Value Stream Mapping: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Value Stream Mapping adalah metode lean management yang terdiri dari mempelajari keadaan saat ini serta merancang keadaan masa depan dari peristiwa yang terjadi dari awal peluncuran produk atau layanan hingga mencapai pelanggan. Value Stream Mapping juga dikenal sebagai material and information flow mapping.

Apa itu value stream mapping?

Value stream mapping membantu memberikan gambaran visual dari langkah-langkah penting dan data yang relevan untuk setiap level untuk memahami dan memutuskan perbaikan yang diperlukan untuk membuat proses lebih efisien. Ini berfokus pada keseluruhan proses daripada satu langkah tunggal.

Ini adalah representasi grafis dari semua langkah penting yang terjadi selama proses peluncuran produk hingga mencapai pelanggan dan juga menampilkan waktu yang dibutuhkan dan volume yang diperlukan untuk setiap level. Representasi ini berupa jumlah bahan dan informasi seiring dengan perkembangan yang terjadi.

Istilah ini identik dengan value chain, tetapi perbedaan utama dalam value chain dan value stream adalah bahwa value stream berfokus pada area organisasi yang dapat menambah nilai pada layanan atau produk, dan value chain, di sisi lain, berfokus pada semua aktivitas di perusahaan. Seperangkat simbol standar digunakan dalam pemetaan value stream untuk menunjukkan aliran kerja dan aliran informasi.

Proses ini dapat digunakan untuk meningkatkan proses apa pun, terutama di mana ada banyak handoff. Hal ini benar, terutama dalam kasus pabrik manufaktur di mana ada banyak handoff yang diberikan dari satu orang ke orang lain atau satu departemen ke departemen lain.

Misalnya, jika ada masalah di jalur perakitan laptop, para pekerja dalam aliran dapat berhenti dan melihat masalahnya, menyelesaikannya dan kemudian mengalirkan pekerjaan kembali. Pemetaan ini berguna, terutama dalam kasus di mana prosesnya sangat kompleks. Value stream mapping dapat dibuat untuk setiap produk atau layanan terlepas dari sifat bisnisnya.

Selain itu, satu perusahaan dapat memiliki beberapa value stream untuk membuat proses mereka efisien.

Untuk lebih jelasnya, Anda bisa melihatnya melalui video di bawah ini:

Baca juga: Fungsi Targeting Dalam Marketing dan Cara Melakukannya

Jenis-jenis value stream mapping

Ada dua jenis value stream mapping, yaitu keadaan saat ini dan keadaan masa depan. Seperti namanya, aliran atau stream saat ini digunakan untuk menentukan keadaan proses saat ini, sedangkan keadaan masa depan digunakan untuk menentukan keadaan proses di masa depan.

Keadaan masa depan mengasumsikan semuanya ideal dan menunjukkan hasilnya sementara keadaan saat ini menunjukkan keadaan peristiwa saat ini, dan tidak ada yang diasumsikan. Sebaliknya, semuanya lebih akurat karena menggunakan fakta dan bukan asumsi.

Value stream mapping saat ini harus dibuat sebelum value stream mapping masa depan. Metode observasi digunakan untuk mengembangkan current stream map dengan menganalisis dan melacak aliran material dan informasi.

Baca juga: Risiko Strategis: Pengertian Lengkap dan Cara Mengelolanya

Pentingnya value stream mapping

Perluasan bisnis menjadi sangat kompetitif setiap harinya. Inilah sebabnya, untuk mengikuti harapan dan tuntutan pelanggan, tim pengembangan khusus yang bekerja lebih cepat dan efisien. Aktuasi dan tuntutan dapat berdampak pada tim pengembangan ini.

Inilah sebabnya mengapa memiliki aktivitas value stream mapping akan membantu tim-tim ini untuk berkoordinasi dengan lebih baik, dan aktuasi permintaan akan berdampak lebih sedikit pada cara kerja dan proses pengembangan mereka.

Tujuan utama dari pemetaan registri adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan memecahkan masalah. Hal ini dilakukan dengan cara yang seefisien mungkin.

Value stream mapping memberikan cara yang paling efisien dan paling murah untuk memecahkan masalah dan mendapatkan hasilnya. Hal ini bermanfaat dalam memberikan solusi kepada para pemangku kepentingan dan pemimpin.

Ini mempertimbangkan pandangan semua anggota tim yang terlibat dalam membuat pemetaan aliran cuaca, yang membuat kontribusi lebih holistik. Tim memperoleh kejelasan dan pemahaman yang sangat baik tentang pelanggan dan proses mereka dengan berpartisipasi dalam value stream mapping.

Karena semua anggota tim terlibat dalam meningkatkan proses setelah dikembangkan, maka akan mengurangi situasi pemadaman kebakaran selama proses. Hal ini akan memudahkan, dan pelanggan akan dapat merencanakan secara akurat tentang jadwal dan pengiriman produk ke pelanggan akhir.

Baca juga: Siklus Manajemen Kinerja dan Tips Melakukannya

Bagian dan terminologi value stream mapping

Ada banyak informasi dalam value stream map, dan perlu banyak analisis dan tinjauan sebelum seseorang dapat memahami informasi tersebut. Ada tiga bagian utama dalam value stream map, dan mereka dibedakan berdasarkan warna. Mereka adalah:

1. Aliran informasi

Bagian ini menggambarkan aliran informasi dan aliran data. Informasi dan data yang dikumpulkan dari sumber eksternal dipelajari dan dianalisis oleh titik pusat dan kemudian disampaikan secara selektif ke depan atau dibuang. Pemilihan ini mungkin didasarkan pada syarat dan ketentuan organisasi.

Informasi yang dibuang kadang-kadang dikirim kembali ke penghasil informasi dan diminta untuk mengerjakan ulang. Misalnya, seorang eksekutif layanan pelanggan mengambil semua informasi pelanggan dan permintaan mereka serta memproses dan meneruskan hanya pesanan yang memenuhi kriteria organisasi.

Kriteria ini bisa berupa persyaratan pembayaran, riwayat pelanggan sebelumnya, atau data apa pun yang relevan dengan organisasi dan terkait dengan produk. Pesanan yang diproses diteruskan ke gudang untuk diproses lebih lanjut, dan pesanan yang dibuang terkadang dikirim kembali ke tim penjualan, yang mengerjakan ulang pesanan.

Ada banyak informasi yang melewati berbagai tahap, dan saat melintasi tahap atau stasiun tertentu, lebih banyak informasi dapat ditambahkan sebelum dikirim ke depan.

2. Aliran Produk

Bagian kedua dari value stream mapping menunjukkan aliran produk. Bagian ini menggambarkan pengembangan produk dari awal hingga pengirimannya.

Beberapa value stream map juga membuat ketentuan untuk purna jual. Berbagai simbol dan kotak mewakili pentingnya aliran produk dalam value stream map. Misalnya, kotak biru ditampilkan untuk tugas yang sedang dilakukan.

Segitiga kuning mewakili antrian menunggu di setiap tahap selama proses. Ada beberapa panah putus-putus dari satu bagian ke bagian lainnya, yang disebut panah Push.

Aliran produk dapat digunakan untuk memahami aliran produk selama proses dan berbagai tahapan menentukan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Baca juga: Apa itu Demand Schedule (Jadwal Permintaan)? Berikut Pengertian Lengkapnya

3. Tenggat waktu

Tenggat waktu memberikan representasi visual sederhana dari garis waktu. Jumlah rata-rata waktu ditentukan oleh bagian atas dari tenggat waktu dan fitur yang dihabiskan dalam antrian di setiap tahap atau menunggu di setiap gerbang.

Bagian bawah, di sisi lain, merepresentasikan jumlah rata-rata waktu di mana setiap fitur telah dikerjakan. Ini juga menunjukkan nilai yang ditambahkan pada setiap tahap pergerakan produk melalui berbagai tahap.

Berbagai istilah dalam value stream map

1. Waktu siklus atau cycle time

Ini adalah frekuensi yang disajikan dalam unit/fitur. Hal ini juga dapat ditentukan dengan waktu rata-rata antara produksi selesai sampai produk jadi berikutnya.

2. Waktu penyiapan

Jumlah rata-rata waktu yang diperlukan untuk mempersiapkan suatu langkah disebut Setup Time. Waktu ini juga termasuk durasi yang diperlukan untuk memahami persyaratan dan kemudian mengkonfirmasikannya.

3. Waktu Kerja

Uptime adalah total waktu sistem tetap aktif atau aktif. Ini juga menunjukkan waktu aktif sistem atau waktu ketersediaan karyawan.

4. Waktu tunggu

Ini adalah jumlah rata-rata waktu yang diperlukan untuk satu fitur tertentu dari suatu produk untuk melewati dari awal hingga akhir. Waktu diukur dari pengembangan konsep hingga pengiriman.

5. Takt time

Ini adalah istilah yang umum digunakan dalam value stream mapping dan mengacu pada tingkat di mana produk perlu diproduksi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

6. Kaizen Burst

Dikenal juga sebagai Kaizen Blitz, yang tidak lain adalah ledakan aktivitas tim yang berfokus pada pemecahan masalah spesifik yang terlibat atau dihadapi selama pemetaan value stream. Sementara tujuan dari Mapping adalah untuk merencanakan dan mengidentifikasi tujuan Kaizen Burst adalah untuk mencapai solusi yang substansial.

Baca juga: Apa itu Mind Map? Berikut Pengertian dan Cara Membuatnya

Bagaimana cara membuat value stream mapping?

1. Identifikasi produk

Sebuah potongan produk harus diidentifikasi, yang memiliki bisnis besar dengan Anda karena akan lebih mudah untuk menetapkan perannya selama melakukan dan memvisualisasikan value stream map.

2. Memberdayakan tim

Langkah selanjutnya dalam membuat value stream mapping adalah memberdayakan tim yang berpengalaman dan cukup terampil untuk menyelesaikan peta dalam jangka waktu tertentu. Harus ada anggaran yang cukup agar pelaksanaannya cepat, lancar, dan tidak terganggu.

3. Tentukan masalahnya

Selanjutnya adalah memutuskan masalah yang Anda selesaikan, dan itu bisa dari sudut pandang pelanggan atau sudut pandang perusahaan. Masalahnya bisa apa saja seperti meminta pengurangan harga atau peningkatan kualitas atau kuantitas tanpa mempengaruhi harga.

Pernyataan masalah harus dipublikasikan secara jelas, dan harus dipastikan bahwa setiap anggota tim memahami masalahnya dan berada di halaman yang sama.

4. Merencanakan proses

Setelah tim dipilih, dan masalahnya diputuskan dan ditetapkan, maka ruang lingkup value stream mapping dibatasi sesuai dengan itu. Proses rilis mungkin tidak perlu dipetakan, dan fokusnya dapat dialihkan ke area tertentu.

Baca juga: Cara Menggunakan Mind Mapping dalam Manajemen Proyek

5. Memetakan proses

Diharapkan bahwa orang yang bertanggung jawab menjalani sendiri proses pengikatan karena dapat membuat perbedaan dengan memiliki pengalaman langsung. Narasi pada dokumentasi yang dilakukan oleh orang lain dan oleh diri sendiri memang membuat perbedaan dalam prosesnya.

Setelah langkah-langkahnya ditentukan, diharapkan manajer melakukan beberapa pengerjaan ulang sendiri dari pemetaan tersebut. Pemetaan harus dilakukan secara bertahap dengan menggunakan penunjukan standar, seperti yang disebutkan di atas.

6. Mengumpulkan data proses

Setelah value stream mapping selesai, data proses dicatat ke dalam kotak data yang ada di peta. Data proses dapat mencakup jumlah rata-rata jam kerja atau jumlah orang bersama dengan waktu siklus atau waktu tunggu downtime timer dan hal-hal seperti itu.

7. Memahami map saat ini

Setelah peta diplot, pahami seluk-beluknya. Seperti apakah waktu tunggu terlalu lama untuk terwujud, dan jika ya, maka apakah ada cara alternatif atau paralel untuk menjalankannya.

Apakah hasilnya dapat direproduksi dan dapatkah langkah-langkahnya dikurangi untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi waktu sehingga hasilnya disampaikan lebih cepat.

8. Merancang map masa depan

Sering kali, kebetulan peta yang lengkap dan final tidak memungkinkan. Selama rencana tersebut selaras dengan visi dan misi perusahaan, itu bisa menjadi proyek yang bisa diterapkan.

Inilah sebabnya mengapa harus dipastikan bahwa peta saat ini selaras dengan visi dan misi masa depan perusahaan sehingga dapat disebut sebagai peta masa depan juga.

9. Menerapkan map masa depan

Setelah value stream mapping diikuti dan divalidasi, maka harus diimplementasikan sehingga masuk akal bagi pelanggan internal maupun eksternal organisasi.

Tujuan akhir dari peta registri adalah bahwa hal itu seharusnya memecahkan masalah yang didefinisikan. Manajer harus memonitor indikator kinerja utama secara teratur dan memahami tren sehingga perubahan yang diperlukan dapat dilakukan untuk mengoptimalkan dan membuat value stream mapping lebih efisien.

Baca juga: Manajemen Kantor: Tips Untuk Mengoptimalkannya

Keuntungan menggunakan value stream mapping

• Tujuan akhir dari value stream mapping adalah untuk membentuk bisnis yang berkelanjutan yang dapat berjalan untuk waktu yang lama. Menghindari pemborosan adalah salah satu kriteria utama dari value stream mapping.
• Sebagian besar value stream mapping bertujuan untuk mengurangi pemborosan dan menemukan penyebab penting dan akar dari pemborosan tersebut. Setelah masalah diatasi, tidak hanya pemborosan yang dihilangkan, tetapi juga prosesnya ditingkatkan.
• Setelah masalah anak ini ditemukan dan ditangani, tim dapat bekerja untuk meningkatkan hasil mereka dan mengoptimalkan value stream mapping secara efisien.
• Pendapat individu dalam tim dibuang, dan privatisasi diberikan hanya berdasarkan perspektif pelanggan.

Baca juga: Human Capital: Pengertian, Jenis, Cara Mengukur, dan Meningkatkannya

Kekurangan menggunakan value stream mapping

• Pengembalian investasi pada value stream mapping sulit diperkirakan. Sangat penting untuk mengawasi selama seluruh proses sehingga pengembalian investasi tidak terganggu saat melakukan value stream mapping.
• Melibatkan orang yang berpengalaman dalam melakukan value stream mapping membutuhkan biaya. Inilah sebabnya mengapa proses pendaftaran Mapping bisa mahal.
• Memperbaiki langkah yang tepat dalam value stream mapping dapat berdampak pada langkah lainnya juga. Dan begitu dampaknya dibuat, meningkatkan langkah-langkah lain akan memakan waktu lebih lama lagi, yang akan membuat proses pemetaan registrasi menjadi sangat panjang.