Purchase Order atau PO: Pengertian, Fungsi dan Bedanya dengan Invoice

Contents hide

Elemen apa saja yang harus ada di Purchase Order?

Perbedaan Antara Purchase Order dan Invoice

Sebagai pemilik bisnis kecil, melacak inventori dan memesan persediaan atau barang yang akan dijual mungkin bukan tugas yang mudah bagi Anda, tetapi ini tetap saja hal yang penting dan harus Anda lakukan untuk keberhasilan perusahaan Anda. Purchase order (PO) atau melakukan pesanan pembelian adalah hal yang penting untuk proses pembelian yang terkelola dengan baik.

Tetapi nyatanya, banyak pemilik usaha yang tidak memahami apa sebenarnya purchase order atau PO itu, dan bagaimana menggunakannya untuk kemudahan pengelolaan finansial usaha mereka.

Pada artikel ini kami akan membahas secara mendalam tentang apa itu PO atau purchase order, fungsi, elemen dan bedanya dengan invoice yang biasa Anda kenal dalam melakukan pembelian pesanan.

Apa itu Purchase Order?

Pesanan pembelian atau Purchase order (PO) adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang dibuat oleh pembeli dan diberikan kepada penjual.

Analoginya adaah sama seperti “keranjang” belanja Anda di situs ecommerce, pesanan pembelian pada dasarnya adalah daftar dari apa yang ingin Anda beli. Ini menjabarkan detail pesanan, termasuk jumlah dan jenis produk yang dibutuhkan pembeli, serta persyaratan pembayaran dan detail pengiriman.

Perbedaan antara permintaan pembelian (PR) dan pesanan pembelian (PO) adalah bahwa pesanan pembelian bertindak sebagai kontrak antara pembeli dan penjual. Dengan mengirimkan pesanan, pembeli berkomitmen untuk membeli barang atau jasa untuk jumlah yang disepakati.

Karena pesanan diisi sebelum pembeli menerima tagihannya, pesanan pembelian memberikan kepastian kepada penjual terhadap tidak adanya pembayaran dan PO sebagai bukti yang berkekuatan hukum.

Bagaimana Cara Kerja Purchase Order?

Purchase order biasanya digunakan oleh usaha kecil yang memesan barang dalam jumlah banyak. Misalnya, toko hewan peliharaan mungkin perlu membeli beberapa jenis makanan anjing dari pemasok, dan memesan banyak kantong untuk setiap jenis makanan.

Berikut proses pesanan pembelian yang akan digunakan pemilik toko hewan untuk mendapatkan barang yang mereka butuhkan:

Pemilik toko memperhatikan bahwa persediaan mereka hampir habis.
Pemilik toko membuat pesanan pembelian yang menjelaskan dengan tepat apa yang mereka butuhkan dari pemasok, dan berapa banyak mereka akan membayarnya.
Pemasok menjawab “ya”, karena mereka dapat menyediakan barang-barang itu, dan menerima pesanan.
Pemasok dapat menjawab “Tidak”, jika stok mereka habis, item telah dihentikan atau ada masalah lain dengan pesanan, dalam hal ini pesanan pembelian dibatalkan.
Pemasok memenuhi pesanan dan mengirimkan barang pada tanggal jatuh tempo yang disepakati.
Pemasok mengeluarkan tagihan atau faktur penjualan untuk barang yang dibeli.
Pembeli membayar item tersebut, dan penjualan diproses melalui sistem POS penjual.

Pembeli juga dapat membuat pesanan khusus untuk kiriman besar atau pembelian berulang. Pesanan pembelian tetap memungkinkan pembeli untuk membeli produk yang sama berkali-kali menggunakan nomor PO yang sama.

Pesanan pembelian menyeluruh adalah perjanjian antara kedua belah pihak untuk beberapa pengiriman selama periode yang ditentukan, dengan harga yang ditetapkan. Pesanan selimut biasanya digunakan antara perusahaan dengan hubungan yang kuat, dan terkadang disertai dengan diskon atau insentif lainnya.

Elemen apa saja yang harus ada di Purchase Order?

Ada banyak sekali perangkat lunak yang tersedia online untuk membantu Anda membuat pesanan pembelian, tetapi Anda juga dapat menggunakan dokumen Word atau Excel sederhana untuk membuat formulir pesanan Anda sendiri! Elemen inilah yang perlu Anda sertakan:

Tanggal pesanan
Produk yang dibutuhkan + jumlah setiap produk
Detail produk, termasuk nomor SKU, nomor model dan nama merek
Harga untuk setiap produk per unit
Tanggal pengiriman
Nomor PO
Informasi bisnis, termasuk
- Alamat pengiriman & alamat penagihan
- Nama Perusahaan
- Kontak informasi
Persyaratan pembayaran, seperti “dibayar setelah pengiriman” atau opsi tanggal pembayaran tertentu.

Perbedaan Antara Purchase Order dan Invoice

Karena pesanan pembelian atau purchase order (PO) dan faktur atau invoice merupakan dokumen keuangan yang mengikat secara hukum yang dipertukarkan antara penjual dan pembeli, tidak mengherankan jika kedua dokumen ini sering dianggap sama dan serupa oleh banyak orang.

Keduanya juga saling berhubungan karena purchase order sering digunakan untuk membuat invoice, sebagai acuan barang yang dibeli dan harganya. Namun, setiap dokumen digunakan pada titik yang berbeda dalam proses pembelian, dan juga digunakan oleh orang yang berbeda.

Berikut daftar singkat perbedaan yang perlu diketahui pembeli dan penjual:

Purchase Order

Dibuat oleh pembeli
Dibuat sebelum pembelian
Menjabarkan barang yang dibutuhkan
Termasuk rincian pembayaran yang diusulkan

Invoice

Dibuat oleh penjual
Dibuat setelah pembelian
Mengkonfirmasi barang telah dikirim
Membutuhkan pembayaran pada tanggal tertentu

Kapan harus Menggunakan Pesanan Pembelian atau Faktur?

Pesanan pembelian digunakan oleh pembeli untuk melakukan pemesanan dan dikeluarkan sebelum pengiriman.

Faktur dikeluarkan oleh penjual setelah pesanan dikirimkan. Ini menentukan jumlah yang harus dibayar pembeli untuk barang yang dibeli dan tanggal yang harus dibayar pembeli.

Seperti Apa Bentuk Purchase Order?

Pada akhirnya, pesanan pembelian atau PO terlihat sangat mirip dengan faktur atau invoice, yang merupakan alasan lain mengapa istilah tersebut sering membingungkan.

Di bagian atas, Anda memiliki informasi kontak dan detail untuk setiap perusahaan, ditambah nomor dan tanggal PO. Di bawah ini biasanya ada tabel, dengan produk, jumlah, detail, dan harga di kolom terpisah.

Dan di bagian bawah, Anda akan menempatkan jumlah total pesanan, harga total dan pesanan atau persyaratan pembayaran lainnya, bersama dengan tanda tangan resmi.

Manfaat Menggunakan Purchase Order (PO)

Untuk Pembeli:

Lacak inventaris dan riwayat pembelian Anda
Pesan barang dalam jumlah tertentu dan di muka
Pilih tanggal pengiriman yang Anda butuhkan
Anda tidak perlu membayar di muka

Untuk Penjual:

Lacak penjualan dan pesanan berulang
Anda dapat menggunakan PO untuk membuat faktur Anda
Membuat pembeli berkomitmen untuk membayar, memberi Anda keamanan legal

Kesimpulan

Kami harap panduan ini bermanfaat bagi Anda, dan Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa itu pesanan pembelian atau purchase order dan mengapa itu sangat penting.

Jika digunakan dengan benar, pesanan pembelian dapat membantu Anda melacak kebutuhan pasokan dan membuat keputusan keuangan yang cerdas untuk bisnis Anda. Ini, dikombinasikan dengan praktik bisnis baik lainnya, membantu Anda menciptakan jalan menuju kesuksesan!

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

Berikut adalah artikel akuntansi lainnya yang bisa Anda baca: