Pengertian Kas Kecil, Contoh, Fungsi, dan Cara Mengontrolnya
Pengertian Kas Kecil
Kas kecil atau Petty Cash adalah sejumlah kecil uang yang tersedia untuk membayar pengeluaran kecil tanpa menulis cek. Kas ini juga juga merupakan judul dari akun aset lancar pada buku besar yang melaporkan jumlah uang yang dikeluarkan perusahaan dengan nominal yang tidak besar. Jumlah petty cash akan bervariasi menurut skala perusahaan.
Kas kecil dikendalikan melalui penggunaan voucher petty cash untuk setiap pembayaran yang dilakukan. Pengeluaran akan dicatat dalam akun pengeluaran buku besar perusahaan ketika petty cash di tangan diisi ulang .
Contoh Pembayaran Kas Kecil
Beberapa contoh pembayaran yang dilakukan dari kas kecil meliputi:
- Membayar jasa kurir pengiriman dokumen sebesar Rp 9000 untuk ongkos kirim.
- Mengganti Rp 5000 untuk karyawan yang membeli pulpen sebagai penunjang kerja.
- Mengganti uang karyawan karena membeli kudapan untuk rapat karyawan.
Pada akhir setiap bulan, akuntan membuat entri jurnal untuk jumlah yang telah digunakan dan mengisi kembali jumlah kas ke nilai awal. Setiap biaya yang dikeluarkan membutuhkan entri jurnal yang mengkredit kas kecil dan mendebit rekening pengeluaran yang tercantum pada voucher petty cash.
Untuk mengisi kembali rekening, kustodian menambahkan nilai total dari jumlah yang dicairkan dan menarik jumlah itu dari rekening kas untuk mengembalikan petty cash ke nilai dana awal. Entri jurnal untuk jumlah pengisian adalah debit ke kas kecil dan kredit ke kas.
Jurnal kas kecil
Berikut adalah contoh tabel kas kecil yang dapat digunakan untuk mencatat transaksi tunai dalam pengelolaan keuangan bisnis:
| Tanggal | Keterangan | Penerimaan | Pengeluaran | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01/01/2023 | Pembelian Bahan | Rp 500.000 | Rp 500.000 | |
| 05/01/2023 | Pengeluaran Kantin | Rp 50.000 | Rp 450.000 | |
| 10/01/2023 | Penerimaan Penjualan | Rp 1.000.000 | Rp 1.450.000 | |
| 15/01/2023 | Pengeluaran Listrik | Rp 200.000 | Rp 1.250.000 | |
| 20/01/2023 | Pembayaran Gaji | Rp 800.000 | Rp 450.000 |
Dalam tabel tersebut, terdapat kolom-kolom sebagai berikut:
- Tanggal: Menyimpan tanggal transaksi tunai dilakukan.
- Keterangan: Deskripsi singkat tentang transaksi, seperti pembelian bahan, pengeluaran kantin, penerimaan penjualan, dll.
- Penerimaan: Jumlah uang tunai yang diterima pada tanggal tersebut.
- Pengeluaran: Jumlah uang tunai yang dikeluarkan pada tanggal tersebut.
- Saldo: Menunjukkan saldo terkini pada akhir transaksi, yang dihitung dengan mengurangi pengeluaran dari penerimaan sebelumnya atau saldo sebelumnya.
Dengan menggunakan tabel kas kecil, transaksi tunai dapat dicatat secara terperinci dan terorganisir. Ini memudahkan dalam pemantauan, pelacakan, dan rekonsiliasi kas kecil. Selain itu, tabel ini juga dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan keuangan dan analisis lebih lanjut terkait pengelolaan keuangan bisnis.
Fungsi Kas Kecil bagi Bisnis
Memiliki jumlah kas kecil yang tepat memungkinkan bisnis untuk merespon dengan cepat kebutuhan bisnis tak terduga saat mereka muncul. Dengan kontrol yang tepat, dana kas kecil adalah alat yang berharga yang membuat bisnis terus bergulir tanpa harus menginput ke jurnal.
Dalam sebuah bisnis kecil, pemilik bisnis mungkin hanya mengganti uang karyawan secara harfiah dari kantongnya sendiri ketika transaksi tunai kecil terjadi, tetapi situasi informal semacam ini dapat menyebabkan pembukan yang buruk dan akan mengalami kesulitan jika pemilik bisnis itu tidak memiliki uang tunai pada suatu hari. Sistem kas ini juga dapat Anda gunakan pada saat perusahaan Anda berkembang dan telah memiliki banyak karyawan.
Baca juga : 10 Tips Sosial Media Marketing Yang Efektif Untuk Pengembangan Bisnis
Karakteristik Utama Kas Kecil Sebagai Alat Pengelolaan Keuangan
Kas kecil memiliki beberapa karakteristik utama sebagai alat pengelolaan keuangan dalam bisnis. Berikut adalah beberapa karakteristik tersebut:
1. Likuiditas
Kas kecil memiliki sifat likuid atau mudah diakses. Ini berarti bahwa uang tunai yang ada dalam kas kecil dapat digunakan dengan cepat untuk membayar transaksi kecil sehari-hari yang membutuhkan pembayaran tunai. Kecepatan akses ini memudahkan dalam mengatasi kebutuhan mendesak atau pembayaran yang harus dilakukan segera.
2. Fleksibilitas
Kas kecil memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan keuangan. Dalam beberapa situasi, penggunaan transaksi non-tunai seperti transfer bank atau kartu kredit tidak mungkin atau tidak praktis. Dengan kas kecil, bisnis dapat dengan mudah menangani pembayaran tunai atau situasi mendesak di mana pembayaran langsung dengan uang tunai diperlukan.
3. Kontrol biaya yang lebih baik
Menggunakan kas kecil membantu dalam mengendalikan biaya bisnis dengan lebih baik. Dengan membatasi jumlah uang tunai yang tersedia dalam kas kecil, perusahaan dapat mengontrol pengeluaran yang terjadi. Hal ini memungkinkan pemantauan dan evaluasi yang lebih baik terhadap penggunaan uang tunai dalam bisnis.
4. Pelacakan transaksi yang mudah
Kas kecil memungkinkan pencatatan transaksi yang sederhana dan mudah dilakukan. Setiap kali uang tunai dikeluarkan atau diterima, pencatatan dapat dilakukan secara langsung dalam catatan kas kecil. Ini membantu dalam pemantauan dan pelacakan transaksi tunai dengan lebih baik, serta mempermudah dalam proses rekonsiliasi dan pelaporan keuangan.
5. Kecepatan dan efisiensi pembayaran
Dalam situasi di mana transaksi tunai diperlukan, kas kecil memungkinkan pembayaran yang lebih cepat dan efisien. Tidak ada ketergantungan pada proses transfer bank atau alat pembayaran non-tunai yang mungkin membutuhkan waktu lebih lama. Dengan kas kecil, pembayaran dapat dilakukan secara instan dan langsung.
Baca juga: 2 Metode Penyusunan Laporan Arus Kas
Tantangan dan Risiko Pengelolaan Kas Kecil
Pengelolaan kas kecil dalam bisnis dapat menghadirkan tantangan dan risiko tertentu yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa tantangan dan risiko yang sering terkait dengan pengelolaan kas kecil:
1. Kehilangan atau penyalahgunaan kas kecil
Risiko utama dalam pengelolaan kas kecil adalah terjadinya kehilangan atau penyalahgunaan dana tersebut. Misalnya, pencurian fisik uang tunai, kecurangan oleh karyawan, atau pengeluaran yang tidak sah. Tantangan dalam hal ini adalah menjaga keamanan kas kecil dan menerapkan kontrol yang efektif untuk mencegah kejadian tersebut.
2. Pengawasan dan pengendalian pengeluaran kas
Pengeluaran kas dalam kas kecil dapat sulit untuk diawasi dan dikendalikan secara efektif. Tantangan utamanya adalah memastikan bahwa setiap pengeluaran didukung oleh dokumen yang valid dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Risiko terkait adalah pengeluaran yang tidak terdokumentasikan atau tidak sah, yang dapat menyebabkan kerugian keuangan dan kesulitan dalam melakukan audit.
3. Kekurangan dana dalam kas kecil
Salah satu risiko dalam pengelolaan kas kecil adalah kekurangan dana. Jika jumlah uang tunai dalam kas kecil tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pembayaran atau pengeluaran sehari-hari, dapat terjadi hambatan operasional yang dapat mengganggu kelancaran bisnis. Tantangan di sini adalah memastikan bahwa dana kas kecil selalu terjaga dan dipantau dengan cermat.
4. Pengendalian kebijakan dan prosedur
Menjaga konsistensi dan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur pengelolaan kas kecil adalah tantangan lainnya. Jika tidak ada kontrol yang efektif, risiko kesalahan atau penyelewengan dapat meningkat. Oleh karena itu, penting untuk memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas, serta memastikan pemahaman dan kepatuhan dari semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan kas kecil.
5. Kesalahan dan ketidakakuratan pencatatan
Tantangan lainnya adalah menghindari kesalahan atau ketidakakuratan dalam pencatatan transaksi kas kecil. Jika terjadi kesalahan dalam mencatat pengeluaran atau penerimaan, dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara catatan kas kecil dengan laporan keuangan. Risiko ini dapat mempengaruhi akurasi laporan keuangan dan mengganggu proses pengambilan keputusan.
Baca juga: 10 Tips Manajemen Kas yang Baik untuk Pengembangan Bisnis
Cara Mengontrol Kas Kecil dengan Efektif
Banyak bisnis telah kehilangan sejumlah besar uang dari waktu ke waktu karena kurangnya kendali atas pengeluaran kas kecil. Kontrol yang lemah atas uang tunai di lingkungan di mana karyawan sering kesulitan mendapatkan uang tunai menciptakan peluang menggoda untuk penggelapan dan penipuan atau fraud. Memiliki kontrol yang kuat atas petty cash adalah cara paling pasti untuk mencegah potensial dari penggelapan. Berikut adalah berapa tips yang bisa Anda gunakan :
1. Tentukan interval dan kapan harus mengisi
Langkah pertama adalah menentukan berapa banyak dan yang ingin Anda simpan dalam kas kecil, dan tingkat di mana petty cash harus diisi ulang. interval dan batasan jumlah maksimum yan disimpan dalam petty cash kapan saja. Jumlah yang dikeluarkan dari petty cash harus diganti ketika dana sudah berada di tingkat di mana harus diisi kembali.
Untuk menentukan jumlahnya, pertimbangkan pembayaran kecil yang biasa Anda lakukan dalam periode yang ditentukan seperti seminggu atau sebulan dan tetapkan jumlah interval pengisian yang wajar. Batasan dalam mengisi dana juga akan mengurangi risiko memegang terlalu banyak uang tunai yang mungkin tidak Anda butuhkan.
2. Pisahkan peran
Dalam sebuah perusahaan kecil, tidak mungkin untuk memiliki orang yang berbeda bertanggung jawab atas dana petty cash, menjaga akun petty cash dan menyetujui pembayaran petty cash. Minimal, orang yang menyetujui tidak boleh menyimpan dana petty cash dan akun terkait.
3. Tetapkan batas biaya dan buat matriks persetujuan
Akan sangat penting untuk menentukan jumlah maksimum yang dapat dicairkan dari kas kecil. Pembayaran yang melebihi batas tidak boleh dibayarkan dengan petty cash. Misalnya, jumlah tidak melebihi 100 ribu rupiah dan jangan lupa untuk menentukan siapa yang dapat menyetujui keluarnya biaya dari kas tersebut.
4. Gunakan voucher untuk semua transaksi
Buat sistem untuk pencairan kas kecil. Dalam sistem ini, permintaan biaya harus dicatat pada voucher dan disetujui oleh orang yang berwenang sebelum pencairan
5. Permintaan tanda terima untuk mendukung pengeluaran yang diklaim
Kebijakan pencairan harus mewajibkan klaim yang didukung oleh tanda terima. Dalam beberapa kasus, misalnya naik taksi, tanda terima mungkin tidak tersedia. Dalam kasus seperti itu, orang yang menyetujui harus bisa menilai kewajaran pengeluaran.
6. Review persetujuan permintaan penggantian dana
Untuk meminta penggantian, pemegang petty cash harus menyerahkan semua voucher petty cash bersama dengan dokumen pendukung yang relevan. Orang yang menyetujui permintaan harus memastikan yang berikut:
- Periksa voucher, periksa apakah jumlah pada voucher dan kwitansi cocok.
- Dokumen pendukung telah dicap “dibayar” sehingga tidak dapat digunakan untuk mendukung pembayaran lainnya.
- Jumlahkan jumlah pada voucher dan pastikan bahwa total yang dihitung sesuai dengan penggantian yang dicari.
7. Hitungan dana yang tersisa secara berkala
Petty cash yang ada di tangan harus dihitung secara berkala, dan kas yang diperhitungkan direkonsiliasi dengan saldo pada rekening kas kecil. Menghitung secara rinci petty cash adalah sarana untuk memverifikasi bahwa saldo kas ada.
Agar penghitungan kas berfungsi sebagai kontrol yang efektif:
- Penghitungan harus dilakukan oleh seseorang yang independen dan orang yang menyimpan rekening kas tersebut.
- Kas kecil dan dokumen pendukung harus tersedia pada saat penghitungan.
Baca juga: Laporan Arus Kas: Pengertian Lengkap dan Cara Analisanya
Alternatif Pengeluaran Tunai Selain Kas Kecil
Selain kas kecil, terdapat beberapa alternatif lain yang dapat digunakan untuk mengelola transaksi tunai dalam bisnis. Berikut adalah beberapa alternatif yang umum digunakan:
1. Kartu debit atau kartu kredit bisnis
Menggunakan kartu debit atau kartu kredit bisnis adalah salah satu alternatif yang populer untuk pengelolaan transaksi tunai. Dengan menggunakan kartu debit atau kartu kredit, transaksi dapat dilakukan secara elektronik dan tercatat dengan baik. Selain itu, penggunaan kartu ini memungkinkan pemisahan antara keuangan bisnis dan keuangan pribadi.
2. Transfer bank
Transaksi tunai juga dapat dilakukan melalui transfer bank. Dalam hal ini, bisnis dapat menggunakan fasilitas perbankan seperti transfer antarrekening atau transfer melalui layanan perbankan elektronik. Transaksi ini akan tercatat secara otomatis dalam catatan bank dan memudahkan pencatatan serta pelacakan transaksi.
3. Pembayaran digital
Dengan kemajuan teknologi, pembayaran digital semakin populer. Bisnis dapat memanfaatkan aplikasi pembayaran digital atau dompet digital untuk menerima dan melakukan pembayaran secara elektronik. Contoh-contoh pembayaran digital yang populer antara lain adalah dompet digital seperti GoPay, OVO, dan DANA.
4. Cek bisnis
Penggunaan cek bisnis juga menjadi alternatif dalam mengelola transaksi tunai. Meskipun penggunaan cek semakin berkurang dengan adanya metode pembayaran elektronik, namun beberapa bisnis masih menggunakan cek untuk pembayaran kepada pemasok atau dalam transaksi tertentu.
5. Transfer dana melalui layanan pembayaran online
Terdapat berbagai layanan pembayaran online yang memungkinkan transfer dana secara instan antara pihak yang terlibat. Contohnya adalah PayPal atau transfer dana melalui layanan dompet digital yang memungkinkan pengiriman dana dengan cepat dan aman.
Pilihan alternatif yang tepat akan tergantung pada kebutuhan bisnis dan preferensi yang lebih cocok untuk mengelola transaksi tunai secara efisien dan efektif. Penting untuk mempertimbangkan keamanan, kemudahan pencatatan, dan tingkat penerimaan dari pihak terkait saat memilih alternatif pengelolaan transaksi tunai.
Kesimpulan
Masih banyak pelaku bisnis yang tidak menyadari tentang pentingnya penggunaan pencatatan kas, bahkan melakukan pembukuan untuk usaha mereka.
Dengan mempertimbangkan penggunaan kas kecil dalam proses pencatatan pembukuan bisnis, tentunya akan menguntungkan Anda dalam pemantauan keuangan bisnis secara keseluruhan dan membuatnya lebih transparan. Pemisahan ini juga akan menambah tingkat efisiensi dan kemudahan dalam membuat laporan keuangan.
Baca juga : Manajemen Konflik : Pengertian, Keterampilan, Daftar, dan Contohnya