Mengenal Lebih Dalam Sistem Informasi Manajemen Secara Lengkap

Sistem Informasi Manajemen atau Management Information System (MIS) adalah frase yang terdiri dari tiga kata: manajemen, informasi dan sistem. Melihat ketiga kata ini, mudah untuk mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai sistem yang memberikan informasi kepada manajemen.

Itulah definisi sederhana dari MIS yang secara umum merangkum apa itu Sistem Informasi Manajemen, dan apa yang harus dilakukannya.

Namun, peran dan dampaknya terhadap kelancaran operasi perusahaan sangat banyak sehingga tidak bisa dijabarkan secara sederhana. Itulah alasan mengapa setiap perusahaan yang sukses menggunakan sistem ini dengan satu atau lain cara.

Alasan mengapa Sistem Informasi Manajemen sangat penting dalam operasi sehari-hari perusahaan adalah karena sistem ini bekerja dengan orang, organisasi, teknologi, dan hubungan antara orang-orang dan organisasi yang mempengaruhi perusahaan.

Artinya, jika diterapkan dengan benar, sistem ini akan membantu mencapai tingkat efisiensi yang tinggi dalam operasi manajemen perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan mengeksplorasi 1) sejarah Sistem Informasi Manajemen, 2) jenis sistem informasi, 3) komponen Sistem Informasi Manajemen, 4) perannya dalam bisnis, 5) keuntungan dan kerugian umum menggunakan MIS, dan 6) tips untuk menerapkan SIM secara efektif dalam bisnis Anda.

Sejarah Sistem Informasi Manajemen

Karena hubungan yang kuat antara Sistem Informasi Manajemen dan teknologi, sejarah sistem ini sejalan dengan sejarah teknologi komputasi.

Dengan demikian, kami akan membagi evolusi MIS menjadi lima era. Mari kita lihat lebih dekat perubahan apa yang terjadi di setiap era ini.

Era Pertama: Komputasi pada Mainframe dan Minicomputer

Ini adalah era sebelum 1965 ketika komputasi dilakukan pada komputer mainframe besar yang terletak di ruangan khusus besar yang dirancang khusus untuk komputer tersebut. Ini termasuk kontrol suhu khusus untuk memastikan bahwa mesin selalu beroperasi dalam kondisi optimal.

Komputer-komputer ini dioperasikan oleh tim teknisi dan karenanya biaya pengoperasiannya cukup tinggi. Akibatnya, sebagian besar komputasi dilakukan dengan basis pembagian waktu untuk memenuhi tingginya biaya kepemilikan dan pengoperasian mainframe ini. Penyuplai hardware dan software yang dominan di era ini adalah IBM.

Seiring waktu, teknologi semakin maju dan menjelang akhir era ini, minikomputer diperkenalkan. Komputer mini secara signifikan lebih kecil dan lebih murah, oleh karena itu perusahaan besar mampu memiliki ini dan melakukan komputasi mereka sendiri. Namun, minikomputer masih sangat mahal jika dibandingkan dengan standar saat ini.

Era Kedua: Komputer Pribadi

Era ini dimulai pada tahun 1965 dan terutama sebagai hasil dari pengenalan mikroprosesor. Ini berarti bahwa perusahaan sekarang dapat membeli komputer pribadi yang lebih murah, yang menyediakan akses ke daya komputasi yang menghabiskan biaya selangit hanya satu dekade sebelumnya.

Pada pertengahan 1980-an, komputer pribadi menjadi jauh lebih terjangkau sehingga tersedia untuk pasar massal. Yang dominan saat ini adalah Apple I dan Apple II, serta komputer pribadi IBM yang biasa disebut dengan PC. PC lebih ramah untuk bisnis, yang menjelaskan mengapa ia menjadi populer di masa-masa awal itu.

Selama era ini, Sistem Informasi Manajemen mulai masuk ke bisnis berkat pengembangan aplikasi spreadsheet yang dikenal sebagai VisiCalc (kependekan dari “visible calculator“). Aplikasi ini awalnya dirilis untuk Apple II, tetapi versi PC juga dibuat untuk PC IBM saat diproduksi.

Aplikasi ini dianggap oleh banyak faktor yang mengubah komputer mikro dari gadget yang mahal bagi para ilmuwan dan penggemar menjadi alat bisnis yang sangat penting sehingga membuka jalan bagi Sistem Informasi Manajemen modern. Mengikuti kesuksesan VisiCalc, aplikasi spreadsheet yang lebih canggih seperti Lotus 1-2-3 dan Multiplan Microsoft dan Excel yang lebih baru.

Era Ketiga: Jaringan Klien / Server

Dengan meluasnya penggunaan komputasi dalam bisnis dan kemajuan teknologi, semakin banyak kebutuhan yang datang dari komunitas bisnis untuk memastikan interaksi yang lebih efisien dengan informasi. Karena perusahaan dapat melakukan komputasi berkat pengurangan biaya komputer, cara yang lebih baik harus dicari untuk memaksimalkan daya komputasi ini.

Salah satu kebutuhan paling menonjol yang muncul adalah kebutuhan karyawan dalam organisasi untuk berbagi informasi komputer dengan karyawan lain. Solusinya disediakan oleh jaringan klien / server yang sangat membantu dalam meningkatkan sistem informasi manajemen yang kita miliki saat ini.

Salah satu langkah besar di era ini adalah pengembangan intranet yang merupakan situs statis yang memberikan akses informasi kepada karyawan yang disimpan di suatu lokasi pusat. Ini memungkinkan untuk bekerja lebih cepat dan lebih efisien karena lebih banyak orang dapat mengakses informasi di server selama komputer mereka berada di jaringan yang sama.

Era Keempat: Komputasi Perusahaan

Era keempat merupakan penyempurnaan dari era ketiga yang memastikan berbagai departemen di perusahaan memiliki akses informasi yang lebih baik. Perbaikan utama adalah pengenalan jaringan perusahaan berkecepatan tinggi yang memungkinkan akses lebih cepat ke informasi.

Ini memberikan struktur manajemen yang lebih baik dan lebih lengkap karena pengambilan keputusan lebih mudah berkat akses informasi yang lebih baik dari berbagai bagian perusahaan. Pada dasarnya, aplikasi yang digunakan oleh departemen di perusahaan dikonsolidasikan dan dijalin menjadi satu platform yang dapat diakses dari jaringan perusahaan.

Jaringan berkecepatan tinggi juga ditambahkan ke dalam campuran untuk meningkatkan efisiensi platform. Ini berarti bahwa operasi bisnis seperti keuangan, akuntansi, penjualan, pemasaran, inventaris, bahkan manajemen sumber daya manusia dapat diselaraskan untuk memastikan kerja sama dan efisiensi di seluruh perusahaan.

Meskipun aplikasi yang digunakan oleh departemen yang berbeda berbeda dan ukuran kontrol akses diperkenalkan untuk membatasi akses ke informasi sensitif perusahaan, era ini memberi pejabat manajemen puncak pandangan lengkap tentang posisi keseluruhan bisnis saat ini.

Era Kelima: Komputasi Awan

Ini adalah era saat ini yang menggunakan teknologi jaringan terbaru untuk lebih meningkatkan pemrosesan dan akses informasi oleh pejabat bisnis dan eksekutif manajemen. Elemen tambahan di era ini adalah fakta bahwa teknologi jaringan menambah tingkat mobilitas ke sistem.

Artinya, terlepas dari lokasi Anda, konfigurasi yang Anda gunakan, atau perangkat keras yang tersedia, Anda tetap dapat menggunakan aplikasi bisnis dan mengakses data yang disimpan di server perusahaan.

Dengan peningkatan jaringan telepon seluler untuk menyediakan akses data seluler berkecepatan tinggi dan peningkatan popularitas jaringan Wi-Fi, manajer memiliki akses yang siap ke Sistem Informasi Manajemen sepanjang waktu sehingga keputusan yang lebih baik dapat dibuat lebih cepat.

Era ini membebaskan manajemen dari rantai komputer terikat kantor dengan akses jaringan lokal. Dengan meningkatnya popularitas perangkat seluler seperti laptop, smartphone, dan komputer tablet, tingkat mobilitas yang tinggi dapat dicapai sambil tetap meningkatkan efisiensi.

Ini juga membutuhkan perubahan dalam gaya manajemen karena pekerja umumnya akan lebih banyak informasi karena kemampuan untuk menghasilkan dan mengkonsumsi lebih banyak informasi tentang bisnis, sehingga memunculkan apa yang sekarang dikenal sebagai pekerja pengetahuan. Pekerja berpengetahuan lebih diberdayakan dan karenanya lebih produktif secara alami.

Ini berarti bahwa metode manajemen perintah-dan-kontrol tidak lagi menjadi gaya manajemen yang paling efektif untuk pekerja ini. Akibatnya, otonomi karyawan secara bertahap menjadi semakin tak terhindarkan.

Jenis Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen merupakan salah satu dari beberapa sistem informasi yang digunakan dalam bisnis. Untuk lebih memahami Sistem Informasi Manajemen, mari kita lihat berbagai jenis sistem informasi yang tersedia dalam bisnis.

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem ini telah dirancang untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan transaksi yang terjadi dalam operasi sehari-hari perusahaan.

Sistem ini juga dapat digunakan untuk membatalkan atau mengubah transaksi yang dilakukan di masa lalu jika diperlukan. Salah satu properti dari sistem ini yang memungkinkan mereka untuk bekerja secara efektif adalah kemampuan untuk secara akurat mencatat banyak transaksi bahkan jika transaksi yang berbeda terjadi secara bersamaan.

Mereka dibangun untuk dapat menangani transaksi dalam jumlah besar. Contohnya termasuk sistem kontrol stok, sistem penggajian, sistem pemrosesan pesanan, dll.

Sistem Pendukung Keputusan

Sistem ini membantu pembuat keputusan untuk membuat keputusan terbaik dengan menghasilkan proyeksi statistik dari data yang dianalisis. Meskipun tidak menghilangkan kebutuhan akan pertimbangan manajer, ini secara signifikan meningkatkan kualitas keputusan dengan menawarkan perkiraan yang membantu menentukan tindakan terbaik.

Sistem ini mengumpulkan informasi dari beberapa sumber untuk membantu pengambilan keputusan. Contoh sistem ini mencakup kerja koperasi yang didukung komputer, sistem pendukung keputusan kelompok, sistem logistik, dan sistem perencanaan keuangan.

Sistem Informasi Eksekutif

Juga dikenal sebagai Sistem Dukungan Eksekutif, ini adalah alat yang digunakan untuk melaporkan data di seluruh perusahaan kepada para eksekutif puncak.

Sistem ini menyediakan laporan yang cepat dan mudah digunakan yang disajikan dalam tampilan grafis yang mudah dibandingkan. Mereka dapat diambil sebagai sistem pendukung keputusan khusus karena mereka memberikan informasi yang diperlukan untuk membantu meningkatkan kualitas keputusan.

Karena ekspektasi yang tinggi dari sistem semacam itu, sistem ini harus sangat individual sehingga biasanya dibuat khusus untuk klien tertentu. Mereka juga dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik klien.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem ini memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu manajer memastikan kelancaran dan efisiensi organisasi. Informasi yang dikumpulkan oleh sistem ini disusun sehingga para manajer dapat dengan mudah mengevaluasi kinerja perusahaan saat ini dibandingkan dengan keluaran sebelumnya.

Beberapa jenis Sistem Informasi Manajemen yang umum meliputi sistem kontrol proses, sistem manajemen sumber daya manusia, sistem penjualan dan pemasaran, sistem kontrol inventaris, sistem otomasi kantor, sistem perencanaan sumber daya perusahaan, sistem akuntansi dan keuangan, dan sistem pelaporan manajemen.

Komponen Sistem Informasi Manajemen

Untuk menyampaikan informasi yang diperlukan secara efektif kepada pengambil keputusan, Sistem Informasi Manajemen perlu memiliki komponen yang diperlukan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengambil informasi kapan pun diperlukan.

Untuk mencapai ini, sistem ini menggunakan empat komponen berikut:

Sistem Informasi

Ini adalah kombinasi dari perangkat lunak, perangkat keras, personel, dan infrastruktur. Komponen ini membantu dalam pengumpulan data yang disimpan di SIM.

Perangkat keras termasuk komputer, pemindai, printer, dan perangkat jaringan. Elemen perangkat lunak mencakup perangkat lunak perusahaan perusahaan dan perangkat lunak lain yang digunakan dalam menjalankan jaringan perusahaan.

Komponen ini memungkinkan karyawan untuk berinteraksi dengan sistem dan dengan demikian informasi dapat dikumpulkan

Sistem Manajemen Basis Data

Komponen ini terutama terdiri dari program komputer yang membantu dalam penyimpanan dan pengambilan data. Tentu saja, ini juga mencakup basis data fisik aktual tempat informasi disimpan setelah diambil. Ada beberapa sistem manajemen basis data berbeda yang dapat digunakan dalam Sistem Informasi Manajemen.

Kesesuaian sistem akan bergantung pada jumlah data yang perlu diproses dan disimpan di sistem. Ada sistem manajemen basis data kecil yang dapat bekerja dengan nyaman di komputer pribadi dan ada sistem besar yang akan membutuhkan mesin yang lebih besar dan lebih kompleks seperti komputer mainframe. Pelajari lebih lanjut tentang teknologi database.

Sistem Pengolahan Data

Komponen ini berkaitan dengan pemrosesan data yang dikumpulkan dan menyajikannya dengan cara yang mudah dipahami.

Segala sesuatu mulai dari pemrosesan data hingga tampilan data dirancang untuk memberikan waktu yang mudah kepada para eksekutif puncak saat mereka mencoba membuat keputusan terkait bisnis.

Kadang-kadang disebut sebagai kecerdasan bisnis yang menyimpan pengetahuan manusia dan menggunakan logika untuk merumuskan solusi cepat untuk masalah masa depan di mana polanya cocok.

Sistem Penelitian

Komponen ini berkaitan dengan mengidentifikasi masalah manajemen utama dalam organisasi dan menghasilkan keputusan alternatif yang mungkin cukup dalam situasi tertentu. Ini membantu memastikan bahwa semua opsi yang mungkin dianalisis dan keputusan terbaik dibuat.

Keputusan terbaik tidak selalu yang paling jelas. Komponen sistem Informasi Manajemen ini memastikan bahwa keputusan terbaik diambil bahkan dalam keadaan tersebut.

Peran Sistem Informasi Manajemen untuk Bisnis

Peran utama Sistem Informasi Manajemen adalah melaporkan operasi bisnis dengan tujuan mendukung pengambilan keputusan.

Hal ini untuk memastikan bahwa organisasi dikelola dengan lebih baik dan lebih efisien sehingga dapat mencapai potensi penuh sehingga memperoleh keunggulan kompetitif.

Mari kita lihat beberapa peran lain yang dimainkan oleh Sistem Informasi Manajemen dalam sebuah organisasi.

Untuk memberikan informasi dengan mudah kepada pengambil keputusan perusahaan

Terlepas dari apakah itu masalah pemasaran, keuangan atau operasional, manajer membutuhkan akses cepat ke informasi sehingga mereka dapat membuat keputusan yang baik yang akan berdampak positif pada kinerja perusahaan.

Sistem Informasi Manajemen meningkatkan ini dengan secara strategis menyimpan sejumlah besar informasi tentang perusahaan di lokasi pusat yang dapat dengan mudah diakses oleh manajer melalui jaringan. Artinya, manajer dari departemen yang berbeda memiliki akses ke informasi yang sama sehingga mereka akan dapat membuat keputusan yang secara kolektif membantu menyelesaikan masalah perusahaan dengan cara tercepat.

Sistem Informasi Manajemen juga membantu dalam pengumpulan data

Data dari operasi sehari-hari di perusahaan dikumpulkan dan dibawa bersama dengan data dari sumber di luar organisasi.

Hal ini memungkinkan hubungan yang sehat dan fungsional antara distributor, gerai ritel, dan anggota rantai pasokan lainnya. Ini juga membantu melacak kinerja yang baik karena nomor produksi dan penjualan akan dicatat dan disimpan dalam database pusat yang dapat diakses oleh semua anggota bisnis.

Akses ke informasi ini juga membantu memastikan bahwa masalah terdeteksi lebih awal dan keputusan dibuat dengan cepat menggunakan informasi terbaru.

Untuk mempromosikan kolaborasi di tempat kerja

Di perusahaan besar mana pun, ada banyak situasi yang membutuhkan masukan dari beberapa individu atau departemen sebelum keputusan dapat dibuat. Tanpa saluran komunikasi yang efisien, keputusan ini bisa memakan waktu sangat lama.

Bahkan dengan saluran komunikasi yang baik, jika berbagai pemangku kepentingan tidak memiliki akses ke semua data yang tersedia, prosesnya akan menemui sejumlah hambatan sebelum selesai. Sistem Informasi Manajemen memastikan bahwa semua anggota kelompok pembuat keputusan memiliki akses ke semua data yang diperlukan untuk membuat keputusan bahkan jika mereka bekerja dari lokasi fisik yang berbeda.

Untuk menjalankan skenario yang mungkin di lingkungan bisnis yang berbeda

Sebelum membuat keputusan yang akan mempengaruhi kedudukan bisnis secara keseluruhan, banyak tindakan pencegahan yang harus diambil. Ada kebutuhan untuk memeriksa dan memverifikasi bahwa perusahaan tidak akan menderita setelah mengambil keputusan.

Sistem Informasi Manajemen memungkinkan para eksekutif untuk menjalankan skenario bagaimana-jika sehingga mereka dapat melihat bagaimana beberapa metrik penting dalam bisnis akan dipengaruhi oleh keputusan yang diberikan.

Data disajikan dalam bentuk laporan dan grafik yang mudah dipahami sehingga memudahkan interpretasi. Misalnya, seorang manajer sumber daya manusia akan dapat mengetahui apa yang akan terjadi pada pendapatan, produksi, penjualan, dan bahkan keuntungan setelah mengurangi jumlah pekerja di departemen manufaktur.

Contoh lain adalah pengaruh perubahan harga terhadap profitabilitas. Setelah para eksekutif dapat melihat apakah keputusan tersebut akan bermanfaat bagi perusahaan atau tidak, lebih mudah untuk membuat keputusan yang baik yang tidak akan membuat perusahaan dalam kekacauan.

Sistem Informasi Manajemen memberikan proyeksi yang akurat tentang posisi perusahaan dalam jangka pendek dan panjang

Sebagian besar keputusan yang dibuat oleh para eksekutif puncak di perusahaan berpengaruh pada strategi perusahaan.

Akibatnya, beberapa dari mereka mungkin memerlukan beberapa modifikasi yang dilakukan pada tujuan atau strategi perusahaan. Sebagian besar Sistem Informasi Manajemen dilengkapi dengan fitur analisis tren yang memungkinkan Anda memproyeksikan kinerja bisnis dengan konfigurasi saat ini dan bagaimana pengaruhnya setelah Anda menerapkan perubahan yang Anda pertimbangkan.

Sistem Informasi Manajemen yang tidak memiliki fitur analisis tren akan tetap memberi Anda informasi yang cukup untuk melakukan analisis secara akurat menggunakan alat eksternal.

Sistem Informasi Manajemen membantu melacak implementasi keputusan tertentu di perusahaan

Sebelum mengambil keputusan, eksekutif menggunakan sistem ini untuk membuat proyeksi ekspektasi dari keputusan tertentu. Jika mereka memutuskan untuk melanjutkan perubahan, akan ada kebutuhan untuk terus memantau kinerja untuk melihat apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Sistem Informasi Manajemen memberikan laporan dan rekomendasi rinci agar evaluasi tujuan berjalan dengan lancar dan efektif. Anda mendapatkan data yang menunjukkan apakah keputusan Anda memiliki efek yang diinginkan. Jika tidak, Anda akan dapat mengambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan sejak dini sehingga Anda dapat kembali ke jalur yang benar.

Untuk meningkatkan pelaporan perusahaan

Salah satu alasan mengapa Sistem Informasi Manajemen disukai oleh perusahaan besar adalah keefektifan fitur pelaporan. Keputusan dapat diambil dengan cepat karena informasi disajikan dalam format yang mudah dipahami.

Fakta bahwa sistem dapat diakses oleh orang-orang dari berbagai bagian organisasi menjadikannya alat pelaporan dan komunikasi yang efektif. Temuan dapat dibagikan di antara rekan kerja dengan semua data tambahan yang diperlukan. Anda juga dapat membuat ringkasan eksekutif singkat yang merangkum seluruh situasi untuk ditinjau oleh eksekutif perusahaan senior dalam situasi yang membutuhkan persetujuan mereka.

Keuntungan Menggunakan Sistem Informasi Manajemen

Ada banyak keuntungan yang didapat dari penerapan Sistem Informasi Manajemen. Beberapa dari manfaat ini membantu membuat pekerjaan lebih mudah untuk manajemen sementara sisanya membantu organisasi secara keseluruhan.

Mari kita lihat lebih dekat dan lihat apa yang ingin Anda peroleh dari memiliki sistem ini.

Semua pemangku kepentingan di perusahaan memiliki akses ke satu database yang menyimpan semua data yang akan dibutuhkan dalam operasi sehari-hari

Jika sistem ini digunakan untuk manajemen proyek, kontraktor, klien dan konsultan akan dapat mencapai tingkat transparansi yang tinggi sehingga akan mudah untuk mengembangkan kepercayaan. Operasi juga akan lebih lancar karena informasi akan selalu tersedia dan metode pengumpulan data seperti formulir atau kuesioner akan distandarisasi.

Karyawan dan pemangku kepentingan lainnya dalam organisasi akan dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas produktif.

Ini karena sebagian besar waktu mereka dapat dihemat berkat sistem informasi yang lebih efisien. Waktu ini seharusnya dihabiskan untuk menyiapkan atau mengambil sistem pencatatan informasi tradisional seperti formulir dan file. Hasilnya, perusahaan dapat menghemat biaya tenaga kerja, sementara pada saat yang sama menghasilkan lebih banyak output dalam rentang waktu tertentu sekarang akan dihabiskan secara produktif.

Menghadirkan kekuatan alat pemrosesan data yang membantu secara signifikan meningkatkan kualitas keputusan yang dibuat di perusahaan.

Mayoritas Sistem Informasi Manajemen memiliki alat pemrosesan data bawaan yang mampu menarik kesimpulan berdasarkan masukan yang diterima dari berbagai sumber. Ini membantu membuat rencana yang lebih baik untuk manajemen material, alokasi tenaga kerja, dan bahkan keseluruhan pelaksanaan proyek.

Karena fleksibilitas yang dibawa oleh penggunaan perangkat seluler seperti laptop dan smartphone, Sistem Informasi Manajemen memastikan bahwa karyawan memiliki interaksi yang lebih mudah dan lebih dekat dengan informasi tentang kemajuan proses apa pun dalam organisasi.

Hal ini juga memastikan tingkat akurasi yang lebih tinggi dalam pengumpulan data karena kemajuan dalam pencapaian yang lebih kecil dapat dilakukan sepanjang hari di perangkat seluler, bukan merekam sekali di penghujung hari. Hasilnya, manajemen mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang kemajuan karena ketersediaan informasi terbaru.

Masukan dan modifikasi dalam sistem ini dicatat dan penulis mencatat

Waktu saat perubahan dilakukan juga dicatat untuk referensi di masa mendatang. Ini berarti bahwa perusahaan dapat mencapai tingkat akuntabilitas yang lebih tinggi karena semua tindakan selalu dapat dilacak kembali ke individu tertentu yang memulainya.

Ini juga berarti bahwa karyawan dengan kinerja terbaik juga dapat dengan mudah diidentifikasi karena informasi seperti nomor produksi per shift dan laporan penjualan selalu tersedia dan disajikan dengan baik dalam sistem.

Sistem Informasi Manajemen membantu mengurangi jumlah dokumen yang harus ditangani departemen berkat database pusat yang dapat diakses dari jaringan perusahaan

Ini berarti bahwa selain membuat proses lebih sederhana dan lebih cepat, perusahaan dapat mengurangi penggunaan kertas sekaligus mengurangi jejak karbonnya.

Tagihan juga turun karena kebutuhan akan barang-barang seperti kertas biasa, tinta dan toner akan berkurang secara signifikan. Biaya transportasi juga berkurang karena tidak perlu bolak-balik dokumen pengiriman untuk persetujuan dan tanda tangan.

Ruang rak akan disimpan dan digunakan untuk tugas lain. Limbah perusahaan juga akan berkurang ketika perusahaan tidak memiliki kertas.

Memudahkan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya dalam menjalankan berbagai tugas.

Sistem Informasi Manajemen memberikan laporan pendapatan, laporan kinerja untuk karyawan, laporan pelacakan pengeluaran dan banyak lainnya. Ketika perusahaan menggunakan laporan ini, mereka dapat meningkatkan operasi mereka.

Dari perspektif eksekutif puncak, Sistem Informasi Manajemen membantu memberikan kesan keseluruhan tentang posisi keuangan perusahaan

Sistem ini juga dapat memberikan laporan status keseluruhan untuk proyek tertentu dalam organisasi. Hal ini memungkinkan para eksekutif dan manajer puncak untuk dengan mudah mengetahui apakah perusahaan berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuannya.

Sebagian besar Sistem Informasi Manajemen menyediakan saluran bagi pelanggan untuk mengumpulkan dan menyimpan data penting dan umpan balik dari pelanggan

Dengan data ini, perusahaan dapat dengan mudah menyesuaikan produk dan kampanye pemasaran agar lebih sesuai dengan kebutuhan pelanggan sehingga meningkatkan penjualan.

Dengan sistem informasi manajemen, perusahaan memperoleh keunggulan kompetitif. Ini karena operasi lebih cepat dan lancar sehingga hasil dicapai lebih cepat dan lebih efisien

Pelanggan akan senang dengan pemberian layanan karena mereka akan mendapatkan jawaban yang mereka cari lebih cepat dan karyawan akan termotivasi karena sebagian besar tugas akan menjadi lebih mudah dengan akses data yang lebih baik.

Sistem membantu menghilangkan peran yang berlebihan

Ketika informasi disimpan secara efisien, dimungkinkan untuk mengidentifikasi bagian-bagian sistem yang tidak diperlukan. Ini berarti bahwa setiap upaya yang diduplikasi dihilangkan sehingga perusahaan dapat menggunakan sumber daya yang tersedia dengan lebih baik.

Tantangan Ketika Menerapkan Sistem Informasi Manajemen dalam Bisnis

Sekalipun dengan banyaknya manfaat tersebut, terdapat sejumlah tantangan yang mungkin dihadapi perusahaan ketika menerapkan Sistem Informasi Manajemen dalam bisnisnya.

Tantangan pertama adalah biaya peralatan

Agar perusahaan besar berhasil memasukkan sistem Informasi Manajemen, ada kebutuhan untuk membeli perangkat yang akan digunakan oleh karyawan dan eksekutif manajemen untuk berinteraksi dengan sistem.

Perangkat ini termasuk server, tablet, laptop, dan komputer desktop. Selain itu, perusahaan perlu berinvestasi dalam jaringan yang baik yang akan menghubungkan perangkat ini agar sistem dapat bekerja secara efektif.

Pelatihan tenaga kerja

Tanpa pemahaman yang tepat tentang cara kerja sistem, mungkin sulit untuk mendapatkan manfaat penuh dari penggunaannya. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa karyawan dan manajer mereka terlatih dengan baik tentang cara menggunakan sistem. Ini bisa menjadi olahraga yang mahal dan memakan waktu.

Sistemnya mahal untuk dibeli

Karena kebutuhan unik setiap organisasi, Sistem Informasi Manajemen harus disesuaikan untuk setiap perusahaan. Ini berarti bahwa harus ada sesi curah pendapat di mana vendor duduk dengan pejabat manajemen yang berusaha memahami kebutuhan sebelum mereka dapat mengembangkan sistem. Akibatnya, biaya sistem naik, sehingga tidak terjangkau oleh perusahaan kecil dan menengah.

Banyak perusahaan akhirnya membeli sistem yang tidak memiliki fitur yang paling mereka butuhkan.

Seperti disebutkan sebelumnya, setiap perusahaan memiliki kebutuhan uniknya sendiri dalam hal Sistem Informasi Manajemen. Saat Anda membeli sistem yang tidak ditujukan untuk perusahaan Anda, Anda akan memiliki akses yang lebih baik ke data yang tidak membantu meningkatkan operasi Anda. Akibatnya, Anda tidak akan bisa mendapatkan laba atas investasi terbaik.

Kebutuhan akan personel yang terlatih untuk menjaga sistem agar bekerja dengan baik setiap saat

Seperti sistem lainnya, sistem informasi manajemen memerlukan pemeliharaan yang tepat agar dapat menghasilkan hasil terbaik. Ini berarti Anda perlu menambahkan personel khusus untuk pemeliharaan sistem di perusahaan Anda. Tanpa orang-orang ini, menggunakan sistem akan menjadi tantangan karena kesalahan tidak akan terselesaikan dan ini akan mengakibatkan inefisiensi dalam operasi.

Sistem Informasi Manajemen sangat dipengaruhi oleh perubahan besar dalam perusahaan

Artinya, sebelum Anda melakukan perubahan dalam cara Anda menjalankan perusahaan, perlu dipertimbangkan dampak perubahan tersebut terhadap sistem informasi.

Kadang-kadang, menjadi tidak mungkin untuk membuat beberapa perubahan tanpa mengubah Sistem Informasi Manajemen sehingga memiliki sistem pada akhirnya menjadi batasan. Namun, sebagian besar perubahan kecil harus dengan mudah dimasukkan ke dalam MIS yang baik.

Sistem Informasi Manajemen akan mengakibatkan hilangnya lapangan kerja bagi sejumlah karyawan di suatu perusahaan

Orang-orang seperti utusan kantor dan juru tulis registri tradisional perlu dikurangi atau dihilangkan setelah sistem dimasukkan karena beberapa tugas ini akan dilakukan secara otomatis pada sistem. Para karyawan ini tidak akan senang dengan perubahan tersebut dan ini dapat dengan mudah mengakibatkan tuntutan hukum atau masalah lain dengan serikat pekerja ketika sejumlah besar karyawan di PHK.

Tips Untuk Menggunakan Sistem Informasi Manajemen yang Efektif dalam Bisnis

Setalah Anda membaca tantangannya, sudah jelas bahwa memasang Sistem Informasi Manajemen adalah cara untuk membuat bisnis berkinerja lebih baik.

Ini berarti bahwa perusahaan harus menemukan cara untuk mengatasi tantangan tersebut. Berikut adalah sejumlah tips yang akan membantu memastikan transisi yang sukses dan lancar.

Ketahui kebutuhan Anda sejak awal

Ini adalah langkah pertama untuk mendapatkan sistem yang efektif. Bahkan sebelum Anda mulai mencari vendor, penting untuk terlebih dahulu memastikan bahwa Anda tahu persis jenis sistem yang Anda inginkan untuk perusahaan Anda. Buatlah daftar kebutuhan yang sejalan dengan tujuan yang Anda miliki sebagai perusahaan.

Daftar ini harus menentukan tujuan dan indikator kinerja utama yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi kesuksesan Anda sebagai sebuah perusahaan. Inilah yang akan Anda lakukan dengan vendor.

Evaluasi sejumlah vendor

Setelah Anda menentukan apa yang Anda butuhkan, sekarang saatnya berbicara dengan sejumlah vendor di pasar.

Cari tahu tentang biaya mereka untuk sistem dan manfaat tambahan apa pun yang akan Anda dapatkan saat membeli sistem dari mereka. Beberapa hal yang harus diperhatikan termasuk dukungan, instalasi, pembaruan, dan pelatihan karyawan tentang cara menggunakan sistem.

Vendor yang akan dipilih adalah orang yang menawarkan sistem yang Anda butuhkan dan pada saat yang sama, orang yang akan memberikan layanan purna jual terbaik untuk memastikan bahwa Anda dapat menggunakan sistem dengan mudah.

Latih karyawan Anda dengan baik

Jangan berasumsi bahwa karyawan Anda akan mengetahui cara menggunakan sistem setelah diterapkan. Ingat, kualitas keputusan yang dibuat oleh manajemen dari penggunaan sistem akan sangat ditentukan oleh data yang telah ditangkap oleh karyawan.

Ini berarti Anda perlu menerapkan semua tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa karyawan ini melakukan pekerjaan dengan baik.

Investasikan pada perangkat yang andal di seluruh perusahaan Anda

Berinvestasi dalam perangkat yang cukup meningkatkan aksesibilitas sistem. Ini memastikan bahwa lebih banyak data dilacak dan sebagai hasilnya, lebih banyak yang dapat diakses oleh manajemen.

Aksesibilitas yang lebih baik juga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memasukkan data ke dalam sistem dan sebagai hasilnya membuatnya tersedia lebih cepat.

Dapatkan sistem yang hanya memiliki fitur yang Anda butuhkan

Daripada berinvestasi dalam sistem rumit yang mahal untuk dijalankan dan melacak data dalam volume besar yang tidak Anda perlukan, Anda harus mencari sesuatu yang memenuhi kebutuhan mendesak dari manajemen perusahaan Anda.

Dengan cara ini, Anda tidak perlu membayar terlalu banyak untuk sistem dan pada saat yang sama, Anda tidak akan membawa tenaga kerja Anda melalui proses pelatihan yang rumit dan tidak perlu. Anda juga akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penggunaan sistem karena fitur dan fungsinya akan mudah dipahami.

Pastikan Anda memilih sistem yang dapat beradaptasi dengan perubahan

Sistem yang Anda pilih harus bisa beradaptasi dengan perubahan di perusahaan. Seiring waktu, Anda mungkin perlu mengubah personel yang menangani tugas berbeda dalam sistem atau laporan yang Anda perlukan untuk dibuat oleh sistem.

Penting untuk memastikan bahwa sistem dapat menangani perubahan kecil namun sering ini dengan mudah tanpa harus menghubungi pengembang. Jika akan ada kebutuhan untuk menghubungi pengembang, seperti jika terjadi perubahan besar, Anda harus mendiskusikannya lebih awal sebelum Anda membuat keputusan untuk membeli sistem.

Namun, sebagian besar perubahan kecil harus dilakukan secara internal.

Bersiaplah untuk perubahan

Memasukkan Sistem Informasi Manajemen dalam bisnis Anda adalah langkah besar yang akan menghasilkan banyak perubahan dalam operasi Anda. Bersiaplah untuk perubahan ini dan persiapkan tenaga kerja Anda untuk itu.

Anda perlu melatih karyawan Anda, memindahkan beberapa dari mereka dari satu departemen ke departemen lain atau bahkan menyesuaikan deskripsi pekerjaan untuk menghilangkan redundansi dalam tugas.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.

Berikut adalah artikel tentang manajemen dan pemasaran lainnya yang bisa Anda baca:

• Manajemen Organisasi: Pengertian, Fungsi, Komponen, Elemen dan Contohnya
• Pengertian Manajemen Proyek, Tahapan, Komponen dan Fungsinya
• Mengetahui Strategi Pemasaran Produk dan Tips Mengoptimalkannya
• Pengertian Bauran Pemasaran Atau Marketing Mix 4P, 7P dan 10P
• 5 Tips Untuk Mengasah Sifat Kepemimpinan Karyawan Anda