Pelatihan Karyawan: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Metodenya

Contents hide

Manfaat Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Untuk menciptakan tenaga kerja yang bahagia dan produktif, manajer pelatihan harus memberikan peluang untuk pelatihan dan pertumbuhan lebih lanjut pada karyawan yang ada.

Sayangnya, terlalu banyak karyawan atau manajemen menganggap pelatihan itu membosankan, pemborosan atau tidak perlu. Ya memang ada pelatihan karyawan yang membosankan, tetapi hal tersebut terjadi ketika jenis pelatihan yang salah dipilih dan tidak berhubungan dengan topik atau masalah yang sedang Anda atau perusahaan Anda hadapi.

Menyesuaikan jenis pelatihan karyawan dengan kebutuhan karyawan Anda dapat memastikan mereka menerima informasi yang mereka butuhkan, dalam format yang paling sesuai untuknya.

Pengertian Pelatihan Karyawan

Pelatihan dan pengembangan karyawan mengacu pada upaya berkelanjutan perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawannya. Perusahaan bertujuan untuk melatih dan mengembangkan karyawan dengan menggunakan berbagai metode dan program pendidikan.

Dalam beberapa tahun terakhir, pelatihan dan pengembangan telah muncul sebagai elemen penting dari strategi bisnis. Lebih banyak pemilik perusahaan telah menyadari bahwa berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan karyawan tidak hanya berfungsi sebagai motivasi, tetapi juga memungkinkan organisasi untuk menciptakan tenaga kerja yang sangat terampil.

Meskipun istilah “pelatihan” dan “pengembangan” digunakan secara bergantian, ada beberapa perbedaan antara kedua konsep tersebut. Perbedaan tersebut terkait dengan ruang lingkup aplikasi mereka. Pada dasarnya, program pelatihan datang dengan tujuan yang sangat tepat dan terukur seperti belajar bagaimana melakukan prosedur tertentu dengan akurat atau cara mengoperasikan mesin.

Sebaliknya, program pengembangan berpusat pada memperoleh keterampilan yang lebih luas yang dapat diterapkan dalam berbagai situasi. Mereka termasuk keterampilan seperti pengambilan keputusan, komunikasi, dan kepemimpinan.

Beberapa Jenis Pelatihan Karyawan

1. Pelatihan Teknis atau Teknologi

Tergantung pada jenis pekerjaan, pelatihan teknis akan diperlukan. Pelatihan teknis adalah jenis pelatihan yang dimaksudkan untuk mengajarkan karyawan baru aspek teknologi pekerjaan.

Dalam bisnis ritel, pelatihan teknis mungkin termasuk mengajar seseorang cara menggunakan sistem komputer untuk menghubungi dan berkomunikasi dengan pelanggan.

Dalam posisi penjualan, itu mungkin termasuk menunjukkan kepada seseorang cara menggunakan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk menemukan prospek baru.

Dalam bisnis konsultasi, pelatihan teknis dapat digunakan sehingga konsultan tahu bagaimana menggunakan sistem untuk memasukkan jumlah jam yang harus dibebankan kepada klien.

Di sebuah restoran, kasir perlu dilatih tentang cara menggunakan sistem untuk memproses pesanan. Mari kita asumsikan perusahaan Anda telah memutuskan untuk beralih ke versi terbaru dari Microsoft Office. Ini mungkin memerlukan beberapa pelatihan teknis dari seluruh perusahaan untuk memastikan semua orang menggunakan teknologi secara efektif. Pelatihan teknis sering dilakukan di rumah, tetapi juga dapat diberikan secara eksternal.

2. Pelatihan Kualitas

Dalam bisnis yang berfokus pada produksi, pelatihan berkualitas sangat penting. Pelatihan yang berkualitas mengacu pada membiasakan karyawan dengan cara mencegah, mendeteksi, dan menghilangkan item-item yang tidak berkualitas, biasanya dalam suatu organisasi yang menghasilkan suatu produk.

Di dunia di mana kualitas dapat membedakan bisnis Anda dari pesaing, jenis pelatihan ini memberi karyawan pengetahuan untuk mengenali produk yang tidak memenuhi standar kualitas dan mengajari mereka apa yang harus dilakukan dalam skenario ini.

Sejumlah organisasi, seperti Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO), mengukur kualitas berdasarkan sejumlah metrik. Organisasi ini memberikan cap persetujuan kualitas untuk perusahaan yang memproduksi produk jadi.

ISO telah mengembangkan standar kualitas untuk hampir setiap bidang yang dapat dibayangkan, tidak hanya mempertimbangkan kualitas produk tetapi juga mensertifikasi perusahaan dalam kualitas manajemen lingkungan. ISO9000 adalah serangkaian standar untuk manajemen kualitas, sedangkan ISO14000 adalah serangkaian standar untuk manajemen lingkungan.

ISO telah mengembangkan 18.000 standar selama 60 tahun terakhir1. Dengan meningkatnya globalisasi, standar kualitas internasional ini lebih penting daripada sebelumnya untuk pengembangan bisnis.

3. Pelatihan Keterampilan

Pelatihan keterampilan, jenis pelatihan ketiga, mencakup keahlian yang dibutuhkan untuk benar-benar melakukan pekerjaan itu. Misalnya, asisten administrasi mungkin dilatih tentang cara menjawab telepon, sementara tenaga penjual di mungkin dilatih dalam penilaian kebutuhan pelanggan dan tentang cara menawarkan informasi pelanggan untuk membuat keputusan pembelian.

Melakukan pelatihan keterampilan sebagai hal yang sebenarnya perlu Anda ketahui untuk melakukan pekerjaan Anda. Seorang kasir perlu tahu tidak hanya teknologi untuk menelepon seseorang tetapi apa yang harus dilakukan jika ada sesuatu yang salah. Sebagian besar waktu, pelatihan keterampilan diberikan di rumah dan dapat mencakup penggunaan mentor.

4. Pelatihan Soft Skill

Jenis pelatihan keempat disebut pelatihan soft skill. Soft skill mengacu pada ciri-ciri kepribadian, kepekaan sosial, komunikasi, dan kebiasaan pribadi yang digunakan untuk mengkarakterisasi hubungan dengan orang lain. Soft skill mungkin termasuk cara menjawab telepon atau bagaimana bersikap ramah dan menyambut pelanggan.

Ini bisa termasuk pelatihan etika. Dalam beberapa pekerjaan, soft skill yang diperlukan termasuk bagaimana memotivasi orang lain, memulai obrolan ringan, dan membangun hubungan.

Dalam lingkungan ritel atau restoran, soft skill digunakan dalam setiap interaksi dengan pelanggan dan merupakan komponen kunci dari pengalaman pelanggan.

5. Pelatihan Profesional dan Pelatihan Hukum

Dalam beberapa pekerjaan, pelatihan profesional harus dilakukan secara berkelanjutan. Pelatihan profesional adalah jenis pelatihan yang harus diperbarui di bidang profesionalnya sendiri.

Misalnya, undang-undang perpajakan sering berubah, dan sebagai akibatnya, seorang akuntan untuk beberapa perusahaan harus menerima pelatihan profesional tahunan tentang peratudan pajak baru. Pengacara membutuhkan pelatihan profesional saat ada undang undang yang berubah.

6. Pelatihan Tim

Tujuan dari pelatihan tim adalah untuk mengembangkan kekompakan di antara anggota tim, memungkinkan mereka untuk saling mengenal dan memfasilitasi pembangunan hubungan.

Kami dapat mendefinisikan pelatihan tim sebagai proses yang memberdayakan tim untuk meningkatkan pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan keterampilan pengembangan tim untuk mencapai hasil bisnis.

Seringkali jenis pelatihan ini dapat terjadi setelah sebuah organisasi direstrukturisasi dan orang-orang baru bekerja bersama atau mungkin setelah merger atau akuisisi. Beberapa alasan untuk pelatihan tim meliputi:

Meningkatkan komunikasi
Membuat tempat kerja lebih menyenangkan
Memotivasi tim
Mengenal satu sama lain
Membuat semua orang “ke halaman yang sama,” termasuk penetapan tujuan
Mengajarkan strategi pengaturan diri tim
Membantu peserta untuk belajar lebih banyak tentang diri mereka sendiri (kekuatan dan kelemahan)
Mengidentifikasi dan memanfaatkan kekuatan anggota tim
Meningkatkan produktivitas tim
Mempraktikkan kolaborasi efektif dengan anggota tim

7. Pelatihan Manajerial

Setelah seseorang menghabiskan waktu dengan suatu organisasi, mereka mungkin diidentifikasi sebagai kandidat untuk promosi. Ketika ini terjadi, pelatihan manajerial akan terjadi.

Pin ini mungkin termasuk yang dari bagian soft skill kami, seperti bagaimana memotivasi dan mendelegasikan, sementara yang lain mungkin bersifat teknis. Misalnya, jika manajemen menggunakan sistem komputer tertentu untuk penjadwalan, kandidat manajer mungkin dilatih secara teknis.

Beberapa pelatihan manajerial mungkin dilakukan di rumah sementara pelatihan lainnya, seperti keterampilan kepemimpinan, dapat dilakukan secara eksternal.

8. Pelatihan keselamatan

Pelatihan keselamatan adalah jenis pelatihan yang dilakukan untuk memastikan karyawan terlindungi dari cedera yang disebabkan oleh kecelakaan terkait pekerjaan.

Pelatihan keselamatan sangat penting bagi organisasi yang menggunakan bahan kimia atau jenis bahan berbahaya lainnya dalam produksinya. Pelatihan keselamatan juga dapat mencakup rencana evakuasi, latihan kebakaran, dan prosedur kekerasan di tempat kerja. Pelatihan keselamatan juga dapat meliputi:

Pertolongan pertama
Keamanan layanan makanan
Pelindung pendengaran
Keselamatan konstruksi
Keamanan Hazmat

Metode Pelatihan Karyawan

1. Pelatihan yang dipimpin instruktur

Pelatihan yang dipimpin instruktur adalah jenis pelatihan karyawan tradisional yang terjadi di ruang kelas, dengan seorang guru mempresentasikan materi. Ini bisa menjadi metode pelatihan karyawan yang sangat efektif, terutama untuk topik yang kompleks.

Instruktur dapat menjawab pertanyaan karyawan tertentu atau mengarahkan mereka ke sumber daya lebih lanjut. Mereka juga memungkinkan instruktur yang sangat terampil untuk mencocokkan tingkat pelatihan dan gaya kepada karyawan di ruangan itu.

Namun, pelatihan yang dipimpin instruktur memang memiliki beberapa kelemahan, termasuk biaya dan waktu untuk diterapkan. Bisa juga tidak perlu untuk topik yang ringkas

2. eLearning

eLearning, di sisi lain, bergantung pada video online, tes, dan kursus untuk memberikan pelatihan karyawan. Karyawan dapat melakukan pelatihan dengan smartphone atau di komputer perusahaan mereka.

Ini adalah salah satu jenis pelatihan karyawan yang paling mudah untuk diakses dan untuk anggota dalam jumlah besar, terutama bagi karyawan yang memiliki tingkat turnover tinggi. Dengan materi interaktif, tes, video, aktivitas, atau bahkan demo aplikasi, ini juga akan dapat membantu karyawan Anda terlibat dalam pelatihan.

Tentu saja, eLearning juga memiliki tantangan tersendiri. Tanpa strategi desain instruksional yang kuat di belakangnya, grafik dan visual yang membuat eLearning menyenangkan juga bisa membuatnya menarik perhatian atau cepat ketinggalan zaman. Menjaga materi agar selalu ter-update juga merupakan praktik terbaik yang perlu.

3. Simulasi pelatihan karyawan

Pelatihan simulasi paling sering diberikan melalui komputer, augmented, atau perangkat realitas virtual. Meskipun biaya awal untuk memproduksi perangkat lunak atau teknologi itu tinggi, pelatihan simulasi dapat menjadi pilihan yang diperlukan bagi karyawan di bidang berisiko tinggi. Anda akan sering melihat pelatihan simulasi untuk pilot atau dokter, tetapi ini juga dapat bermanfaat bagi karyawan lain.

Jenis pelatihan karyawan ini juga sangat efektif dan andal, yang memungkinkan karyawan untuk maju secara konsisten.

4. Pelatihan langsung

Pelatihan langsung mencakup pelatihan pengalaman yang berfokus pada kebutuhan individu karyawan. Itu dilakukan langsung di tempat kerja. Pelatihan langsung dapat membantu karyawan menyesuaikan diri dengan peran mereka yang akan datang atau saat ini, sambil meningkatkan keterampilan mereka saat ini.

Salah satu keuntungan dari pelatihan langsung adalah bahwa pelatihan tersebut dapat langsung diterapkan pada pekerjaan karyawan. Pelatihan ini juga efektif dalam hal peralatan dan prosedur bisnis baru.

Namun, ini adalah metode pelatihan karyawan yang memakan waktu, yang paling baik digunakan ketika ada sumber daya yang cukup untuk mendukung karyawan selama program.

5. Coaching atau mentoring

Coaching atau mentoring dapat berbagi kualitas serupa dengan pelatihan langsung, tetapi dalam jenis pelatihan karyawan ini, fokusnya adalah pada hubungan antara karyawan dan profesional yang lebih berpengalaman, seperti HRD, manajer, atau karyawan Anda yang sudah terbukti kinerjanya.

Gaya mentoring satu-satu menciptakan hubungan antara karyawan yang jauh melampaui pelatihan. Hal ini juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan yang mereka mungkin tidak merasa nyaman bertanya di kelas, pelatihan yang dipimpin instruktur. Metode pelatihan ini dapat dilakukan secara langsung atau secara virtual, melalui sesi pelatihan online.

Untuk semua manfaatnya, mentoring berarti menggunakan jam kerja karyawan dan harus digunakan dengan tepat. Coaching, membawa seorang profesional terlatih dan terkadang dapat memberikan alternatif yang lebih efisien terhadap waktu, tetapi tanpa membangun hubungan yang sangat berharga dalam pendampingan.

6. Pelatihan gaya kuliah

Penting untuk mendapatkan informasi penting ke populasi karyawan yang besar, pelatihan gaya kuliah dapat menjadi sumber yang sangat berharga untuk mengkomunikasikan informasi yang diperlukan dengan cepat.

Namun berdasarkan data ini, jenis pelatihan ini adalah yang paling tidak efektif dari semua metode pelatihan. Dalam banyak kasus, kuliah tidak mengandung interaksi dari pelatih dengan peserta pelatihan dan bisa sangat membosankan. Studi menunjukkan bahwa orang hanya mempertahankan 20 persen dari apa yang mereka ajarkan dalam kuliah.

7. Diskusi dan kegiatan kelompok

Untuk kelompok karyawan yang tepat, diskusi dan kegiatan kelompok dapat memberikan opsi pelatihan yang sempurna. Ini memungkinkan banyak karyawan untuk berlatih sekaligus, di lingkungan yang lebih sesuai dengan departemen atau kelompok mereka saat ini.

Jenis pelatihan anggota ini paling baik digunakan untuk tantangan yang membutuhkan pendekatan kolaboratif untuk masalah kompleks.

8. Role-playing

Mirip dengan diskusi kelompok, Role-playing atau permainan peran secara khusus meminta karyawan untuk bekerja melalui satu aspek pekerjaan mereka dalam skenario yang terkontrol. Mereka akan diminta untuk mempertimbangkan sudut pandang yang berbeda dan berpikir pada saat mereka bekerja melalui aktivitas bermain peran.

Seperti kegiatan kelompok lainnya, bermain peran sangat efektif tetapi mungkin tidak perlu untuk topik sederhana dan langsung. Ini juga membutuhkan lebih banyak waktu karyawan, berpotensi mengambil waktu dari seluruh departemen saat mereka menjalani pelatihan.

9. Kegiatan khusus manajemen

Kegiatan khusus manajemen adalah pelatihan anggota yang berfokus pada kebutuhan manajer. Mereka dapat mencakup simulasi, kegiatan brainstorming, latihan membangun tim, bermain peran, atau eLearning terfokus pada praktik terbaik manajemen.

Meskipun pelatihan manajemen dapat mencakup berbagai jenis pelatihan, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan tambahan manajer Anda secara terpisah dari sisa populasi karyawan Anda. Ini memastikan mereka memiliki dasar yang mereka butuhkan untuk mendukung seluruh staf mereka.

10. Studi kasus

Akhirnya, beberapa topik pelatihan karyawan mudah diakses melalui bacaan wajib. Studi kasus, khususnya, dapat memberikan cara cepat bagi karyawan untuk belajar tentang masalah di tempat kerja yang sebenarnya. Karyawan dapat membaca ini dengan langkah mereka sendiri, atau saat bekerja dalam sesi pengembangan tim dengan karyawan lain.

Studi kasus adalah pilihan yang bagus untuk topik terfokus, tetapi topik yang lebih kompleks kemungkinan akan membutuhkan jenis pelatihan karyawan yang lebih canggih.

Manfaat Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

Meskipun ada beberapa kelemahan dalam melakukan pelatihan karyawan, manfaat dari program semacam itu lebih besar untuk perusahaan Anda. Manfaatnya meliputi:

1. Mengatasi kelemahan

Jika pemilik perusahaan mengevaluasi tenaga kerjanya dengan cermat, ia cenderung menemukan dua atau lebih karyawannya kurang memiliki keterampilan tertentu.

Program pelatihan menghadirkan kesempatan untuk menanamkan keterampilan yang dibutuhkan dalam diri karyawan. Demikian pula, program pengembangan membantu memperluas basis pengetahuan semua karyawan.

Dengan melakukan hal itu, pemilik perusahaan dapat menjembatani celah dan tautan yang lemah dalam organisasi mereka. Sedemikian rupa, setiap karyawan akan berada dalam posisi untuk mengisi untuk rekannya dan menangani tugas apa pun dengan efisiensi.

2. Peningkatan kinerja karyawan

Seorang karyawan yang menerima pelatihan dari waktu ke waktu berada dalam posisi yang lebih baik untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.

Berkat program pelatihan, setiap karyawan akan fasih dengan praktik keselamatan dan prosedur yang tepat untuk diikuti ketika melakukan tugas dasar. Program pelatihan juga membantu membangun kepercayaan diri karyawan karena dia akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang industri dan tanggung jawab perannya.

3. Meningkatkan profil dan reputasi perusahaan

Seperti yang disebutkan sebelumnya, pelatihan karyawan tidak hanya baik untuk karyawan tetapi juga untuk perusahaan.

Melakukan program pengembangan karyawan yang sering adalah salah satu cara untuk mengembangkan merek perusahaan, sehingga menjadikannya pertimbangan utama bagi calon karyawan yang memiliki skill mumpuni daripada perusahaan pesaing.

Perusahaan yang melatih karyawannya akan lebih menarik bagi calon karyawan baru, terutama mereka yang ingin meningkatkan keterampilan mereka.

4. Inovasi

Ketika karyawan menerima pelatihan dan peningkatan keterampilan yang konsisten, itu menumbuhkan kreativitas mereka. Program pelatihan membantu karyawan untuk menjadi lebih mandiri dan kreatif ketika mereka menghadapi tantangan dalam pekerjaan mereka.

Kesimpulan

Pengetahuan dan keterampilan sangat penting bagi setiap perusahaan saat ini. Perusahaan dievaluasi berdasarkan pada struktur fisik dan modal intelektual mereka. Cara termudah untuk mengembangkan dan meningkatkan modal intelektual perusahaan adalah dengan melakukan pelatihan reguler dan program pengembangan pada karyawan mereka.

Juga, jika bisnis Anda mempekerjakan individu yang terlatih, tentu itu akan menghemat biaya pada bisnis, karena Anda akan mendapatkan output yang memuaskan. Manfaat lain dari pelatihan dan pengembangan karyawan termasuk peningkatan kinerja karyawan, meningkatkan reputasi perusahaan, dan mengatasi hubungan yang lemah dalam organisasi.

Baca artikel menarik lainnya di bawah ini: