Prinsip Manajemen: 14 Hal yang Diperlukan untuk Manajemen yang Sukses

Contents hide

1. Divisi Kerja

2. Wewenang dan Tanggung Jawab

3. Disiplin

4. Kesatuan Komando

5. Kesatuan Arah

6. Subordinasi Kepentingan Individu ke Kepentingan Umum

7. Remunerasi untuk Karyawan

8. Sentralisasi dan Desentralisasi

9. Hirarki

10 .Pesan

11. Kesetaraan

12. Stabilitas Personil

13. Inisiatif

14. Esprit de corps

Pakar manajemen yang berbeda telah menjelaskan prinsip yang berbeda berdasarkan penelitian mereka. Henry Fayol, seorang industrialis terkenal Perancis, telah menjelaskan empat belas prinsip manajemen dalam bukunya General and Industrial Management.

Ia menjelaskan perbedaan antara ‘prinsip’ dan ‘elemen’ dan juga menjelaskan bahwa prinsip-prinsip manajemen pada dasarnya membangun hubungan antara sebab dan akibat, sedangkan ‘elemen’ manajemen menunjuk pada fungsinya.

Saat menyampaikan prinsip-prinsip manajemen, Fayol tetap memperhatikan dua hal. Pertama, daftar prinsip-prinsip manajemen tidak boleh panjang tetapi harus sugestif dan hanya prinsip-prinsip yang harus dijelaskan yang dapat diterapkan di sebagian besar situasi.

Kedua, prinsip manajemen harus fleksibel dan tidak kaku sehingga dapat dilakukan perubahan jika diperlukan. Empat belas prinsip yang dibkemukakan oleh Henry Fayol adalah sebagai berikut:

1. Divisi Kerja

Prinsip fayol ini memberi tahu kita bahwa sejauh mungkin seluruh pekerjaan harus dibagi menjadi beberapa bagian yang berbeda dan setiap individu harus diberikan hanya satu bagian dari pekerjaan sesuai dengan kemampuan dan keahlian daripada memberikan keseluruhan pekerjaan kepada satu orang.

Ketika seorang individu tertentu melakukan pekerjaan yang sama berulang kali, dia akan menjadi ahli dalam melakukan bagian tertentu dari keseluruhan pekerjaan. Akibatnya, manfaat spesialisasi akan tersedia.

Misalnya, seorang produsen furnitur mendapat pesanan pembuatan 100 meja kuliah. Dia memiliki lima pekerja yang akan melakukan pekerjaan itu. Ada dua cara untuk menyelesaikan pesanan ini. Pertama, setiap pekerja diminta untuk menyelesaikan 20 stand perkuliahan.

Metode kedua dapat mendistribusikan bagian yang berbeda dari membuat meja kuliah misalnya pekerja satu menyelesaikan papan atas, yang lain penyangga tengah, dan lainnya mengerjakan perakitan dan poles. Cara ini memberikan pekerjaan yang berbeda kepada lima pekerja untuk melakukan pekerjaan sama, yaitu membuat 100 meja kuliah

Di sini, indikasi Fayol adalah cara kedua untuk melakukan pekerjaan ini dan bukan yang pertama.

Prinsip pembagian kerja berlaku tidak hanya untuk para pekerja tetapi juga untuk para manajer. Misalnya, jika seorang manajer ditugaskan untuk mengerjakan jenis kegiatan yang sama untuk jangka waktu yang lama, ia pasti akan menjadi ahli dalam pekerjaan khususnya.

Akibatnya, keputusan yang lebih banyak dan bermanfaat dapat diambil dalam waktu yang relatif lebih singkat olehnya.

Keunggulan Positive Effect dari spesialisasi akan diperoleh, seperti peningkatan kualitas kerja, peningkatan kecepatan produksi, penurunan pemborosan sumber daya

2. Wewenang dan Tanggung Jawab

Menurut prinsip ini, wewenang dan tanggung jawab harus berjalan seiring. Ini berarti bahwa ketika seorang individu tertentu diberi pekerjaan tertentu dan dia dibuat bertanggung jawab atas hasilnya, ini hanya mungkin jika dia diberi wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawabnya.

Tidaklah tepat untuk membuat seseorang bertanggung jawab atas pekerjaan apa pun tanpa otoritas. Dalam kata-kata Fayol, “Hasil dari otoritas adalah tanggung jawab. Ini adalah hasil alami dari otoritas dan pada dasarnya aspek lain dari otoritas dan kapan pun otoritas digunakan, tanggung jawab secara otomatis lahir. ”

Misalnya, CEO sebuah perusahaan telah menggandakan target penjualan dari manajer penjualan untuk tahun yang akan datang. Untuk mencapai target ini, wewenang untuk menunjuk perwakilan penjualan yang diperlukan, beriklan sesuai kebutuhan, dll. Harus diizinkan. Jika hal-hal ini tidak diizinkan, manajer penjualan tidak dapat dimintai pertanggungjawaban

3. Disiplin

Prinsip manajemen selanjutnya adalah kedisiplinan. Disiplin sangat penting untuk setiap prestasi kerja yang berhasil. Fayol menganggap disiplin berarti kepatuhan, menghormati otoritas, dan kepatuhan pada aturan yang ditetapkan.

Disiplin dapat dibangun dengan memberikan pengawasan yang baik di semua tingkatan, menjelaskan aturan secara jelas, dan menerapkan sistem reward and punishment. Seorang manajer dapat memberikan contoh yang baik kepada bawahannya dengan mendisiplinkan dirinya sendiri.

Misalnya, jika karyawan mengingkari janjinya untuk bekerja hingga kapasitas penuh mereka, itu akan dianggap sebagai pelanggaran kepatuhan. Demikian pula seorang manajer penjualan memiliki wewenang untuk melakukan bisnis secara kredit.

Tetapi jika dia mengizinkan fasilitas ini bukan untuk pelanggan umum tetapi hanya untuk kerabat dan teman-temannya, maka itu sama saja dengan mengabaikan rasa hormatnya kepada otoritasnya.

4. Kesatuan Komando

Menurut prinsip manajemen kesatuan komando, seorang karyawan harus menerima perintah hanya dari satu atasan pada satu waktu dan bahwa karyawan harus bertanggung jawab hanya kepada atasan tersebut.

Jika ada banyak atasan yang memberi perintah kepada karyawan yang sama, dia tidak akan bisa memutuskan urutan mana yang akan diberi prioritas. Ia kemudian menemukan dirinya dalam situasi yang membingungkan.

Situasi seperti itu berdampak buruk pada efisiensi bawahan. Sebaliknya, jika atasannya banyak, maka setiap atasan ingin agar perintahnya diutamakan. Masalah ego ini menciptakan kemungkinan conflict of interest. Akibatnya, efisiensi mereka sendiri kemungkinan besar akan terpengaruh.

5. Kesatuan Arah

Kesatuan arah berarti bahwa harus ada satu kepala untuk satu rencana untuk kelompok kegiatan yang memiliki tujuan yang sama. Dengan kata lain, harus ada satu rencana tindakan untuk sekelompok kegiatan yang memiliki tujuan yang sama dan harus ada satu manajer untuk mengendalikannya.

Misalnya, sebuah perusahaan otomotif membuat dua produk, yaitu skuter dan mobil, sehingga memiliki dua divisi.

Karena setiap produk memiliki pasar dan masalahnya sendiri-sendiri, maka setiap divisi harus memiliki targetnya sendiri. Kini setiap divisi harus merencanakan targetnya sesuai kondisi lingkungannya untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Perlu dibedakan antara pengertian kesatuan komando dan kesatuan arahan.

Kesatuan komando berarti hanya ada satu manajer dalam satu waktu untuk memberikan perintah kepada seorang karyawan, sedangkan kesatuan arah berarti hanya ada satu manajer yang menjalankan kendali atas semua kegiatan yang memiliki tujuan yang sama.

6. Subordinasi Kepentingan Individu ke Kepentingan Umum

Prinsip manajemen ini dapat dinamakan ‘Prioritas Kepentingan Umum daripada Kepentingan Individu’. Menurut prinsip ini, kepentingan umum atau kepentingan organisasi di atas segalanya. Jika seseorang diminta untuk menempatkan kepentingan individu dan kepentingan umum dalam urutan prioritas, pasti kepentingan umum akan ditempatkan di tempat pertama.

Misalnya, jika seorang manajer mengambil suatu keputusan yang merugikan dirinya secara pribadi tetapi menghasilkan keuntungan yang besar bagi perusahaan, ia tentunya harus mengutamakan kepentingan perusahaan dan mengambil keputusan tersebut sesuai dengan itu.

Sebaliknya, jika suatu keputusan membantu manajer secara pribadi tetapi mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan, maka keputusan seperti itu tidak boleh diambil.

Misalnya, manajer pembelian suatu perusahaan harus membeli 100 ton bahan mentah. Putranya kebetulan menjadi pemasok bersama pemasok lain di pasar.

Manajer membeli bahan mentah dari perusahaan anaknya dengan harga yang lebih tinggi dari harga pasar. Ini akan menguntungkan manajer secara pribadi, tetapi perusahaan akan mengalami kerugian besar. Situasi ini buruk bagi manajemen.

7. Remunerasi untuk Karyawan

Fayol berpendapat bahwa karyawan harus mendapatkan remunerasi yang adil sehingga karyawan dan pemilik mendapatkan kepuasan yang sama.

Adalah tugas manajer untuk memastikan bahwa karyawan diberi remunerasi sesuai dengan pekerjaan mereka. Namun, jika mereka tidak dibayar dengan layak untuk pekerjaan mereka, mereka tidak akan melakukan pekerjaan mereka dengan dedikasi, kejujuran dan kapasitas yang sempurna.

Akibatnya, organisasi harus menghadapi kegagalan. Remunerasi yang layak bergantung pada beberapa faktor seperti biaya hidup, permintaan tenaga kerja dan kemampuan mereka.

Fayol merasa bahwa untuk memotivasi karyawan, selain dari remunerasi umum, mereka harus diberi insentif moneter dan non-moneter.

Misalnya, anggaplah segala sesuatunya semakin mahal dan perusahaan mendapatkan keuntungan besar. Dalam situasi seperti itu, remunerasi karyawan harus ditingkatkan bahkan tanpa diminta. Jika hal ini tidak dilakukan, karyawan akan meninggalkan perusahaan jika ada kesempatan. Tentunya akan ada biaya yang harus dikeluarkan untuk rekrutmen baru yang akan merugikan perusahaan.

8. Sentralisasi dan Desentralisasi

Menurut prinsip manajemen ini, para atasan harus mengadopsi sentralisasi yang efektif daripada sentralisasi lengkap dan desentralisasi lengkap. Dengan sentralisasi yang efektif, Fayol menerangkan tidak berarti bahwa otoritas harus sepenuhnya tersentralisasi.

Menurutnya, otoritas pengambilan keputusan penting berada di tangan mereka sendiri, sedangkan kewenangan mengambil keputusan sehari-hari dan keputusan yang kurang penting harus dilimpahkan kepada bawahan.

Rasio sentralisasi dan desentralisasi dapat berbeda dalam situasi yang berbeda. Misalnya, menguntungkan untuk memiliki lebih banyak sentralisasi di unit bisnis kecil dan lebih banyak desentralisasi di unit bisnis besar.

Misalnya, keputusan dalam menentukan tujuan dan kebijakan, perluasan bisnis, dll. Harus tetap berada di tangan atasan. Di sisi lain, kewenangan untuk pembelian bahan baku, pemberian cuti kepada karyawan, dll harus dilimpahkan kepada bawahan.

Efek positif

Penurunan beban kerja atasan
Keputusan yang lebih baik dan cepat
Meningkatkan dorongan kepada bawahan

Efek negatif

Peningkatan beban kerja yang tidak perlu dari atasan jika terjadi sentralisasi dan bawahan jika terjadi desentralisasi
Keputusan yang terburu buru dan salah oleh atasan jika sentralisasi penuh dan keputusan yang lemah oleh bawahan dalam kasus desentralisasi lengkap
Penurunan dorongan kepada bawahan jika sentralisasi lengkap.

9. Hirarki

Pengertian hirarti mengacu pada garis otoritas formal yang bergerak dari peringkat tertinggi ke peringkat terendah dalam garis lurus

Pendapat Fayol

Rantai hirarki ini harus diikuti dengan ketat. Artinya setiap komunikasi harus bergerak dari atas ke bawah dan sebaliknya dalam satu garis lurus. Kondisi penting di sini adalah tidak ada langkah (posting) yang harus dilewatkan selama komunikasi.

Tangga Fayol

Fayol menjelaskan prinsip ini dengan bantuan sebuah tangga.

Misalnya, di perusahaan karyawan ‘F’ ingin berhubungan dengan karyawan ‘P’. Menurut prinsip rantai hirarki ‘F’ harus mencapai ‘A’ melalui media E, D, C, B dan kemudian bersentuhan dengan L, M, N, 0 akan mencapai ‘P’. Jadi ‘F’ harus mengambil bantuan dari kesembilan langkah (posting) untuk melakukan kontak bisnis dengan ‘P’.

Karena sistem otoritas dan komunikasi yang lebih jelas, masalah dapat diselesaikan lebih cepat.

Pengecualian

Terdapat juga pengecualian dari prinsip rantai hirarki. Konsep ini dikembangkan untuk menjalin kontak langsung dengan karyawan yang sederajat dalam keadaan darurat untuk menghindari keterlambatan komunikasi.

Misalnya, seperti yang ditunjukkan pada diagram karyawan ‘F’ dapat melakukan kontak langsung dengan karyawan ‘P’. Tetapi untuk melakukannya, karyawan ‘F’ dan ‘P’ harus meminta izin sebelumnya dari atasan langsung mereka ‘E’ dan ‘O’. Rincian pembicaraan mereka juga harus diberikan kepada mereka.

10 .Pesan

Menurut prinsip keteraturan, orang yang tepat harus ditempatkan pada pekerjaan yang tepat dan hal yang benar harus ditempatkan di tempat yang benar.

Menurut Fayol, setiap perusahaan harus memiliki dua pesanan yang berbeda: Tatanan Material untuk Sumber Daya Fisik dan Tatanan Sosial untuk Sumber Daya Manusia.

Menjaga sumber daya fisik agar tetap teratur berarti ‘tempat yang tepat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu di tempat yang tepat’. Demikian pula, menjaga ketertiban sumber daya manusia berarti ‘tempat untuk semua orang dan semua orang di tempat yang ditentukan’.

Mempertahankan kedua perintah ini dengan benar akan memastikan bahwa semua orang mengetahui tempat kerjanya, apa yang harus dia lakukan, dan dari mana dia akan mendapatkan materi yang dibutuhkannya. Alhasil, semua sumber daya yang tersedia di organisasi akan dimanfaatkan dengan baik.

11. Kesetaraan

Prinsip manajemen ini mengatakan bahwa manajer harus memperlakukan bawahannya dengan cara yang adil dan baik sehingga mereka mengembangkan perasaan dedikasi dan keterikatan pada pekerjaan mereka. Semua karyawan harus diperlakukan sama dan tidak memihak.

Fayol memberi tahu kita sehubungan dengan prinsip ini bahwa tidak boleh ada persamaan perlakuan antara orang yang pekerjaannya benar-benar baik dan orang yang pada dasarnya lalai.

Sebaliknya, setiap karyawan harus diperlakukan dengan tegas dan adil. Karena sudut pandang inilah Fayol telah mempresentasikan metode remunerasi diferensial.

12. Stabilitas Personil

Dari sudut pandang manajemen, sangat berbahaya untuk sering berganti karyawan karena ini merupakan cerminan dari manajemen yang tidak efisien. Oleh karena itu, menurut prinsip manejemen ini, kestabilan masa kerja karyawan itu penting agar pekerjaan tetap efisien.

Fayol berpendapat bahwa ketidakstabilan dalam masa jabatan karyawan adalah penyebab manajemen dan hasil yang buruk. Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi akan mengakibatkan peningkatan biaya karena memilih mereka berkali-kali, dan memberi mereka pelatihan baru.

Ini juga menurunkan prestise organisasi dan menciptakan rasa tidak aman di antara karyawan yang membuat mereka sibuk mencari jalan baru untuk bekerja. Akibatnya, rasa dedikasi tidak bisa tercipta di antara mereka.

Misalnya, jika pekerja di suatu perusahaan tidak diperlakukan dengan baik dan suasana di perusahaan juga tidak sehat, maka karyawan tidak akan bertahan lama. Dengan kata lain, mereka akan meninggalkan perusahaan pada kesempatan pertama yang tersedia. Situasi ini sangat berbahaya.

Misalnya, seorang karyawan menyelesaikan 10 unit barang dalam sehari. Buruh lain yang kebetulan kerabat pengawas menyelesaikan 8 unit tapi keduanya mendapat upah yang sama. Ini melanggar prinsip kesetaraan. Pekerja kedua harus mendapatkan upah yang lebih sedikit daripada yang pertama.

13. Inisiatif

Inisiatif berarti kapasitas untuk bekerja sambil mengungkapkan pikiran seseorang. Menurut Fayol, itu adalah tugas manajer untuk mendorong rasa inisiatif di antara karyawannya untuk melakukan suatu pekerjaan atau mengambil keputusan tetapi dalam batas otoritas dan disiplin.

Ini hanya mungkin terjadi jika manajer akan menerima pemikiran bawahannya. Dengan demikian bawahan akan terus menerus mempresentasikan ide-ide baru dan berguna dan secara bertahap mereka akan menjadi bagian integral dari organisasi. Untuk membuat proses ini sukses, seorang manajer harus meninggalkan rasa prestise yang salah.

Misalnya, seorang sales menyarankan kepada manajer penjualannya untuk menerapkan teknik periklanan baru. Manajer penjualan menyuruhnya pergi dengan mengatakan kepadanya bahwa itu tidak mungkin dan mengabaikan saran itu sama sekali.

Dalam situasi seperti itu, sales yang telah ditolak dan diremehkan tidak akan pernah berani menawarkan saran apa pun di masa mendatang karena keinginannya untuk mengambil inisiatif telah ditekan.

Sebaliknya, jika sarannya didengarkan baik-baik (meski belum terlaksana), dia bisa berani menawarkan saran di masa mendatang. Tindakan seperti itu akan mendorong inisiatifnya.

14. Esprit de corps

Sesuai dengan prinsip manajemen ini, seorang manajer harus terus berupaya mengembangkan semangat tim di antara bawahan. Untuk melakukan ini, dia harus menggunakan kata ‘Kami’ atau “Kita” daripada “Saya”selama percakapan dengan bawahan atau merayakan keberhasilan.

Seperti yang Anda lihat, 14 prinsip manajemen Fayol tidak menyimpang jauh dari prinsip yang dipegang teguh oleh sebagian besar manajer modern. Bahkan, Anda bisa menerapkan semuanya ke tempat kerja modern.

Kami menyarankan Anda menanyakan pertanyaan-pertanyaan berikut pada diri Anda: