10 Elemen Penting dalam Perencanaan Manajemen Biaya

Untuk membantu mengelola catatan keuangan dan efisiensi pengeluaran biaya, bisnis menggunakan rencana manajemen biaya baik dalam departemen khusus atau semua departemen secara independen. Ada banyak bagian dan elemen penting dari rencana manajemen biaya, beberapa di antaranya menggambarkan dana yang digunakan atau ukuran arus biaya yang dialokasikan ke setiap departemen.

Mempelajari lebih lanjut tentang elemen kunci dari rencana manajemen biaya dapat membantu Anda membuatnya lebih baik untuk departemen Anda. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan elemen penting yang harus disertakan dalam rencana manajemen biaya.

10 elemen penting dari rencana manajemen biaya

Di bawah ini adalah 10 elemen penting untuk disertakan dalam rencana manajemen biaya:

1. Pengukuran per unit

Bagian pertama dalam rencana manajemen biaya adalah pengukuran per unit atau per porsi. Bagian ini membantu mengevaluasi standar yang digunakan rencana untuk mengukur aspek keuangan baik proyek, acara, atau persyaratan kerja.

Unit pengukuran ini mencakup mata uang apa yang termasuk dalam rencana Anda, serta unit waktu apa pun yang menahannya. Misalnya, sebuah bisnis dapat membatasi batas pengeluaran departemen untuk bahan baku hingga 1.000.000 setiap bulan, jika memungkinkan.

Saat mempertimbangkan daftar unit pengukuran Anda, pertama-tama pertimbangkan departemen, keterbatasannya, dan seberapa sering perlu menghabiskan modal perusahaan agar tetap berfungsi.

2. Lokasi

Bagian lokasi Anda menjelaskan di mana proyek atau acara Anda berlangsung. Ini bisa menjadi departemen tempat Anda menulis formulir atau proyek yang dijelaskan oleh formulir.

Pertimbangan lokasi penting karena mata uang yang berbeda mungkin berlaku tergantung di mana departemen berada. Departemen mungkin memiliki kebutuhan keuangan yang berbeda, tergantung pada lokasi dan fungsinya. Misalnya, laboratorium pengujian mungkin memerlukan lebih banyak perbaikan dan penggantian mekanis daripada kantor manajemen mutu.

Lokasi juga mempengaruhi satuan pengukuran. Karena pengukuran unit dapat menentukan biayanya lebih lanjut, formulir Anda dapat membantu untuk menyertakan pengukuran yang digunakan lokasi Anda juga.

Jika ada pertimbangan khusus untuk mesin pengganti tertentu, pertimbangkan untuk memasukkan biayanya di bagian lembaran ini. Mungkin berguna untuk menentukan lokasi yang ditetapkan untuk mesin sebelumnya, jika lokasi yang penting untuk fungsionalitas departemen memerlukan penggantian.

3. Spesifisitas

Mengenai departemen atau proyek Anda secara khusus, pertimbangkan untuk mencantumkan detail apa pun yang mungkin ingin dipertimbangkan oleh rencana keuangan Anda di sini. Rincian seperti pemeliharaan material, kebutuhan pemeliharaan, atau persyaratan pembersihan mungkin memerlukan banyak biaya.

Pertimbangkan untuk mencantumkan sebanyak mungkin kebutuhan spesifik di lembar Anda yang dapat memengaruhi persyaratan keuangan suatu proyek atau departemen.

Jika Anda membuat lembar ini untuk sebuah proyek, cobalah untuk memperkirakan biaya lebih dari yang Anda pikir mungkin diperlukan. Mendokumentasikan lebih banyak biaya daripada yang sebenarnya mungkin dihadapi proyek membantu menjaga keterbatasan proyek tetap masuk akal dan dalam ekspektasi anggaran yang ditetapkan.

4. Earned value management

Teknik Earned value management (EVM) adalah taktik yang digunakan rencana manajemen biaya untuk mengukur kinerja biaya suatu proyek. Taktik ini membantu mengevaluasi biaya dan manfaat peralatan, penggantian, peningkatan, dan bahkan seluruh fungsi departemen.

Ini juga dapat membantu mengevaluasi efisiensi basis karyawan saat ini, itulah sebabnya menggunakan EVM dapat menjadi metrik yang berguna untuk disertakan dalam rencana Anda.

5. Persentase penyelesaian

Metode penyelesaian satuan persen dalam rencana manajemen biaya membantu mengelola aspek proyek secara khusus. Ini mengevaluasi proyek dalam tiga bagian: biaya pra-proyek, biaya titik tengah dan ketika proyek selesai sepenuhnya. Menguraikan biaya-biaya ini dalam rencana manajemen Anda dapat membantu menentukan harga manajemen proyek di beberapa proyek departemen.

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:

6. Kontrol ambang batas

Bagian lain yang dapat Anda sertakan dalam rencana manajemen Anda adalah ambang kendali dalam departemen atau proyek. Ambang batas ini membantu Anda mengelola biaya pengendalian departemen atau proyek Anda selama penyelesaian. Ambang kendali mencakup aspek-aspek berikut:

  • Anggaran: Mengelola rencana anggaran proyek Anda dapat membantu Anda menentukan biaya potensial untuk proyek terlepas dari statusnya. Kondisi untuk setiap proyek mungkin berbeda tergantung pada keterbatasan anggaran.
  • Keselamatan: Ambang kendali lain yang dapat Anda sertakan dalam manajemen biaya adalah harga untuk menerapkan prosedur keselamatan. Mendokumentasikan biaya keselamatan dapat berdampak pada keseluruhan biaya proyek, terutama jika sifat proyek memerlukan standar asuransi tambahan atau kelompok pihak ketiga.
  • Ambang batas moneter: Ambang batas moneter adalah pos pemeriksaan harga yang memperingatkan manajemen ketika pengeluaran melebihi atau di bawah margin yang diprediksi. Misalnya, menetapkan ambang anggaran sepuluh ribu memperingatkan semua manajer proyek jika anggaran melebihi jumlah ini atau tidak mencapai mendekati angka ini pada tanggal tertentu.

7. Tingkat presisi

Bagian lain yang dapat Anda sertakan dalam rencana manajemen biaya Anda adalah tingkat presisi dalam departemen Anda. Bagian ini mencantumkan standar yang Anda ukur sehingga semua kepala departemen memiliki lebih banyak wawasan tentang proyek. Beberapa elemen yang termasuk dalam tingkat presisi antara lain:

  • Pemeriksaan ulang nomor: Pemeriksaan ulang nomor membantu para pemimpin menentukan seberapa tepat setiap pemeriksaan dapat dilakukan di seluruh proyek atau aktivitas sehari-hari.
  • Bahan: Pengukuran material menentukan dengan tepat pengukuran material apa yang dapat diterima untuk setiap bagian proyek. Di bagian ini, termasuk pengukuran apa yang tepat untuk bahan dan apa yang manajemen anggap tidak dapat diterima dapat berguna untuk dokumentasi selanjutnya.
  • Tenggat: Mendokumentasikan tenggat waktu penting untuk manajemen biaya karena bekerja di luar atau di depan jadwal tenggat waktu dapat memengaruhi jumlah biaya yang diperlukan untuk sebuah proyek. Di bagian ini, bekerja dengan pimpinan departemen untuk mengukur seberapa jauh atau sebelum tenggat waktu yang dapat dicapai setiap proyek selama rencana proyek.
  • Pengecualian: Jika ada pengecualian terhadap pedoman di atas, mencatatnya dalam rencana Anda dapat membantu karyawan departemen lebih memahami harapan mereka.

8. Tingkat akurasi

Bagian selanjutnya yang dapat Anda sertakan adalah tingkat akurasi untuk setiap rentang departemen. Sementara tingkat presisi membantu anggota departemen menentukan apakah mereka dapat membulatkan angka ke atas atau ke bawah, tingkat akurasi membantu mereka memperkirakan rentang persentase yang dapat diterima.

Misalnya, jika tingkat akurasi 10% dan biaya aktivitas adalah 1.000.000, maka harga 1.010.000 dapat diterima. Jika harganya 1.150.000, maka margin akurasi ini akan menganggapnya tidak dapat diterima.

9. Format pelaporan

Bagian format pelaporan dari rencana manajemen Anda menentukan bagaimana anggota departemen melaporkan setiap bagian dari proyek atau aktivitas harian departemen.

Memiliki bagian pemformatan pelaporan dapat membantu menyatukan strategi dokumentasi dan menetapkan harapan bagi para pemimpin departemen. Untuk menulis bagian format pelaporan, pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri dan kepala departemen pertanyaan berikut:

  • Bagaimana format pelaporan kegiatan?
  • Elemen apa yang dapat dimasukkan oleh manajer departemen?
  • Seberapa sering manajer departemen dapat membuat laporan?

10. Rincian anggaran

Bagian lain yang dapat Anda sertakan dalam rencana manajemen biaya Anda menyangkut perincian seputar anggaran, prosedur pencatatan, dan aplikasi yang dapat digunakan departemen Anda selama prosesnya.

Di bagian ini, Anda dapat mendokumentasikan jenis pendanaan yang dapat diterima proyek atau departemen, seperti arus kas dari perusahaan atau transfer bank langsung.

Mendokumentasikan prosedur pencatatan biaya di bagian ini juga dapat membantu menyatukan bagaimana anggota departemen mencatat arus kas dan seberapa sering. Pertimbangkan untuk menguraikan perangkat lunak atau materi tertentu yang akan digunakan, seperti perangkat lunak spreadsheet atau dokumentasi fisik.

Meskipun mematuhi anggaran dan margin biaya adalah hal yang optimal, beberapa proyek mungkin memerlukan tambahan, terkadang belum pernah terjadi sebelumnya, pendanaan lebih jauh di sepanjang garis waktu proyek.

Membuat kebijakan penganggaran tambahan dapat membantu menstandardisasi langkah selanjutnya untuk pendanaan tambahan jika diperlukan. Elemen terakhir yang dapat Anda sertakan di bagian ini adalah preferensi aplikasi tim Anda.

Preferensi ini menguraikan perangkat lunak apa yang digunakan tim untuk setiap bagian proyek, dan mendokumentasikan pilihan ini dapat membantu setiap orang mempersiapkan proyek dengan menggunakan dan melatih dalam perangkat lunak yang sama.

Kesimpulan

Itulah 10 elemen penting dalam proses manajemen biaya dalam bisnis. Melakukan manajemen biaya yang baik akan membuat pengeluaran dan proses bisnis berjalan sesua rencana. Jadi, akan lebih baik jika Anda memasukan seluruh elemen yang dalam melakukan perencanaan manajemen biaya Anda.

Jika Anda ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.