Metrik Pengukuran Kesehatan Proyek dan Elemennya

Contents hide

Apa yang dimaksud dengan kesehatan proyek?

Mengapa penting mengetahui kesehatan proyek?

Elemen-elemen penting dalam mengukur kesehatan proyek

Organisasi menjalankan berbagai proyek secara bersamaan untuk mencapai tujuan bisnis. Setiap proyek bisnis memiliki tolok ukur dan standarnya sendiri yang mengindikasikan keberhasilan dan kesehatan proyek.

Memantau dan mengelola kesehatan proyek selama pengembangannya dapat membantu mengidentifikasi dan mengendalikan risiko, meningkatkan kualitas hasil, dan memastikan penyelesaian tepat waktu.

Pada artikel ini, kami menjelaskan apa itu kesehatan proyek, mengulas bagaimana kesehatan proyek dapat berdampak pada bisnis dan memberikan strategi untuk memantau kesehatan proyek.

Apa yang dimaksud dengan kesehatan proyek?

Kesehatan proyek adalah status fungsionalitas dan kemajuan proyek secara keseluruhan menuju penyelesaian yang sukses.

Kesehatan proyek dapat mencakup kesuksesan finansial, produktivitas karyawan, kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu, penganggaran, dan kualitas penugasan.

Untuk menilai kesehatan proyek, para profesional bisnis melakukan pemeriksaan kesehatan proyek yang meninjau apakah setiap elemen proyek memenuhi harapan.

Anda dapat melakukan pemeriksaan kesehatan proyek secara berkala untuk melacak kesehatan proyek dari waktu ke waktu, atau melakukan pemeriksaan kesehatan satu kali untuk mengidentifikasi masalah dan area yang perlu diperbaiki.

Mengapa penting mengetahui kesehatan proyek?

Memiliki proyek bisnis yang sehat dan melacak kesehatan proyek adalah penting karena kesehatan proyek dapat berdampak langsung pada kepuasan klien, produktivitas karyawan, dan kesuksesan bisnis.

Ketika sebuah proyek sehat, Anda dapat memiliki kepercayaan diri untuk mencapai hasil yang ideal dan mengarahkan sumber daya perusahaan ke inisiatif lain.

Memantau kesehatan proyek juga dapat membantu Anda menentukan efektivitas strategi, teknik, dan alur kerja proyek.

Melakukan penilaian kesehatan proyek memberikan wawasan kepada manajer dan pemangku kepentingan tentang perkembangan dan pertumbuhan proyek.

Mereka mengumpulkan informasi tentang apa yang perlu ditingkatkan dan elemen proyek apa yang memiliki tingkat keberhasilan tertinggi.

Pemeriksaan kesehatan proyek yang proaktif memungkinkan Anda mengidentifikasi risiko dan tantangan serta melakukan perubahan sebelum risiko dan tantangan tersebut memengaruhi hasil proyek.

Elemen-elemen penting dalam mengukur kesehatan proyek

Bergantung pada beberapa faktor seperti jenis, ruang lingkup, dan tujuan proyek serta ukuran organisasi Anda, ada beberapa elemen kunci yang perlu dinilai selama pemeriksaan kesehatan.

Berikut adalah lima elemen kunci yang perlu ditinjau saat melakukan pemeriksaan kesehatan dalam proyek Anda:

Konsistensi

Tentukan apakah setiap aspek proyek sesuai dengan kebijakan, standar, dan praktik terbaik organisasi. Memiliki teknik dan hasil kerja yang seragam memastikan bahwa tim dapat memberikan hasil yang konsisten dan dapat diandalkan untuk klien.

Keuangan dan kontrol proyek

Mengikuti anggaran, memvalidasi pembelian dan memantau pengeluaran proyek adalah bagian penting dari pemeriksaan kesehatan. Proyek yang sehat memenuhi ekspektasi awal tentang pengeluaran dan pendapatan, sehingga memungkinkan alokasi sumber daya yang efektif.

Penyelarasan tujuan

Proyek yang sehat menghubungkan setiap tugas, penugasan, dan tindakan dengan tujuan organisasi yang lebih besar. Pemeriksaan kesehatan proyek menentukan apakah tujuan setiap proyek sesuai dengan misi umum perusahaan.

Efisiensi tim

Cara kerja tim merupakan elemen penting dari kesehatan proyek. Interaksi antara anggota tim, metode komunikasi dan distribusi tanggung jawab dapat mempengaruhi kualitas proyek dan kesuksesan secara keseluruhan.

Penilaian risiko

Agar proyek menjadi sehat, penting untuk menyadari risiko dan cara mencegahnya. Proyek dengan tingkat risiko tinggi mungkin memerlukan lebih banyak perhatian dan pemantauan agar tetap sehat.

Peran yang memantau kesehatan proyek

Ada banyak posisi yang berperan dalam melacak kesehatan proyek dan membuat penyesuaian untuk mendorong hasil yang sukses. Ada dua peran utama yang secara aktif mengelola kesehatan proyek:

Manajer proyek

Manajer proyek memastikan bahwa tim proyek mencapai tujuannya dalam kerangka waktu dan anggaran awal. Selama tahap perencanaan, manajer proyek menetapkan tujuan dan mengalokasikan sumber daya keuangan, manusia, dan teknologi yang memadai untuk mencapai tujuan tersebut.

Selama proyek berlangsung, manajer proyek mendelegasikan tugas dan menyesuaikan sumber daya untuk memfasilitasi kelancaran alur kerja dan mengatasi tantangan. Beberapa tugas manajer proyek meliputi:

Mengembangkan rencana proyek
Merekrut anggota tim proyek yang ideal
Memimpin dan mengelola tim proyek
Mengelola hasil proyek
Menentukan fase proyek dan membuat jadwal
Menetapkan peran dan tugas kepada anggota tim proyek
Memberikan laporan kepada manajemen senior tentang kemajuan proyek

Analis bisnis

Secara umum, peran analis bisnis adalah memberikan rekomendasi kepada organisasi yang membantu meningkatkan hasil bisnis.

Analis bisnis dapat membantu pengembangan perusahaan secara keseluruhan atau memberikan saran untuk meningkatkan kesehatan proyek untuk akun-akun utama.

Kontribusi dari analis bisnis membantu memaksimalkan hasil proyek dengan memecahkan masalah atau meningkatkan kinerja karyawan. Tugas seorang analis bisnis dalam manajemen proyek meliputi:

Membantu mendefinisikan proyek dan tujuannya
Menyarankan perbaikan proses
Mengeksplorasi lingkungan proyek untuk mengidentifikasi aset dan tantangan
Mengembangkan rencana tindakan untuk meningkatkan peluang dan mengurangi risiko
Mendokumentasikan persyaratan bisnis
Memverifikasi bahwa hasil proyek memenuhi persyaratan yang diinginkan

Metrik untuk memantau kesehatan proyek

Memantau kesehatan proyek merupakan komponen penting dari kesuksesan proyek dan kontribusi terhadap tujuan bisnis.

Salah satu cara terbaik untuk mengoptimalkan hasil proyek adalah dengan mengumpulkan data tentang key performance indicator (KPI). Metrik ini memberikan bukti statistik tentang kesehatan proyek dengan menggunakan detail bisnis yang terukur.

KPI yang baik untuk melacak kesehatan proyek memenuhi kriteria berikut:

Sederhana: KPI harus mudah dipahami sehingga semua anggota tim proyek dapat menginterpretasikan kesehatan proyek.
Relevan: Gunakan metrik yang berhubungan dengan tujuan proyek dan aspek kesehatan proyek yang ingin Anda nilai.
Terukur: Metrik kesehatan proyek yang berguna memiliki proses yang jelas untuk mengumpulkan dan menghitung data.

Beberapa KPI yang dapat Anda gunakan untuk melacak kesehatan proyek meliputi:

Nilai yang direncanakan

Juga dikenal sebagai biaya yang dianggarkan untuk jadwal kerja atau budgeted cost of work schedule (BCWS), nilai yang direncanakan adalah biaya yang Anda perkirakan akan dihabiskan saat Anda memenuhi tolok ukur penyelesaian.

Hal ini memberi Anda wawasan tentang biaya yang diharapkan dari proyek pada setiap titik dalam pengembangan proyek, yang dapat Anda bandingkan dengan biaya aktual selama proyek berlangsung.

Saat mengukur nilai yang direncanakan, pertimbangkan tingkat penyelesaian proyek dan total anggaran yang dialokasikan. Anda dapat mengukur nilai yang direncanakan menggunakan rumus berikut:

Nilai yang direncanakan = (persentase penyelesaian proyek yang direncanakan) x (anggaran)

Sebagai contoh, jika Anda memiliki total anggaran sebesar 200.000.000 dan ingin menghitung nilai yang direncanakan di tengah-tengah proyek, gunakan perhitungan ini:

Nilai yang direncanakan = 50% x 200.000.000

Menurut perhitungan, nilai yang direncanakan untuk proyek pada saat 50% penyelesaian adalah 100.000.000. Anda bisa menggunakan angka ini untuk menentukan berapa banyak anggaran yang harus dibelanjakan pada setiap sasaran waktu proyek.

Nilai yang diperoleh

Nilai yang diperoleh, atau biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dilakukan atau budgeted cost of work performed (BCWP), adalah tolok ukur yang menguraikan berapa banyak anggaran yang sesuai dengan tingkat penyelesaian proyek.

Sementara nilai yang direncanakan melacak biaya yang diharapkan pada berbagai titik dalam proyek, nilai yang diperoleh melacak anggaran yang sesuai untuk pekerjaan yang telah diselesaikan. Rumus untuk menghitung nilai yang diperoleh adalah:

Nilai yang diperoleh = (persentase aktual penyelesaian proyek) × (anggaran)

Sebagai contoh, jika tim proyek Anda telah menyelesaikan 10% dari sebuah proyek dengan anggaran 100.000.000, gunakan pertanyaan ini:

Nilai yang diperoleh = 10% x 100.000.000

Pengeluaran yang disetujui pada penyelesaian 10% adalah 10.000.000. Jika biaya aktual sama dengan atau kurang dari 10.000.000 pada titik tengah, maka proyek tersebut memiliki kesehatan keuangan yang baik.

Biaya aktual

Biaya aktual adalah jumlah uang yang Anda keluarkan untuk sebuah proyek. Ini adalah jumlah dari semua transaksi yang berhubungan dengan proyek yang terjadi.

Jika anggaran Anda untuk sebuah proyek adalah 50.000.000 tetapi Anda hanya menghabiskan 45.000.000, biaya aktual Anda adalah 45.000.000. Menghitung biaya aktual memberi Anda gambaran yang jelas tentang pengeluaran proyek untuk pekerjaan yang telah dilakukan hingga saat ini.

Varians jadwal dan biaya

Varians jadwal dan varians biaya adalah metrik pelengkap yang menjelaskan bagaimana biaya aktual dan tanggal penyerahan dibandingkan dengan anggaran dan tenggat waktu yang diharapkan.

Varians Jadwal atau Schedule Variance (SV) menunjukkan apakah proyek sesuai jadwal. Jika jumlahnya positif, maka proyek memiliki kesehatan yang baik. Varians jadwal negatif menunjukkan adanya masalah jadwal. Ini menggunakan rumus ini:

Varians jadwal = (nilai yang diperoleh) – (nilai yang direncanakan)

Varians biaya menentukan apakah proyek tersebut sehat secara finansial dan memenuhi ekspektasi anggaran. Rumus untuk menghitung varians biaya adalah:

Varians biaya = (nilai yang diperoleh) – (biaya aktual)

Tingkat pemanfaatan dan realisasi

Tingkat pemanfaatan dan realisasi adalah dua metrik yang memungkinkan Anda menentukan apakah Anda menggunakan waktu karyawan secara efisien.

Tingkat pemanfaatan mengukur penggunaan sumber daya, seperti total jam kerja. Anda dapat menghitungnya dengan menggunakan rumus berikut:

Tingkat pemanfaatan = (total jam yang ditagih) ÷ (total jam yang dapat ditagih)

Tingkat realisasi adalah format persentase dari total jam yang dapat ditagih sehubungan dengan total jam yang tersedia dalam bentuk persentase:

Tingkat realisasi = (total jam yang ditagih) ÷ (total jam yang dapat ditagih)

Margin laba kotor

Margin laba kotor untuk sebuah proyek mengidentifikasi profitabilitas dan potensi penghasilan proyek. Ini menjelaskan berapa banyak keuntungan yang Anda dapatkan dari setiap proyek setelah biaya dan pengeluaran.

Hitung margin laba kotor menggunakan rumus ini: