Agile Project Management: Pengertian, Prinsip dan Tahapannya

Agile project management adalah proses memecah proyek menjadi beberapa langkah yang dapat dikelola dengan penekanan pada daya tanggap dan kolaborasi pelanggan. Agile project management berbeda dari metode manajemen proyek tradisional dalam beberapa hal penting.

Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu agile project management, nilai-nilai inti dan prinsip-prinsip agile project management, dan enam langkah dalam proses agile project management.

Apa itu agile project management?

Agile project management adalah metode yang relatif baru yang berfokus pada fleksibilitas dan penilaian ulang selama pengembangan produk. Bisnis yang menerapkan agile project management cenderung melihat produk mereka diproduksi lebih cepat.

Agile project management menawarkan manfaat selama proses produksi, bukan hanya di akhir. Agile project management dapat diterapkan di semua industri, meskipun kerangka kerja ini mendapatkan popularitas di sektor perangkat lunak, dan beberapa nilai dan prinsip inti berhubungan langsung dengan pengembangan perangkat lunak.

Baca juga: Metrik Pengukuran Kesehatan Proyek dan Elemennya

Perbedaan manajemen proyek tradisional dan agile project management

Agileproject management berbeda dengan manajemen proyek tradisional. Dalam model tradisional, tim proyek akan menetapkan tujuan tertentu, membuat serangkaian langkah untuk mencapai tujuan tersebut, dan kemudian mengimplementasikan prosesnya.

Agile project management memecah proyek menjadi tujuan-tujuan kecil, atau sprint, dan menggunakan penilaian yang sering dilakukan untuk membentuk kembali langkah-langkah dan bahkan mungkin tujuan akhirnya.

Manajemen proyek tradisional bersifat linier-setiap langkah harus diselesaikan sebelum langkah berikutnya dapat dimulai.

Agile project management disisi lain bersifat berulang – langkah-langkah dapat dikerjakan secara bersamaan dan dinilai pada waktu yang sama.

Di antara banyak metodologi yang berbeda, berikut ini adalah beberapa yang paling umum dalam manajemen proyek Agile:

• Extreme programming (XP)
• Scrum
• Crystal
• Feature-driven development (FDD
• Kanban
• Hibrida
• Adaptive Software Development (ASD)
• Feature Driven Development (FDD)
• Lean Software Development (LSD).

Tim biasanya menggunakan satu atau dua metode ini, namun kerangka kerja yang paling sering digunakan adalah eXtreme Programming (XP) dan Scrum.

Baca juga: Evaluasi Proyek: Tahapan, Jenis dan Prinsipnya

Scrum

Scrum adalah sebuah sistem yang menerapkan pendekatan langsung yang terdiri dari komponen dan langkah-langkah yang saling terhubung. Sebuah tim scrum:

• Memprioritaskan daftar keinginan atau backlog produk
• Memilih satu bagian kecil dari bagian atas daftar keinginan (sprint backlog) dan membuat rencana untuk mengimplementasikannya
• Menyelesaikan tugas mereka dalam satu sprint, yang merupakan periode 2-4 minggu
• Menilai kemajuan dalam apa yang disebut scrum harian dengan ScrumMaster yang membuat mereka tetap fokus pada tujuan
• Menutup sprint dengan pekerjaan yang siap untuk ditampilkan atau dikirim
• Meninjau ulang sprint dan kemudian memulai sprint baru

Contoh

Orang A bertemu dengan klien untuk mendiskusikan kebutuhan perusahaannya. Kebutuhan tersebut ada di product backlog dan Orang A memilih tugas yang paling penting untuk diselesaikan dalam dua hingga empat minggu ke depan.

Tim scrum-nya mendiskusikan kemajuan dan mengatasi hambatan dalam scrum harian untuk menargetkan pekerjaan yang diperlukan untuk hari itu.

Ketika sprint selesai, Orang A, mempresentasikan atau mengirimkan hasil kerja dan kemudian meninjau backlog. Dia kemudian menetapkan tujuan untuk sprint berikutnya sampai proyek selesai.

Baca juga: 9 Tahap dalam Membuat Rencana Manajemen Proyek

Extreme programming (XP)

XP adalah kerangka kerja agile untuk pengembangan perangkat lunak yang dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas perangkat lunak dan meningkatkan kualitas hidup tim pengembangan.

Kerangka kerja ini memberikan klien apa yang mereka inginkan dan butuhkan saat ini dengan cara tercepat.

Contoh

Orang B menulis daftar kebutuhan klien dengan mempertimbangkan cerita yang menguraikan fitur-fitur dari sudut pandang pengguna.

Perangkat lunak dikirimkan dalam beberapa iterasi dan satu dikirimkan setiap dua minggu. Tim XP bekerja dalam pasangan programmer dengan pertemuan yang dilakukan setiap hari untuk menilai kemajuan dan menyelesaikan masalah yang tertunda.

Klien terus memberikan umpan balik dari pengguna. Siklus ini diulang sampai perangkat lunak selesai.

Baca juga: Pengertian dan Tahapan Pengendalian Biaya Proyek

Manifesto Agile

Pada tahun 2001, tujuh belas pengembang perangkat lunak membuat daftar nilai-nilai inti dan prinsip-prinsip untuk agile project management. Manifesto Agile adalah kompilasi praktik terbaik dan telah beredar luas di kalangan industri.

Harap diperhatikan bahwa Indeed tidak berafiliasi dengan pihak ketiga mana pun yang disebutkan dalam artikel ini. Artikel ini hanya untuk tujuan informasi dan tidak boleh dianggap sebagai sumber utama dari Agile Manifesto. Untuk informasi lebih lanjut mengenai metodologi ini, silakan kunjungi tautan di atas.

4 nilai inti dari Agile Manifesto

Agile Manifesto menguraikan empat nilai inti:

• Orang dan komunikasi lebih penting daripada proses dan alat
• Perangkat lunak lebih dihargai daripada dokumentasi
• Kolaborasi dengan pelanggan lebih dihargai daripada negosiasi kontrak
• Beradaptasi dengan perubahan lebih dihargai daripada mengikuti rencana

Prinsip-prinsip Manifesto Agile

Sebagai bagian dari Agile Manifesto, dua belas prinsip diciptakan untuk praktik terbaik. Diantaranya, prinsip-prinsip ini mendorong komunikasi yang kuat di antara pengembang perangkat lunak dan klien, serta kemampuan beradaptasi dalam lingkungan yang berubah dengan cepat dan fokus pada keunggulan teknis dan pengiriman yang tepat waktu.

Untuk daftar lengkap dari 12 prinsip tersebut, silakan kunjungi situs web Agile Manifesto yang tercantum di atas.

Baca juga: Cara Menggunakan Mind Mapping dalam Manajemen Proyek

Langkah-langkah dalam proses agile project management

Agile project management memiliki enam langkah.

1. Perencanaan proyek

Sebelum pekerjaan apa pun dapat dimulai, tim harus menentukan tujuan akhir proyek. Tujuannya harus relatif luas, namun, untuk memperhitungkan revisi dan perbaikan selama proses berlangsung.

2. Membuat project roadmap

Poject roadmap terdiri dari semua fitur yang disertakan dalam produk akhir. Ini bukan daftar langkah-langkah, melainkan daftar elemen yang dapat diselesaikan secara bersamaan.

3. Perencanaan rilis

Setelah membuat peta jalan proyek, buatlah rencana rilis. Ini adalah kalender kapan prototipe atau elemen produk akan dikirimkan ke pelanggan untuk ditinjau.

Harapannya adalah bahwa setiap bagian dari total proyek akan sering ditinjau dan keseluruhan proyek akan diperbarui sesuai kebutuhan.

4. Perencanaan sprint

Sprint adalah waktu desain siklus pendek yang diakhiri dengan rilis. Perencanaan sprint harus terperinci. Setiap anggota tim harus mengetahui apa yang diharapkan untuk mereka capai selama setiap hari dalam sprint.

5. Rapat harian

Setiap hari kerja selama sprint harus dimulai dengan rapat. Di sini, anggota tim akan berbagi kesuksesan dan tantangan dari hari sebelumnya serta mengonfirmasi tugas dan tujuan untuk hari kerja tersebut.

Baca juga: Apa itu Proyek? Berikut Pengertian, Jenis, Syarat, dan Tips Mengelolanya

6. Tinjauan sprint dan retrospektif

Tinjauan sprint adalah presentasi elemen produk kepada pelanggan. Dalam pertemuan ini, tim akan menerima umpan balik dan bersiap untuk merevisi elemen atau menyesuaikan tujuan jangka panjang sesuai arahan pelanggan.

Setelah tinjauan sprint, tim akan bertemu secara terpisah dari klien untuk melakukan retrospeksi. Di sini, tim akan merefleksikan sprint tersebut.

Masalah-masalah seperti ketidakseimbangan beban kerja, tenggat waktu, dan komunikasi akan dibahas dan diperbaiki untuk sprint berikutnya.

Manfaat mengikuti metodologi agile project management

Ada beberapa manfaat yang dapat Anda rasakan ketika Anda mulai mengikuti metodologi agile project management. Berikut adalah empat manfaat mengikuti metodologi agile project management:

Mengurangi risiko

Tidak ada proyek agile yang gagal sepenuhnya karena selalu ada produk yang berfungsi dari penyelesaian sprint pertama. Risiko dan biaya di muka berkurang karena ide proyek dapat dengan mudah dihentikan dan dikerjakan ulang selama beberapa kenaikan dalam proses agile.

Baca juga: 21 Tips Manajemen Proyek untuk Pemula

Pengembangan lebih cepat

Kecepatan penyelesaian proyek akan menghasilkan laba atas investasi yang lebih cepat. Ini berarti bahwa bisnis Anda mungkin lebih menguntungkan setelah menggunakan APM.

Peningkatan kepuasan pelanggan

Sistem yang menghasilkan apa yang diinginkan pelanggan dengan cara tercepat dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan secara keseluruhan umumnya meningkatkan kepuasan pelanggan.

Menggunakan metodologi agile berarti pelanggan tidak perlu menunggu berbulan-bulan atau bertahun-tahun untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan karena agile menggunakan iterasi.

Menghilangkan pengerjaan ulang

Pelanggan terlibat dalam proses agile yang membantu proyek tetap sesuai dengan tugas, sementara Anda terus menyadari kebutuhan pelanggan.

Hal ini meningkatkan komunikasi dan mengurangi kemungkinan pekerjaan yang sudah selesai harus dikerjakan ulang karena klien kemungkinan besar akan memberi tahu Anda tentang revisi pada saat sebelum proyek selesai sepenuhnya.

Baca juga: 11 Tips Terbaik untuk Proses Manajemen Proyek yang Efektif

Cara mengikuti metodologi agile project management

Ada banyak praktik terbaik yang dapat Anda gunakan saat mengikuti metodologi agile project management. Mungkin juga ada praktik yang berbeda tergantung pada kerangka kerja agile mana yang Anda pilih untuk diikuti.

Berikut adalah daftar langkah-langkah umum yang dapat Anda lakukan untuk mengikuti metodologi agile:

1 Mengulangi tugas

Ketika Anda mengulang tugas dengan menggunakan pengembangan berulang, itu berarti Anda mengambil satu proyek besar dan memecahnya menjadi bagian yang lebih kecil yang lebih mudah untuk dikelola, diselesaikan, dan diuji dalam siklus berulang.

Praktik tangkas ini membuat fungsi dan fitur tugas/subtugas dalam sebuah proyek menjadi jelas bagi tim manajemen proyek sebelum pengiriman akhir proyek.

2. Identifikasi nilai

Setelah Anda memecah tugas kerja agar lebih jelas, Anda dapat mengidentifikasi nilai yang dimiliki setiap tugas atau subtugas.

Menentukan nilai dari tugas-tugas tersebut memberikan pemahaman yang lebih baik kepada tim tentang apa yang harus diprioritaskan dan diselesaikan terlebih dahulu, serta apa yang dapat dihilangkan sama sekali.

Baca juga: 5 Tahapan Siklus Hidup Manajemen Proyek

3. Melakukan rapat setiap hari

Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, rapat tim diperlukan untuk proyek yang sukses. Implementasi proyek yang tangkas membutuhkan rapat harian yang singkat dan teratur.

Hal ini memungkinkan tim untuk menilai kinerja dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul selama proses berlangsung.

Tim tetap produktif dan memiliki fokus yang lebih terarah ketika rapat dilakukan setiap hari, dan mereka mengkomunikasikan apa yang telah dilakukan dan apa yang masih perlu dilakukan.

4. Mempertahankan peningkatan rilis kecil

Metodologi agile berfokus pada rilis kecil selama proses manajemen proyek. Hasil atau produk dari sebuah proyek harus dirilis setiap dua hingga empat minggu.

Setiap kenaikan rilis harus diikuti dengan umpan balik dari klien. Dengan cara ini, klien memandu tim Anda dalam perjalanan menuju kesuksesan proyek secara keseluruhan.

5. Menjalankan tes

Setelah rilis kecil selesai dan sebelum proyek akhir dikirimkan, mengikuti agile menyarankan agar tes dijalankan. Tes harus dijalankan untuk memeriksa kegunaan dan fungsionalitas dari setiap aspek proyek.

Hal ini membantu anggota tim dalam mengidentifikasi situasi bermasalah yang tidak berjalan sesuai rencana. Hal ini memungkinkan tim yang gesit untuk membuat rencana untuk menyelesaikan masalah sebelum proyek selesai dikerjakan.

Baca juga: Apa itu Analisis Risiko? Dan Bagaimana Cara Menganalisis Risiko Proyek?

6. Menggunakan alat atau perangkat lunak manajemen proyek

Mengikuti agile project management dapat dibuat lebih sederhana dengan menerapkan perangkat lunak atau alat manajemen proyek.

Hal ini memungkinkan tim untuk berkomunikasi dengan lebih efisien dan menyusun proses kerja mereka dengan lebih baik. Perangkat lunak profesional dapat membantu merampingkan proses dengan hal-hal seperti manajemen file dan pelacakan proses proyek.