Struktur Organisasi: Pengertian, Jenis, dan Cara Memilihnya

Struktur organisasi bisnis membantu mempertahankan fungsinya, tidak peduli seberapa besar atau kecil. Struktur organisasi memungkinkan bisnis dari berbagai ukuran untuk diatur ke dalam departemen yang berfungsi yang bekerja menuju tujuan perusahaan.

Memahami elemen struktur dan desain organisasi dapat membantu Anda menentukan cara terbaik untuk membangun kerangka kerja perusahaan Anda.

Dalam artikel ini, kami membahas definisi struktur dan desain organisasi, serta berbagai jenis untuk Anda putuskan mana yang paling cocok untuk bisnis Anda.

Apa itu struktur organisasi?

Struktur organisasi menggambarkan peran dan tanggung jawab dalam hierarki organisasi. Ini membantu menentukan detail berikut:

• Deskripsi pekerjaan
• Kategorisasi peran ke dalam tim atau departemen
• Siapa yang membuat keputusan departemen?
• Kepada siapa setiap peran melapor

Struktur organisasi dapat membantu bisnis tetap teratur dan mendefinisikan peran dengan jelas. Dengan struktur organisasi yang dibangun dengan baik, manajer dapat mendelegasikan pekerjaan ke peran yang sepenuhnya terlatih untuk tugas tersebut, yang dapat membantu meningkatkan kejelasan, organisasi, produktivitas, dan akuntabilitas.

Apa itu desain organisasi?

Desain organisasi adalah proses diagnostik untuk meningkatkan prosedur perusahaan sehingga mereka beroperasi secara efisien. Ini termasuk meningkatkan:

• Struktur organisasi
• alur kerja
• Sistem mekanik
• Prosedur

Ini juga membantu memastikan beberapa nilai bisnis yang melekat sedang difokuskan pada struktur perusahaan saat ini, termasuk:

• Memenuhi tujuan dan tenggat waktu kerja
• Memastikan semua pekerjaan memenuhi tujuan perusahaan
• Peningkatan layanan pelanggan
• Memastikan akuntabilitas
• Resolusi konflik
• Pendelegasian posisi pengambilan keputusan

Apa perbedaan antara struktur dan desain organisasi?

Perbedaan antara struktur dan desain organisasi adalah representasi yang dimilikinya dalam suatu organisasi. Struktur organisasi adalah representasi statis dari sebuah bisnis.

Manajemen atas dapat merancang, menyusun, dan mengedit rencana ini dan mengubah hubungan setiap peran satu sama lain. Ini dapat memberikan visualisasi dan pemahaman yang mudah tentang bagaimana fungsi bisnis.

Desain organisasi adalah representasi perubahan bisnis. Ini mendefinisikan prosedur yang merestrukturisasi dan meningkatkan organisasi. Keinginan pelanggan, faktor di pasar, ekonomi, dan lingkungan bisnis di sekitarnya semuanya dapat mengubah dan memengaruhi bisnis, itulah sebabnya manajemen tingkat atas menggunakan desain organisasi untuk bereaksi terhadap perubahan tersebut dengan tepat.

Desain organisasi adalah upaya berkelanjutan untuk mengubah bisnis ketika faktor-faktor yang memengaruhinya berubah.

Berikut adalah artikel menarik lainnya yang bisa Anda baca:

• 8 Tips Untuk Meningkatkan Self Awareness
• 10 Best Office Chair Recommendations This Year
• Rumus Efisiensi Produksi: Pengertian dan Cara Menggunakannya
• Apa itu Analisis Sistem? Berikut Pengertian dan Manfaatnya
• 6 Kualifikasi Anggota Tim atau Organisasi yang Baik
• Budaya Organisasi: Pengertian, Fungsi, Kualitas dan Tips Mengembangkannya
• Manajemen Organisasi: Pengertian, Fungsi, Komponen, Elemen dan Contohnya
• Apa itu Audit Manajemen? Berikut Pembahasan Lengkapnya
• Mengenal Prinsip Manajemen Ilmiah Frederick Taylor

6 struktur organisasi yang perlu dipertimbangkan

Saat membangun struktur organisasi untuk bisnis Anda, pertimbangkan contoh struktur berikut:

1. Terpusat

Struktur organisasi terpusat adalah formasi linier yang dengan jelas mendefinisikan posisi lebih tinggi atau lebih rendah dari yang lain.

Struktur terpusat adalah contoh menonjol dari struktur organisasi terpusat. Hirarki biasanya berjalan sebagai berikut, dari yang tertinggi dalam sistem hingga yang terendah:

• Dewan direksi
• CEO
• Tim eksekutif
• Manajer departemen
• Pengawas departemen
• Tenaga kerja karyawan

Struktur terpusat menawarkan sistem yang terstruktur dan lugas, menekankan organisasi dan keahlian dan memastikan anggota organisasi yang terverifikasi berada dalam posisi kekuasaan pengambilan keputusan yang tepat.

2. Terdesentralisasi

Struktur organisasi yang terdesentralisasi memungkinkan lebih banyak fleksibilitas dalam hierarki, memberikan lebih banyak kekuatan pengambilan keputusan kepada setiap karyawan dan departemen.

Sebagian besar departemen dalam struktur organisasi yang terdesentralisasi memiliki otonomi dan dampak yang sama terhadap keputusan bisnis, memungkinkan strategi yang cepat dan fleksibel dalam mengubah iklim bisnis.

Meskipun kurang terstruktur daripada struktur organisasi terpusat, struktur desentralisasi mendukung kemampuan beradaptasi.

3. Fungsional

Struktur organisasi fungsional membagi organisasi berdasarkan spesialisasi tenaga kerjanya. Misalnya, Anda dapat membagi tenaga kerja Anda di bawah struktur ini menjadi departemen yang berfokus pada manufaktur, penjualan, transfer produk, atau sumber daya manusia.

Karena anggota setiap departemen memiliki keahlian yang sama, komunikasi menjadi lebih mudah dan cepat. Pembelajaran dan pelatihan juga dapat lebih cepat karena anggota dapat saling belajar dalam satu departemen.

Namun, karena struktur ini mengisolasi departemen, mereka mungkin kesulitan melihat departemen mereka dari sudut pandang orang lain. Misalnya, departemen sumber daya manusia dapat membuat kebijakan bahwa departemen manufaktur perlu menempatkan instruksi kerja di sebelah setiap mesin.

Namun, departemen manufaktur mungkin tidak melihat penekanan keselamatan dari kebijakan tersebut karena setiap anggota telah menghafal setiap proses. Untuk menghindari isolasi departemen, dorong pertemuan lintas departemen, terutama mengenai kebijakan yang mungkin tumpang tindih dengan departemen.

4. Divisi

Struktur organisasi divisi membagi perusahaan menjadi divisi yang berbeda berdasarkan produk yang dihasilkan, atau lokasi departemen fisik.

Misalnya, produsen furnitur mungkin memiliki satu divisi yang didedikasikan untuk furnitur dalam ruangan, dan mendedikasikan yang lain untuk furnitur luar ruangan. Setiap divisi independen satu sama lain, dilengkapi dengan departemen TI, SDM, pemasaran, dan keuangannya sendiri.

Struktur organisasi divisi bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki output produk yang besar dan beragam, atau bagi mereka yang bekerja di banyak lokasi berbeda.

Namun, bisnis harus dapat menduplikasi tim yang berfungsi penuh beberapa kali, seperti tim TI atau SDM, agar struktur ini tetap efisien.

5. Flatarki

Flatarki dapat bertindak sebagai kebalikan dari hierarki tradisional, menempatkan semua anggota ke dalam tim kerja yang lebih kecil dan memberi setiap tim lebih banyak kekuatan pengambilan keputusan.

Dalam flatarki, setiap tim menggunakan kemandirian mereka untuk membuat keputusan sendiri dan menetapkan tujuan mereka sendiri terhadap misi perusahaan.

Flatarki adalah struktur organisasi yang hemat biaya dan mendorong pengambilan keputusan yang cepat di perusahaan. Komunikasi tetap seterbuka mungkin, mendorong komunikasi yang jelas dan jujur ​​di seluruh bisnis.

Namun, karyawan mungkin memiliki kesadaran peran yang kurang saat berada di bawah sistem ini dan dapat menjadi tidak yakin kepada siapa mereka melapor atau kepada siapa mereka harus bertanya tentang suatu keputusan.

Saat menggunakan sistem ini, pertimbangkan untuk memperjelas garis hierarki sehingga karyawan yang baru mengenal sistem dapat menyesuaikan diri sesegera mungkin.

6. Matriks

Struktur organisasi matriks memungkinkan karyawan untuk dikelompokkan berdasarkan produk, fungsi, wilayah, atau faktor penentu lainnya yang dipilih perusahaan.

Perusahaan dapat membentuk struktur organisasi matriks menjadi sebesar atau serumit yang dibutuhkan, bahkan memungkinkan karyawan untuk tumpang tindih dalam tanggung jawab. Misalnya, seorang karyawan dapat memiliki tanggung jawab dalam sumber daya manusia dan manufaktur.

Karena struktur organisasi matriks lebih dapat disesuaikan daripada struktur lainnya, mereka memungkinkan perusahaan untuk membentuk departemennya dengan cara yang paling sesuai dengan kebutuhannya.

Dengan bantuan desain organisasi, perusahaan dapat menunjuk spesialis ke departemen di mana mereka paling dibutuhkan. Namun, karyawan dapat menjadi bingung mengenai kesadaran peran dan akuntabilitas dalam struktur matriks.

Untuk mencegah hal ini, pertimbangkan untuk membuat peran yang jelas, menjelaskan aspek dan tanggung jawab pekerjaan kepada karyawan baru.

5 elemen desain organisasi yang perlu dipertimbangkan

Anda dapat menggunakan desain organisasi untuk mengevaluasi setiap aspek bisnis Anda dengan tujuan untuk meningkatkan fungsionalitas bisnis secara keseluruhan.

Saat mempertimbangkan desain organisasi untuk bisnis Anda, ada lima elemen bisnis Anda untuk dievaluasi, termasuk:

1. Strategi

Strategi dalam desain organisasi bisnis membedakan bagaimana bisnis Anda akan menyelesaikan tujuan bisnis. Ini mendefinisikan perusahaan:

• Pernyataan misi
• Nilai
• Produk
• Kelompok pasar
• Tujuan
• Proposisi penjualan

2. Struktur

Struktur mendefinisikan bagaimana Anda mengatur setiap peran dalam sebuah organisasi. Ini termasuk departemen atau tim apa yang mengklasifikasikannya, dan tujuan apa yang dilayani masing-masing. Ini dapat membantu mengatur bagian-bagian berikut dari struktur Anda:

• Distribusi daya ke departemen terpusat atau terdesentralisasi
• Fokus organisasi umum seperti divisi, produk, matriks atau struktur fungsionalitas

3. Proses

Proses dapat berupa apa saja mulai dari alokasi anggaran hingga proses dokumentasi Anda. Contoh proses dalam bisnis meliputi:

• Prosedur standar
• Pelacakan metrik
• Proses evaluasi

4. Motivasi

Motivasi membuat staf dan pelanggan tetap tertarik pada kesejahteraan bisnis Anda dan produknya. Beberapa aspek yang dapat diubah oleh desain organisasi meliputi:

• Hadiah untuk karyawan: Promosi, pembayaran komisi, dan bonus
• Hadiah untuk pelanggan: Uji coba gratis, bonus keanggotaan, dan penawaran kesepakatan

5. Rekrutmen

Rekrutmen melihat proses yang terlibat dengan perekrutan, pelatihan dan perekrutan karyawan untuk bisnis Anda. Desain organisasi dapat mengubah salah satu aspek berikut:

• Persyaratan perekrutan
• Detail pelatihan karyawan
• Strategi kampanye

Pentingnya struktur dan desain organisasi

Beberapa alasan mengapa struktur dan desain organisasi penting antara lain:

Membantu menentukan peran karyawan

Struktur organisasi membantu menentukan peran yang dimiliki setiap karyawan dalam bisnis dengan mendefinisikan kelompok yang menjadi milik karyawan.

Bahkan dalam struktur yang dikelola secara longgar seperti flatarchies, karyawan dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang tugas mereka dengan struktur organisasi dan desain organisasi.

Struktur organisasi menempatkan karyawan dengan mereka yang memiliki keahlian yang sama dengan mereka, bahkan dalam flatarki. Dengan bekerja sama dengan karyawan dengan keahlian dan deskripsi pekerjaan yang sama, karyawan dapat lebih memahami seluk-beluk posisi mereka.

Mendorong produktivitas

Karena struktur organisasi dan desain organisasi sama-sama mendorong tenaga kerja yang lebih terorganisir, perusahaan yang menggunakan keduanya dapat mendorong produktivitas yang lebih tinggi dari karyawan mereka.

Karyawan yang dibagi ke dalam kategori berdasarkan keahlian atau fokus produk dapat bekerja sangat baik satu sama lain karena keahlian yang cocok.

Mendefinisikan tujuan perusahaan

Dengan membagi perusahaan Anda menjadi unit yang jelas dengan struktur organisasi dan meningkatkan bisnis Anda menggunakan desain organisasi, Anda lebih akurat mendefinisikan tujuan Anda sebagai sebuah perusahaan.

Misalnya, ketika melalui proses desain organisasi, Anda mungkin menyadari satu struktur lebih baik dari yang lain, yang dapat mengubah tujuan awal dari menggandakan kuota menjadi terus meningkatkan proses perusahaan Anda.

Mempromosikan komunikasi

Hampir setiap format struktur organisasi dapat meningkatkan komunikasi bisnis. Misalnya, dalam struktur organisasi terpusat, karyawan berkomunikasi lebih efektif karena setiap orang memiliki keahlian umum yang sama.

Dalam flatarki, karyawan berkomunikasi lebih efektif karena hierarkinya tidak terlalu ketat dan memungkinkan komunikasi yang lebih terbuka. Dalam struktur desentralisasi, tingkat komunikasi karyawan mungkin lebih cepat, meningkatkan hasil komunikasi.

Tips untuk menerapkan struktur dan desain organisasi

Saat menerapkan struktur organisasi atau desain organisasi, perhatikan tips berikut:

Tentukan unit atau departemen bisnis Anda

Mendefinisikan bagian-bagian yang berbeda dari bisnis Anda dapat membantu Anda menemukan struktur organisasi apa yang dapat berfungsi dengan baik di bawah bisnis Anda.

Unit bisnis adalah sekelompok karyawan dengan tujuan dan keterampilan yang sama, dan seorang manajer sering kali mengawasi unit-unit ini.

Tergantung pada struktur organisasi, manajer dapat bekerja sama dengan manajer dan departemen lain. Jumlah, lokasi, dan tugas departemen Anda semuanya dapat membuat perbedaan dalam memahami struktur organisasi mana yang dapat membantu bisnis Anda.

Tentukan struktur seperti apa yang paling cocok

Setelah mengevaluasi sifat bisnis Anda, memilih struktur organisasi yang sesuai dengan bisnis Anda dapat membantu kesuksesan bisnis. Usaha kecil dapat memperoleh manfaat dari struktur pembagian departemen, sementara bisnis yang lebih besar yang mencakup banyak negara dapat memperoleh manfaat dari struktur matriks.

Tentukan siapa manajer Anda

Setelah memilih struktur Anda, bahkan struktur yang mungkin memiliki lebih sedikit figur manajemen, mungkin membantu untuk menentukan siapa yang berada dalam posisi manajemen. Ini dapat membantu meningkatkan kesadaran akan peran dan menetapkan kejelasan posisi di antara karyawan.

Tentukan deskripsi pekerjaan Anda

Karena penting untuk menentukan posisi manajemen, tenaga kerja umum juga dapat memperoleh manfaat dari memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas dan terperinci.

Dengan melakukan ini, setiap orang dapat dengan jelas memahami harapan dan tanggung jawab mereka dalam bisnis terlepas dari strukturnya.

Tentukan ekspektasi kinerja Anda

Untuk menerapkan desain organisasi untuk bisnis Anda, perusahaan Anda mungkin perlu menentukan ekspektasi kinerja apa yang dimilikinya untuk tenggat waktu tertentu.

Harapan metrik yang tepat dapat sangat bergantung pada konteks organisasi, namun, mereka sangat membantu ketika meningkatkan bisnis.