Mengetahui Pentingnya Buku Besar Dalam Pembukuan Bisnis Anda

Buku besar adalah hal yang terdengar biasa dalam proses akuntnasi dan ini dapat terdengar agak membosankan. Lebih buruk lagi, Anda mungkin membayangkan sebuah buku tebal dan berdebu yang diisi dengan angka-angka yang tidak Anda mengerti. Bagaimanapun, definisi buku besar adalah

“Buku yang berisi berbagai akun keuangan dari berbagai transaksi dan dari berbagai jenis tertentu.”

Tapi jangan takut. Dalam artikel ini, kami akan menguraikan informasi penting untuk membantu Anda memahami apa itu buku besar dan mengapa itu penting bagi keuangan usaha Anda. Kami juga akan meliput informasi seperti:

• Untuk apa itu digunakan
• Kenapa kamu membutuhkannya?

Memiliki pemahaman yang  baik tentang buku besar akan memungkinkan Anda untuk menggunakannya sebagai alat dalam bisnis Anda untuk membuat keputusan keuangan yang lebih cerdas, lebih sehat, dan lebih baik.

Jadi mari kita mulai dengan dasar-dasarnya.

Baca juga : Pengertian Bisnis Dropship dan 8 Cara Menjadi Dropshipper Sukses

Apa itu Buku Besar?

Dalam istilah akuntansi, Buku besar berfungsi sebagai dasar dari sistem akuntansi perusahaan. Individu dan bisnis yang bekerja pada bagian finansial menggunakan alat ini untuk melacak dengan cermat semua akun dan transaksinya sepanjang masa operasional perusahaan secara menyeluruh. Jadi bisa dikatakan bahwa alat ini adalah kumpulan atau catatan utama akun yang merangkum semua transaksi yang terjadi dalam suatu entitas bisnis.

Pada dasarnya alat ini digunakan untuk mengumpulkan data keuangan suatu bisnis untuk menyiapkan laporan keuangan dan laporan untuk waktu pajak dan seterusnya. Jika Anda menggunakan software akuntansi, ini dilakukan secara otomatis dalam perangkat lunak.

Lima kategori / akun utama yang membentuk buku besar adalah:

1. Aset: segala sumber daya yang dimiliki oleh bisnis dan menghasilkan nilai
2. Kewajiban: utang keuangan saat ini atau di masa depan yang harus dibayar oleh bisnis
3. Ekuitas : perbedaan antara nilai aset dan kewajiban bisnis
4. Penghasilan: pendapatan yang diperoleh dari penjualan produk dan / atau layanan bisnis
5. Pengeluaran: uang yang dibayarkan oleh bisnis dengan imbalan produk atau layanan

Bagan akun mencantumkan semua akun di buku besar, yang tentu jumlahnya dapat berjumlah ribuan untuk bisnis dengan ukuran besar.

Ingat, akun buku besar bukan akun anggaran. Mereka menunjukkan jumlah aktual yang dihabiskan atau diterima dan tidak hanya diproyeksikan dalam anggaran.

Pentingnya Pembukuan Entri Ganda

Mungkin Anda pernah mendengar tentang pembukuan entri ganda sebelumnya, dan ini adalah merupakan metode pencatatan yang sangat baik untuk bisnis kecil Anda.

Pembukuan entri ganda memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa buku besar selalu seimbang. Transaksi keuangan yang dimasukkan didebit dari satu akun dan dikreditkan dari yang lain dalam jumlah yang sama. Ini juga membantu memastikan bahwa Anda tidak pernah melebih-lebihkan bisnis Anda secara finansial.

Itu juga memastikan bahwa persamaan akuntansi tetap dalam keseimbangan sempurna: Aset = Kewajiban + Ekuitas

Mirip dengan buku cek pribadi, jumlah kredit dan debit dari buku besar harus selalu seimbang. Ini berisi informasi akun tentang perusahaan sepanjang hidupnya dan wajib untuk menyusun laporan keuangan dan laporan seperti neraca dan laporan laba rugi.

Baca juga : 7 Hal Yang Harus Ditanyakan pada Diri Sendiri Sebelum Memulai Bisnis

Jenis akun dalam buku besar

Secara umum, buku besar berisi akun-akun yang sesuai dengan laporan laba rugi dan neraca yang menjadi tujuannya.

Bagian pendapatan dari laporan laba rugi dapat mencakup total dari akun buku besar umum untuk kas, inventaris dan piutang – uang yang terutang ke bisnis – kadang-kadang dipecah menjadi departemen seperti penjualan dan layanan dan biaya terkait. Sisi pengeluaran dari laporan laba rugi mungkin didasarkan pada akun GL untuk biaya bunga dan biaya iklan.

Akun lainnya meringkas transaksi untuk kategori aset, seperti pabrik dan peralatan, dan kewajiban, seperti hutang dan wesel bayar, atau pinjaman.

Selain itu akun lain dapat digunakan untuk melacak kategori khusus, melakukan perhitungan yang berguna atau meringkas kelompok akun. Jenis yang terakhir disebut akun kontrol.

Sebagai contoh, seorang akuntan mungkin menggunakan akun-T – dinamakan demikian karena bentuk T-nya – untuk melacak hanya debit dan kredit dalam akun buku besar umum tertentu.

Proses dalam siklus akuntansi

Mengikuti aturan pembukuan entri ganda, setiap entri dalam buku ini harus muncul di dua tempat: satu kali sebagai debit dan satu lagi sebagai kredit yang sesuai. Dan keduanya yang ditambahkan bersama harus sama dengan nol.

Istilah debit dan kredit tidak memiliki arti biasa, dan apakah masing-masing menambah atau mengurangi dari total akun tergantung pada jenis akun. Misalnya, mendebit akun pendapatan menyebabkannya meningkat, sementara tindakan yang sama pada akun pengeluaran menghasilkan penurunan.

Untuk Apa Buku Besar Digunakan?

Buku besar memiliki tanggung jawab besar. Lagi pula, ia menyimpan semua informasi akun yang diperlukan untuk menyiapkan laporan keuangan perusahaan Anda.

Sebelumnya kami telah membahas hutang dan piutang dagang, di antara ketentuan akuntansi lainnya. Namun, akun akuntansi ini hanya memainkan sebagian kecil dalam memahami gambaran keuangan lengkap perusahaan.

Buku besar mengambil ringkasan bulanan jurnal-jurnal ini untuk membuat satu “gambaran besar”.

Seperti disebutkan di atas, data yang diambil dari buku besar digunakan untuk membuat jenis-jenis laporan keuangan lainnya, seperti neraca atau laporan laba rugi. Dengan begitu Anda bisa menumbuhkan bisnis yang sukses dan berkelanjutan yang berarti bahwa Anda selaras dengan kesejahteraan finansial bisnis Anda.

Itu bukan berarti Anda harus menjadi ahli keuangan atau ahli akuntansi.

Namun, apa yang dimaksud adalah Anda perlu memahami istilah akuntansi dasar, laporan keuangan, dan laporan laba rugi dengan cukup jelas. Memahami dasar-dasar ini tidak hanya memungkinkan Anda untuk membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas, tetapi Anda berada di posisi yang lebih baik ketika Anda tahu persis di mana kesehatan perusahaan Anda terkait dengan investasi potensial dan keputusan bisnis brdasarkan data keuangan bisnis Anda.

Baca juga: Pengertian Kas Kecil, Contoh, Fungsi, dan Cara Mengontrolnya

Manfaat Buku Besar dalam Bisnis

Pencatatan transaksi keuangan yang lebih baik

Buku besar digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan secara sistematis. Setiap transaksi, seperti penjualan, pembelian, pembayaran, atau penerimaan, dicatat dalam buku besar dengan rincian yang relevan. Hal ini memungkinkan pemilik bisnis dan akuntan untuk melacak dan menganalisis setiap kegiatan keuangan yang terjadi.

Informasi keuangan yang akurat

Buku besar membantu menghasilkan informasi keuangan yang akurat dan terpercaya. Dengan mencatat setiap transaksi secara terperinci, buku besar memberikan gambaran yang jelas tentang posisi keuangan perusahaan. Informasi ini sangat penting dalam pengambilan keputusan bisnis, pelaporan keuangan, dan pemenuhan kewajiban perpajakan.

Pelacakan rekening dan saldo

Buku besar memungkinkan pelacakan rekening dan saldo dalam suatu periode waktu tertentu. Setiap akun, seperti kas, piutang, utang, persediaan, atau modal, memiliki kolom khusus dalam buku besar. Dengan mencatat setiap transaksi yang terkait dengan akun tersebut, pemilik bisnis dapat dengan mudah melacak saldo rekening dan melihat perkembangannya dari waktu ke waktu.

Analisis keuangan yang lebih mudah

Buku besar memberikan data yang diperlukan untuk melakukan analisis keuangan yang mendalam. Dengan menggunakan informasi yang tercatat dalam buku besar, pemilik bisnis dan manajemen dapat mengidentifikasi tren, menghitung rasio keuangan, dan mengevaluasi kinerja keuangan perusahaan.

Hal ini membantu dalam mengambil keputusan strategis, mengidentifikasi area perbaikan, dan merencanakan pertumbuhan bisnis.

Persiapan laporan keuangan

Buku besar merupakan sumber data utama untuk persiapan laporan keuangan perusahaan, seperti laporan laba rugi, neraca, dan arus kas.

Dengan menggunakan informasi yang ada dalam buku besar, akuntan dapat menyusun laporan keuangan yang akurat dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.

Laporan keuangan ini penting untuk mengkomunikasikan informasi keuangan kepada pihak-pihak terkait, seperti pemegang saham, kreditor, atau pihak pajak.

Audit dan kepatuhan peraturan

Buku besar memainkan peran penting dalam proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Dengan memiliki catatan keuangan yang teratur dan terdokumentasi dengan baik dalam buku besar, perusahaan dapat dengan mudah memverifikasi transaksi dan menyediakan bukti yang diperlukan saat dilakukan audit internal atau eksternal.

Baca juga: 4 Jenis Opini Audit, Pengertian, dan Dampaknya dalam Bisnis

Bagaimana Cara Menyiapkan Laporan Keungan dengan Buku Besar?

Berikut adalah langkah-langkah umum untuk menyusun laporan keuangan menggunakan buku besar:

Mengumpulkan data dari buku besar

Ambil buku besar perusahaan yang mencatat semua transaksi keuangan dalam periode tertentu. Data tersebut meliputi setiap transaksi yang terjadi, seperti penjualan, pembelian, pengeluaran, penerimaan, dan pengeluaran lainnya. Pastikan data dalam buku besar telah lengkap dan akurat.

Identifikasi dan klasifikasikan akun

Tinjau setiap entri dalam buku besar dan identifikasi akun yang terkait dengan transaksi tersebut. Misalnya, identifikasi transaksi kas dengan akun Kas, penjualan dengan akun Penjualan, dan pengeluaran dengan akun yang sesuai seperti Biaya Operasional atau Biaya Persediaan.

Buat jurnal penyesuaian

Jika ada penyesuaian yang perlu dilakukan sebelum menyusun laporan keuangan, buat jurnal penyesuaian. Contoh penyesuaian umum termasuk penyusutan aset tetap, pencatatan pendapatan yang belum diterima sepenuhnya, atau penyesuaian persediaan. Catat jurnal penyesuaian di buku besar dan pastikan data akurat.

Penyusunan neraca

Neraca merupakan salah satu laporan keuangan yang penting. Dalam neraca, susun daftar semua aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan. Ambil saldo akun dari buku besar untuk menghitung jumlah aset (kas, piutang, persediaan, dll.), kewajiban (hutang, pajak yang belum dibayar, dll.), dan ekuitas (modal, laba ditahan, dll.). Pastikan total aset sama dengan total kewajiban dan ekuitas.

Penyusunan laporan laba rugi

Laporan laba rugi mencatat pendapatan dan biaya perusahaan dalam periode tertentu. Ambil data dari buku besar untuk menghitung total pendapatan (penjualan, bunga, dll.) dan total biaya (biaya operasional, bunga, beban penjualan, dll.). Selisih antara total pendapatan dan biaya adalah laba bersih atau rugi bersih perusahaan.

Penyusunan laporan arus kas

Laporan arus kas mencatat aliran uang masuk dan keluar perusahaan dalam periode tertentu. Ambil data dari buku besar untuk mengidentifikasi arus kas dari aktivitas operasional, investasi, dan pendanaan. Susun laporan arus kas dengan mencatat kenaikan atau penurunan saldo kas perusahaan dalam periode tersebut.

Analisis dan interpretasi

Setelah laporan keuangan disusun, lakukan analisis dan interpretasi terhadap data yang ada. Bandingkan kinerja keuangan dengan periode sebelumnya atau dengan standar industri. Identifikasi tren, poin kekuatan, dan kelemahan perusahaan berdasarkan laporan keuangan tersebut.

Pelaporan dan penyajian

Setelah laporan keuangan selesai, rapikan dan susun laporan sesuai dengan format yang ditetapkan oleh standar akuntansi yang berlaku. Pastikan laporan keuangan disajikan dengan jelas dan mudah dipahami oleh pihak-pihak terkait, seperti pemilik bisnis, investor, atau auditor.

Baca juga: Pengertian Cash Conversion Cycle, Rumus, dan Manfaatnya

Contoh Soal Buku Besar

Contoh Soal:

Dengan menggunakan buku besar di atas, hitung saldo akun dan jelaskan apakah saldo akun tersebut merupakan debit atau kredit.

Akun Kas:

• Saldo Awal: 50.000 (debit)
• Transaksi:
  • 05/01/23: Penerimaan kas sebesar 10.000 (kredit)
  • 15/01/23: Pembayaran kas sebesar 25.000 (kredit)
• Saldo Akhir: 35.000 (debit)

Akun Penjualan:

• Saldo Awal: –
• Transaksi:
  • 02/01/23: Pendapatan penjualan sebesar 30.000 (kredit)
• Saldo Akhir: 30.000 (kredit)

Akun Persediaan:

• Saldo Awal: 10.000 (debit)
• Transaksi: –
• Saldo Akhir: 10.000 (debit)

Akun Utang:

• Saldo Awal: –
• Transaksi:
  • 07/01/23: Peningkatan hutang sebesar 20.000 (kredit)
• Saldo Akhir: 20.000 (kredit)

Akun Pembelian:

• Saldo Awal: –
• Transaksi:
  • 10/01/23: Pembelian barang sebesar 15.000 (debit)
• Saldo Akhir: 15.000 (debit)

Akun Biaya Operasional:

• Saldo Awal: –
• Transaksi:
  • 20/01/23: Pengeluaran biaya operasional sebesar 5.000 (debit)
• Saldo Akhir: 5.000 (debit)

Dalam contoh soal di atas, saldo akun yang memiliki angka positif menunjukkan kredit, sedangkan saldo akun yang memiliki angka negatif menunjukkan debit.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Aset dalam Akuntansi

Apa yang Terjadi Jika Bisnis tidak Membuat Buku Besar?

Kesulitan dalam melacak transaksi

Tanpa buku besar, bisnis akan kesulitan melacak dan mencatat transaksi keuangan yang terjadi. Hal ini dapat menyebabkan kekacauan dalam pencatatan dan menyulitkan dalam memahami arus keuangan perusahaan.

Kesulitan dalam menyusun laporan keuangan

Buku besar berfungsi sebagai dasar penyusunan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas. Tanpa buku besar yang teratur, perusahaan akan kesulitan menyusun laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu.

Risiko kecurangan dan fraud

Buku besar juga berfungsi sebagai kontrol internal yang penting dalam bisnis. Tanpa buku besar, risiko kecurangan dan penyimpangan dalam pencatatan transaksi akan meningkat, karena tidak ada mekanisme yang efektif untuk memonitor dan mengontrol aliran keuangan perusahaan.

Kesulitan dalam mengelola pajak dan audit

Dalam pengelolaan pajak dan proses audit, buku besar menjadi bukti yang diperlukan untuk mendukung klaim dan laporan yang diajukan. Tanpa buku besar yang lengkap dan terorganisir, bisnis akan menghadapi kesulitan dalam mengelola kewajiban pajak dan proses audit yang dapat menyebabkan konsekuensi hukum dan keuangan yang serius.

Tidak optimalnya pengambilan keputusan

Buku besar menyediakan informasi keuangan yang penting untuk pengambilan keputusan bisnis. Tanpa buku besar, bisnis akan kehilangan visibilitas yang akurat terhadap aset, kewajiban, pendapatan, dan biaya, sehingga menghambat kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan yang baik dan strategis.

Setiap alat atau proses dalam akuntansi adalah bagian dari suatu kesatuan kegiatan dalam pembukuan yang akan memudahkan Anda dalam memantau arus keuangan dan juga kesehatan bisnis berdasarkan laporan keuangan yang terperinci.

Jadi pastikanlah Anda memiliki pembukuan dengan proses yang baik agar Anda dapat menentukan rencana pengembangan bisnis secara menyeluruh dan berkelanjutan.