Project Forecasting: Pengertian, Teknik dan Tips Mengelolanya

Perencanaan proyek yang terperinci dapat membantu Anda mengelola sumber daya dengan lebih baik dan tetap berada di dalam anggaran dan tenggat waktu. Dengan menggunakan project forecasting, Anda dapat membuat prediksi yang berguna tentang kapan dan bagaimana proyek Anda dapat berkembang. Hal ini memungkinkan Anda membuat penyesuaian lain untuk mencapai hasil proyek yang lebih baik.

Pada artikel ini, kami mendefinisikan project forecasting, menjelaskan pentingnya, dan mendiskusikan teknik perkiraan serta kiat-kiat untuk membantu Anda memulai.

Apa yang dimaksud dengan project forecasting?

Project forecasting adalah prosedur yang digunakan untuk membuat prediksi atau perkiraan tentang masa depan proyek yang sedang berjalan.

Dengan menganalisis metrik seperti biaya, durasi, dan kualitas atau kinerja hasil, manajer proyek dapat menentukan apakah sebuah proyek berada di jalur yang tepat.

Jika project forecasting menunjukkan kemajuan yang baik, Anda dapat memilih untuk melanjutkan proyek, menyetujui proyek serupa, atau mengumumkan proyek tersebut secara publik.

Jika perkiraan menunjukkan tantangan yang tidak terduga, Anda dapat melakukan penyesuaian yang sesuai untuk mengakomodasi lintasan proyek yang baru.

Baca juga: Agile Project Management: Pengertian, Prinsip dan Tahapannya

Mengapa forecasting penting dalam manajemen proyek?

Prakiraan penting karena membantu Anda mengidentifikasi dan mengakomodasi faktor risiko proyek, memprediksi hasil proyek seakurat mungkin, dan membantu memastikan keberhasilan proyek secara keseluruhan.

Manajer proyek umumnya memenuhi tujuan proyek dengan memperhitungkan ruang lingkup, sasaran kualitas, risiko, biaya, durasi yang diproyeksikan, dan sumber daya manusia yang diperlukan untuk proyek apa pun.

Mereka kemudian bekerja untuk menjaga komunikasi dan alur kerja yang efektif untuk memenuhi persyaratan dan tenggat waktu.

Meskipun data dari proyek sebelumnya dapat berguna dalam membuat rencana awal, project forecasting memungkinkan tim proyek untuk melakukan penyesuaian secara proaktif dan real-time terhadap proyek.

Project forecasting paling akurat jika dilakukan setidaknya 20% dari perjalanan proyek. Melengkapi perkiraan mungkin akan lebih berguna ketika proyek sudah selesai antara 20-40%.

Waktu ini membantu memastikan bahwa prakiraan didasarkan pada jumlah data yang cukup, yang dapat menghasilkan prediksi dan evaluasi faktor risiko yang lebih akurat.

Sebelum proyek setidaknya 20% selesai, lihat rencana proyek awal untuk mendapatkan panduan.

Baca juga: Project Roadmap: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Metrik project forecasting

Elemen-elemen yang dapat dipertimbangkan oleh peramal proyek meliputi:

Biaya

Dengan menggabungkan metrik pengeluaran masa lalu dan saat ini, manajer proyek dapat membuat perkiraan seakurat mungkin mengenai pengeluaran.

Hal ini dapat membantu menentukan apakah sebuah proyek akan melebihi atau di bawah anggaran yang diperkirakan semula, yang merupakan faktor kunci dalam keberhasilan proyek.

Durasi

Memahami berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek dan apakah proyek tersebut dapat memenuhi tenggat waktu yang dijadwalkan adalah kunci dari manajemen proyek yang efektif.

Untuk memperkirakan waktu secara akurat sebagai metrik proyek, manajer proyek menganalisis risiko masa lalu dan masa depan yang terkait dengan proyek, seperti ketersediaan sumber daya yang rendah atau tidak dapat diprediksi.

Kualitas

Untuk beberapa proyek, kualitas hasil kerja adalah kuncinya, tetapi penanda dan standar kualitas dapat sangat bervariasi dari satu proyek ke proyek lainnya.

Selain data historis dan prototipe, project forecasting memberikan informasi terkini dari proyek itu sendiri setelah proyek tersebut meninggalkan tahap perencanaan.

Baca juga: Metrik Pengukuran Kesehatan Proyek dan Elemennya

Teknik project forecasting

Sebagian besar teknik project forecasting masuk ke dalam salah satu dari tiga kategori:

Teknik kualitatif

Teknik prakiraan kualitatif menggunakan data seperti pendapat ahli atau tanggapan survei untuk membuat prediksi tentang kemungkinan hasil proyek.

Anda dapat menggunakan teknik forecasting kualitatif di awal siklus hidup proyek ketika data kualitatif lebih banyak tersedia daripada data kuantitatif, yang melibatkan angka dan fakta tertentu.

Beberapa teknik kualitatif melibatkan wawancara dengan para ahli secara individual dan memberikan mereka kesempatan untuk memberikan pendapat mereka yang unik dan tidak bias.

Peramal cuaca dapat membandingkan pendapat-pendapat ini untuk menentukan hasil yang paling banyak disepakati. Atau, Anda dapat meminta para ahli untuk berkolaborasi, yang dapat mendorong komunikasi dan membentuk konsensus di antara tim.

Analisis dan proyeksi deret waktu atau time series

Teknik-teknik dalam kategori ini menggunakan data dan pola yang dapat diukur untuk membuat prediksi tentang masa depan proyek.

Data historis sangat penting untuk teknik analisis dan proyeksi deret waktu karena kumpulan data yang lebih besar yang mencakup periode waktu yang lebih lama menghasilkan prediksi yang lebih akurat.

Beberapa contoh teknik dalam kategori ini adalah:

Analisis tren

Juga dikenal sebagai forecasting tren, proyeksi tren, atau forecasting garis lurus, teknik ini menggunakan data historis untuk membuat lintasan pengeluaran yang diprediksi hingga akhir proyek.

Teknik ini sering digunakan untuk menghasilkan prediksi yang berkaitan dengan biaya dan profitabilitas proyek.

Analisis BEP

Teknik project forecasting ini memprediksi total biaya proyek dan menggunakan prediksi tersebut untuk memperkirakan berapa banyak uang yang harus dihasilkan proyek untuk melampaui biaya awal dan menjadi menguntungkan.

Hal ini membuat analisis impas menjadi teknik yang berguna untuk menciptakan kepercayaan investor dan tim proyek.

Analisis manfaat biaya

Alat forecasting ini bekerja dengan mengkuantifikasi biaya dan manfaat dari sebuah proyek sehingga para peramal dapat membandingkannya.

Hal ini juga memungkinkan manajer proyek untuk dengan mudah membandingkan manfaat satu proyek dengan proyek lainnya, yang dapat membantu mereka menentukan proyek mana yang akan difokuskan.

Model kasual

Model kasual menggunakan informasi yang sangat spesifik dan data hubungan di samping tren historis yang luas untuk membuat prediksi proyek yang kompleks.

Teknik ini memungkinkan untuk memperhitungkan kejadian tunggal atau kejadian yang tidak biasa.

Sebagai contoh, model ini mungkin dapat memprediksi titik balik tertentu atau hasil jangka panjang secara lebih akurat dengan memperhitungkan variabel ekonomi atau sosial tertentu dan mengimbanginya.

Model regresi, misalnya, yang menggunakan solusi matematis untuk membandingkan penjualan dengan pengaruh ekonomi lainnya dan membuat prediksi yang efektif untuk penganggaran.

Baca juga: Evaluasi Proyek: Tahapan, Jenis dan Prinsipnya

Tips dan praktik terbaik untuk project forecasting

Berikut ini beberapa tips untuk membantu menerapkan project forecasting yang sukses:

Mulailah dengan tujuan yang jelas

Mulailah dengan menetapkan tujuan project forecasting Anda. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk membantu membuat keputusan bisnis yang besar, seperti apakah akan menyetujui sebuah proyek, maka evaluasi yang luas mungkin sudah cukup.

Jika tujuannya terkait dengan kriteria keberhasilan yang spesifik, seperti anggaran proyek, maka teknik analisisnya mungkin perlu lebih spesifik.

Memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan forecasting memungkinkan peramal untuk memilih teknik forecasting terbaik untuk pekerjaan tersebut.

Pertimbangkan teknik jangka pendek dan jangka panjang

Teknik prakiraan yang berbeda lebih cocok untuk skala waktu prediksi yang berbeda. Sebagai contoh, analisis deret waktu kuantitatif dan teknik proyeksi cenderung bekerja paling baik untuk prediksi jangka pendek.

Hal ini karena teknik-teknik ini mengandalkan tren dan pola yang mereka temukan untuk terus berlanjut, yang lebih mungkin menjadi kenyataan dalam waktu dekat daripada dalam jangka waktu yang lama.

Karena alasan ini, akan sangat berguna untuk memperjelas seberapa jauh masa depan yang ingin Anda prediksi sebelum Anda memulai proses forecasting.

Tindak lanjuti dengan penyesuaian

Jika sebuah tantangan muncul selama proses prakiraan, penting untuk menentukan bagaimana Anda dapat menghindari atau mengatasinya, kemudian mengambil tindakan.

Hal ini dapat berarti membuat perubahan pada proyek atau berkomunikasi dengan manajemen yang lebih tinggi. Dalam beberapa kasus, tindakan terbaik adalah menghentikan proyek sepenuhnya untuk memastikan bahwa perhatian dan sumber daya perusahaan difokuskan pada proyek yang memiliki peluang keberhasilan tertinggi.

Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Rencana Manajemen Proyek

Pertimbangkan untuk menggunakans software project forecasting

Banyak perangkat lunak dan alat kecerdasan buatan yang tersedia secara khusus untuk membantu project forecasting dan tersedia untuk perusahaan dan perorangan.

Pertimbangkan untuk meneliti perangkat lunak prakiraan terbaik dan mengimplementasikannya untuk membuat atau meningkatkan prakiraan yang akurat.

Mengambil langkah ini juga dapat mengurangi kebutuhan anggota tim untuk menyumbangkan banyak waktu dalam upaya forecasting.