mengetahui faktor-faktor yang dapat mengubah biaya, seperti kelangkaan dan musim.
Baca juga: Pengertian Biaya Persediaan, Jenis, dan Metode Menghitungnya
3. Audit rutin persediaan Anda
Beberapa bisnis melakukan penghitungan komprehensif setahun sekali. Yang lain melakukan pemeriksaan bulanan, mingguan, atau bahkan harian terhadap barang-barang terpopuler mereka.
Banyak yang melakukan semua hal di atas. Terlepas dari seberapa sering Anda melakukannya, biasakan untuk menghitung inventaris Anda secara fisik secara teratur untuk memastikannya sesuai dengan apa yang Anda pikirkan.
4. Menganalisis kinerja pemasok
Pemasok yang tidak dapat diandalkan dapat menyebabkan masalah pada inventaris Anda. Jika Anda memiliki pemasok yang sering terlambat dalam pengiriman atau sering mengurangi pesanan, inilah saatnya untuk mengambil tindakan.
Diskusikan masalah ini dengan pemasok Anda dan cari tahu apa masalahnya. Bersiaplah untuk berganti mitra, atau berurusan dengan tingkat stok yang tidak menentu dan kemungkinan kehabisan inventaris sebagai akibatnya.
5. Terapkan aturan persediaan 80/20
Sebagai aturan umum, 80% keuntungan Anda berasal dari 20% stok Anda. Prioritaskan manajemen inventaris untuk 20% barang ini.
Anda harus memahami siklus penjualan lengkap dari barang-barang ini, termasuk berapa banyak yang Anda jual dalam seminggu atau sebulan, dan memantaunya dengan cermat.
Ini adalah barang-barang yang menghasilkan uang paling banyak untuk Anda; jangan sampai Anda gagal dalam mengelolanya.
Baca juga: FIFO, LIFO, atau Avarage, Mana Metode Persediaan yang Cocok untuk Bisnis Anda?
6. Konsisten dalam cara Anda menerima stok
Mungkin terlihat masuk akal untuk memastikan inventaris yang masuk diproses, tetapi apakah Anda memiliki proses standar yang diikuti semua orang, atau apakah setiap karyawan yang menerima dan memproses stok yang masuk melakukannya dengan cara yang berbeda?
Perbedaan kecil dalam cara penerimaan stok baru dapat membuat Anda menggaruk-garuk kepala di akhir bulan atau tahun, bertanya-tanya mengapa angka-angka Anda tidak sesuai dengan pesanan pembelian.
Pastikan semua staf yang menerima stok melakukannya dengan cara yang sama, dan semua kotak diverifikasi, diterima dan dibongkar bersama-sama, dihitung secara akurat, dan diperiksa keakuratannya.
7. Selalu lacak penjualan
Sekali lagi, hal ini tampak seperti hal yang mudah, namun ini lebih dari sekadar menjumlahkan penjualan di penghujung hari. Anda harus memahami, setiap hari, barang apa saja yang terjual dan berapa banyak, serta memperbarui total inventaris Anda.
Namun lebih dari itu, Anda perlu menganalisis data ini. Apakah Anda tahu kapan barang tertentu terjual lebih cepat atau menurun? Apakah itu musiman? Apakah ada hari tertentu dalam seminggu ketika Anda menjual barang tertentu? Apakah beberapa barang hampir selalu terjual bersamaan?
Memahami tidak hanya total penjualan Anda, tetapi juga gambaran yang lebih luas tentang bagaimana barang terjual adalah penting untuk menjaga inventaris Anda tetap terkendali.
Baca juga: Pengertian Lengkap Job Costing, Manfaat, dan Cara Hitungnya
8. Restock persediaan Anda sendiri
Beberapa vendor menawarkan untuk melakukan pemesanan ulang atau melakukan restock persediaan untuk Anda. Secara sederhana, ini tampak seperti hal yang baik – Anda menghemat staf dan waktu dengan membiarkan orang lain mengelola proses untuk setidaknya beberapa item Anda.
Namun, ingatlah bahwa vendor Anda tidak memiliki prioritas yang sama dengan Anda. Mereka ingin memindahkan barang mereka, sementara Anda ingin menyimpan barang yang paling menguntungkan bagi bisnis Anda. Luangkan waktu untuk memeriksa persediaan dan memesan ulang semua barang Anda sendiri.
9. Berinvestasilah dalam teknologi manajemen persediaan
Jika bisnis Anda cukup kecil, mengelola delapan hal pertama dalam daftar ini secara manual, dengan spreadsheet dan buku catatan, bisa dilakukan.
Namun, seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengelola inventaris dibandingkan dengan bisnis Anda, atau berisiko stok Anda tidak terkendali.
Software manajemen inventaris yang baik membuat semua tugas ini menjadi lebih mudah. Sebelum memilih solusi perangkat lunak, pastikan Anda memahami apa yang Anda butuhkan, bahwa perangkat lunak tersebut menyediakan analisis yang penting bagi bisnis Anda dan mudah digunakan.
Baca juga: 10 Software Manajemen Persediaan yang Bisa Anda Coba
10. Gunakan teknologi yang terintegrasi dengan baik
Perangkat lunak manajemen inventaris bukan satu-satunya teknologi yang dapat membantu Anda mengelola stok. Hal-hal seperti pemindai seluler dan sistem POS dapat membantu Anda tetap berada di jalur yang benar.
Ketika berinvestasi dalam teknologi, prioritaskan sistem yang dapat bekerja sama. Memiliki sistem POS yang tidak dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak manajemen inventaris Anda bukanlah akhir dari segalanya, tetapi mungkin akan memakan waktu ekstra untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lainnya, sehingga mudah untuk mendapatkan jumlah inventaris yang tidak akurat.
Kesimpulan
Jika Anda menetapkan praktik terbaik untuk manajemen persediaan, hal ini dapat sangat membantu dalam menjalankan bisnis Anda secara efisien. Penting untuk membuat pilihan yang tepat yang dapat berkembang dan tumbuh bersama bisnis Anda.
Manajemen persediaan yang baik akan menghemat uang, waktu, dan meningkatkan layanan pelanggan. Ingatlah bahwa dengan sistem manajemen inventaris yang efektif, Anda dapat menjaga bisnis Anda tetap menguntungkan, menganalisis pola penjualan dan memprediksi penjualan di masa depan, dan mempersiapkan diri untuk hal-hal yang tidak terduga.
Dengan manajemen inventaris yang tepat, bisnis memiliki peluang yang lebih baik untuk bertahan dan berkembang.