Analisis GAP : Apa itu dan Mengapa itu Penting dalam Manajemen Proyek?

Contents hide

Bagaimana Analisis Gap dapat Membantu Anda?

Cara Mengaplikasikan Analisis GAP pada Proyek atau Bisnis Anda

Tidak peduli berapa banyak perencanaan yang Anda lakukan, ketika Anda menjalankan proyek, Anda mungkin masih menghadapi beberapa tantangan. Solusinya adalah Anda harus memiliki alat yang tepat untuk membantu Anda membuat perencanaan. Memahami apakah proyek Anda sesuai rencana itu penting dan memahami cara melakukannya itu sederhana. Analisis Gap dapat membantu dan tidak sulit untuk dipahami.

Apa itu Analisis Gap?

Dalam jangka pendek, analisis Gap adalah proses yang digunakan manajer proyek untuk membandingkan kinerja aktual versus kinerja yang diharapkan. Organisasi mana pun akan mendapat banyak keuntungan dari ini, terlepas dari apakah perusahaan memenuhi harapan atau menggunakan sumber dayanya dengan baik.

Menggunakan templat analisis Gap berarti Anda memahami bagaimana perusahaan melakukan seluruh rencana dan kegiatan apa saja yang harus dilakukan. Analisis ini biasanya dilakukan ketika Anda ingin tahu bagaimana kemajuan proyek. Sangat penting untuk melakukan ini secara teratur, terutama ketika pada proyek yang besar

Berikut ini beberapa detail yang akan membantu Anda lebih memahami apa itu analisis Gap:

Metode yang digunakan untuk menjelaskan kinerja.
Bagus untuk membandingkan situasi saat ini dengan yang diharapkan
Digunakan untuk menemukan kekuatan dan kelemahan
Dapat membantu menciptakan proses yang lebih baik
Menunjukkan semua kegiatan kepada para pemangku kepentingan atau stakeholder

Karena ini dapat digunakan oleh manajer proyek untuk menemukan masalah dan mengkomunikasikannya untuk membuat kemajuan, mengetahui apa yang dimaksud dengan analisis Gap adalah penting. Ada berbagai metodologi yang digunakan untuk analisis ini, dan akan kami bahas pada artikel ini.

Bagaimana Analisis Gap dapat Membantu Anda?

Penggunaan utama analisa ini adalah untuk mengontrol berbagai aspek proyek dengan data. Ini penting karena:

Analisis gap akan membantu Anda menemukan kekurangan yang harus diatasi. Mungkin lebih mudah untuk mengukur atau mengidentifikasi mereka dan dalam jangka panjang, dan akan membantu dalam melakukan perbaikan.
Melakukan analisis gap akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Ini akan menunjukkan apa pun yangmerugikan yang sedang terjadi. Setelah selesai, Anda akan dapat lebih fokus pada sumber daya dan peluang apa yang perlu diubah.
Menggunakan alat analisis gap juga dapat membantu Anda memiliki gambaran umum seluruh perusahaan atau setidaknya fungsi tertentu. Ini membantu manajer melihat apakah organisasi memiliki sumber daya yang cukup untuk memenuhi segala rencana yang telah dibuat.
Anda juga dapat menggunakan analisa ini sebagai alat untuk membandingkan kinerja dengan potensi yang ada. Mengetahui perincian yang menunjukkan seberapa banyak produk atau orang yang tidak produktif sangat penting.
Proses analisis gap berarti Anda akan memiliki lebih banyak data tentang cara meningkatkan. Misalnya, ketika digunakan dalam manufaktur, analisi ini dapat membantu mengelola sumber daya. Yang kami maksud dengan sumber daya adalah uang, materi, atau sumber daya manusia.

Contoh Analisis Gap

Meskipun dunia bisnis memiliki banyak bidang, dari penjualan, hingga layanan pelanggan, dan sebagainya, kita masih dapat sering menggunakan analisa gap. Berikut adalah beberapa contoh yang menunjukkan kisaran bagaimana perusahaan dapat menggunakan analisa ini:

Ketika suatu perusahaan meluncurkan produk, ia juga dapat melakukan analisis gap untuk menentukan mengapa penjualan tidak bekerja seperti yang diharapkan.
Ketika produktivitas organisasi tidak memenuhi harapan, analisis ini dapat banyak membantu dan menemukan apa yang perlu diubah.
Jika suatu perusahaan kekurangan pasokan atau sumber daya, ia dapat melakukan analisa gap untuk menemukan alasan mengapa hal tersebut bisa terjadi.
Analisis ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi apakah suatu produk memenuhi target yang dibutuhkan.
Ini juga dapat membantu menemukan segmentasi pasar yang lebih baik dengan membandingkan perkiraan.
Kegunaan lain bisa untuk memeriksa portofolio produk untuk menemukan peluang penjualan baru. Dalam jangka pendek, ini berarti bahwa perusahaan dapat menemukan produk baru untuk dijual.
Hal lain yang dapat mereka lakukan adalah memahami mengapa produk tertentu tidak laku.

Tantangan dalam Melakukan Analisis Gap

Ketersediaan data yang relevan

Untuk melakukan analisis Gap, Anda memerlukan data yang akurat dan relevan. Namun, terkadang data yang diperlukan tidak tersedia atau sulit ditemukan. Keterbatasan data ini dapat menyulitkan dalam mengidentifikasi kesenjangan antara situasi saat ini dan tujuan yang diinginkan.

Pengukuran yang objektif

Mengukur kesenjangan antara kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan dapat menjadi subjektif. Hal ini terutama terjadi ketika terdapat perbedaan dalam interpretasi antara pihak yang terlibat. Diperlukan pendekatan yang objektif dan jelas dalam menentukan ukuran dan kriteria yang digunakan dalam analisis Gap.

Kompleksitas analisis

Analisis Gap dapat melibatkan banyak aspek yang harus dievaluasi. Terkadang, situasi yang ingin dicapai dan tantangan yang dihadapi dapat melibatkan berbagai faktor seperti sumber daya manusia, teknologi, proses bisnis, atau regulasi. Memahami dan menganalisis semua aspek ini secara komprehensif dapat menjadi tantangan tersendiri.

Penentuan prioritas

Setelah mengidentifikasi kesenjangan, tantangan selanjutnya adalah menentukan prioritas tindakan yang harus diambil. Terdapat banyak faktor yang perlu dipertimbangkan, seperti dampak, biaya, sumber daya yang tersedia, dan urgensi. Menentukan prioritas yang tepat memerlukan pemahaman yang mendalam tentang bisnis dan kebutuhan organisasi.

Perubahan yang kompleks

Analisis Gap seringkali mengarah pada kebutuhan untuk melakukan perubahan dalam organisasi. Implementasi perubahan yang efektif dapat melibatkan resistensi dari pihak-pihak yang terlibat, tantangan dalam mengubah kebiasaan dan budaya kerja, serta pengelolaan perubahan secara menyeluruh. Mengatasi perubahan yang kompleks ini membutuhkan strategi yang baik dan keterlibatan aktif dari seluruh tim dan pihak yang terkait.

Untuk mengatasi tantangan ini, penting untuk memiliki sumber daya yang memadai, termasuk data yang akurat, pendekatan yang objektif, dan pemahaman yang mendalam tentang bisnis dan konteksnya. Selain itu, kolaborasi dengan tim yang terlibat dan komunikasi yang efektif juga penting dalam mencapai pemahaman yang lebih baik, memperbaiki kekurangan, dan mengimplementasikan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Cara Melakukan Analisis Gap

Selanjutnya adalah kita akan membahas cara melakukan analisis gap berdasarkan lima langkah yang dijelaskan di bawah ini. Mulai sekarang, Anda akan tahu persis apa yang harus Anda lakukan ketika melakukan analisa ini.

Identifikasi keadaan saat ini

Peningkatan dalam penggunaan data membantu organisasi memeriksa bagaimana kinerjanya. Informasi berbeda yang berasal dari departemen penjualan atau rumah produksi semuanya dapat dilacak dengan mudah.

Ini membantu dalam menciptakan titik data spesifik yang dapat digunakan perusahaan untuk memeriksa posisi dan kinerja mereka. Memahami di mana Anda berada sekarang membantu menciptakan rencana tindakan yang lebih realistis.

Anda juga dapat memeriksa apakah ada kemajuan yang dicapai menuju kondisi yang diinginkan. Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana, akan sangat sulit untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tertentu.

Identifikasi keadaan masa depan Anda

Sebagai manajer proyek, Anda perlu menemukan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan Anda. Menentukan sasaran berarti Anda akan mengetahui arah pasti ke mana perusahaan Anda ingin pergi. Mulailah menggunakan templat analisis gap yang diberikan kepada Anda dan lihat cara kerjanya.

Sasaran masa depan mungkin adalah salah satu hal terbaik yang dapat Anda tetapkan untuk suatu organisasi. Ini karena, untuk mencapainya, banyak upaya perlu dilakukan.

Ketika Anda melakukan analisa gap untuk rencana strategis Anda, periksa semua detail. Tempat yang baik untuk melihat adalah target pada rencana Anda.

Target-target ini bisa dari dua hingga lima tahun kedepan. Selalu tanyakan pada diri sendiri di mana Anda sekarang dan bandingkan dengan data yang Anda kumpulkan.

Identifikasi kesenjangan atau gap

Jika Anda tahu di mana Anda menuju dan di mana Anda mulai, ruang antara dua titik adalah bagian eksekusi. Anda juga bisa menyebutnya celah atau gap.

Gali lebih dalam dan tentukan detail mengapa celah itu terjadi. Ajukan kepada diri sendiri pertanyaan yang berlaku untuk bisnis Anda. Cobalah untuk menjawabnya dengan tepat dan jangan membohongi diri sendiri.

Lebih spesifik tentang itu. Jika pendapatan Anda per karyawan adalah 50.000.000 kurang dari rencana yang Anda lakukan, mengapa itu terjadi? Apakah ada masalah dalam alur kerja Anda, dengan pelanggan Anda atau dengan kisaran harga?

Identifikasi bagaimana Anda akan menjembatani masalah yang terjadi

Setelah Anda menyimpulkan masalah yang terjadi, langkah selanjutnya Anda harus menganalisis masalah tersebut. Penting untuk memahami mengapa itu terjadi dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran Anda.

Putuskan apa yang harus Anda ubah dan tentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk itu. Buat tanggal akhir untuk saat Anda ingin masalah diselesaikan.

Jika Anda tidak memiliki tanggal berakhir untuk proses tertentu, itu adalah hal yang buruk. Pilih tanggal penyelesaian, meskipun jauh di masa depan. Langkah terakhir adalah menetapkan tonggak untuk memastikan kesuksesan Anda.

Cara Mengaplikasikan Analisis GAP pada Proyek atau Bisnis Anda

1. Tinjau keadaan Anda saat ini

Pertama, Anda harus mengetahui area mana yang harus diterapkan analisis GAP atau kesenjangan. Anda juga perlu menemukan di mana Anda dan organisasi Anda sebelum membuat rencana untuk mencapai target masa depan Anda.

Misalnya Anda adalah seorang penjual sepatu dan tujuan keseluruhan organisasi Anda dapat berhubungan dengan menjadi merek sepatu teratas di media sosial.

Namun, Anda menerima catatan dari tim penjualan Anda bahwa penjualan sepatu Anda telah menurun selama kuartal terakhir dan bahwa pesaing memiliki lebih banyak pengikut di akun mereka.

Oleh karena itu, pertimbangkan untuk bertanya pada diri sendiri apakah ada masalah dengan produk yang Anda jual atau apakah Anda perlu mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke tim penjualan dan pemasaran untuk menghasilkan penjualan atau pengikut.

Anda hanya akan mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dengan berbicara dengan orang-orang top di setiap departemen, dan secara kritis mengevaluasi indikator kinerja utama (KPI) Anda untuk mengidentifikasi dengan tepat di mana merek Anda berada di pasar.

Untuk memulai, gunakan alat analisis kesenjangan untuk membantu Anda mengumpulkan informasi yang relevan. Berikut adalah contoh alat analisis kesenjangan:

Analisis SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats. Ini adalah metode analisis GAP yang dikembangkan secara khusus untuk menentukan faktor internal dan eksternal yang berdampak pada efektivitas dan kesuksesan perusahaan.

Dengan mengidentifikasi keempat faktor tersebut, Anda akan dapat menentukan solusi terbaik dengan memanfaatkan kekuatan Anda dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai, sambil meminimalkan potensi ancaman.

Fishbone diagram

Diagram ini mengeksplorasi akar penyebab masalah yang Anda hadapi dan merupakan diagram yang digunakan jika Anda menilai situasi saat ini.

Pengukuran, material, orang, mesin, metode, dan lingkungan adalah konsep umum yang digunakan untuk mengukur keadaan bisnis Anda.

Kerangka kerja 7S McKinsey

Kerangka kerja ini didasarkan pada tujuh pengelompokan yang berpusat pada orang untuk memeriksa karakteristik bisnis, termasuk struktur, strategi, sistem, staf, keterampilan, gaya, dan nilai-nilai bersama.

Saat menggunakan model ini, Anda harus mengisi status saat ini dan status masa depan untuk setiap kategori untuk menentukan di mana kesenjangan itu ada. Kemudian, Anda dapat merancang solusi yang ditargetkan untuk mengatasi kesenjangan tersebut.

Model Nadler-Tushman

Metode Nadler-Tushman adalah model kesesuaian organisasi yang mempelajari bagaimana proses yang berbeda dalam organisasi bisnis bekerja sama dan efek kesenjangan pada efisiensi operasionalnya secara keseluruhan.

Ini memeriksa kesenjangan ini dengan mengevaluasi sistem operasional perusahaan dan mengkategorikan proses bisnis menjadi tiga jenis: input, transformasi dan output.

Faktor yang dianggap sebagai input meliputi sumber daya yang digunakan, lingkungan operasional, dan budaya perusahaan, sedangkan transformasi melibatkan orang, sistem, dan aktivitas yang ada saat ini untuk mengubah input menjadi output.

Output adalah hasil dari proses yang ditetapkan oleh bisnis. Ketiga kategori ini harus kongruen untuk menghasilkan dan mempertahankan produktivitas dari staf Anda.

Analisis PEST

Alat ini mirip dengan analisis SWOT karena menyediakan struktur yang diperlukan untuk memeriksa ancaman dan peluang bisnis Anda.

Namun, PEST memungkinkan Anda untuk menyoroti peluang perubahan dan meminimalkan ancaman yang lazim di pasar Anda.

Pertimbangkan untuk melakukan analisis PEST setelah analisis SWOT untuk melihat apakah Anda memiliki peluang dan ancaman tambahan dan kemudian mengidentifikasi bagaimana Anda akan bertindak berdasarkan informasi yang disajikan dengan alat ini.

2. Kenali keadaan masa depan Anda

Setelah Anda sepenuhnya memahami fungsi organisasi Anda, tentukan keadaan ideal untuk organisasi Anda. Langkah ini bukan di mana Anda menguraikan bagaimana Anda akan sampai di sana.

Anda harus mengambil pola pikir idealis untuk mencari tahu seperti apa puncak itu bagi Anda. Pastikan untuk menyertakan umpan balik dari karyawan Anda dalam hal apa yang mereka ingin lihat terjadi dengan perusahaan dan bagaimana mereka ingin terlibat dalam penskalaan organisasi Anda.

Keadaan masa depan ideal Anda adalah mengendalikan proses pembuatan prospek untuk memberi tim penjualan Anda lebih banyak waktu untuk melakukan panggilan selama jam kerja.

Dalam hal ini, kinerja tim penjualan Anda tidak memenuhi standar yang telah Anda tetapkan untuk mereka, tetapi mengenali situasi ideal untuk staf Anda menunjukkan bahwa Anda membuat upaya terkonsentrasi untuk meningkatkan penjualan mereka dan meningkatkan jumlah klien melakukan bisnis dengan Anda.

3. Identifikasi kesenjangan dan solusi potensial

Menyatukan dua langkah pertama memperlihatkan apa yang masih Anda perlukan untuk mencapai tujuan Anda. Langkah ini adalah saat Anda dan tim kepemimpinan Anda memilih solusi apa yang dapat menjembatani kesenjangan kinerja organisasi Anda.

Oleh karena itu, keputusan Anda tentang cara menjembatani mungkin tergantung pada apakah Anda mencari jaminan kontrol atas kesuksesan versus biaya untuk mencapai tujuan Anda.

Untuk merujuk kembali ke contoh penjualan, lihat bagaimana tim Anda beralih dari tim penjualan yang belum mencapai sasaran penjualannya menjadi tim yang melebihi target dan memberikan layanan pelanggan yang sangat baik.

Beberapa opsi yang perlu dipertimbangkan dalam skenario ini adalah:

Pekerjakan pekerja magang untuk membantu memasukkan prospek ke dalam sistem CRM.
Evaluasi kembali beban kerja staf penjualan Anda dan lihat apakah tenaga penjualan baru diperlukan untuk menjembatani kesenjangan tersebut.
Konsentrasikan upaya penjualan staf penjualan Anda pada klien terkenal yang dapat menghasilkan lebih banyak pendapatan bagi perusahaan.

4. Jalankan rencana final

Anda harus bekerja sama dengan para pemimpin di bisnis dalam berkomunikasi dengan tim Anda mengenai rencana untuk meningkatkan skala organisasi.

Dengan demikian, umpan balik mereka atau feedback menjadi penting dan dapat memberikan wawasan tentang strategi yang dimaksudkan yang mungkin belum pernah dibahas sebelumnya.

Secara keseluruhan, Anda akan memiliki keputusan akhir, dan perubahan Anda akan memengaruhi tim tertentu secara berbeda. Sangat penting untuk mengingat tujuan SMART saat merumuskan strategi dengan tujuan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti yang disiapkan untuk staf Anda.

Kesimpulan

Ketika Anda menetapkan tujuan, Anda ingin menjadi jelas dan tepat dengannya. Bersikaplah realistis dan jangan melakukan sesuatu yang berlebihan.

Pahami semua detail dan bagaimana hal itu akan berdampak pada Anda. Perubahan yang dilakukan oleh tim atau organisasi Anda pasti dapat berdampak pada orang lain. Pikirkan tentang efek yang akan terjadi ketika Anda membuat rekomendasi Anda.

Setelah Anda melakukan analisis gap ini, pastikan Anda mencoba membuat sendiri. Tambahkan detail yang lebih spesifik untuk Anda. Jika Anda tidak melakukan ini, Anda mungkin berisiko bahwa solusinya tidak akan menjadi yang terbaik untuk Anda.

Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.